KSeF w SaldeoSMART można obsługiwać na różne sposoby. Wybór odpowiedniego modelu zależy od tego, kto wystawia faktury, kto je pobiera i jakie uprawnienia mają poszczególni użytkownicy.
1. Modele współpracy: Biuro Rachunkowe - Klient
Wybór modelu zależy od tego, jak podzielone są obowiązki między firmą a biurem rachunkowym:
- Model mieszany (najpopularniejszy): Klient wystawia faktury w SaldeoSMART, a biuro odpowiada za ich pobieranie i księgowanie.
- Model samodzielny klienta: Klient zarówno wystawia, jak i sam pobiera faktury do systemu, a biuro jedynie je księguje.
- Model pełnej obsługi przez Biuro: Klient nie loguje się do KSeF, wszystkie operacje pobierania wykonuje biuro na podstawie nadanych w KSeF uprawnień.
Matryca scenariuszy i uwierzytelnienia KSeF
Poniższa tabela przedstawia zalecane modele konfiguracji w zależności od podziału obowiązków między Klientem a Biurem Rachunkowym oraz wybranej metody uwierzytelnienia.
| Sytuacja | Metoda | Konfiguracja i uprawnienia | Rola Biura Rachunkowego / Konta Głównego |
|---|---|---|---|
| Klient wystawia, wysyła i pobiera faktury. Biuro tylko księguje. | Certyfikat | Dodanie certyfikatów uwierzytelniającego i offline po stronie Firmy. Użytkownicy z uprawnieniem "Prawo do KSeF". | Biuro nadaje firmie uprawnienia do fakturowania. Brak wymogu uprawnień w KSeF dla biura. |
| Klient wystawia i wysyła. Biuro pobiera faktury z KSeF. | Certyfikat | Dodanie certyfikatów uwierzytelniającego i offline po stronie Firmy. Klient nadaje biuru uprawnienia w KSeF. | Biuro dodaje certyfikat na NIP biura po stronie konta biura. |
| Klient tylko pobiera z KSeF. Nie wystawia w Saldeo. | Certyfikat | Dodanie certyfikatu uwierzytelniającego po stronie Firmy. Użytkownicy z prawem do pobierania z KSeF. | Brak wymogu uprawnień w KSeF dla biura. |
| Klient nie wystawia i nie pobiera. Biuro pobiera z KSeF. | Certyfikat | Klient nie dodaje certyfikatu. Musi nadać biuru uprawnienia w KSeF do pobierania. | Biuro dodaje certyfikat na NIP biura po stronie konta biura. |
| Klient wystawia, wysyła i pobiera faktury. Biuro tylko księguje. | Token | Dodanie tokenu firmowego wygenerowanego w KSeF po stronie Firmy. Użytkownicy z prawem do KSeF. | Biuro nadaje firmie uprawnienia do fakturowania. Generowanie tokena dla biura nie jest wymagane. |
| Klient wystawia i wysyła. Biuro pobiera faktury z KSeF. | Token | Dodanie tokenu firmy. Użytkownicy z prawem do pobierania/wysyłania faktur. | Dodanie tokenu biura z uprawnieniami wygenerowanymi dla BR. Nadanie firmie uprawnień fakturowania. |
| Klient tylko pobiera z KSeF. Nie wystawia w Saldeo. | Token | Dodanie tokenu firmowego z uprawnieniem do pobierania (przeglądania). Użytkownicy z prawem do pobierania. | Generowanie tokena dla biura nie jest wymagane. |
| Klient nie wystawia i nie pobiera. Biuro pobiera z KSeF. | Token | Klient nie dodaje tokenu firmy. | Dodanie tokenu dla biura z uprawnieniami wygenerowanymi dla Biura Rachunkowego. |
| Grupa Kapitałowa (ten sam NIP). Pobieranie do SaldeoSMART. | Certyfikat / Token | Wystarczy dodać certyfikat/token tylko po stronie konta głównego. Dopuszczalne dodanie po stronie kont firmowych. | Dotyczy sytuacji, gdy NIP konta głównego jest taki sam jak NIP na kontach firm w ramach grupy. |
| Grupa Kapitałowa (ten sam NIP). Wystawianie, wysyłanie i pobieranie. | Certyfikat / Token | Jeśli każda firma ma wysyłać faktury, certyfikat/token należy dodać po stronie firm oraz konta głównego. | Dodanie po obu stronach nie jest konieczne, ale zalecane dla pełnej funkcjonalności wysyłki. |
| Grupa Kapitałowa (różne NIP-y). Dowolne operacje. | - | Działanie analogiczne jak w przypadku relacji: biuro rachunkowe – klient. | |
3. Certyfikat czy token? Kluczowe różnice
Decyzja o wyborze metody uwierzytelnienia ma wpływ na stabilność pracy w sytuacjach awaryjnych:
- Certyfikat (Tryb Offline): Pozwala na wystawianie faktur nawet wtedy, gdy system rządowy jest niedostępny. Jest to kluczowe dla firm obsługujących klientów "na miejscu".
