KSeF 2.0 - instrukcja dla biura rachunkowego

🚀 Ta instrukcja pomoże Ci, jako biuru rachunkowemu, skonfigurować system KSeF w SaldeoSMART do obsługi Twoich klientów. 

Dodatkowo pamiętaj o 👉 Konfiguracja uprawnień KSeF dla Biura Rachunkowego działającego jako spółka z reprezentantem na ZAW-FA

📋 Czego potrzebujesz przed rozpoczęciem

• Uzgodnionego modelu pracy Biuro - Klient
• Dostęp do Aplikacji Podatnika 2.0
• ⚠️ Uzyskanie od Klienta w KSeF uprawnień do wystawiania/przeglądania faktur (w zależności od ustalonego modelu współpracy) 

• Uprawnienia Administratora w SaldeoSMART

Rozpoczęcie korzystania z systemu KSeF w SaldeoSMART wymaga przygotowania odpowiednich poświadczeń w systemach ministerialnych, a następnie ich poprawnej konfiguracji w aplikacji SaldeoSMART.

🔑 Krok 1: Wygeneruj certyfikat biura w systemie ministerialnym

Biuro rachunkowe musi wygenerować własny certyfikat na NIP biura (rekomendowany).

Jeden certyfikat posłuży do obsługi wszystkich klientów.

❓ Dlaczego certyfikat na NIP biura?

✅ Jeden certyfikat = obsługa wszystkich klientów

✅ Centralne zarządzanie uprawnieniami pracowników

⚠️ Aby pobierać lub wysyłać e-Faktury, konieczne jest również nadanie odpowiednich uprawnień dla danego podmiotu/osoby na platformie ministerialnej KSeF.

👉 Aplikacja Podatnika 2.0 

🤝 Krok 2: Ustal model współpracy z klientami

Zanim wgrasz certyfikat do systemu, określ z każdym klientem zakres odpowiedzialności i model współpracy.

Decyzje do ustalenia z klientem:

1. Czy Klient będzie wystawiać faktury w SaldeoSMART?
2. Kto będzie pobierać faktury z KSeF?
   • Tylko biuro
   • Biuro i klient
   • Tylko klient
3. Jakie uprawnienia nadać biuru?

⚠️ Ważna zasada bezpieczeństwa:

Klient NIE przekazuje biuru swoich certyfikatów, haseł ani tokenów. Klient nadaje biuru uprawnienia w systemie KSeF (Aplikacja Podatnika), używając NIP-u biura rachunkowego.

👉 Modele pracy z KSeF w SaldeoSMART

💻 Krok 3: Wgraj certyfikat biura do SaldeoSMART

Tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora może wgrać certyfikat do systemu.

🔎 Instrukcja krok po kroku:

1. Zaloguj się do SaldeoSMART jako Administrator
2. Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty biura
3. Wybierz typ certyfikatu (uwierzytelniający i/lub offline)
4. Nadaj certyfikatowi nazwę (np. "Certyfikat Biura 2026")
5. Wgraj plik certyfikatu (.crt)
6. Wgraj plik klucza (.key)
7. Wprowadź hasło ustawione podczas generowania certyfikatu
8. Zapisz

⚠️ Ważne: Ten certyfikat posłuży do obsługi wszystkich klientów, którzy nadali w KSeF uprawnienia dla biura.

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

📥 Krok 4: Pobierania faktur z KSeF

⚠️ Ważne: Do samego pobierania faktur z KSeF Klient nie musi mieć uprawnień do odczytywania dokumentów.

Korzystania z funkcjonalności uzupełnianie parametrów na fakturach z KSeF wymaga nadania uprawnień.

🔎 Instrukcja nadawania uprawnień:

1. Przejdź do: Konfiguracja → Firmy → [wybierz firmę]
2. W sekcji konfiguracji firmy znajdź: Uprawnienia
3. Zaznacz: Odczyt dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcje AI w KSeF
4. Zapisz zmiany

✨ Bez tego uprawnienia klient nie będzie mógł korzystać z funkcji uzupełnianie parametrów na fakturach z KSeF.

👥 Krok 5: Nadaj uprawnienia użytkownikom biura

Samo wgranie certyfikatu przez Administratora nie daje automatycznego dostępu wszystkim pracownikom biura.

🔎 Instrukcja nadawania uprawnień pracownikom:

1. Przejdź do: Konfiguracja → Użytkownicy
2. Wybierz użytkownika
3. W sekcji Prawo do KSeF nadaj odpowiednie uprawnienia:
   • Wysyłanie faktur do KSeF
   • Pobieranie faktur z KSeF
4. Upewnij się, że użytkownik ma dostęp do firm, które ma obsługiwać
5. Zapisz zmiany

🖥️ Krok 6: Monitoruj status integracji klientów

SaldeoSMART pozwala sprawdzić, którzy klienci są gotowi do pracy z KSeF.

🔎 Jak sprawdzić status klientów:

1. Przejdź do: Konfiguracja KSeF → Ustawienia Firm
2. Sprawdź dla każdego klienta:
   • Czy dodał token
   • Czy dodał certyfikat
   • Czy nadał uprawnienia biuru w KSeF (sprawdzisz przez próbę pobrania faktur z KSeF)
   • Czy dodał token dla biura 
   • Czy włączone jest automatyczne pobierania z KSeF 

⚠️Ważne: System pokazuje, czy klient wgrał certyfikat do SaldeoSMART, ale nie pokazuje uprawnień nadanych w Aplikacji Podatnika 2.0. Faktyczne uprawnienia widać dopiero przy próbie połączenia z KSeF.

⚙️ Krok 7: Skonfiguruj automatyczne pobieranie faktur 

Możesz ustawić automatyczne pobieranie faktur z KSeF dla swoich klientów.

🔎 Instrukcja:

1. Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia
2. Skonfiguruj:
   • Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co godzinę
   • Sposób uzupełniania parametrów księgowych
3. Zapisz zmiany

👉 Konfiguracja pobierania faktur z KSeF - konto biura/firmy

🎉 Konfiguracja zakończona

Możesz teraz:

📤 Wysyłać faktury swoich klientów do KSeF

📥 Pobierać faktury klientów z KSeF

💼 Zarządzać fakturami w imieniu klientów (zgodnie z nadanymi uprawnieniami)

 Dodatkowe funkcje usprawniające pracę

 Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF

 Akceptacja faktur z KSeF (miniobieg KSeF)

📚 Przydatne materiały

Certyfikaty KSeF: dlaczego w SaldeoSMART rekomendujemy certyfikaty na NIP

Eksport informacji o KSeF do programów księgowych

KSeF w aplikacji mobilnej

 Nowości KSeF w SaldeoSMART

 Wkrótce w SaldeoSMART