Wysyłanie faktur do KSeF

Wymagania wstępne

Przed rozpoczęciem wysyłania faktur do KSeF należy wygenerować certyfikat i/lub token w Aplikacji Podatnika 2.0:

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

👉 Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

Ważne ograniczenia:

• Do KSeF można wysłać tylko faktury wystawione w SaldeoSMART
• Nie ma możliwości dodania faktur z innych programów
• Nazwa towaru/usługi nie może przekroczyć 256 znaków (wymóg KSeF)
• Wysyłane są: faktury końcowe, zaliczki i korekty (proforma nie jest wysyłana)
• ⚠️Faktury z datą przyszłą możesz wystawić, ale nie wyślesz jej do KSeF, w dniu jej wystawienia → Wystawianie faktur z datą przyszłą

Konfiguracja uprawnień

Nadawanie uprawnień użytkownikom

Administrator konta może nadawać uprawnienia dotyczące KSeF innym użytkownikom. Opcja dostępna dla:

• Admina biura rachunkowego
• Admina Klienta biura
• Admina na pakietach dla firm

Jak nadać uprawnienia:

1. Przejdź do Edycji użytkownika
2. W sekcji "Dostęp do modułów" zaznacz pole Prawo do KSeF
3. Zapisz zmiany

Rodzaje uprawnień w KSeF

System rozpoznaje dwa typy praw:

• Prawo do wysyłania faktur do KSeF
• Prawo do pobierania dokumentów

Sposoby wysyłania faktur do KSeF

1. Przy wystawianiu faktury

Użyj opcji Wystaw i wyślij do KSeF

2. Z poziomu detali faktury

• Kliknij przycisk Wyślij do KSeF na widoku szczegółów faktury
• Wysyłka pojedynczej faktury
• Po kliknięciu pojawi się komunikat: "Wysyłanie do KSeF zostało rozpoczęte"

3. Z listy faktur - wysyłka zbiorcza

Zamiast wysyłać pojedynczo faktury z listy faktur możesz to zrobić zbiorczo:

• Zaznacz faktury na liście
• Kliknij przycisk Wyślij do KSeF
• Możliwość wysłania wielu faktur jednocześnie

Wysyłając pojedynczo dostaniesz komunikat przypominający o możliwości zbiorczej wysyłki:

‼️Ze względu na limity narzucone przez KSeF, wysyłanie faktur pojedynczo w krótkich odstępach może doprowadzić do blokady. Aby tego uniknąć zalecamy korzystanie z wysyłki zbiorczej. 

4. Z kolumny KSeF

Wysyłanie przez biuro rachunkowe/konto główne w pakietach dla firm

Biuro może wysyłać faktury wystawione przez klienta pod warunkiem:

• Posiadania odpowiednich uprawnień nadanych przez klienta w KSeF
• Prawidłowej konfiguracji KSeF po stronie biura (zgodnie z instrukcją KSeF 2.0 - instrukcja dla biura rachunkowego)

Ważne informacje o datach

Kluczowe zasady dotyczące dat:

• Data nadania numeru KSeF jest istotna dla odbiorcy (informuje o dacie otrzymania faktury)
• Data wystawienia faktury powinna być bieżącą datą wysyłki do KSeF

• Umożliwiamy jednak wysłanie do KSeF faktury, której data wystawienia jest inna niż bieżąca - liczy się się data nadania numeru KSeF. 

  

  Wydruk faktury będzie zawierał oryginalną datę wystawienia, podczas gdy kod QR będzie generowany na podstawie daty rzeczywistego przypisania KSeF ID w systemie.

   

Statusy wysyłki

Po wysłaniu faktury do KSeF na liście pojawią się następujące statusy:

1. zegarek - faktura wysłana do KSeF, w trakcie przetwarzania (sprawdzane są prawa użytkownika i poprawność faktury),
2. zielona haftka - faktura przyjęta przez KSeF, został nadany numer (aby go zobaczyć wystarczy najechać myszką na ikonę),
3. czerwony - faktura odrzucona, przyczyna odrzucenia pojawi się po najechaniu kursorem na ikonę.

Uwaga: Kolumny związane z KSeF i numer KSeF są widoczne dla wszystkich użytkowników niezależnie od uprawnień.

