Przed rozpoczęciem korzystania z instrukcji zweryfikuj jakie funkcje są dostępne w ramach posiadanego przez Ciebie pakietu.  Szczegółowy opis funkcji znajdziesz w cenniku: Cennik dla Biur Rachunkowych - wersja online 

 

Informację z jakiego pakietu korzystasz znajdziesz pod przyciskiem cennik nad listą firm:

 

1. Logowanie

Aby zalogować się do systemu SaldeoSMART należy:

1. Wejść na stronę https://saldeo.brainshare.pl.
2. Wpisać swój login i hasło w odpowiednie pola formularza (login i link do ustawiania hasła zostały wysłane w e-mailu z danymi do konta dostępowego).

 

3. Kliknąć przycisk Zaloguj.

Jeżeli nie pamiętasz hasła, wystarczy kliknąć Nie pamiętasz hasła? i postępować zgodnie z poleceniami systemu.

Po zalogowaniu każdy użytkownik ma dostęp do następujących opcji:

 

 

powiadomienia

konfiguracja

nowości w programie

  Centrum Pomocy - baza wiedzy o programie

    zgłoś zapytanie, czat, kontakt i wsparcie, forum

 

---

2. Konfiguracja

2.1. Konto

Na początku pracy z aplikacją należy sprawdzić, czy wszystkie dane i ustawienia konta dostępowego są poprawne! Jest to istotne do poprawnego działania aplikacji, ponieważ wpisane dane będą widoczne dla klientów jako dane kontaktowe do biura.

 

W prawym górnym rogu aplikacji należy kliknąć Konfiguracja - Konto

 

1. Podstawowe ustawienia konta (tylko dla konta administracyjnego biura).

W pierwszym formularzu należy sprawdzić czy wszystkie dane są poprawne.

Dane można edytować lub uzupełnić brakujące. Te które są pogrubioną czcionką to dane, które są wymagane.

W innym przypadku należy poprawić błędne wpisy lub uzupełnić brakujące informacje i kliknąć Zapisz zmiany.

 

W tej części konfiguracji możemy m.in. ustalić eZnaczek - jest to specjalny znacznik bezpieczeństwa dodawany do tematu wiadomości mail wygenerowanej w systemie SaldeoSMART. Zwiększa on poziom bezpieczeństwa użytkowników i pozwala lepiej weryfikować, czy wiadomość jest autentyczna, czy jest np. próbą wyłudzenia danych. Domyślnie są to dwa niezwiązane ze sobą słowa, możemy jednak ustawić eZnaczek wedle własnych upodobań - musi jednak mieć on 5-25 znaków oraz składać się z liter, cyfr, lub znaków specjalnych: @#%&!?.

Jeżeli brakuje dodatkowych programów księgowych na których pracuje biuro, należy skontaktować się z działem obsługi klienta SaldeoSMART.

 

2. Ustawienia użytkownika.

Poniżej ustawień konta znajduje się drugi formularz – dotyczy on ustawień użytkownika, który jest obecnie zalogowany do systemu.

 

Pozwala on na edycję danych użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz wybór języka aplikacji.

Nie można zmieniać jedynie loginu systemowego. Ponadto w formularzu możliwe jest również wybranie ustawień dotyczących powiadomień mailowych oraz wiadomości push wyświetlających się w aplikacji.

3. Zmiana logo biura (tylko dla konta administracyjnego biura).

W kolejnym, trzecim formularzu można dodać do systemu logotyp biura. Będzie on widoczny dla klientów biura po zalogowaniu u góry aplikacji.

Jeśli w pierwszym formularzu uzupełnimy również adres www biura, to po kliknięciu w logo klient zostanie przekierowany na podaną stronę.

W celu ustawienia logo należy kliknąć „Wybierz plik z logo”, wybrać właściwy plik z dysku i kliknąć Zapisz.

 

4. Weryfikacja dwuetapowa.

Korzystanie z weryfikacji dwuetapowej może uchroniż nas przed nieuprawnionym logowaniem na konto SaldeoSMART.

Między kafelkami Zmiana logo i Zmiana hasła mieści się kafelek Weryfikacja dwuetapowa. Należy wybrać opcję "Używaj weryfikacji dwuetapowej".

Pojawi się wtedy pole wyboru domyślnego sposobu otrzymywania kodu - na adres e-mail lub aplikację mobilną (wiadomość push lub bezpośrednio w aplikacji). W przypadku wybrania aplikacji mobilnej, aby pojawiał się PUSH należy mieć uruchomioną tą opcję. UWAGA: Nie trzeba być zalogowanym, by PUSH z kodem się pojawił.

Po dokonaniu wyboru należy zapisać zmiany. SaldeoSMART wysyła kod na domyślny kanał zaznaczony w ustawieniach konta:

 

 

 

5. Zmiana hasła do aplikacji.

Użytkownik może w każdym momencie zmienić swoje hasło do aplikacji.

W formularzu należy wprowadzić stare hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe. Nowe hasło należy powtórzyć, aby wyeliminować możliwość pomyłki. 

Hasło musi mieć od 8 do 255 znaków i składać się z co najmniej jednej dużej i małej litery, cyfry oraz znaku specjalnego: @#%&!?.

 

Wprowadzone dane trzeba zatwierdzić przyciskiem Zmień.

 

6. Ustawienia wysyłki dokumentów mailem (Ustawienia numeru PIN).

W ostatnim formularzu należy ustawić numer PIN niezbędny do załączania dokumentów do SaldeoSMART przez maila.

 

W polu Ustaw nowy PIN należy wpisać PIN składający się z minimum 4 cyfr bądź liter.

Dodatkowo w sekcji Lista autoryzowanych adresów e-mail można wskazać, adresy e-mail biura, z których dokumenty przesłane do SaldeoSMART nie będą wymagały autoryzacji przez PIN.

UWAGA!

Ze względu na to, że uprawnienia biura są szersze niż klientów biura, nie należy wprowadzać tutaj adresów e-mail klienta. Mogłoby to spowodować, że klient będzie mógł dodawać dokument np. do zamkniętego miesiąca.

7. Zbiorcza wysyłka rozliczeń firm

Indywidualny adres email biura na który należy wysyłać wiele deklaracji dla różnych firm jedną wiadomością email.

8. Ustawienia API

Ten formularz odpowiada za wygenerowanie tokenu potrzebnego do komunikacji z systemem poprzez API.

 

 

9. Ustawienia wersji mobilnej

W tej części możemy ustalić kod dostępu dla naszego konta w aplikacji mobilnej - pełni on funkcję podobną do hasła dla konta SaldeoSMART w wersji na komputery. Kod składa się wyłącznie z cyfr - trzeba podać przynajmniej 6.

2.2. Ustawienia integracji z bankami

W tej części aplikacji jest możliwość ustawienia integracji z bankiem.

 

Ustawienie integracji z bankiem opisane jest w osobnej instrukcji:

Automatyczna integracja SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika

 

2.3. KSeF 

Konfiguracja KSeF umożliwia wprowadzenie tokenów autoryzujących połączenie z KSeF.

