🆕 Odświeżanie podglądu faktury pobranej z KSeF – Centrum pomocy SaldeoSMART

Odświeżanie podglądu faktury pobranej z KSeF

Faktura pobrana z KSeF dostępna jest w SaldeoSMART jako podgląd wygenerowany na podstawie pliku XML. Podgląd jest regularnie aktualizowany, a dokumenty pobrane wcześniej zachowują wersję, która obowiązywała w dniu pobrania.

Wprowadziliśmy usprawnienie, dzięki któremu w widoku podglądu dokumentu z KSeF istnieje możliwość odświeżenia podglądu samodzielnie. Podgląd dokumentu zostanie przygotowany od nowa, według najnowszej wersji, bez konieczności zgłaszania tego do wsparcia SaldeoSMART.

Skąd biorą się nieaktualne podglądy

Faktura pobrana z KSeF trafia do SaldeoSMART jako plik XML, a nie gotowy dokument do odczytu. Żeby można ją było obejrzeć, SaldeoSMART przygotowuje na podstawie tego pliku podgląd.

Generowanie podglądu jest stale doskonalone. Część zmian wynika ze zgłoszeń użytkowników, część z tego, że w praktyce trafiają się faktury zbudowane inaczej, niż przewidywał pierwotny scenariusz, na przykład przesłane do KSeF przez API innego programu.

Podgląd powstaje raz, w chwili pobrania faktury, i od tego momentu jest zapisany przy dokumencie. Dlatego może się zdarzyć, że faktura sprzed kilku miesięcy wyświetla się gorzej niż pobrana dzisiaj, choć obie pochodzą z KSeF.

⚠️ Podgląd to sposób wyświetlenia, nie sama faktura. Dane faktury i oryginalny plik XML z KSeF pozostają bez zmian niezależnie od tego, jak wygląda podgląd i ile razy go odświeżysz.

Na jakich kontach dostępna jest funkcja

Możliwość odświeżenia podglądu dokumentu z KSeF dostępna jest na koncie biura rachunkowego, klienta biura oraz na koncie firmy.

Jeśli pracujesz z konta biura, Twój klient może odświeżyć podgląd samodzielnie - opcja jest dostępna na obu kontach i działa tak samo.

Kiedy możesz odświeżyć podgląd

SaldeoSMART zapamiętuje przy każdym dokumencie, według której wersji przygotowano jego podgląd, i porównuje ją z wersją aktualną.

Podgląd przygotowano według starszej wersji - odświeżenie jest dostępne. Warto z niego skorzystać, bo dokument zostanie przygotowany od nowa i może wyświetlić się poprawniej.
Podgląd jest już aktualny - odświeżenie nie jest dostępne. To zamierzone: ponowne przygotowanie dokumentu według tej samej wersji dałoby dokładnie ten sam wynik.

Odświeżanie ma sens tylko wtedy, gdy faktycznie coś może zmienić.

Jak odświeżyć podgląd

Otwórz podgląd faktury pobranej z KSeF.
Uruchom odświeżenie podglądu.
Poczekaj chwilę. Dokument jest przygotowywany w tle, a gotowy podgląd pojawia się na ekranie sam. Nie musisz odświeżać strony w przeglądarce ani wchodzić w dokument ponownie.

Ile to trwa. Zwykle kilkanaście sekund. Możesz w tym czasie pracować dalej - nie trzeba pilnować otwartego okna.

Co się dzieje z poprzednim podglądem. Zostaje zastąpiony nowym. Nie ma osobnej historii wersji podglądu i nie da się wrócić do poprzedniej.

⚠️ Jeśli po odświeżeniu dokument nadal wyświetla się niepoprawnie, oznacza to, że aktualna wersja nie rozwiązuje jeszcze tego konkretnego przypadku. Zgłoś to do wsparcia SaldeoSMART i dołącz numer KSeF faktury - dzięki temu dokument trafi do analizy i stanie się podstawą kolejnej poprawki.