Filtrowanie faktur

Dostępne kryteria filtrowania:

Status KSeF:

• W toku
• Odrzucony
• Wysłany
• Niewysłane do KSeF

Data wysyłki do KSeF:

• Pokazuje faktury wysłane w danym okresie bez względu na status

Wysłane do KSeF przez:

• Filtrowanie według użytkownika, który wysłał faktury (na liście są użytkownicy od strony konta klienta oraz biura)

Charakterystyka faktury wysłanej do KSeF

Faktura wysłana do KSeF:

Oznaczenia i numery:

• Ma widoczną datę wysłania oraz nadany numer KSeF na detalach
• Ma kod QR widoczny na wydruku faktury z numerem KSeF ID pod spodem

Ograniczenia edycji:

• Jest uznawana za wersję ostateczną
• Zawartość jest zablokowana do edycji

Dostępne operacje:

• Możliwość wystawienia kolejnej faktury (zaliczka do zaliczki, końcowa do zaliczki, faktura korygująca)
• Oznaczanie zapłaty
• Wysyłka przypomnienia i wezwania do zapłaty
• Pobranie/wysyłka w formacie PDF
• Wskazanie kodów GTU w nagłówku do opisu faktury i przekazania danych do FK

Ograniczenia:

• Próba wysłania faktury z tym samym numerem zakończy się błędem

Obsługa błędów 

Walidacja przed wysyłką

System SaldeoSMART automatycznie sprawdza fakturę przed wysłaniem do KSeF:

• Jeśli pojawi się błąd (dane niezgodne z wymogami Ministerstwa Finansów)
• Informacja o błędzie pojawi się w okienku w SaldeoSMART
• Faktura nie zostanie przesłana do platformy rządowej

Faktura niepoprawnie wystawiona

Gdy niepoprawna faktura zostanie wysłana do KSeF:

• Trzeba wystawić korektę do 0 lub skorygować do właściwej kwoty
• Nie można edytować wysłanej faktury
• Faktura jest trwale zablokowana po nadaniu numeru przez KSeF
• Zmiana możliwa tylko przez fakturę korygującą

Faktura odrzucona przez KSeF

Gdy KSeF odrzuci fakturę jako niepoprawną:

• Edycja faktury będzie możliwa
• Można ponownie wysłać fakturę do KSeF
• Należy zachować zasadę zgodności dat

Błędy danych firmy

Jeśli pojawi się błąd o niepoprawnych danych firmy (sprzedawcy):

1. Sprawdź zgodność danych w programie z danymi rejestrowymi (np. KRS)
2. Zaktualizuj dane w SaldeoSMART na podstawie KRS
3. Ponów wysłanie faktury do KSeF

Uwaga: Błędy mogą dotyczyć również danych kontrahenta, na którego wystawiana jest faktura.

Częste pytania

1. Jak wysłać fakturę do kontrahenta zagranicznego spoza UE, który nie posiada polskiego numeru NIP  (jak wysłać fakturę do KSeF bez numeru nip odbiorcy)?  
   Odpowiedź na to pytanie znajdziesz tutaj.

2. Gdzie znajdę fakturę z kodem QR jak wysłałem ją do KSeF? W SaldeoSMART fakturę, którą wystawiłeś i wysłałeś do KSeF, znajdziesz na Liście faktur (moduł Faktury → Lista faktur). Po udanej wysyłce i przyjęciu przez KSeF (status: zielona haftka). Na szczegółach (detalach) faktury widoczna jest data wysłania oraz nadany numer KSeF (można go zobaczyć po najechaniu myszką na ikonę lub bezpośrednio na widoku). Kod QR pojawia się dopiero wtedy,  gdy generujesz wydruk faktury (opcja drukuj) - wtedy kod QR jest na dole wydruku wraz z numerem KSeF ID pod spodem. Gdy wysyłasz fakturę do kontrahenta jako PDF z poziomu SaldeoSMART (np. opcja „Wyślij do kontrahenta” jako PDF) - w tym pliku PDF kod QR będzie automatycznie dołączony.

   Kroki: Idź do → Lista faktur → znajdź swoją fakturę (po numerze, kontrahencie, dacie lub filtrze po statusie KSeF). Wejdź w detale → sprawdź numer KSeF. Chcesz zobaczyć / mieć fakturę z kodem QR → kliknij Drukuj → Drukuj w PL i pobierz PDF (wtedy kod QR będzie na dokumencie).