 

 

Instrukcja generowanie tokena KSeF

2.4.Użytkownicy

Dostęp do tworzenia nowych użytkowników i nadawania im uprawnień ma wyłącznie użytkownik administracyjny Biura (login główny konta).

Biuro rachunkowe ma możliwość, w obrębie swojego Konta SaldeoSMART, tworzenia kont Użytkowników dla poszczególnych pracowników biura, a następnie nadawania im uprawnień. 

Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć Konfiguracja → Użytkownicy.

 

 

Wyświetlona zostaje lista użytkowników:

 

 

Aby dodać nowego użytkownika należy kliknąć → + Dodaj. Na ekranie pojawią się sekcje:

1. Dane podstawowe - dane obligatoryjne oznaczone są gwiazdką.

 

 

W ramach tworzenia konta dla nowego użytkownika należy podać jego dane podstawowe (imię, nazwisko, login oraz adres e-mail). Można również wybrać język, w jakim będzie wyświetlała się dla użytkownika strona.

2. Dostęp do modułów - uprawnienia użytkownika do wybranych modułów aplikacji.

 

 

Lista dostępnych modułów zależy od posiadanego przez biuro pakietu.

Aby nie było konieczności przeklikiwania uprawnień do modułów, można skorzystać z opcji kopiowania uprawnień innego użytkownika: Kopiowanie uprawnień użytkowników

 

3. Notyfikacje e-mail - konfiguracja powiadomień, jakie ma otrzymywać użytkownik.

 

4. Dodatkowe funkcje na liście użytkowników.

W ramach Listy Użytkowników administrator biura może również:

• edytować dane użytkownika klikając w jego imię i nazwisko,
• przydzielić do Użytkownika firmy (klientów biura), do których będzie miał dostęp
• przydzielić do grupy
• zablokować lub odblokować konto Użytkownika /
• przydzielić typy dokumentów dla kont z obiegiem dokumentów

 

2.5. Kredyty

Kredyty są jednostką rozliczeniową w systemie SaldeoSMART, dostępną w ramach wybranej wysokości pakietu. Służą do odczytywania (OCR) faktur, pobierania faktur z KSeF, pobierania transakcji z banku, odczytu transakcji z wyciągu PDF (OCR) oraz automatycznego połączenia z rachunkiem bankowym.

W tej części aplikacji możesz dokonać zakupu brakujących kredytów poprzez Przelewy24, zweryfikować historię zużycia kredytów oraz sprawdzić aktualny stan kredytów.

 

2.6. Filtry

Możliwość tworzenia własnych filtrów dla dokumentów z listy predefiniowanych kategorii:

2.7. Pozostałe

Opcje zaznaczone na zrzucie dostępne są w pakiecie Ekspert i dotyczą obiegu dokumentów: Instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów

 

---

3. Menu aplikacji SaldeoSMART

Po lewej stronie aplikacji znajduje się menu główne, w którym dostępne są następujące opcje:

🔷+ Dodaj – skrócona wersja menu umożliwiająca dodawanie: dokumentów, rozliczenia, firmy, pracownika, dokumentu kadrowego, kategorii księgowej oraz dokumentu kasowego;

🔷 Główna – przechodzi na stronę główną aplikacji;

🔷 Firmy – zawiera:

• Listę Firm (klientów biura) wraz z ich danymi podstawowymi,
• Bazę kontrahentów danej firmy,
• Status podatnika VAT – status wybranych kontrahentów dla podatku VAT; w miejscu tym zbierane są również informacje nt. dat ostatnich sprawdzeń statusów podatnika;

🔷 Zadania (zarządzanie biurem) - zawiera:

• Tablicę zadań - tablica wyświetla zadania w formie kart z różnymi kategoriami (np. “Do zrobienia”, “W trakcie”, “Zakończone”);
• Listę zadań - przedstawia zadania w formie tabeli, zawierającej szczegółowe informacje o każdym zadaniu;
• Moje zadania - lista zadań przypisanych tobie;
• Lista schematów zadań cyklicznych - umożliwia tworzenie zadań, które będą się powtarzać w określonych interwałach (np. co miesiąc, co tydzień).
• Zestawienie - lista wszystkich zdań.

🔷 Towary – zawiera:

• Lista towarów – lista towarów oraz usług wraz z podstawowymi danymi je definiującymi (przydatnymi przy wystawianiu faktur), W ramach tej opcji, przy dodawaniu towaru, można m.in. ustalać kody towarowe (GTU).
• Jednostki miary – lista edytowalnych jednostek miary;

🔷 Faktury (widok dla wybranego klienta z podziałem na miesiące rozliczeniowe) z wyszczególnieniem:

• Lista Faktur zbiorcza – umożliwia przeglądanie faktur sprzedażowych wystawionych przez klientów za pomocą aplikacji,
• Lista Zaliczek – umożliwia przeglądanie faktur zaliczkowych wystawionych przez klientów,
• Lista Korekt – umożliwia przeglądanie korekt do faktur sprzedażowych wystawionych przez klientów,
• Lista Proform – umożliwia przeglądanie listy proform wystawionych przez Klientów,
• Usunięte – zawiera zestawienie wszystkich faktur sprzedażowych, które zostały przez klientów usunięte z aplikacji,
• Wyszukaj – przechodzi do zaawansowanej wyszukiwarki faktur w systemie;

🔷 Rachunki (widok dla wybranego klienta z podziałem na miesiące rozliczeniowe) z wyszczególnieniem:

• Lista rachunków – zawiera zestawienie wszystkich rachunków, które zostały przez klientów wystawione za pomocą aplikacji,
• Usunięte – zawiera zestawienie wszystkich rachunków, które zostały przez klientów usunięte z aplikacji,
• Wyszukaj – przechodzi do zaawansowanej wyszukiwarki rachunków w systemie;

🔷 Kasa 

• Lista KP/KW
• Raporty kasowe
• Wyszukaj

🔷 Bufor - do bufora dokumentów dodawane są pliki poprzez aplikację SaldeoPULPIT

🔷 Dokumenty – zawiera listę wszystkich dołączonych dokumentów pogrupowanych według klienta, miesiąca i roku rozliczeniowego, z wyszczególnieniem:

• Lista dokumentów – zawiera listę dokumentów według firm (klientów), miesiąca i roku,
• Moje dokumenty wg firm – zawiera listę dokumentów przypisanych do zalogowanego użytkownika z podziałem na firmy,
• Moje dokumenty wszystkie – spis wszystkich dokumentów dodanych do systemu. Zakładka widoczna jest w przypadku, gdy Biuro Rachunkowe posiada w systemie więcej niż jedną Firmę
• Wyszukaj – przechodzi do zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów w systemie;

🔷 Kadry – zawiera:

• Listę pracowników – umożliwia przeglądanie listy pracowników z podziałem na Firmy,
• Dokumenty Kadrowe – zawiera listę wszystkich dokumentów kadrowych pogrupowanych, według Firm, pracowników, miesiąca i roku rozliczeniowego,
• Rodzaje dokumentów – zawiera listę rodzajów dokumentów kadrowych;

🔷 Rozliczenie – zawiera:

• Według Firm – zestawienie wprowadzonych rozliczeń księgowych dla wybranej firmy w ramach danego roku,
• Zbiorcze – zawiera tabelę z listą wszystkich obsługiwanych firm z wyszczególnieniem informacji, które zostały dla danej Firmy uzupełnione w Rozliczeniu księgowym w danym miesiącu i roku;

🔷 Raporty - zawiera:

• Zakupy u kontrahentów;
• Zakupy według kategorii;
• Rozrachunki z kontrahentami;
• Zrealizowane płatności;
• Raport po wymiarach.

