Konfiguracja pobierania faktur z KSeF - konto biura/firmy

W zależności od ustalonego modelu współpracy, klient musi nadać w KSeF uprawnienia do wystawiania/przeglądania faktur dla biura rachunkowego:

Dostęp do konfiguracji

Widok konfiguracji dostępny jest wyłącznie dla Administratora biura/firmy (konto główne typu firma).

Lokalizacja w systemie: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia firm → Ustawienia (ikona trybiku) przy każdej firmie

Przegląd funkcji

Widok konfiguracji łączy w sobie kilka kluczowych funkcji:

• ustawienie typu rezerwowego dla AI
• wskazanie typów domyślnych dla ręcznego pobierania faktur
• wybór domyślnego pobierania faktur z KSeF na ręcznej formatce
• włączenie automatycznego pobierania według wcześniej wskazanych kryteriów

Sekcje ustawień

1. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

System może pobierać faktury z KSeF automatycznie co godzinę.

Jak skonfigurować: Ustaw suwak dla faktur kosztowych i/lub sprzedażowych w pozycji aktywnej. W dowolnym momencie możesz wyłączyć automatyczne pobieranie, ustawiając suwak w pozycji wyjściowej (nieaktywny).

Ważne informacje:

• Funkcja nie wymaga dodatkowych uprawnień w systemie tj. funkcje Al w KSeF dostępnych w uprawnieniach do odczytywania dokumentów
• Nie jest zależna od limitu dodawanych dokumentów
• Nie blokuje ręcznej możliwości pobierania faktur
• Klient biura/podmiot może bez ograniczeń pobierać faktury z KSeF
• Nie ma możliwości ustawienia indywidualnego czasu pobierania faktur

Informacja o ostatnim automatycznym pobraniu faktur dostępna jest z poziomu listy dokumentów.

Więcej informacji: Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

2. Uzupełnianie parametrów na fakturach z KSeF

W tej sekcji określasz, w jaki sposób system domyślnie uzupełnia parametry księgowe na fakturach pobieranych z KSeF. Ustawienie dotyczy zarówno pobierania ręcznego, jak i automatycznego.

Dostępne sposoby uzupełnienia parametrów:

1️⃣ Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI

Najwyższy stopień automatyzacji, w którym system samodzielnie rozpoznaje typ dokumentu oraz wypełnia parametry księgowe.

• Kiedy używać: Masz już bazę wzorcowych faktur i chcesz maksymalnie zautomatyzować proces
• Jak działa:
  • AI uzupełnia pobranym fakturom typ dokumentu
  • Funkcja Uzupełnij z AI automatycznie uzupełnia parametry księgowe: kategorię, opis, rejestr i wymiary
  • Należy dodatkowo wskazać domyślne typy dokumentów dla faktur kosztowych i sprzedażowych. Faktury nierozpoznane przez AI będą przypisywane do wybranych typów dokumentów

2️⃣ Typ dokumentu wskazany przez użytkownika + Uzupełnij z AI

Użytkownik ręcznie określa typ dokumentu (np. towar/materiał), a AI uzupełnia pozostałe dane (kategorie, rejestry, wymiary) na podstawie treści faktury.

• Kiedy używać: Chcesz sam określać typ faktury, ale automatycznie je kategoryzować
• Jak działa:
  • Użytkownik wskazuje domyślny typ dokumentu
  • Funkcja Uzupełnij z AI automatycznie uzupełnia parametry księgowe: kategorię, opis, rejestr i wymiary

3️⃣ Typ dokumentu wskazany przez użytkownika

Klasyczny import danych, bez automatycznego przypisywania kategorii i wymiarów (bez AI).

• Kiedy używać: Chcesz dodać faktury do systemu bez automatycznej kategoryzacji
• Jak działa:
  • Użytkownik wskazuje domyślny typ dokumentu
  • Parametry księgowe nie są uzupełniane automatycznie

Więcej informacji: Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF

3. Kontrahenci niestandardowi

W tej sekcji zarządzasz kontrahentami, dla których został wskazany indywidualny typ dokumentu dla faktur pobieranych z KSeF.

Widok sekcji:

• Jeżeli są już ustawieni kontrahenci niestandardowi, zobaczysz informację o ich liczbie
• Klikając w ilość, przejdziesz na listę kontrahentów oznaczonych jako niestandardowi
• Z tego poziomu możesz również przejść na listę kontrahentów, aby oznaczyć nowych kontrahentów jako niestandardowych

Więcej informacji: Kontrahenci niestandardowi

4. Podmiot 3

Określ, czy system ma automatycznie pobierać faktury, gdzie firma została wskazana jako tzw. podmiot 3. Dotyczy to sytuacji i roli, w jakiej może występować firma, tj.:

• odbiorca
• odbiorca w grupie VAT (GV)
• odbiorca jako Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST)

 Ważne: Podmiot 3 nie jest dostępny przy ręcznym pobieraniu faktur z KSeF. Jest dostępny tylko przy pobieraniu automatycznym. 

5. Tokeny

W tej sekcji widzisz, czy firma wygenerowała dla Twojego biura/firmy token KSeF 2.0.

Mając odpowiednie uprawnienia możesz w imieniu firmy wygenerować token dla swojego biura do obsługi danej firmy. Uwierzytelnienie tokenem w KSeF działa per firma. 

6. Zapisz wprowadzone zmiany

Na końcu pamiętaj o zapisaniu wprowadzonych zmian.

Częste pytania

1. Czy biuro rachunkowe może wyłączyć klientowi możliwość pobierania faktur z KSeF? Nie ma takiej możliwości. Admin konta klienta ma możliwość konfiguracji KSeF dla swojej firmy i biuro nie ma możliwość całkowitego wyłączenia pobierania faktur z KSeF. Warto pamiętać, że: 

2. Dlaczego przy pobieraniu faktur z KSeF nie mogę wybrać typu dokumentu dla faktur sprzedażowych (lista jest pusta)? Podczas konfiguracji lub pobierania dokumentów z KSeF, na liście wyboru typów dokumentów dla faktur sprzedażowych nie pojawiają się żadne pozycje (lista jest pusta). Taka sytuacja najczęściej wynika z jednej z trzech poniższych przyczyn. 

   Sprawdź kolejno następujące elementy w systemie:

   1. Niewłaściwy model typu dokumentu - System filtruje typy dokumentów w zależności od ich przeznaczenia. Dla faktur zakupowych obsługiwane są wyłącznie modele: Faktura-koszt oraz Towar-materiał. Dla faktur sprzedażowych system obsługuje wyłącznie model Faktura-sprzedaż. 

   Uwaga: Jeśli dany typ dokumentu ma przypisany inny model (np. Faktura wewnętrzna), nie będzie on widoczny w tabeli pobierania faktur z KSeF, ani nie będzie można go wybrać do zmiany w szczegółach dokumentu po jego pobraniu.

   2. Typ dokumentu jest nieaktywny Upewnij się w konfiguracji systemu, czy typ dokumentu, którego szukasz, ma ustawiony status jako aktywny. Nieaktywne typy dokumentów są ukrywane na listach wyboru.

   3. Brak uprawnień użytkownika Sprawdź, czy użytkownik posiada nadane uprawnienia do danego typu dokumentu. Jeśli użytkownik nie ma praw do obsługi konkretnego typu, system nie wyświetli jej na liście konfiguracji KSeF