Zanim wyślesz z SaldeoSMART faktury do KSeF zacznij od wygenerowania tokena w rządowym systemie e-faktur. Jeżeli potrzebujesz pomocy skorzystaj z instrukcji: Instrukcja generowania tokena
Pamiętaj, aby wybrać odpowiednie uprawnienia dla danego tokenu:
- pełne uprawnienia do zarządzania
- wystawienie faktur
- dostęp do faktur.
Możesz również połączyć uprawnienia tj. nadać dostęp do przeglądu faktur oraz ich wystawiania.
Jako właściciel firmy możesz dodać wygenerowany token z odpowiednimi uprawnieniami w SaldeoSMART.
Możesz go aktywować dla pracowników lub/oraz dla swojego biura rachunkowego, którego jesteś klientem.
Dodatkowo należy pamiętać, że do KSeF można wysłać tylko faktury wystawione w SaldeoSMART, nie ma możliwości dodania faktur wystawionych w innym programie po to, aby wysłać je do KSeF. Faktura powinna być wystawiona w SaldeoSMART. Warto również wiedzieć, że nazwa towaru/usługi na fakturze nie może przekroczyć 256 znaków (wymóg KSeF).
1. Uprawnienia KSeF a SaldeoSMART
W aplikacji SaldeoSMART mając uprawnienia administratora konta można wejść w danego użytkownika i nadać mu uprawnienia, dotyczące KSeF. Dzieje się tak zarówno dla pracowników firmy, jak i biura rachunkowego.
2. Nadawanie uprawnień
Aby było możliwe wysłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, administrator musi, po przejściu do Edycji użytkownika, zaznaczyć w Prawach dostępu pole Prawo do KSeF (dzięki włączeniu tej opcji użytkownik będzie miał uprawnienia do wystawiania faktur i/lub pobierania dokumentów) oraz zapisać zmiany.
W SaldeoSMART występują dwa rodzaje praw rozpoznawanych przez Krajowy System e-Faktur:
- prawo do wystawiania/wysyłania faktur w KSeF - niezbędne do wysyłania faktur
- prawo do pobierania dokumentów
Użytkownik, któremu zostały nadane prawa do KSeF, w konfiguracji konta -> Ustawienia KSeF, ustawia token, który jest potrzebny do połączenia się z systemem ministerialnym i umożliwia rozpoznanie przez niego praw danego użytkownika.
Jeżeli potrzebujesz pomocy skorzystaj z instrukcji: Instrukcja generowania tokena
Pamiętaj, aby wybrać odpowiednie uprawnienia dla danego tokenu:
- pełne uprawnienia do zarządzania
- wystawienie faktur
- dostęp do faktur.
Możesz również połączyć uprawnienia tj. nadać dostęp do przeglądu faktur oraz ich wystawiania.
Jako właściciel firmy możesz dodać wygenerowany token z odpowiednimi uprawnieniami w SaldeoSMART.
Możesz go aktywować dla pracowników lub/oraz dla swojego biura rachunkowego, którego jesteś klientem.
3. Jak działa prawo do wysyłania faktur do KSeF?
- Użytkownik ma możliwość wysłania faktury do KSeF:
- przy wystawianiu faktury (Wystaw i wyślij do KSeF)
- na detalach faktury (przycisk Wyślij do KSeF) - możliwość wysłania pojedynczej faktury. Po kliknięciu w przycisk faktura zostanie przekazana do wysyłki do KSeF i pojawi się komunikat "Wysyłanie do KSeF zostało rozpoczęte". Wysyłanie dotyczy faktury końcowej, zaliczki i korekty. Proforma nie jest wysyłana.
- na liście faktur (przycisk Wyślij do KSeF) - możliwość zbiorczego wysłania faktur, które zostały zaznaczone na liście.
Po kliknięciu w przycisk Wyślij do KSeF pojawia się okienko walidacji podstawowych danych, bez których nie jest możliwe wysłanie faktury do KSeF:
- data wystawienia faktury nie musi być tożsama z datą wysyłania faktury do KSeF (ze względów podatkowych istotne, by było to w tym samym miesiącu),
- nr konta bankowego powinien być poprawny,
- NIP kontrahenta powinien być poprawny,
- sprawdzenie, czy firma ma po swojej stronie ustawione wszystkie opcje (prawa).
- na liście faktur (w kolumnie Akcje)
- Użytkownik po stronie biura ma możliwość wysłania faktury do KSeF:
- na detalach faktury (przycisk Wyślij do KSeF)
- na liście faktur
- operacja zbiorcza (przycisk Wyślij do KSeF) nad listą faktur
4. Wystawianie faktury do KSeF
Dla KSeF bardzo ważne są 3 daty na fakturze:
- data wystawienia faktury - determinuje moment, którym można wysłać fakturę do KSeF (w bieżącym miesiącu),
- data wysłania faktury - nie musi być zgodna z datą wystawienia faktury, ale nie może przekroczyć danego miesiąca (moment, w którym wystawca faktury spełnia obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej),
- data nadania numeru KSeF - jest istotna dla odbiorcy faktury, mówi o dacie otrzymania przez niego faktury.