🔷 Wyciągi - zawiera:

• Lista wyciągów;
• Lista transakcji - wspólna dla transakcji pochodzących z OCR wyciągów oraz integracji z bankami;
• Salda bankowe - wymagane integracja z bankiem.

🔷 Zaliczki - moduł dostępny w ramach pakietu Ekspert, dla pozostałych pakietów dodatkowo płatny zgodnie z cennikiem.

• Moje zaliczki;
• Zaliczki współpracowników. 

🔷 Statystyki - dostępne tylko w ramach pakietu Ekspert. Dotyczą obiegu dokumentów.

• Aktywność firm wg miesięcy;
• Czas pracy nad dokumentami wg miesięcy;
• Ilość dokumentów przydzielonych do użytkownika.

🔷 Parametry – zawiera dostęp do Ustawień integracji z programem finansowo-księgowym oraz listę parametrów księgowych (Kategorii, Opisów zdarzeń, Rejestrów, Schematów podziału – w zależności od używanego programu FK).

 

---

4. Główna

Na stronie głównej istnieje możliwość zweryfikowania:

- ostatniej aktywności firm;

- firm bez rozliczenia za miesiąc poprzedni z możliwością bezpośredniego dodania rozliczenia;

- firmy z niezamkniętym miesiącem z możliwością zamknięcia

 

---

 

5. Firmy

5.1 Lista firm

5.1.1 Dodawanie nowej firmy

Dodać nową firmę można bezpośrednio z menu skróconego +Dodaj

 

lub z poziomu listy firm korzystając z możliwości pojedynczego dodania firmy - Dodaj, lub zbiorczego dodania firm - Importuj firmy

Zbiorczy import firm: Zbiorcze dodawanie firm do SaldeoSMART

Kolejną możliwością dodawania firmy jest dodawanie z wykorzystaniem zarządzania synchronizacją: Dodawanie firmy za pomocą zarządzania synchronizacją: SaldeoAGENT lub SaldeoPULPIT

W oknie pojawi się formularz  dodawania nowej Firmy:

 

W pierwszej części formularza należy podać dane podstawowe Firmy.

Wpisując numer NIP można skorzystać z opcji „Pobierz dane z GUS”, aby zasilić formularz danymi rejestrowymi Firmy.

W formularzu należy podać poprawne dane klienta, gdyż na ich podstawie będzie uzupełniane pole „Sprzedawca” w wystawianych przez tego klienta fakturach sprzedażowych lub rachunkach.

Wprowadzone dane można zawsze zmienić zarówno od strony Biura Rachunkowego, jak i samodzielnie może to zrobić klient na swoim koncie.

W drugiej części formularza należy wskazać z jakich modułów aplikacji SaldeoSMART będzie mogła korzystać Firma.

Ustawienia opcjonalne, czyli nieobowiązkowe:

• Kraj rozliczenia podatkowego - w jakim kraju działalność prowadzi Firma. Od tego wyboru uzależnione są stawki VAT, jakie pojawią się na fakturach sprzedaży i dokumentach w tej Firmie;
• Opis – dowolny komentarz dotyczący wybranej Firmy;
• Numeracja faktur/rachunków – ten temat zostanie omówiony szczegółowo dalej, automatycznie podpowiadana jest numeracja miesięczna;
• Początkowy numer faktury lub rachunku – podpowiadane jest rozpoczęcie od nr 1;
• Limit miesięczny – umożliwia ustawienie dla Firmy limitów wystawianych faktur/rachunków lub dokumentów dodawanych do systemu w ramach danego miesiąca. Po przekroczeniu limitu Biuro może pozwolić na dodawanie dokumentów (ale Firma otrzyma informację, że przekroczyła limit) lub może je zablokować;
• Program księgowy – jeśli konto posiada wiele dostępnych integracji, należy wskazać na jakim programie księgowym rozliczana jest Firma;
• Widoczność dokumentów – określa kiedy Firma widzi w swoim panelu dokumenty, które dodało Biuro.

Jako biuro rachunkowe możesz także udostępnić obsługiwanej firmie limit kredytów, które pochodzą z Twojej puli: Udostępnienie limitu kredytów dla firm

5.2.2 Lista firm - dodatkowe możliwości

Dodając w wyżej opisane sposoby firmy, tworzysz w SaldeoSMART listę firm:

 

Z poziomu listy firm możesz:

• edytować dane firmy, klikając na nazwę firmy przechodzisz do możliwości edycji
• zablokować firmę - uniemożliwi to użytkownikom tej firmy logowanie się do SaldeoSMART
• zakolejkować firmę do usunięcia, po uprzednim zablokowaniu
• zaimportować kontrahentów do danej firmy
• wygenerować hasło do konta firmy
• zablokować możliwość logowania się do SaldeoSMART (opcja dostępna dla konta Ekspert, dotyczy obiegu dokumentów) Jak ograniczyć liczbę użytkowników obiegowych - blokowanie logowania

Dodatkowo nad listą firm masz dostępne opcje filtrowania listy firm po różnych kryteriach:

Szczególnej uwadze polecamy możliwość filtrowania po statusie:

Dodatkowe funkcje na liście firm:

• pobierz raport 

• dodaj nowe informacja

• wprowadź rachunku ZUS

• importuj firmy

• +dodaj

formularz dodawania nowej firmy opisany wyżej.

5.2 Baza kontrahentów

Jest to lista firm, dla których Twoi klienci wystawiają faktury i rachunki oraz od których otrzymują dokumenty (faktury kosztowe). Lista kontrahentów jest ważna w procesie przypisywania kontrahentów do dokumentów oraz transakcji bankowych. 

 

5.2.1 Dodawanie kontrahentów

Dodawanie ręcznej pojedynczego kontrahenta.

1. Kliknij przycisk +Dodaj kontrahenta
2. Wypełnij formularz, wpisując podstawowe dane kontrahenta, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące płatności i rachunków bankowych. Pola oznaczone * są obowiązkowe.
3. Możesz uzupełnić dane ręcznie lub automatycznie, np. pobierając dane z GUS lub VIES (dla kontrahentów zagranicznych).
4. Po wpisaniu NIP pobierzesz dane kontrahenta, a także sprawdzisz, czy ma aktywny status VAT.
5. Dodanego kontrahenta zobaczysz na Liście kontrahentów. Możesz w każdej chwili zmienić lub uzupełnić jego dane.
6. Wprowadź adres e-mail kontrahenta w danych kontaktowych, aby wysyłać mu faktury.
7. Numer konta bankowego jest potrzebny do generowania paczek przelewów.
8. Pamiętaj, aby na końcu zapisać wprowadzone dane.

