Pobieranie faktur z KSeF - instrukcja dla biur

Wymagania wstępne

Ważne: Ustal z klientem model współpracy w zakresie KSeF: Modele pracy z KSeF w SaldeoSMART

Przed rozpoczęciem pobierania faktur z KSeF należy wygenerować certyfikat biura w Aplikacji Podatnika 2.0 i dodać do SaldeoSMART.

Konfiguracji KSeF może dokonać Administrator konta.

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

👉 Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

👉 KSeF 2.0 - instrukcja dla klienta biura

Uprawnienia

Kto może pobierać dokumenty z KSeF na koncie głównym biura/ firmy?

• Administrator konta z prawem do firm/podmiotów

• pozostali użytkownicy z nadanym przez Admina prawem do firm oraz do pobierania dokumentów

  Zakładka: Konfiguracje -> Użytkownicy -> Detale użytkownika -> Prawo do KSEF -> do pobierania dokumentów

Uwaga zmiana: Pobieranie faktur z KSeF przez klienta biura rachunkowego/podmiot w pakietach dla firm nie wymaga wcześniejszego nadania uprawnień do odczytywania dokumentów przez Administratora biura/konta głównego.

Jest to zmiana dotychczasowo obowiązującej zasady konieczności udostępniania uprawnień do odczytu.

👉 Aktualizacja uprawnienia: Odczyt dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcje AI w KSeF

Sposoby pobierania dokumentów z KSeF

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

Admin konta może ustawić automatyczne pobieranie faktur z KSeF:

• Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia firm → kolumna Ustawienia → Automatyczne pobieranie faktur z KSeF (dla każdej firm osobno)

Jeżeli w KSeF będą faktury, automat co godzinę sprawdzi i pobierze faktury na listę dokumentów.

Działanie automatu nie blokuje możliwości ręcznego pobrania faktur.

👉 Więcej informacji: Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co 1 godzinę

Ręczne pobieranie faktur z KSeF

Wyszukiwanie proste

Dostępne z poziomu listy dokumentów, dla użytkowników z Prawem do KSeF: pobieranie faktur

Użytkownik może zdecydować, czy pobiera faktury kosztowe, czy faktury sprzedażowe.

⚠️ Ważne: Data rejestracji w KSeF: Zakres nie może być dłuższy niż 3 msc.

Jeżeli w KSeF zostaną znalezione faktury zostanie zwrócona lista faktur.

Aby przycisk Pobierz był aktywny, zaznacz fakturę i nadaj jej typ.

Jeżeli chcesz korzystać z automatyzacji AI, włączyć uprawnienie: Odczyt dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcje AI w KSeF. Aktualnie funkcja dostępna jest w promocji za darmo, docelowo będzie kredytowana.

👉 Więcej informacji: Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF

Wyszarzone pozycje na liście pobierania oznaczają, że faktura została już wcześniej pobrana.

Po zatwierdzeniu akcji przyciskiem Pobierz rozpocznie się proces pobierania. Informacja o pobranych fakturach pojawi się w Centrum powiadomień.

Wyszukiwanie zaawansowane

Istnieje możliwość skorzystania z wyszukiwania zaawansowanego. W tym celu przesuń suwak wyszukiwanie zaawansowane i skorzystaj z kryterium: numer faktury, data rejestracji w KSeF, kontrahent (po NIP), numer KSeF.

⚠️ Po rozwinięciu filtrów zaawansowanych data wyszukiwania resetuje się do bieżącego miesiąca. Faktury wystawione w poprzednich miesiącach nie mieszczą się w tym zakresie i nie są wyświetlane - nawet jeśli inne kryteria wyszukiwania (np. NIP) są prawidłowe. Wyszukiwanie po numerze KSeF tej samej faktury może przy tym zwracać wynik, bo nie korzysta z filtrów zaawansowanych.

Lista dokumentów

Pobrane faktury pojawią się na liście dokumentów.

👉 Przeczytaj: Faktury z KSeF z załącznikami

Wizualizacja faktury pobranej z KSeF

Numer w KSeF oraz data nadania znajduje na wizualizacji faktury pobranej z KSeF oraz  w sekcji Nagłówek

Pozostałe możliwości

🖨️ Pobierz z nadrukiem - nadruk na fakturze KSeF ID i daty nadania

wymagana konfiguracja: Detale firmy → Odczytywanie dokumentów → Pola umieszczone na skanie → wybierz z listy Dane KSeF

Częste pytania

1.Dlaczego na wizualizacji faktur pobranych z KSeF nie ma kodu QR?