5. Statusy wysyłki faktury do KSeF
Po dodaniu i wysłaniu faktury do KSeF na Liście faktur pojawi się jej status:
- zegarek - faktura wysłana do KSeF, w trakcie przetwarzania (sprawdzane są prawa użytkownika i poprawność faktury),
- zielona haftka - faktura przyjęta przez KSeF, został nadany numer (aby go zobaczyć wystarczy najechać myszką na ikonę),
- czerwony x - faktura odrzucona, przyczyna odrzucenia po najechaniu myszką na ikonę.
6. Filtrowanie faktur
Faktury można wyfiltrować po kilku kryteriach. Są to:
- Status KSeF - pokazuje faktury wg wybranego statusu,
- Data wysyłki do KSeF - moment wysłania do KSeF, pokazuje faktury wysłane w danym okresie bez względu na ich status,
- Wysłane do KSeF przez - pokazuje faktury wysłane do KSeF przez wybranego użytkownika.
Istnieje też możliwość wyfiltrowania faktur, które nie są wysłane do KSeF.
7. Informacje dodatkowe
Faktura wystawiona w SaldoSMART i oznaczona do wysłania do KSeF zostanie przez nasz system sprawdzona. Jeśli pojawi się jakikolwiek błąd na fakturze tzn. nie będzie danych zgodnych z wymogami ministerstwa finansów, to taka informacja pojawi się w okienku w SaldeoSMART a sama faktura nie zostanie przesłana do rządowej platformy.
Faktura wysłana do KSeF:
a) ma widoczną datę wysłania oraz nadany numer KSeF na detalach faktury,
b) jest uznawana za wersję ostateczną i jej zawartość jest zablokowana do edycji,
c) jest możliwość wystawienia do niej kolejnej faktury (np. zaliczka do zaliczki, końcowa do zaliczki, faktura korygująca),
d) jest możliwość oznaczania zapłaty, wysyłki przypomnienia do zapłaty, wezwania do zapłaty,
e) jest możliwość pobrania/wysyłki w formacie pdf,
f) jest możliwość wskazania kodów GTU w nagłówku w celu opisania faktury i przekazania danych do FK,
g) docelowo zablokowane zostanie wysyłanie duplikatów.
Kolumny związane z KSeF na liście faktur oraz numer KSeF są widoczne dla wszystkich użytkowników bez względu na prawa do KSeF - jest to integralna informacja o fakturze i jest widoczna analogicznie jak inne dane o fakturze.
UWAGA:
Gdy niepoprawnie wystawiona faktura zostanie wysłana do KSeF, trzeba będzie wystawić do niej korektę do 0 lub skorygować do właściwej kwoty, ponieważ nie będzie można jej edytować. Należy zatem pamiętać, że faktura jest zablokowana do edycji od momentu jej wysłania do KSeF. W przypadku, gdy KSeF ją przyjmie i nada numer jest trwale zablokowana do edycji i jej zmiana jest możliwa tylko za pomocą faktury korygującej.
W sytuacji, gdy to KSeF odrzuci fakturę jako niepoprawną, edycja oraz ponowne wysłanie faktury do KSeF będzie możliwe (pod warunkiem zachowania zasady zgodności dat).
Jeżeli z SaldeoSMART jest zintegrowany program finansowo-księgowy, to faktura będzie także do niego przesłana. Sam plik JPK_FA zostanie również zmodyfikowany – będą w nim pomijane faktury wysłane do KSeF. Nie ma potrzeby dwa razy raportować faktur, które już znajdują się w rządowym systemie.
SaldeoSMART umożliwia przesłanie faktury do KSeF, tylko takiej, która jest wystawiona w SaldeoSMART.
8. Błąd wysyłania faktury do KSeF
Jeśli podczas wysyłania faktury do KSeF w SaldeoSMART pojawi się błąd o niepoprawnych danych firmy (dotyczy danych sprzedawcy, czyli wystawcy faktury), sprawdź, czy dane wprowadzone w programie są zgodne z informacjami rejestrowymi, np. z KRS. Różnice w danych mogą być przyczyną błędu.
Zaktualizuj dane w SaldeoSMART na podstawie informacji z KRS i ponów wysłanie faktury do KSeF.
Artykuły powiązane:
Przesyłanie do KSeF zaliczek i korekt do zaliczki.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.