Przycisk “Dodaj” na stronie głównej:

1. 1. Kliknij przycisk Dodaj na stronie głównej.
   2. Zostaniesz przeniesiony do tego samego formularza do edycji, o którym była już wcześniej mowa.

Zbiorcze dodawanie kontrahentów. 

1. Przygotuj plik zgodnie z instrukcją, która powjawi się w SaldeoSMART,
2. Wybierz opcję importu: W SaldeoSMART znajdź funkcję importu kontrahentów i wskaż przygotowany plik.
3. Zweryfikuj dane: Po zakończeniu importu, sprawdź, czy wszystkie dane zostały poprawnie zaimportowane.

5.2.2 Pozostałe możliwości na liście kontrahentów

Eksport do CSV

Listę kontrahentów możesz eksportować do pliku CSV:

 

Pokaż duplikaty 

Dodatkowa funkcja Pokaż duplikaty generuje plik z listą kontrahentów, których dane duplikują się w bazie:

Duplikaty kontrahentów - skąd się biorą w SaldeoSMART

 

Usuń kontrahenta

Można usunąć kontrahenta, który nie ma w systemie żadnego powiązania, w innym wypadku otrzymasz komunika: 

Usuwanie bazy kontrahentów

 

Filtrowanie listy kontrahentów

Dodatkowo listę kontrahentów można filtrować według poniższych kryteriów:

• Zgoda na KSeF 
• Nazwa
• NIP
• Adres
• E-mail

5.3 Status podatnika VAT

W tym miejscu aplikacji zapisujemy informacje jaki status został uzyskany po sprawdzeniu danego kontrahenta w bazie MF lub VIES pod kątem jego statusu aktywnego do VAT. Jest to potrzebne, w przypadku ewentualnej kontroli z US.

Zestawienie prezentuje zapis wyników sprawdzenia statusu wybranych kontrahentów dla podatku VAT. Sprawdzenie kontrahenta możliwe jest z poziomu jego detali (w bazie kontrahentów) lub z poziomu listy dokumentów. 

---

6. Zadania (zarządzanie biurem)

Lista funkcji w ramach pakietu zadania zależy z jakiego pakietu SaldoSMART korzystasz.

W cenniku, w sekcji zarządzanie biurem jest informacja o poszczególnych funkcjonalnościach w ramach danego pakietu: Cennik dla Biur Rachunkowych - wersja online 

6.1 Dodawanie zadania

Dodawanie nowego zadania

1. 1. Kliknij zakładkę Zadania w menu bocznym na stronie głównej.
   2. Wybierz opcję +Dodaj zadanie z prawej strony aplikacji lub skorzystaj z menu podręcznego i wybierz +DODAJ, a następnie Zadanie
   3. Wypełnij formularz, podając szczegóły zadania, takie jak opis, termin wykonania, priorytet, osoba odpowiedzialna itp.
   4. Możesz również przypisać załączniki do zadania.
   5. Kliknij przycisk Zapisz.

Pola oznaczone gwiazdką są wymagane.

Istnieją dwa typy zadań: zadanie dla księgowego lub pytanie do firmy.

Wybierając typ zadania Pytanie do firmy, pojawi się ono na Liście zadań, a dodatkowo znajdzie się na Liście zadań po stronie klienta biura rachunkowego do którego pytanie zostało skierowane. Będzie ono oznaczone znaczkiem PF.

6.2 Tablica zadań

W zakładce Zadania znajdziesz Tablicę zadań.
Tablica wyświetla zadania w formie kart, które można przeciągać i upuszczać, aby zmieniać ich kolejność.
Możesz przypisywać zadania do różnych kategorii (np. “Do zrobienia”, “W trakcie”, “Zakończone”).
Klikając na zadanie otwierasz jego szczegóły.

6.3 Lista zadań

Lista zadań przedstawia zadania w formie tabeli, zawierającej szczegółowe informacje o każdym zadaniu. Dodatkowo można wejść w zadania i dokonać jego edycji. 

Zadania są wyświetlane w formie listy, z możliwością filtrowania i sortowania.
Możesz przeszukiwać zadania według różnych kryteriów, takich jak termin wykonania, osoba odpowiedzialna, priorytet itp.

Kliknij na zadanie, aby otworzyć jego szczegóły.

Z poziomu listy zadań możesz:

- dodać nowe zadanie klikając +Dodaj zadanie

- pobrać raport zalogowanych czasów pracy

- pobrać wybrane zadania do ZIP

- utworzyć zadania podobne 

- w kolumnie akcje możesz usunąć zadanie lub również utworzyć zadnia podobne  

6.3 Moje zadania

To lista zadań przypisanych bezpośrednio tobie.
Tutaj możesz śledzić zadania, które masz do wykonania.

6.4 Lista schematów zadań cyklicznych

Możesz tworzyć zadania, które będą się powtarzać w określonych interwałach (np. co miesiąc, co tydzień).
Wybierz opcję +DODAJ schemat cykliczny, aby stworzyć nowy schemat.
Określ częstotliwość, datę rozpoczęcia, osoby odpowiedzialne i inne szczegóły.
System automatycznie będzie tworzył zadania zgodnie z ustalonym harmonogramem.

 

6.5 Zestawienie 

To podsumowania zadań, które umożliwia przechodzenie w szczegóły poszczególnych sekcji:

Więcej informacji na temat zadań dostępne jest w instrukcji: Zadania - instrukcja obsługi

---

 

7. Towary 

Moduł Towary w SaldeoSMART służy do zarządzania bazą towarów i usług, które oferujesz lub kupujesz Ty jako biuro rachunkowe lub Twój klient. Jest to kluczowe narzędzie, zwłaszcza dla firm wystawiających faktury.

7.1 Lista towarów

Na liście towarów możesz przeglądać, dodawać, edytować lub usuwać towary.

Kliknij przycisk Dodaj towar, aby dodać nowy towar.
Wprowadź dane towaru, takie jak nazwa, kod, cena, stawka VAT itp. Możesz również przypisać jednostki miary do towaru.

7.2 Jednostki miary 

W zakładce Towary znajdziesz również jednostki miary.

Tutaj możesz zdefiniować różne, niestandardowe jednostki miary klikając +Dodaj 

---

8. Faktury

Moduł Faktury umożliwia wystawianie faktur VAT oraz faktur dla nievatowców – bez kolumny z VAT. Odpowiedni moduł uruchamia się podczas tworzenia konta dla Firmy lub przez jej edycję.

Jeśli chcemy jako Biuro Rachunkowe wystawiać własne faktury (dotyczące działalności Biura), to musimy nasze BR dodać do systemu jako Firmę - dokładnie w taki sam sposób, jak Klientów.

Po stronie biura widzisz faktury, które zostały wystawione przez Twoich klientów. 
Dodatkowo masz możliwość eksportu wybranych faktur do programu księgowego.

