🆕 Komunikat o nieudanym pobieraniu z KSeF - kiedy się pojawia i co zrobić

Nowa zasada wyświetlania komunikatu o pobieraniu z KSeF

Automat pobierający dokumenty z KSeF działa w tle i samodzielnie obsługuje pojedyncze przerwy w dostępności systemu KSeF. Jeśli jedno uruchomienie zakończy się niepowodzeniem, automat ponawia próbę przy kolejnym cyklu. Komunikat o błędzie pojawia się dopiero wtedy, gdy cztery kolejne próby z rzędu zakończą się niepowodzeniem. Taka liczba prób pozwala odróżnić krótkotrwałą niedostępność KSeF od rzeczywistego problemu.

Poniżej wyjaśniamy, jak działa ten mechanizm, po czym rozpoznać sytuację wymagającą działania oraz kiedy wystarczy po prostu poczekać na kolejną próbę. 

Dlaczego zmieniliśmy zasadę wyświetlania komunikatu

Automat pobierania odpytuje KSeF regularnie, w stałych odstępach. API KSeF miewa krótkie przerwy w dostępności – to normalne zachowanie systemu ministerialnego. Do tej pory automat komunikował błąd po każdym nieudanym odpytaniu, także wtedy, gdy kolejne uruchomienie kończyło się sukcesem i pobierało wszystkie zaległe faktury.

Efekt: użytkownik widział ostrzeżenie, choć faktury pobrały się poprawnie kilkadziesiąt minut później.

Po zmianie komunikat pojawia się dopiero wtedy, gdy problem utrzymuje się, czyli wtedy, gdy faktycznie warto go sprawdzić.

Jak działa próg czterech uruchomień

SaldeoSMART liczy kolejne nieudane uruchomienia automatu osobno dla każdej firmy:

• licznik startuje przy pierwszym nieudanym pobraniu dla danej firmy,
• rośnie z każdym kolejnym nieudanym uruchomieniem,
• zeruje się natychmiast po każdym udanym pobraniu i komunikat gaśnie.

Ikona jest pomarańczowa, nie czerwona. Kolor został dobrany świadomie: sytuacja wymaga uwagi, ale w większości przypadków nie jest awarią po stronie konta.

Przykład. Automat wykonuje serię uruchomień dla jednej firmy: 10 udanych → 1 nieudane → 5 udanych. Komunikat nie pojawi się ani razu, ponieważ pojedyncze niepowodzenie zostało przerwane udanym pobraniem, a licznik wrócił do zera.

Treść komunikatu, który widzi użytkownik

Ostatnie próby połączenia z KSeF nie powiodły się. Automat ponawia próby co 30 minut. Jeśli Twoja konfiguracja (token/certyfikat) jest poprawna, faktury pobiorą się automatycznie po przywróceniu połączenia z KSeF.

Komunikat mówi dwie rzeczy, na które warto zwrócić uwagę klienta:

• automat nie przestaje działać – ponawia próby samodzielnie,
• jeśli token lub certyfikat są poprawne, nie trzeba nic robić , faktury pobiorą się po przywróceniu połączenia z KSeF.

Aktualnie automat sprawdza KSeF co 1 godzinę. Cztery nieudane uruchomienia z rzędu odpowiadają więc około czterem godzinom bez udanego pobrania.

👉 Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co 1 godzinę

Co sprawdzić, gdy komunikat się utrzymuje

Jeśli komunikat widnieje na liście dokumentów, a faktury nadal się nie pobierają, przejdź kolejno przez poniższe punkty i zweryfikuj:

1. Certyfikat lub token KSeF – czy jest dodany na koncie i czy nie wygasł?
   👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART
   👉 Token KSeF 2.0 – instrukcja generowania
2. Uprawnienia w KSeF – czy użyte poświadczenie ma nadane uprawnienie do pobierania faktur dla tej firmy? Brak uprawnienia wstrzymuje automat, mimo poprawnie dodanego certyfikatu.
3. Typ domyślny dokumentu – czy dla firmy wskazano typ domyślny przynajmniej dla jednego rodzaju faktur? Bez tego automat nie ma gdzie odłożyć pobranych dokumentów.
4. Flaga „W trakcie migracji” – jeśli firma jest przenoszona na inne konto, automat jest wstrzymany. Pobieranie ręczne w takiej sytuacji nadal działa.
5. Pobieranie ręczne – spróbuj pobrać faktury ręcznie z listy dokumentów. Jeśli ręczne pobranie działa, konfiguracja i poświadczenia są poprawne, a problem dotyczy samego uruchamiania automatu.

Częste pytania

1. Czy brak komunikatu oznacza, że wszystkie faktury zostały pobrane?

Brak komunikatu oznacza, że automat nie zanotował czterech nieudanych uruchomień z rzędu. Pojedyncze niepowodzenia mogły wystąpić – automat nadrabia je przy następnym uruchomieniu. Datę i godzinę ostatniego skutecznego pobrania zawsze sprawdzisz przy napisie „Ostatnie automatyczne pobranie…” na liście dokumentów.

2. Komunikat zniknął sam, bez żadnego działania z mojej strony. Dlaczego?

Tak działa poprawnie. Udane pobranie natychmiast gasi komunikat i zeruje licznik nieudanych uruchomień. Znaczy to, że połączenie z KSeF zostało przywrócone, a zaległe faktury trafiły na listę dokumentów.

3. Czy w czasie przerwy tracę faktury?

Nie. Faktury czekają w KSeF. Po przywróceniu połączenia automat pobierze wszystkie dokumenty, które pojawiły się w czasie przerwy – w zakresie obowiązującym od daty uruchomienia automatu dla tej firmy.

4. Czy dostanę e-mail o nieudanym pobieraniu?

Nie. Po przekroczeniu progu pojawia się ikona z podpowiedzią na liście dokumentów oraz powiadomienie w centrum powiadomień (dzwonek). Powiadomienia e-mail nie są wysyłane.

5. Mam na koncie wiele firm. Czy komunikat dotyczy całego konta?

Nie. Licznik nieudanych uruchomień prowadzony jest osobno dla każdej firmy. Problem z jedną firmą nie wywoła komunikatu przy pozostałych.

6. Czy mogę pobrać faktury ręcznie, kiedy komunikat jest widoczny?

Tak. Działanie automatu nigdy nie blokuje ręcznego pobierania. Pamiętaj o limitach Ministerstwa Finansów dla pobierania ręcznego: 16 faktur na minutę i 64 faktury na godzinę.
👉 Pobieranie faktur z KSeF – instrukcja dla biur