Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF

Ważna informacja

Od 1 czerwca 2026 r. korzystanie z tej funkcjonalności jest rozliczane za pomocą kredytów. 

📍 Szczegóły dotyczące rozliczeń znajdziesz w poniższym artykule.

🤖 Czym jest funkcja Uzupełnij z AI?  

"Uzupełnij z AI" to nowa funkcja w SaldeoSMART, której celem jest automatyczne uzupełnienie parametrów księgowych dla faktur pobranych z KSeF. Zamiast ręcznego uzupełniania danych, AI automatycznie nada wszystkie niezbędne parametry.  

    Główne korzyści:  

• Mniej ręcznej pracy - AI uzupełnia parametry faktury, Ty tylko akceptujesz 
• Szybsza obsługa dokumentów - krótsza ścieżka od pobrania z KSeF do zaksięgowania  

Wprowadzone rozwiązanie stanowi rozszerzenie dotychczasowych funkcji pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) o zaawansowane mechanizmy autotypowania oraz autodekretacji oparte na sztucznej inteligencji (AI).

Dzięki temu faktury z KSeF mogą być automatycznie opisywane przez sztuczną inteligencję. System sam:

• Rozpozna typ dokumentu
• Przypisze kategorię i opis zdarzenia
• Ustawi odpowiednie wymiary
• Uczy się z każdej faktury, którą zatwierdzisz (zatwierdzenie, a nie zapisanie)

Dodatkowo będzie dostępny widok historii zmian na dokumencie (dla wszystkich pakietów).

Funkcja dostępna jest we wszystkich pakietach dla Biur oraz dla firm w pakietach Specjalista i Ekspert.

1. Konfiguracja wstępna 

Aby mechanizmy AI mogły poprawnie funkcjonować w sytuacji, w której nie zbudowano jeszcze bazy wzorców (np. nowe konto w SaldeoSMART) lub w sytuacjach niejednoznacznych, konieczne jest określenie typów domyślnych.

1. Przejdź do Konfiguracji
2. Wybierz Konfiguracja KSeF
3. Kliknij ikonę trybiku w kolumnie Ustawienia
4. Ustaw domyślne typy dla:
   • Faktur kosztowych (np. "Faktura kosztowa")
   • Dokumentów sprzedaży (np. "Dokument sprzedaży")

Te typy będą stosowane w sytuacjach, gdy:

• Firma jest nowa i nie ma jeszcze historii dokumentów
• AI nie może określić odpowiedniego typu faktury
• Brakuje wzorców do porównania

Kto może ustawić konfigurację wstępną?

Administrator po stronie konta biura oraz konta typu firma. 

2. Warianty pobierania faktur z KSeF przy pobieraniu ręcznym

Po kliknięciu przycisku "Pobierz z KSeF" na liście dokumentów masz do wyboru trzy opcje:

1️⃣ Typuj i uzupełnij z AI: Najwyższy stopień automatyzacji, w którym system samodzielnie rozpoznaje typ dokumentu oraz wypełnia parametry księgowe.

Kiedy używać: Masz już bazę wzorcowych faktur i chcesz maksymalnie zautomatyzować proces.

Jak działa:

• AI automatycznie wybiera typ dokumentu na podstawie podobieństwa do wcześniejszych faktur
• Automatycznie uzupełnia wszystkie pola (kategorię, rejestry, wymiary)
• Faktura trafia od razu gotowa do weryfikacji

Jest to dodatkowa funkcjonalność umożliwiająca opisywanie faktur pobranych z KSeF, dzięki której dane z faktury są widoczne automatycznie na detalach dokumentu.

2️⃣ Wskaż domyślny typ dokumentów i uzupełnij z AI: Użytkownik ręcznie określa typ dokumentu (np. towar/materiał), a AI uzupełnia pozostałe dane (kategorie, rejestry, wymiary) na podstawie treści faktury.

Kiedy używać: Chcesz sam określać typ faktury, ale automatycznie je kategoryzować.

Jak działa:

• Wskazujesz typ dokumentu
• AI automatycznie uzupełnia kategorię, opis zdarzenia i wymiary na podstawie zawartości faktury
• System uczy się z każdej zatwierdzonej faktury

3️⃣ Wskaż domyślny typ dokumentów (bez AI): Klasyczny import danych, bez automatycznego przypisywania kategorii i wymiarów.

Kiedy używać: Chcesz dodać faktury do systemu bez automatycznej kategoryzacji.