8.1 Lista faktur zbiorcza

Jest to lista, na której są widoczne wszystkie wystawione przez firmę faktury (VAT, zaliczki, korekty) w wybranym okresie. Domyślnie lista nie zawiera faktur proform. Jest natomiast możliwość dodania ich do listy poprzez skorzystanie z filtra z typem faktur.

Więcej informacji na temat widoków listy faktur oraz możliwości listy przeczytasz w osobnym artykule: Nowy widok listy faktur dla biura rachunkowego w SaldeoSMART

Funkcjonalności listy faktur:

• Filtrowanie: możliwość filtrowania listy według różnych kryteriów, takich jak:
  data wystawienia, numer faktury, kontrahent, status zapłaty za fakturę;
• Pobieranie listy faktur do różnych formatów (np. Excel, PDF) w celu dalszej analizy lub archiwizacji;
• Szczegóły faktury: po kliknięciu na konkretną fakturę wyświetlane są szczegółowe informacje, takie jak pozycje, stawki VAT, płatności;
• Zmiany zbiorcze: zablokuj lub odblokuj fakturę, ustaw kody GTU;
• Wyślij do KSeF;
• Zamknij/Otwórz miesiąc: skorzystanie z tej opcji uniemożliwi klientowi wystawianie nowych faktur dla zamkniętego miesiąca. 

Aby można było przejść z trybu podstawowego w trym eksportu faktur do programu księgowego należy wybrać miesiąc i rok jako zakres danych na liście faktur.

8.2 Lista faktur

Lista faktur prezentuje wszystkie wystawione przez klienta faktury końcowe.

Funkcjonalności analogiczne do zbiorczej listy faktur.  

8.3 Lista zaliczek

Lista faktur zaliczkowych wystawionych przez klienta biura. Na tej liście również znajdują się faktury zaliczkowe, które zostały wystawione do faktur proforma. 

8.4 Lista korekt

Wyświetla wszystkie wystawione korekty faktur. Możesz tu sprawdzić, które faktury zostały poprawione i w jakim zakresie.

8.5 Lista korekt do zaliczek

Prezentuje korekty dotyczące zaliczek.

8.6 Lista proform

Wyświetla wszystkie wystawione proformy.

8.7 Usunięte

Klient ma możliwość usuwania wystawionych przez niego faktur sprzedażowych. Wszelkie usunięte faktury zostaną przeniesione do listy faktur usuniętych, która jest dostępna tylko po stronie konta biura.

Usuniętą fakturę można wydrukować. Wystarczy kliknąć w przycisk znajdujący się po prawej stronie ekranu.

8.8 Wyszukaj

Wyszukiwarka faktur pozwala na szybkie wyszukiwanie faktur na podstawie różnych kryteriów, np. numeru, daty czy kontrahenta.

Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość pobrania faktur do jednego z formatów dostępnego nad listą wyszukanych faktur, oraz możliwość wydruku faktury. 

---

9. Kasa

Moduł Kasa w SaldeoSMART jest narzędziem, które pozwala na efektywne zarządzanie operacjami gotówkowymi Twoich klientów. Dzięki niemu możesz łatwo śledzić wpływy i wydatki, generować raporty oraz archiwizować dokumenty.

9.1 Lista KP/KW

Operacje w kasie są rejestrowane za pomocą dwóch rodzajów dokumentów – KP (Kasa przyjmie – wpłata do kasy) i KW (Kasa wyda – wypłata z kasy). Dokumenty KP i KW może w imieniu Firmy wystawiać biuro rachunkowe które w zależności od przyjętego modelu biznesowego prowadzi Kasę dla obsługiwanej firmy.

Wystawianie dokumentów KP/ KW odbywa się z poziomu menu głównego (Kasa -> Lista KP/KW -> Dodaj) lub bezpośrednio przez opcję +Dodaj -> Dokument Kasowy.

Po utworzeniu, dokumenty kasowe są dostępne na Liście Dokumentów Kasowych. 

Funkcjonalności listy KP/KW:

• Dodawanie dokumentów: Służy do ręcznego wprowadzenia nowego dokumentu kasowego (KP lub KW).
• Filtrowanie: Możesz filtrować listę według daty, numeru dokumentu, typu dokumentu (KP/KW) oraz innych kryteriów.
• Edycja dokumentów: Pozwala na modyfikację istniejących dokumentów kasowych.
• Usuwanie dokumentów: Usuwa wybrany dokument kasowy (z uwzględnieniem ograniczeń związanych z raportami).
• Drukowanie: Generuje wydruk dokumentu w formacie PDF.

Z poziomu listy dokumentów kasowych możliwe jest również zamknięcie miesiąca.

 

9.2 Raporty kasowe

Raport Kasowy to dokument, który zestawia informacje na temat gotówkowych wpłat i wypłat z kasy (operacji kasowych) oraz pokazuje jej bieżący stan. Jest wymagany w każdej firmie, która realizuje transakcje gotówkowe. To inaczej zestawienie, w którym wyszczególnione są wszystkie wypłaty z kasy (KW) oraz wpłaty (KP). Taki Raport przygotowuje się co najmniej raz w miesiącu, zgodnie z przyjętym w instrukcji kasowej okresem rozliczeniowym. 

Raport Kasowy należy generować dla każdej waluty, w której odbywają się transakcje gotówkowe. Tworzenie Raportu Kasowego w SaldeoSMART odbywa się z poziomu Listy Dokumentów Kasowych. Należy na niej zaznaczyć odpowiednie pozycje i kliknąć przycisk „Generuj raport kasowy” dostępny tuż nad listą.

Raport Kasowy jest tworzony dla każdej waluty, w której wykonywane są transakcje gotówkowe osobno. Wynika to z obowiązku prowadzenia osobnej Kasy dla każdej waluty.

Jeśli generujemy Raport po raz pierwszy, system zapyta nas o początkowy stan kasy dla danej waluty, później będzie on ustawiany automatycznie na podstawie rejestrowanych transakcji KP/ KW, co jest bardzo dużym ułatwieniem, ponieważ ogranicza ryzyko popełnienia błędu.

Wszystkie Raporty Kasowe z podziałem na miesiące, w których były tworzone są dostępne z poziomu menu głównego Kasa - Raporty Kasowe.

Funkcjonalności raportów kasowych:

• Pobieranie raportu kasowego do PDF;
• Detale: możliwość wejścia w detale raportu kasowego;
• Usuwanie raportu kasowego.

9.3 Wyszukaj

Wyszukiwarka dokumentów kasowych służy do szybkiego odnalezienia konkretnego dokumentu kasowego według określonych kryteriów. 

Z tego poziomu możliwe jest pobranie dokumentów kasowych do Excel, PDF, ZIP oraz wydruk dokumentu kasowego.

Więcej informacji na temat modułu kasa możesz przeczytać w instrukcji: Moduł KASA - instrukcja

---

10. Bufor

Do bufora dokumentów dodawane są pliki poprzez aplikację SaldeoPULPIT

SaldeoPULPIT to aplikacja webowa dla użytkowników SaldeoSMART służąca do automatycznego przekazywania skanów z komputera do SaldeoSMART.

 

Jak działa SaldeoPULPIT?

