Jak zacząć korzystać z KSeF 2.0 w SaldeoSMART? – Centrum pomocy SaldeoSMART

⚠️ Rozpoczęcie korzystania z systemu KSeF w SaldeoSMART wymaga przygotowania odpowiednich poświadczeń w systemach ministerialnych, a następnie ich poprawnej konfiguracji w aplikacji SaldeoSMART.

Oto przewodnik, jak zacząć korzystać z KSeF w SaldeoSMART

Krok 1: Przygotowanie poświadczeń (krok zewnętrzny)

Zanim przejdziesz do SaldeoSMART, musisz wygenerować odpowiednie narzędzia uwierzytelniające w w Aplikacji Podatnika 2.0.

👉 Aplikacja Podatnika 2.0

Do wyboru masz dwie metody:

1️⃣ Certyfikaty KSeF (Rekomendowane): Pozwalają na pełną obsługę systemu, w tym pracę w trybie offline/awaryjnym. Do konfiguracji będziesz potrzebować trzech elementów: pliku klucza (.key), pliku certyfikatu (.crt) oraz hasła ustawionego podczas generowania.

Ważna uwaga: SaldeoSMART rekomenduje generowanie certyfikatów na NIP firmy, a nie na PESEL, co pozwala na centralne zarządzanie uprawnieniami pracowników z poziomu SaldeoSMART.

⚠️ Aby pobierać lub wysyłać e-Faktury, konieczne jest również nadanie odpowiednich uprawnień dla danego podmiotu/osoby na platformie ministerialnej KSeF.

2️⃣ Tokeny KSeF 2.0: Alternatywna metoda uwierzytelniania, która nie identyfikuje konkretnej osoby i nie obsługuje trybu offline. Tokeny 2.0 będą działać do końca 2026 roku.

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

👉 Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

👉 Certyfikaty KSeF: dlaczego w SaldeoSMART rekomendujemy certyfikaty na NIP

Krok 2: Konfiguracja w SaldeoSMART

Użytkownik z uprawnieniami Administratora może wgrać certyfikaty firmowy lub tokeny do systemu.

Pozostali użytkownicy konta klienta, mogą wgrać własne certyfikaty wygenerowane na PESEL: Certyfikat użytkownika (na PESEL)

Dla klienta firmy:

Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty i tokeny.
W przypadku certyfikatów: Wybierz typ certyfikatu (uwierzytelniający lub offline), nadaj mu nazwę, wgraj pliki .crt oraz .key i wprowadź hasło.
W przypadku tokenów: Skopiuj token z Aplikacji Podatnika wklej go w sekcji Tokeny 2.0.

Dla biura rachunkowego:

Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty biura.
Wgraj certyfikat wygenerowany na NIP biura. Dzięki temu jedno wgranie pozwoli na obsługę wszystkich klientów, o ile nadali oni biuru odpowiednie uprawnienia w systemie ministerialnym

Na ekranie Ustawienia firm widzisz czy Twoi klienci dodali do SaldeoSMART token 2.0 oraz certyfikaty - to poświadczenia klientów. Aby sprawdzić, czy klient wygenerował token dla biura przejdź do kolumny Ustawienia, wybierz koło zębate i zobaczysz, czy jest token dla biura.

Z poziomu SaldeoSMART nie widać uprawnień nadanych w aplikacjach rządowych.

Krok 3: Nadanie uprawnień użytkownikom

Samo wgranie poświadczeń przez administratora nie daje automatycznego dostępu wszystkim pracownikom. Aby inni użytkownicy mogli wysyłać lub pobierać faktury, należy:

W ustawieniach użytkownika nadać mu uprawnienie "Prawo do KSeF: wysyłanie i/lub pobieranie"
Ważne dla klientów biur rachunkowych

Pobieranie faktur z KSeF przez klienta biura rachunkowego nie wymaga wcześniejszego nadania uprawnień do odczytywania dokumentów przez biuro.

Jest to zmiana dotychczasowo obowiązującej zasady konieczności udostępniania uprawnień do odczytu.

👉 Pobieranie faktur z KSeF przez klienta biura rachunkowego - uprawnienia

Krok 4: Współpraca Biuro - Klient

Jeśli jesteś klientem biura rachunkowego i chcesz, aby biuro obsługiwało Twoje faktury w KSeF:

Nie udostępniaj biuru swojego certyfikatu ani hasła.
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika i nadaj uprawnienia NIP-owi biura rachunkowego do wystawiania i przeglądania faktur.

Biuro będzie łączyć się z KSeF przy użyciu własnego certyfikatu, działając w Twoim imieniu na podstawie nadanych uprawnień.

Kluczowe zasady i wskazówki

Jeśli w systemie są zarówno certyfikaty, jak i tokeny, SaldeoSMART w pierwszej kolejności korzysta z certyfikatów.
Użytkownik firmy nie może użyć certyfikatu biura i odwrotnie.
SaldeoSMART sprawdza, czy plik klucza pasuje do certyfikatu, ale nie weryfikuje jego ważności ani przeznaczenia (demo/produkcja) przed faktyczną próbą połączenia z KSeF.
Aby wystawiać faktury w przypadku awarii KSeF, konieczne jest posiadanie wgranego certyfikatu typu 2 (offline). Tokeny nie obsługują tego trybu.
Konfiguracja uprawnień KSeF dla Biura Rachunkowego działającego jako spółka z reprezentantem na ZAW-FA
Obsługa KSeF w aplikacji mobilnej możliwa jest po wcześniejszym skonfigurowaniu KSeF w wersji przeglądarkowej (👉 KSeF w aplikacji mobilnej)

‼️Zanim zgłosisz problem z działaniem KSeF

1️⃣ Sprawdź wersję KSeF i środowisko

Upewnij się, że korzystasz z właściwych poświadczeń:

Wersja KSeF 2.0 - tokeny wygenerowane wcześniej w wersji 1.0 nie są kompatybilne z nowym systemem KSeF 2.0.
Środowisko Produkcyjne (jeśli pracujesz na rzeczywistych danych.

2️⃣ Uwaga na środowiska - ich błędny wybór to najczęstsza przyczyna problemów z połączeniem:

DEMO / SHOW - środowisko pokazowe i szkoleniowe. Służy do nauki obsługi, a dane w nim zawarte nie są przesyłane do systemu ministerialnego, ani do produkcyjnej wersji SaldeoSMART.
PRODUKCJA - docelowe środowisko „na żywo”. Każda faktura wysłana tutaj ma skutki prawne.

3️⃣ Kluczowe zasady kompatybilności w SaldeoSMART:

Token lub certyfikat wygenerowany dla środowiska TEST/DEMO zadziała wyłącznie na tym środowisku.
Poświadczenia z PRODUKCJI zadziałają tylko na PRODUKCJI.
SaldeoSMART podczas wgrywania plików sprawdza jedynie, czy certyfikat (.crt) pasuje do klucza (.key). System nie jest w stanie zweryfikować, czy poświadczenia są przeznaczone do wersji demo, czy produkcyjnej w momencie ich dodawania - informację o błędzie otrzymasz dopiero przy próbie faktycznego połączenia z KSeF.
Jeśli wgrasz do SaldeoSMART zarówno tokeny 2.0, jak i certyfikaty, system w pierwszej kolejności spróbuje połączyć się za pomocą certyfikatu, który jest nadrzędny.
Jeśli wygenerowałeś poświadczenia w ministerialnej Aplikacji Podatnika na innym środowisku niż to, które wybrałeś w konfiguracji SaldeoSMART, połączenie zostanie odrzucone przez serwery KSeF.