Jak działa:

• Pobierasz fakturę z KSeF
• Ręcznie wybierasz typ dokumentu (np. "towar/materiał")
• Faktura trafia na listę dokumentów, ale bez kategorii, opisu zdarzenia i wymiarów
• Możesz ją uzupełnić ręcznie lub użyć przycisku "Uzupełnij z AI" dostępnego na liście dokumentów, detalach dokumentu oraz z poziomu zmian zbiorczych

3. Jak system się uczy?

W odróżnieniu od technologii OCR, która odczytuje dane z obrazów, system pracujący na danych z KSeF analizuje strukturę XML i treść pozycji faktury w celu dopasowania ich do schematów księgowych

System AI analizuje faktury, które zatwierdzasz i zapisuje je jako wzorce. Proces uczenia działa następująco:

1. Pierwsza faktura - zatwierdzasz ją z odpowiednimi ustawieniami (np. "Dekoracja biura", kategoria "Pozostałe zakupy", wymiar "Maria Wilczyńska")
2. Kolejne podobne faktury - system rozpoznaje podobieństwo i automatycznie stosuje te same ustawienia
3. Natychmiastowe uczenie - każda zatwierdzona faktura od razu staje się wzorcem dla kolejnych

Co oznacza "podobieństwo"?

AI analizuje:

• Typ dokumentu
• Treść pozycji na fakturze (np. "olej napędowy", "benzyna", "paliwo" będą rozpoznane jako podobne)
• Nazwę kontrahenta
• Typ towarów/usług
• Kontekst całego dokumentu

Nie musisz mieć identycznej faktury - system rozpoznaje podobieństwa semantyczne.

Przykład uczenia się systemu

Scenariusz:

1. Pobierasz pierwszą fakturę za paliwo → ustawiasz kategorię "Paliwo", rejestr "Pozostałe zakupy", wymiar "Jan Kowalski"
2. Zatwierdzasz fakturę
3. Pobierasz kolejną fakturę z "olejem napędowym" → system automatycznie przypisuje te same ustawienia
4. Pobierasz fakturę z "benzyną" → system również ją poprawnie skategoryzuje

System dąży do dopasowania dokumentu do najbardziej zbliżonego wzorca, nawet jeśli nazewnictwo towarów nie jest identyczne (np. różne rodzaje paliw).

Ważne: System uczy się od pierwszej zatwierdzonej faktury, nie potrzebuje wielu przykładów. 

Zabezpieczenia i kontrola

Kontrahenci niestandardowi 

Funkcja kontrahenta niestandardowego to nowe rozwiązanie w systemie, które umożliwia większą kontrolę nad procesem automatycznej klasyfikacji dokumentów pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki tej funkcji faktury od wybranych kontrahentów zawsze trafią do odpowiedniego obiegu dokumentów, z pominięciem automatycznych mechanizmów (Uzupełnij z AI).

Dostępność: Funkcja kontrahenta niestandardowego jest dostępna dla użytkowników wszystkich pakietów systemu: Asystent, Specjalista oraz Ekspert.

Funkcja ta jest szczególnie przydatne w pakiecie Ekspert, gdzie dzięki możliwości ustawiania uprawnień do wybranych typów faktur, tylko upoważnione osoby zobaczą dane z faktur wrażliwych.

Dla niektórych kontrahentów możesz wymusić konkretny typ dokumentu:

1. Wejdź w detale kontrahenta
2. W Danych podstawowych wybierz "Kontrahent niestandardowy"
3. Wskaż domyślny typ dla faktur kosztowych

Rezultat: Faktury od tego kontrahenta zawsze dostaną wskazany typ, niezależnie od działania AI.

👉 Kontrahenci niestandardowi

Historia zmian

Dotyczy dokumentów pobranych z KSeF z autodekretacją (Uzupełnij z AI)

System zapisuje pełną historię operacji na dokumentach z KSeF  

Dla biura rachunkowego:

• Pełna historia wszystkich zmian na dokumencie
• Widoczna w zakładce "Historia zmian"

Dla klienta biura/ firmy:

• Ikona "zegarek" przy statusie faktury 
• Historia ograniczona do zmian kto i kiedy zatwierdził/odrzucił dokument z KSeF tj. edycja pola "Oznaczenie faktury z KSeF"", bez szczegółów księgowych związanych z edycja pozostałych pól na detalach dokumentu. 