• Po zeskanowaniu faktur, plik ze skanera trafia do monitorowanego przez SaldeoPULPIT folderu.
• Po chwili na ekranie komputera zobaczysz komunikat informujący o liczbie plików, które zostały przesłane do rozpoznawania.
• Plik z monitorowanego folderu trafia automatycznie do programu SaldeoSMART, do zakładki “Bufor”, w celu akceptacji skanu.

Etap 1 – dokument został dodany i jest w trakcie przetwarzania:

Etap 2 - zakończenie odczytywania i wstępna kategoryzacja pliku:

Po zakończeniu odczytywania pod nazwą pliku pojawi się informacja, dla jakiej Firmy został on dopasowany oraz do jakiego miesiąca i roku. Jeśli nie została ustawiona Firma lub została ustawiona niewłaściwa Firma, należy wybrać ją z dostępnej listy Firm,

Jeśli te informacje są prawdziwe należy kliknąć przycisk zatwierdź.
Wyświetlone zostanie okno Przetwarzanie dokumentu, w którym można określić wstępne parametry dla pliku, czyli typ dokumentu, datę wpływu, kategorię, opis zdarzenia i rejestr – po ustaleniu tych parametrów należy kliknąć zatwierdź w prawym dolnym rogu okna:

 

Etap 3 – przeniesienie dokumentu do firmy:

Po zatwierdzeniu wstępnych danych dokument jest przenoszony na listę dokumentów Firmy.

Etap 4 – weryfikacja dokumentów:

Po przeniesieniu odczytanych dokumentów do Firmy pole pliku zmieni kolor na zielony.

Aby zobaczyć listę przeniesionych dokumentów należy kliknąć pokaż → ukryj .

Zostanie wyświetlona lista dokumentów z nazwą pliku oraz kompletem danych.

Aby ostatecznie przenieść dokumenty z bufora należy:

• kliknąć nazwę pliku,
• wyświetlona zostanie karta podglądu dokumentu, na której można nadać mu odpowiednie parametry (typ, kategoria i inne),
• dokument należy zweryfikować.

Po wpisaniu i zatwierdzeniu zmian (pole z informacją komplecie danych zmienia się z żółtego na zielone) dokument znika z listy dokumentów w buforze i jest dostępny tylko na Liście dokumentów Firmy.

---

11. Dokumenty

Lista Dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do aplikacji w podziale na klientów biura.

11.1 Lista dokumentów 

Aby zobaczyć dokumenty wybranej firmy należy wybrać z listy firmę, okres, a następnie kliknąć przycisk Pokaż:

Na ekranie pojawi się lista dokumentów według określonych kryteriów:

Pełne funkcjonalności listy dokumentów opisane są w osobnym artykule: Lista dokumentów - przewodnik użytkownika

11.2 Moje dokumenty wszystkie

Lista zawiera wszystkie dokumenty przydzielone do mnie, niezależnie od firmy i zakresu dat.

11.3 Zaległe pracowników

Opcja ta dostępna jest tylko w pakiecie Ekspert, gdyż dotyczy obiegu dokumentów.

Celem tej funkcjonalności w obiegu dokumentów jest możliwość kontroli przepływu dokumentów oraz pracy osób odpowiedzialnych za dany dokument.

W tym widoku widzimy wszystkich pracowników nam podległych oraz pracowników firm, których przełożonym jesteśmy.

Eskalacja - umożliwienie kontroli nad przepływem dokumentów

11.4 Wyszukaj

Klikając opcję wyszukaj zostaniesz przeniesiony do zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów. Zanim rozpoczniesz wyszukiwanie dokumentów wybierz firmę, której będzie dotyczyło wyszukiwanie.  Dokumenty można wyszukiwać  po dowolnych parametrach dostępnych na stronie wyszukiwarki.

Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania pojawi się możliwość pobrania lub zmiany kryteriów:

Z poziomu wyników listy wyszukiwania można także eksportować dokumenty do programu księgowego – kolumna Eksport → Eksportuj. Po wykonaniu operacji przycisk zostanie podświetlony na pomarańczowo.

Na liście wyników zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości znajdujących się na liście dokumentów, tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT).

---

12. Kadry 

W ramach modułu KADRY jest możliwe tworzenie listy pracowników firmy oraz elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych e-teczek pracowniczych z podziałem na Teczki A, B, C, D i E oraz określeniem Rodzaju dokumentu.

Od 1 stycznia 2019 zmieniły się zasady dotyczące prowadzenia teczek pracowniczych. Skrócono okres archiwizacji do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 lub wcześniej – jeśli pracodawca zdecyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentów kadrowych) oraz sformalizowano możliwość prowadzenia elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych.

12.1 Lista pracowników 

Listę pracowników możesz tworzyć pojedynczo per pracownik (+Dodaj) lub importować zbiorczo zgodnie z zamieszonym w SaldeoSMART wzorem (Importuj).

Na etapie dodawanie pracownika do uzupełnienia jest zestaw danych, te oznaczone gwiazdką są wymagane. Tutaj również możesz ustawić powiadomienia dotyczące ważności badań lekarskich i szkolenia BHP. W odpowiednim momencie dostaniesz powiadomienie: Powiadomienie o dacie badań lekarskich/szkoleniu BHP

Na liście pracowników dodatkowo:

 

- klikając imię i nazwisko można wyświetlić szczegółowe dane pracownika;

- z poziomu kolumny dokumenty można przejść bezpośrednio do listy dokumentów kadrowych;

- można dodać dokument kadrowy;

- w kolumnie akcje można zablokować pracownika (trwałe usunięcie jest niemożliwe) lub odblokować.

Na liście pracowników dostępne są również filtry:

12.2 Dokumenty kadrowe

12.2.1 Dodawanie dokumentów kadrowych

Biuro Rachunkowe może dodać dokumenty kadrowy dla swoich klientów. Może to zrobić na trzy sposoby:

1. Za pomocą przycisku +Dodaj nad listą dokumentów kadrowych klienta (patrz wyżej).
2. Za pomocą przycisku Dodaj dokument kadrowy na liście pracowników klienta.
3. Wybrać w menu głównym + Dodaj → Dokument kadrowy.

W kolejnym kroku otwarty zostanie formularz dodawania dokumentu kadrowego w kontekście wybranej z listy firmy:

Należy dodatkowo wskazać (określić) pracownika, okres oraz której części akt osobowych dotyczyć będzie dodawany dokument.

12.2.2 Lista dokumentów kadrowych

Archiwum podzielone jest wg pracowników firmy – do każdego z nich są przypisane Teczki A, B, C, D i E w których znajdują się ponumerowane dokumenty (numerację można edytować). W ramach każdej teczki Użytkownicy mogą tworzyć rodzaje dokumentów, które ułatwiają segregowanie i opisywanie poszczególnych dokumentów.

12.3 Rodzaje dokumentów

Dokumenty kadrowe dzielą się na pięć typów (części):

Część A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia pracownika,
Część B – dokumenty z okresu trwania zatrudnienia,
Część C – informacje o karach i naganach,
Część D – dokumenty po okresie zatrudnienia
Część E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika
Inne - dokumenty, które nie znalazły się w innych częściach dokumentów (np. paski płacowe, ewidencja czasu pracy itd.)