Faktury pobierane bezpośrednio z systemu KSeF do SaldeoSMART nie zawierają kodu QR i jest to zgodne z obowiązującymi przepisami. Wyjaśniamy dlaczego:

Pobieranie bezpośrednie z KSeF

Faktury są pobierane do SaldeSMART bezpośrednio z KSeF w formacie ustrukturyzowanym (XML) poprzez API, a nie jako pliki PDF. W tym procesie kod QR nie jest wymagany, ponieważ:

• Dokumenty są pobierane automatycznie
• Wizualizacja generowana lokalnie służy do użytku wewnętrznego
• Autentyczność faktury jest zapewniona przez sam fakt pobrania z KSeF
• Nie następuje tutaj transmisja dokumentu poza system KSeF

Kiedy kod QR jest wymagany?

Kod QR jest obowiązkowy głównie przy:

• Wysyłce faktury do kontrahenta w formacie PDF (poza KSeF)
• Wydrukowaniu faktury dla nabywcy
• Udostępnianiu faktury w inny sposób niż bezpośrednie pobranie z KSeF
• Kod QR umożliwia wtedy weryfikację autentyczności dokumentu w systemie KSeF.

Faktury wystawione w Saldeo

Jeżeli wystawisz fakturę w module Faktur w SaldeoSMART:

• Po wysyłce do KSeF faktura zostanie tam zarejestrowana
• Gdy opcjonalnie wyślesz tę fakturę do kontrahenta z poziomu Saldeo jako PDF, dokument będzie zawierał kod QR - zgodnie z obowiązującymi wytycznymi

Brak kodu QR na fakturach pobranych z KSeF to normalna sytuacja i jest zgodna z przepisami - kod QR nie jest wymagany przy pobieraniu faktur z KSeF tylko przy ich przekazywaniu poza system KSeF.

2. Do jakiego miesiąca w SaldeoSMART  trafiają faktury pobrane z KSeF?

Przy przypisywaniu faktur pobranych z KSeF do miesiąca w Saldeo brana jest pod uwagę data zapisu faktury z numerem KSeF w systemie KSeF - nie data wystawienia faktury.
Nie wszystkie faktury pobrane z KSeF trafiają automatycznie do bieżącego miesiąca - decyduje data zapisu w systemie KSeF.

⚠️ Wyjątek: W przypadku, gdy miesiąc odpowiadający dacie zapisu w KSeF jest zamknięty, faktury zostaną automatycznie dodane do bieżącego miesiąca księgowego.

3. Jak pobrać wizualizację faktury do pliku PDF?

Wizualizację możesz pobrać na dwa sposoby:

1. Z poziomu edycji dokumentu:

   • Wejdź w edycję konkretnej faktury.

   • Wybierz menu Akcje → Pobierz dokument.

2. Z poziomu listy dokumentów (pobieranie zbiorcze):

• Zaznacz wybrane dokumenty na liście.

• Kliknij przycisk Pobierz → Pobierz PDF.

Dodatkowe formaty eksportu: Z poziomu listy dokumentów dostępne są również inne formaty pobierania: Excel, ZIP, Pobierz do PDF, Pobierz z nadrukiem do ZIP lub PDF, KSeF XML do ZIP.

W razie potrzeby, pobraną fakturę np. do PDF lub z nadrukiem można wydrukować.

4. Dotychczas w przypadku błędnej faktury zmienialiśmy jej typ na „Inny”, aby nie była uwzględniana w podsumowaniu dla klienta. Obecnie faktur pobranych z KSeF nie można zmienić na typ „Inny”, nawet jeśli zostały odrzucone - jak postąpić w takiej sytuacji?

W takim przypadku rozwiązaniem jest oznaczenie faktury pobranej z KSeF jako pozycji niestanowiącej kosztu. Funkcja ta jest dostępna z poziomu biura rachunkowego. Aby z niej skorzystać, należy na liście dokumentów odnaleźć właściwą fakturę, kliknąć ikonę trzech kropek znajdującą się na końcu wiersza, a następnie wybrać opcję „Odznacz koszt”. Pojawi się ekran potwierdzający "Czy na pewno [numer faktury] nie jest kosztem księgowym?"
 

 

5. Dlaczego niektóre faktury mają w nazwie „ksef-import”, a inne pełny numer KSeF?

Różnica wynika z metody pobierania danych przez SaldeoSMART. 

Pliki z dopiskiem „import ksef” to dokumenty pochodzące z automatycznego pobierania. W tym przypadku system pobiera paczkę z fakturami, którą musi rozpakować na poszczególne faktury. 

Pliki z pełnym numerem KSeF w nazwie są generowane w momencie, gdy wywołasz akcję pobrania ręcznie z poziomu listy dokumentów - "Pobierz z KSeF".

5. Dlaczego na liście dokumentów nie ma dostępnej opcji „Pobierz z KSeF”? 

Jeśli konfiguracja z KSeF została poprawnie wykonana, a przycisk się nie pojawia, najprawdopodobniej brakuje odpowiedniego uprawnienia na koncie użytkownika.

Jak to naprawić?