Czego odświeżenie nie zmienia

Odświeżenie przygotowuje od nowa wyłącznie podgląd dokumentu. Nie zmienia:

danych faktury odczytanych do SaldeoSMART - kwot, dat, kontrahenta, typu dokumentu ani parametrów uzupełnionych ręcznie lub przez AI,
oryginalnego pliku XML pobranego z KSeF,
numeru KSeF i daty jego nadania,
statusu dokumentu w obiegu, w miniobiegu KSeF ani stanu akceptacji,
eksportów wykonanych wcześniej i plików przekazanych już do programu księgowego,
miesiąca księgowego, do którego trafiła faktura.

⚠️ Funkcja dotyczy tylko dokumentów pobranych z KSeF. Skany i pliki wgrane do SaldeoSMART w inny sposób wyświetlają się tak jak dotychczas - dla nich nie ma czego przygotowywać od nowa.

⚠️ Funkcja nie jest dostępna w aplikacji mobilnej.

Wskazówki praktyczne

Odświeżaj podgląd wtedy, gdy realnie coś Ci w dokumencie przeszkadza: brakująca pozycja, ucięta tabela, dziwne formatowanie. Przy dokumencie, który wyświetla się poprawnie, nie ma po co.
Zanim zgłosisz problem z wyświetlaniem faktury z KSeF, sprawdź, czy odświeżenie jest dostępne i skorzystaj z niego. Część zgłoszeń rozwiąże się w kilkanaście sekund.
Jeśli zgłaszasz problem, podaj numer KSeF faktury. To jedyny sposób, żeby dotrzeć do konkretnego pliku XML i zbadać przypadek.
Przy fakturach, które przekazujesz dalej jako PDF, pobierz plik dopiero po odświeżeniu podglądu.

Częste pytania

1. Czy odświeżenie podglądu może zepsuć fakturę albo zmienić jej dane?

Nie. Zmienia się wyłącznie sposób wyświetlenia dokumentu. Dane faktury i oryginalny plik z KSeF pozostają nietknięte.

2. Nie widzę opcji odświeżenia. Dlaczego?

Najczęściej dlatego, że podgląd tego dokumentu jest już aktualny i przygotowanie go od nowa niczego by nie zmieniło.

3. Czy odświeżenie kosztuje - zużywa kredyty albo limity KSeF?

Nie. Odświeżenie korzysta z pliku, który SaldeoSMART ma już zapisany przy dokumencie, więc nie pobiera faktury z KSeF ponownie i nie wykorzystuje limitów Ministerstwa Finansów.

4. Mam kilkadziesiąt starych faktur z nieczytelnym podglądem. Czy muszę klikać w każdą osobno?

Tak, odświeżanie wykonuje się dla pojedynczego dokumentu. Jeśli problem dotyczy dużej liczby faktur, zgłoś to do wsparcia SaldeoSMART, podając przykładowe numery KSeF.

5. Czy inni użytkownicy zobaczą odświeżony podgląd?

Tak. Podgląd jest zapisany przy dokumencie, a nie przy Twoim koncie, więc odświeżona wersja jest widoczna dla wszystkich, którzy mają dostęp do tego dokumentu - również dla klienta biura i dla pracowników biura.

6. Pracuję z konta biura. Czy mój klient może odświeżyć podgląd sam?

Tak. Opcja jest dostępna na obu kontach i działa tak samo.

7. Odświeżyłem podgląd, ale wydruk PDF pobrany wcześniej wygląda po staremu.

Plik pobrany wcześniej na dysk pozostaje w takiej postaci, w jakiej został zapisany. Pobierz dokument ponownie po odświeżeniu podglądu.

8. Skąd mam wiedzieć, że warto odświeżyć podgląd?

Nie trzeba tego śledzić. Jeśli podgląd da się przygotować według nowszej wersji, opcja jest po prostu dostępna na widoku dokumentu. Jeśli nie jest dostępna, nic nie tracisz.