Kliknięcie +Dodaj pozwoli na przejście do formularza, w którym należy wpisać nazwę rodzaju dokumentu oraz wskazać odpowiedni typ, do którego chcemy przypisać nowy rodzaj dokumentu:

Po wprowadzeniu dla danej firmy nowych rodzajów dokumentów można przy użyciu opcji Kopiuj do skopiować wszystkie zaznaczone rodzaje do pozostałych firm zapisanych w SaldeoSMART.

12.3.1 Operacje na dokumentach kadrowych

Aby zobaczyć dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć nazwę pliku, zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu.

• W części dotyczącej opisu można zobaczyć informacje dotyczące dokumentu, Biuro może także edytować te dane.
• Jeśli załączony dokument był w formacie pdf, jpg lub png obok szczegółów dokumentu widoczny jest jego podgląd.

Na liście dokumentów kadrowych klienta biuro może wykonywać następujące operacje:

• edytować dokument- przenosi na stronę z podglądem dokumentu i umożliwia jego edycję,
• usunąć dokument- usuwa załączony dokument,
• pobrać dokument  - umożliwia zapis dokumentu na dysku,
• dodać dokument  - umożliwia dodanie przez biuro dokumentu kadrowego dla klienta.

---

13. Rozliczenie 

Moduł Rozliczenia to część systemu SaldeoSMART, która umożliwia przesyłanie przez biuro rachunkowe jego klientom informacji o wyniku finansowym firmy, podatkach oraz ZUS do zapłaty. W tej części możesz także informować klienta o rozliczeniu z Twoim biurem. Dzięki udostępnieniu rozliczeń firmom klient biura ma dostęp do historii swoich rozliczeń księgowych w jednym miejscu.

13.1 Rozliczenie według Firm - rozliczenie księgowe

W pierwszej kolejności należy wybierz z listy Klienta, którego chcesz rozliczyć i kliknij +Dodaj i uzupełnij dane poszczególnych sekcji.

1. Wprowadź dane dotyczące wyniku firmy:

2. Wprowadź dane dotyczące podatku VAT:

3. Wprowadź kwoty podatków do zapłaty:

W kolumnie rodzaj podatku jest lista rozwijalna z rodzajami podatków, jeżeli jakiegoś rodzaju brakuje możesz skorzystać z opcji +Dodaj i dodać do listy brakujący podatek. System go zapamięta i będzie on później dostępny do wyboru.

4. Wprowadź kwoty ZUS:

5. Wprowadź rozliczenie z księgowością:

6. Wprowadź komentarz do klienta:

Po wypełnieniu formularza należy w prawnym dolnym rogu:

• kliknąć przycisk Zapisz – jeśli rozliczenie powinno zostać wyłącznie zapisane, ale jeszcze nie przesłane do Klienta;
• kliknąć Zapisz i wyślij e-mail – jeśli rozliczenie ma zostać zapisane w programie i dodatkowo przesłane do Klienta w wiadomości e-mail.

Sekcja rozliczeń jest podzielona na pięć części. Nie musisz wprowadzać Klientowi całego rozliczenia od razu, możesz je edytować.

Przykład:

W pierwszej kolejności Biuro rachunkowe wprowadza Klientowi w rozliczeniu wynik firmy. Takie rozliczenie mogło zostać zapisane (bez wiadomości email z informacją o dodaniu rozliczenia) lub zapisane i wysłane mailem (z wiadomością e-mail o rozliczeniu).

Następnie Biuro uzupełnia kwoty ZUS do zapłaty.

Aby edytować rozliczenie należy:

– kliknąć rozliczenie w menu głównym;

– wybrać z listy klienta, któremu chcemy edytować rozliczenie;

– w kolumnie Akcje kliknąć ikonę Edytuj przy rozliczeniu, które chcemy edytować.

Mamy teraz trzy możliwości jak wysłać rozliczenie:

1. Zapisz – zapisuje zmiany w rozliczeniu w SaldeoSMART bez powiadomienia mailowego klienta.

2. Zapisz i wyślij zmiany – zapisuje zmiany i w wiadomości mailowej do klienta przesyła informację tylko o tym, co się zmieniło (czyli jak w – przykładzie – o wprowadzeniu kwot ZUS do zapłaty).

3. Zapisz i wyślij wszystko – zapisuje zmiany i w wiadomości mailowej do klienta przesyła informację z całym rozliczeniem (czyli jak w przykładzie – o wyniku firmy oraz wprowadzeniu kwot ZUS do zapłaty).

13.1.1 Przeglądanie rozliczeń według Firm
Wszelkie dodane dla Firm Klientów rozliczenia można przeglądać oraz modyfikować.

W ramach zestawienia rozliczeń Biuro Rachunkowe może:

• zobaczyć detale rozliczenia – klikając ikonę lupy w wybranym wierszu z rozliczeniem;
• edytować rozliczenie  – klikając ikonę z kartką i ołówkiem w wybranym wierszu z rozliczeniem.

Detale rozliczenia zawierają wszelkie informacje podane w trakcie dodawania rozliczenia i są pokazane zarówno od strony Biura, jak i od strony Klienta w następujący sposób:

W kolumnie „Zapłata” Biuro rachunkowe widzi informację czy klient zapłacił daną pozycję czy jeszcze nie. Ma także możliwość oznaczenia czy dana pozycja została zapłacona poprzez klikając w ikonę w kolumnie zapłata.

13.2 Rozliczenie zbiorcze

Klikając rozliczenie zbiorcze pojawi się tabela z całą listą firm i podsumowaniem ich rozliczeń:

Tabelę z rozliczeniem zbiorczym można dowolnie filtrować, ograniczając wyświetlaną listę po zadanych parametrach.

W tabeli z rozliczeniem zbiorczym dla określonego miesiąca można także kontrolować dostarczanie dokumentów papierowych od firm  oraz wysyłać do nich przypomnienia o konieczności dostarczenia do Biura dokumentów (otwarta lub zamknięta koperta). Po najechaniu na kopertę kursorem myszki wyświetlona zostanie data wysłania przypomnienia.

Jeśli dany Klient ma kompletne rozliczenie dotyczące kadr lub księgowości, można to zaznaczyć klikając w wybranej pozycji Komplet. Gdy obie pozycje są kompletne (zielone parafki), to informacje w wersie dotyczącym tego Klienta zmieniają kolor na zielony:

---

14. Raporty

Moduł Raporty to 5 zdefiniowanych w systemie raportów:

1. Zakupy u kontrahentów - jest to zestawienie kosztów i towarów według kontrahentów

2. Zakupy wg kategorii - jest to zestawienie kosztów i towarów według kategorii

3. Rozrachunki z kontrahentami 

Dane oparte są na wystawionych w SaldeoSMART fakturach i rachunkach oraz załączonych dokumentach. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie otrzymanych i dokonanych wpłat. Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.

Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.

4. Zrealizowane płatności

Raport opiera się na załączonych dokumentach, które mają odnotowaną przynajmniej jedną płatność częściową. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie realizowanych wpłat.

Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.

5. Raport po wymiarach 

Dane w raporcie oparte są na załączonych do SaldeoSMART dokumentach typu koszty i towary. Warunkiem poprawnych wyników jest zdefiniowanie w załączonych dokumentach:
- daty operacji (dostawy),
- kwoty,
- wymiarów.

Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.

Raport może nie uwzględniać świeżo dodanych i edytowanych dokumentów.

Więcej informacji na temat raportu przeczytasz w artykule: Raportowanie po wymiarach

---

15. Wyciągi

Moduł wyciągi 

 

15.1 lista wyciągów

Warunki jakie musi spełniać wyciąg

Wyciągi, które będziesz dodawał do SaldeoSMART powinny spełniać kilka warunków:

• Wyciągi muszą być w formacie PDF, pobrane bezpośrednio z systemu bankowego jako dokument elektroniczny i dotyczyć jednego numeru rachunku.
• Lista obsługiwanych banków
• Banki posiadają wiele różnych formatów wyciągów elektronicznych. Istnieje możliwość, że jakiś format nie został uwzględniony w systemie i nie zostanie odczytany.
• Nie odczytasz formatów typu csv, xls, mt940 oraz skanów wyciągów.
• Nie odczytasz wyciągów zbiorczych (np. z wielu kont bankowych w jednym pliku lub wielu wyciągów dla tego samego rachunku w jednym pliku).
• Sprawdź czy rachunek bankowy odczytywanego wyciągu jest dostępny na liście rachunków bankowych danej firmy
• Dowiedz się Jak ograniczyć dostęp do rachunku bankowego tylko dla wybranych osób? (instrukcja dla klienta biura)

15.1.1 Dodawanie wyciągu do SaldeoSMART

Zakładając, że spełnione zostały warunki wyciąg możesz dodać:

a) korzystając z menu bocznego +Dodaj -> Wyciąg

b) bezpośrednio w sekcji Wyciągi -> Lista wyciągów

Będąc w kontekście danej firmy +Dodaj

Po wybraniu +Dodaj otwarte zostanie okno dodawania wyciągu/wyciągów. Na początku wybierz okres do którego chcesz dodać PDF:

Dla wyciągów bankowych nie działa mechanizm dodawania mailem oraz przez SaldeoPULPIT.

 

Po dodaniu wyciągu na listę zostanie  on poddany wstępnemu przetwarzaniu i otrzymasz powiadomienie:

Jeżeli masz uprawnienia do odczytywania dokumentów, w kolumnie odczytaj dostępny będzie przycisk: który po kliknięciu zmieni status na a następnie na

W sekcji dotyczącej powiadomień, będziesz informowany o statusach:

Na liście wyciągów będziesz miał dostępne informacje:

• numer wyciągu oraz jego ID
• nazwę pliku
• numer rachunku którego dotyczył odczyt
• transakcje powiązane - liczba transakcji bankowych odczytanych z wyciągu 
• kiedy i przez jakiego użytkownika wyciąg zostałdodany
• status wyciągu
• w kolumnie akcje możliwość pobranie PDF wyciągu lub jego usunięcie, które możliwe będzie po wcześniejszym usunięciu transakcji

15.2 Lista transakcji

Po odczytaniu wyciągu klikają pokaż w kolumnie Transakcje powiązane możesz przejść bezpośrednio na listę odczytanych transakcji. 

Na liście tej dostępne są również transakcje, które pochodzą z integracji z bankiem.

Na liście transakcji dostępne są informacje:

• data płatności,
• opis płatności,
• kontrahent - dane zostaną zaprezentowane jeżeli dane kontrahenta znajdują się w bazie kontrahentów w SaldeoSMART, w innym przypadku możliwość ręcznego uzupełnienia danych kontrahenta,
• typ transakcji,
•  kwota,
• dokument powiązany,
• kwota po rozliczeniu,
• status rozliczenia,
• rozliczenie (możliwość ręcznego dodanie rozliczenia z dokumentami i/lub fakturami)

 Nad listą transakcji dostępne są Filtry z rozbudowaną możliwości wyszukiwania transakcji, po zdefiniowanych kryteriach.

Jeżeli masz aktywną integrację z bankiem, to również będzie możliwość ręcznego pobrania transakcji wprost z rachunku bankowego

 

Po zaznaczeniu transakcji aktywna staje się funkcja

 

SaldeoSMART rozpocznie łączenie transakcji z najbardziej pasującymi do nich dokumentami/fakturami, a status będzie dostępny w kolumnie Rozliczenie.

Przeczytaj: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla biur rachunkowych

Dodatkowo dostępny jest również eksport transakcji oraz możliwość zmian zbiorczych.

Eksport rozrachunków do programów księgowych

15.3 Salda bankowe

W przypadku automatycznej integracji z bankiem dostępna jest również funkcjonalność sald bankowych. 

Funkcja ta umożliwia użytkownikom sprawdzenia stanu konta bez konieczności logowania się do systemu bankowemu. 

Jak to działa?

W zakładce Salda rachunków bankowych prezentowane będą w tabeli salda rachunków bankowych, które mają aktywne połączenie z bankiem:

Stany kont bankowych mogą być pobrane rano, podczas synchronizacji lub odświeżone przez użytkownika.

Automatyczne uzupełnianie stanu konta

Po wejściu na stronę ze stanami kont użytkownik powinien od razu widzieć stan konta wraz z datą i godziną jego pobrania.

Dane te pobieramy automatycznie codziennie rano wraz z transakcjami bankowymi.

Stan konta na żądanie

Po wejściu na stronę ze stanami kont użytkownik korzysta z przycisku odśwież saldo, wysyłamy zapytanie do banku i zwracamy wartość z datą i godziną pobrania.

---

16. Statystyki

Moduł Statystyki dostępny jest tylko dla pakietu Ekspert i dotyczy kont z obiegiem dokumenów.

W module statystyki dostępne są trzy raporty:

1. Aktywność firm wg miesięcy

Zestawienie wg miesięcy, które jest także dostępne nad Listą Firm.

2. Czas pracy nad dokumentami wg miesięcy

Miesięczne zestawienie z informacjami o najkrótszym i najdłuższym etapie, czasie ich trwania oraz średnim czasie pracy nad dokumentem. Dla tego raportu można także pobrać raport szczegółowy (dostępny nad tabelą).

3. Ilość dokumentów przydzielonych do użytkownika

Każdy Użytkownik Obiegu Dokumentów, który ma prawo do statystyk, może zobaczyć zestawienie z informacjami, którzy użytkownicy mają obecnie do siebie przypięte dokumenty i jak długo one są już do tej osoby przydzielone. Raport generowany jest z podziałem na miesiące i można go także pobrać do pliku Excel.

---

17. Parametry 

Konfiguracja modułu parametry zależy od integracji z programem księgowym dla danej firmy. Dlatego większość integracji posiada własne instrukcje dostępne pod znakiem zapytania w SaldeoSMART. 

Dodatkowe informacje dotyczące modułu parametry dostępne są w artykułach: Parametry: wymiary, kategorie, rejestry, opisy zdarzeń

---