3. Wystawiam fakturę dzisiaj i chcę, aby została wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia (w trybie online). Do której godziny mam czas na wysyłkę, aby system uznał ją za wystawioną w dniu dzisiejszym? Czy granica to 23:59:59, czy może godzina 00:00 jest jeszcze zaliczana do starej daty? Z punktu widzenia systemowego, godzina 00:00 jest traktowana już jako początek kolejnego dnia. Aby faktura została uznana za wysłaną dzisiaj, musi trafić do systemu przed północą (czyli najpóźniej o 23:59:59). Przy wysyłce należy pamiętać o kluczowej kwesti: Czas serwera: Decydujący jest czas na serwerze KSeF, a nie godzina na zegarku użytkownika czy lokalnym komputerze. Jeśli wystąpi nawet minimalne opóźnienie w komunikacji, a serwer zarejestruje żądanie o 00:00, system zgłosi błąd walidacji daty.
4. Jak dodać dane wystawcy na fakturze przesyłanej do KSeF? Wystawiając dokument w SaldeoSMART, w polu „Uwagi do faktury” wpisz treść: „Fakturę wystawił/a: [Imię i Nazwisko]”. Informacja ta zostanie automatycznie przeniesiona do sekcji „Pozostałe informacje” w KSeF.

5. Co się stanie przy jednoczesnym zaznaczeniu opcji "Wyślij do kontrahenta" oraz "Wystaw i wyślij do KSeF"? 

W takim przypadku wysyłka do kontrahenta nastąpi dopiero po nadaniu fakturze numeru KSeF. Wynika to z przepisów - jeśli jesteś zobligowany do korzystania z KSeF, nie możesz przekazać faktury nabywcy przed jej oficjalną rejestracją w systemie.

Wyjątek stanowi sytuacja awarii KSeF:

• W trakcie awarii system wyśle do kontrahenta fakturę w trybie offline (opatrzoną dwoma kodami QR).

• Po ustaniu awarii i zarejestrowaniu dokumentu w KSeF, faktura zostanie wysłana do kontrahenta ponownie - tym razem z nadanym już numerem KSeF.

6. Jak sprawdzić, który użytkownik wysłał faktury do KSeF?

Jeśli chcesz szybko ustalić, który użytkownik wysłał faktury do KSeF, skorzystaj z wbudowanego filtra na Liście faktur.

Kroki

1. Przejdź do widoku Listy faktur w systemie.
2. Otwórz panel filtrowania i odszukaj kryterium „Wysłane do KSeF przez".
3. Wskaż konkretnego użytkownika, którego aktywność chcesz sprawdzić.
4. Zatwierdź filtr - system wyświetli wyłącznie dokumenty wysłane przez wybraną osobę.

Filtr obsługuje użytkowników zarówno po stronie konta firmy, jak i biura rachunkowego możesz więc zweryfikować aktywność każdej ze stron.

Funkcja jest dostępna niezależnie od tego, czy w systemie skonfigurowano certyfikat na NIP czy na PESEL. Pamiętaj jednak, że Aplikacja Podatnika rejestruje jedynie właściciela certyfikatu - szczegółowe przypisanie do konkretnego użytkownika aplikacji jest widoczne wyłącznie po stronie SaldeoSMART.

7. Czy pole „Uwagi do faktury” przenosi się do KSeF?

Tak. Jeżeli podczas wystawiania faktury w SaldeoSMART, w sekcji Informacje dodatkowe, uzupełnisz pole Uwagi do faktury, informacje te zostaną automatycznie przeniesione do KSeF. Na pobranej wizualizacji dokumentu będą one widoczne w sekcji Pozostałe informacje.

8. Jak długi może być opis pozycji faktury?

W KSeF jest ograniczenie do 512 znaków. 

9. Czy w SaldeoSMART można wystawić fakturę w trybie offline24?

Funkcjonalność "offline24" nie ma zastosowania w systemie SaldeoSMART. System SaldeoSMART działa wyłącznie w trybie online, co oznacza, że w momencie wystawiania faktury użytkownik jest jednocześnie połączony z systemem KSeF i może wystawiać fakturę bez ograniczeń wynikających z braku dostępu do Internetu. Funkcja offline24 dotyczy systemów, które mogą działać także w sytuacji braku połączenia z siecią internetową. W takim przypadku użytkownik teoretycznie ma możliwość wystawienia faktury "offline", jednak należy pamiętać, że zgodnie z przepisami taka faktura nie może zostać przekazana klientowi, dopóki nie zostanie przesłana do KSeF i zaakceptowana.

10. Czy numer BDO przenoszony jest do KSeF?

Tak, numer BDO jest przekazywany do KSeF i widoczny jest na fakturach pobranych z KSeF.

Gdzie znajdę numer BDO na fakturze?

• W pliku XML: Numer trafia do dedykowanego pola zgodnego ze schemą Ministerstwa Finansów.

  

• Na wizualizacji: Numer BDO znajduje się na dedykowanym polu, w którym widnieje ten identyfikator.
   

  

11. Czy w związku z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF, obowiązek przekazywania plików JPK_FA będzie wyłączony?