Podsumowanie praktyczne

❓Najczęstsze pytania

1. Co daje funkcja "Uzupełnij z AI"?

Funkcja automatycznie uzupełnia:

• Kategorię księgową    
• Rejestr    
• Opis    
• Wymiary    
• Typ dokumentu (autotypowanie)    
• Widok historii zmian na dokumencie (dla wszystkich pakietów, dotyczy dokumentów pobranych z KSeF z autodekretacją)    

System łączy dane z faktur KSeF ze sztuczną inteligencją. Dzięki temu księgowanie jest dokładniejsze i spójne.  

2. Ile faktur muszę zatwierdzić, żeby system się nauczył? 

Wystarczy 1 faktura każdego typu! System uczy się natychmiast.

3. Co jeśli się pomylę i źle skategoryzuję fakturę?

Nawet jeżeli faktura jest już zatwierdzona, ale zostanie wyedytowana i zapisana również trafi jako wzorzec

4. Co jeśli zmienię zasady kategoryzacji w nowym roku?

Zacznij nowy rok od kategoryzacji pierwszych faktur ręcznie. System od razu przełączy się na nowe wzorce.

5. Czy mogę wyłączyć AI dla niektórych typów faktur?

Zalecane byłoby zatwierdzanie faktur bez nastawionych wartości, dzięki czemu takie faktury staną się wzorcem, który AI będzie pomijał.

6. Kiedy pobieramy kredyt?

Automatyzacja jest rozliczana na zasadzie kredytów:

👉 Kluczowa zasada: Przy opcjach 1 i 2 zawsze pobieramy tylko 1 kredyt za fakturę.

👉 Wyjaśniamy: Z czyjej puli rozliczane są kredyty za funkcję Uzupełnij z AI?

7. Co dostajesz bezpłatnie przy pobieraniu z KSeF?  

Samo pobieranie faktur z KSeF jest całkowicie bezpłatne i obejmuje:  

• Wizualizację faktury z XML
• Uzupełnione podstawowe dane z faktury (daty, NIP, kwoty, nr rachunku, waluta)    
• Możliwość ręcznego uzupełniania typów faktury
• Możliwość ręcznego ustawienia parametrów księgowych

8. Jakie są różnice między OCR a Uzupełnij z AI

9. Czy można zablokować funkcję Uzupełnij z AI? 

Funkcja została zaprojektowany tak, aby użytkownik miał wybór poziomu automatyzacji podczas każdorazowego pobierania dokumentów z KSeF. 
System oferuje trzy opcje, z których tylko jedna jest bezpłatna w kontekście kredytów za automatyzację. Wybór opcji nr 3: „Typ dokumentu wskazany przez użytkownika” – jest to import danych, który kosztuje 0 kredytów. W tym trybie system pobiera tylko podstawowe dane (NIP, daty, kwoty), a parametry księgowe (kategorie, rejestry) należy uzupełnić ręcznie. Funkcje opisane w tytule z Al, docelowo będą kosztować 1 kredyt za fakturę.

10. Jaki może być powód błędnego przypisania typu dokumentu? 

W sytuacji, gdy nowa faktura zostanie uznana za podobną do wcześniej przetwarzanych dokumentów, może zostać przypisana do tego samego typu - nawet jeśli w danym przypadku nie jest to właściwa klasyfikacja. Taka sytuacja może mieć miejsce.

Jeśli natomiast system nie znajduje podobieństwa do istniejących dokumentów, przypisuje typ domyślny (np. „faktura zakupu krajowego”).

Jak można rozwiązać tę sytuację?

1. Uczenie mechanizmu AI
System automatycznie poprawia swoją skuteczność w czasie. Każda ręczna korekta typu dokumentu stanowi dla niego informację uczącą, dzięki czemu z czasem przyporządkowania będą coraz trafniejsze.

2. Rezygnacja z autotypowania AI na rzecz reguł stałych
Możliwe jest oparcie klasyfikacji wyłącznie na:

• kontrahencie niestandardowym (dla znanych, powtarzalnych przypadków),

• typie domyślnym ustawionym w parametrach KSeF dla pozostałych dokumentów.

Dobór rozwiązania zależy od charakteru dokumentów:

• przy dużej różnorodności rekomendujemy pozostanie przy AI (z uwagi na jego zdolność do uczenia się i poprawy),

• przy powtarzalnej, jednorodnej strukturze dokumentów korzystniejsze może być podejście oparte na stałych regułach.