- Token 2.0: Jest prostszy w generowaniu i chętniej wybierany przez osoby obawiające się certyfikatów. Działa jednak wyłącznie w trybie online.
Zgodnie z informacjami ministerialnymi przez pewien czas tokeny i certyfikaty będą działały równolegle. Należy mieć na uwadze, że tokeny będą działać do końca 2026 r. W okresie przejściowym podatnik może korzystać jednocześnie i z tokenów, i z certyfikatów.
Certyfikaty i tokeny nie są od strony funkcjonalnej równoważne. Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Kluczowym założeniem certyfikatów KSeF jest to, że stanowią one wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie. Warto też pamiątać, że token nie będzie obsługiwał trybu offline.
4. Uprawnienia i bezpieczeństwo
Zaleca się ograniczenie liczby osób z prawem do ręcznego pobierania dokumentów. Dlaczego?
- Aby uniknąć "bezpańskich" faktur, które zostaną pominięte przez jednego pracownika i nie trafią do systemu.
- Aby zachować spójność numeracji i ciągłość księgowania.
- Od 1 lutego system wprowadzi automatyzację, która sama dopilnuje, by każda faktura trafiła na listę dokumentów.
💡 Wskazówka: 🆕Aktualizacja uprawnienia: Odczyt dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcje AI w KSeF
Podsumowanie
| Kroki z KSeF | Model mieszany | Model samodzielny klient | Model pełnej obsługi | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Biuro | Klient | Biuro | Klient | Biuro | Klient | |
| Wgranie certyfikatu biura | ✅ | opcja | ✅ | |||
| Wgranie certyfikatu firmy | ✅ | ✅ | ✅ | |||
| Nadanie uprawnień dla biura w KSeF | ✅ | opcja | ✅ | |||
| Decyduje czy pobieranie z KSeF ręcznie czy automatycznie | opcja | opcja | ✅ | ✅ | ||
| Wybiera sposób opisywania faktur: ręcznie czy automatycznie z “Uzupełnij z AI” | opcja | opcja | ✅ | ✅ | ||
| Nadaje prawo do odczytu firmie | opcja | ✅ | opcja | |||
| Ustawia kontrahentów niestandardowych | opcja | ✅ | opcja | ✅ | ✅ | |
| Nadanie użytkownikom prawo do pobierania faktur z KSeF | opcja | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| Nadanie użytkownikom prawa do wysyłania do KSeF | opcja | ✅ | ✅ | ✅ | ||
Częste pytania
-
Czy w SaldeoSMART można uwierzytelnić się za pomocą pieczęci kwalifikowanej? Czy można dodać pieczęć kwalifikowaną do SaldeoSMART. W SaldeoSMART pieczęć kwalifikowana nie służy do bezpośredniego uwierzytelnienia Saldeo z KSeF. Mając pieczęć kwalifikowaną należy w pierwszej kolejności zalogować się w systemie ministerialnym i tam wygenerować odpowiednie poświadczenia (certyfikaty i/lub tokne) dla SaldeoSMART. Pieczęć kwalifikowana pozwala podmiotowi (np. spółce) uwierzytelnić się w systemie KSeF i uzyskać tzw. uprawnienia właścicielskie bez konieczności składania ZAW-FA. Nie wgrywa się jej jednak do SaldeoSMART.
2. Jesteś księgowym i obsługujesz firmę, która ma swoje własne SaldeoSMART (kupione niezależnie, nie jako konto udostępnione przez biuro rachunkowe) - jak połączyć te dwa konta w zakresie uprawnień i współpracy? W przypadku gdy Klient ma swoje SaldeoSMART (nie w ramach konta udostępnionego przez biuro), biuro na swoim koncie nie będzie mogło obsłużyć klienta, ponieważ są to dwie różne instancje.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.