KSeF 2.0 - instrukcja dla klienta biura – Centrum pomocy SaldeoSMART

📋 Czego potrzebujesz przed rozpoczęciem

Uzgodnionego modelu pracy Klient - Biuro
Dostęp do Aplikacji Podatnika 2.0
Uprawnienia Administratora w SaldeoSMART
⚠️ Nadanych uprawnień w KSeF dla Twojego biura do wystawiania/przeglądania faktur (w zależności od ustalonego modelu współpracy)

Rozpoczęcie korzystania z systemu KSeF w SaldeoSMART wymaga przygotowania odpowiednich poświadczeń w systemach ministerialnych, a następnie ich poprawnej konfiguracji w aplikacji SaldeoSMART.

🔑 Krok 1: Wygeneruj poświadczenia dostępu w systemie ministerialnym

Zanim przejdziesz do SaldeoSMART, musisz wygenerować poświadczenia dostępu w Aplikacji Podatnika 2.0 (dostępnej od lutego 2026).

👉 Aplikacja Podatnika 2.0

⚙️ Wybierz metodę uwierzytelniania

Metoda 1: Certyfikaty KSeF (rekomendowane)

Pozwalają na pełną obsługę systemu, w tym pracę w trybie offline i awaryjnym.

Do konfiguracji będziesz potrzebować trzech elementów:

Plik klucza (.key)
Plik certyfikatu (.crt)
Hasło ustawione podczas generowania

⚠️ Ważne: SaldeoSMART rekomenduje generowanie certyfikatów na NIP firmy, a nie na PESEL. Pozwala to na centralne zarządzanie uprawnieniami pracowników z poziomu SaldeoSMART.

⚠️ Aby pobierać lub wysyłać e-Faktury, konieczne jest również nadanie odpowiednich uprawnień dla danego podmiotu/osoby na platformie ministerialnej KSeF.

Metoda 2: Tokeny KSeF 2.0

Alternatywna metoda uwierzytelniania, która nie identyfikuje konkretnej osoby i nie obsługuje trybu offline. Tokeny 2.0 będą działać do końca 2026 roku.

🤝 Krok 2: Współpraca Biuro - Klient

Jeśli chcesz, aby biuro rachunkowe obsługiwało Twoje faktury w KSeF, wykonaj następujące czynności:

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika 2.0.
Nadaj uprawnienia NIP-owi biura rachunkowego do wystawiania i przeglądania faktur.
Biuro będzie łączyć się z KSeF przy użyciu własnego certyfikatu, działając w Twoim imieniu na podstawie nadanych uprawnień.
Nie udostępniaj biuru swojego certyfikatu ani hasła.
Opcjonalnie możesz również wygenerować token dla biura.

Proces nadawania uprawnień dla biura rachunkowego należy zacząć od konsultacji z samym biurem, aby ustalić, w jaki sposób uwierzytelniło się ono w systemie KSeF. Jest to kluczowe, ponieważ sposób nadania uprawnień zależy od tego, czy biuro korzysta z pieczęci kwalifikowanej, czy uwierzytelnienia na podstawie ZAW-FA (poprzez PESEL, Profil Zaufany lub mObywatela).

Aby prawidłowo nadać uprawnienia, należy postępować według poniższych kroków:

Wybór zakresu czynności: W systemie należy wybrać opcję przeglądania faktur lub jeśli biuro ma również wysyłać dokumenty – opcję przeglądania i wystawiania faktur.
Zaznaczenie prawa do dalszego przekazywania uprawnień: Jest to najważniejszy element konfiguracji. Należy aktywować pole „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”. Jest to niezbędne w sytuacjach, gdy biuro rachunkowe jest spółką i musi nadać dalsze uprawnienia osobie uwierzytelnionej używającej numeru PESEL, działającej pod NIP-em biura.

Weryfikacja poprawności nadanych uprawnień jest możliwa w sekcji „zarządzanie uprawnieniami” w aplikacji podatnika. Jeśli operacja została wykonana prawidłowo, przy uprawnieniach biura pojawi się charakterystyczna strzałeczka. Jej brak oznacza, że biuro otrzymało jedynie prawo do wystawiania lub przeglądania faktur, ale bez możliwości delegowania tych zadań do konkretnych osób wewnątrz swojej struktury.

💻 Krok 3: Konfiguracja w SaldeoSMART

Tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora może wgrać certyfikaty firmowe lub tokeny do systemu.

Pozostali użytkownicy mogą wgrać własne certyfikaty wygenerowane na PESEL: Certyfikat użytkownika (na PESEL)

🔎Instrukcja krok po kroku:

Zaloguj się do SaldeoSMART jako Administrator
Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty i tokeny

✅ Jeśli korzystasz z certyfikatów

Wybierz typ certyfikatu (uwierzytelniający lub offline)
Nadaj certyfikatowi nazwę
Wgraj plik certyfikatu (.crt)
Wgraj plik klucza (.key)
Wprowadź hasło ustawione podczas generowania certyfikatu

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

👉 Certyfikaty KSeF: dlaczego w SaldeoSMART rekomendujemy certyfikaty na NIP

✅ Jeśli korzystasz z tokenów 2.0

Skopiuj token z aplikacji ministerialnej
Przejdź do sekcji Tokeny 2.0
Wklej skopiowany token

👉 Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

📥 Krok 4: Skonfiguruj pobieranie faktur z KSeF

Użytkownik z uprawnieniami Administratora może skonfigurować automatyczne pobieranie faktur z KSeF oraz sposób, w jaki system domyślnie uzupełnia parametry księgowe na fakturach pobieranych z KSeF.

🔎 Instrukcja:

Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia
Ustaw parametry pobierania faktur zgodnie z potrzebami firmy

Ustawienie dotyczy zarówno pobierania ręcznego, jak i automatycznego.

⚠️ Ważne: Dostęp do uzupełniania parametrów na fakturach wymaga, aby Twoje biuro rachunkowe nadało Ci uprawnienie do odczytu dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcji AI w KSeF.