1. Wejdź w zakładkę Użytkownicy → Lista użytkowników.

2. Kliknij Edytuj przy wybranym profilu.

3. Przejdź do sekcji Dostęp do modułów.

4. W obszarze Prawo do KSeF zaznacz opcję „do pobierania dokumentów”.

5. Zapisz zmiany.

Ważne: Bez zaznaczenia tego konkretnego uprawnienia, funkcja "Pobierz z KSeF" będzie niedostępna na liście dokumentów. 

6. W jaki sposób faktura pobrana z KSeF otrzymuje typ dokumentu dla funkcji Uzupełnij z AI?

Podczas pobierania faktury z KSeF SaldeoSMART próbuje automatycznie przypisać jej odpowiedni typ dokumentu - na podstawie analizy treści przez mechanizm AI. Jeśli AI nie jest w stanie jednoznacznie dopasować typu, faktura zostaje przypisana do domyślnego typu dokumentu skonfigurowanego w ustawieniach konta.

Oznacza to, że typ przypisany do pobranej faktury zależy bezpośrednio od konfiguracji obowiązującej w momencie pobierania dokumentu. Jeśli w tym czasie jako domyślny był ustawiony typ, który następnie zmieniono lub wyłączono, faktury pobrane w tamtym okresie zachowują pierwotnie nadany typ.

7. Dlaczego pobrane faktury mogą nie być widoczne na liście dokumentów?

Widoczność dokumentów na liście jest uzależniona od uprawnień użytkownika do poszczególnych typów dokumentów - szczególnie w pakiecie Ekspert. Jeśli faktura została przypisana do typu, do którego dany użytkownik nie ma dostępu (np. typ jest odznaczony w jego uprawnieniach), dokument nie będzie widoczny na liście – mimo że fizycznie istnieje w systemie i został poprawnie pobrany z KSeF.

Sytuacja taka może wystąpić, gdy:

• typ dokumentu przypisany do faktury został zmieniony po jej pobraniu,
• użytkownik nie ma nadanych uprawnień do konkretnego typu dokumentów,
• domyślny typ dokumentu był tymczasowo zmieniony na inny i w tym czasie pobrano faktury.

8. Jak działa wyszukiwarka Pobierz z KSeF w kontekście uprawnień?                                      

Wyszukiwarka faktur dostępna bezpośrednio z poziomu listy dokumentów (Pobierz z KSeF) działa niezależnie od uprawnień do typów dokumentów. Uprawnienia nakładane są dopiero w momencie pobrania faktury i przypisania jej do konkretnego typu – nie na etapie wyszukiwania. Dlatego w wyszukiwarce KSeF użytkownik może zobaczyć faktury, które po pobraniu trafią do typu niedostępnego w jego profilu uprawnień i nie będą widoczne na liście dokumentów.

9. Nie wszystkie faktury z KSeF pobierają się automatycznie – możliwe przyczyny

Automat pobierania działa poprawnie, jednak istnieje kilka sytuacji, w których konkretna faktura może nie trafić automatycznie do Saldeo. Poniżej opisano najczęstsze przyczyny.

Przyczyna 1: Faktura została wcześniej usunięta przez użytkownika

Jeśli faktura była już pobrana do Saldeo, a następnie usunięta przez użytkownika np. biura rachunkowego, system potraktuje ją jako „dostępną ponownie do pobrania" – i wyświetli w wynikach ręcznego wyszukiwania w KSeF, ale automat jej nie pobierze, bo z perspektywy systemu była już obsłużona.

W takim przypadku fakturę należy pobrać ręcznie.

Przyczyna 2: Faktura została dodana do KSeF przed datą uruchomienia automatu

Automat pobiera faktury począwszy od daty wskazanej w jego konfiguracji. Faktury, które wpłynęły do KSeF przed tą datą, nie są przez automat uwzględniane – niezależnie od tego, kiedy automat został włączony.

Przykładowo: jeśli automat dla faktur sprzedażowych został włączony z datą 14 maja, faktury dodane do KSeF 13 maja lub wcześniej nie zostaną automatycznie pobrane. Należy je pobrać ręcznie z poziomu wyszukiwarki KSeF.

Ważne: Ustawienie nowej daty startowej automatu nie powoduje pobrania wstecznego faktur sprzed tej daty. Automat pobiera tylko faktury od wskazanej daty wzwyż.

10. Faktura jest w KSeF, ale nie zaciąga się do SaldeoSMART (nie jest widoczna w wyszukiwarce, ale jest w Aplikacji Podatnika) - jaki może być powód?

Jeśli faktura jest widoczna bezpośrednio w KSeF, ale nie pojawia się w wynikach wyszukiwania w SaldeoSMART ani nie zaciąga się automatycznie, przyczyną może być format NIP nabywcy użyty na fakturze przez wystawcę.

KSeF traktuje NIP 5272762347 i NIP PL5272762347 jako dwóch różnych nabywców. Jeśli wystawca wpisał NIP z przedrostkiem PL (format VAT-UE), faktura nie zostanie przypisana do konta firmy zidentyfikowanej po NIP-ie bez przedrostka - i odwrotnie.