Zarządzanie fakturami powiązanymi ze sobą (w łańcuszku) przy wysyłce do KSeF – Centrum pomocy SaldeoSMART

KSeF wprowadził specyficzne wymagania dotyczące wysyłki faktur powiązanych ze sobą w łańcuchu (np. zaliczki, korekty, faktury końcowe). Artykuł opisuje zasady i ograniczenia obowiązujące w SaldeoSMART od 1 lutego 2025 roku.

Podstawowe zasady

1. Blokada wystawiania faktur w łańcuszku

Gdy faktura znajduje się w jednym z poniższych stanów, nie można do niej wystawiać kolejnych faktur:

Faktura jest w trakcie wysyłki do KSeF.
Faktura została odrzucona przez KSeF (z wyjątkiem błędów technicznych, np. błędny token).
Faktura ma status: w trakcie wysyłki, niedostępność (offline, offline24) lub awaria.

Dotyczy to korekt, korekt do korekt, kolejnych zaliczek oraz faktur końcowych.

2. Blokada wysyłki faktur z dokumentami kolejnymi

Jeśli do faktury wystawiono już koleją fakturę w łańcuszku, nie można jej wysłać do KSeF.

Podczas operacji zbiorczych taka faktura zostanie pominięta z adnotacją: "Do faktury została wystawiona kolejna faktura".

Faktury będące ostatnim elementem w łańcuszku mogą być wysyłane do KSeF bez ograniczeń.

Ostrzeżenia i scenariusze

Przy wystawianiu kolejnej faktury (po 01.02.2025), gdy wcześniejsza nie została wysłana do KSeF, system wyświetli ostrzeżenie przy:

Wysyłce z listy faktur (przycisk "Wyślij do KSeF").
Dodawaniu faktury (opcja "Dodaj i Wyślij do KSeF").
Wysyłce zbiorczej (pominięcie z komunikatem).

Przykład: Faktura końcowa, zaliczki i korekty

Użytkownik wystawia: Zaliczkę (brak wysyłki) → Korektę zaliczki → Fakturę końcową.

Konsekwencja: Wysłanie faktury końcowej zablokuje bezpowrotnie możliwość wysłania korekty i zaliczki.

Rozwiązanie: Należy zachować chronologię wysyłki: najpierw zaliczka, potem korekta, na końcu faktura końcowa.

Blokady w interfejsie i obsługa błędów

W trakcie wysyłki (statusy: w toku, niedostępność, awaria) system całkowicie blokuje:

Przycisk "Wystaw" wraz z akcjami powiązanymi.
Opcję "Wystaw korektę" na stronie detali faktury.

Błędy techniczne (np. błędny token): Takie faktury stanowią wyjątek – mogą być edytowane oraz wykorzystywane do wystawiania kolejnych faktur w łańcuszku mimo błędu.

Podsumowanie najważniejszych zasad

Brak wystawiania: Nie wystawiaj faktur do dokumentów w trakcie wysyłki.
Brak wysyłki wstecznej: Jeśli wystawiłeś fakturę nr 2, nie wyślesz już faktury nr 1.
Chronologia: Aby wysłać cały łańcuch, wysyłaj dokumenty po kolei: od najstarszego do najnowszego.
Ostrzeżenia: Zawsze czytaj komunikaty systemowe przy wysyłce zbiorczej.
Błędy techniczne: Nie blokują one edycji ani dalszego rozwoju łańcucha faktur.

Częste pytania

Co zrobić, gdy faktura korygująca została wysłana do KSeF, a faktura pierwotna nie?

Jeśli faktura pierwotna nie została przesłana do KSeF, a jej korekta trafiła już do KSeF, procesu tego nie można cofnąć w celu dosłania faktury pierwotnej.

W takiej sytuacji faktura korygująca w pliku XML automatycznie otrzymuje oznaczenie informujące, że dotyczy ona dokumentu wystawionego poza systemem KSeF. Odpowiada za to znacznik NrKSeFN, który w tym przypadku pozostaje pusty lub zawiera informację o braku numeru KSeF faktury pierwotnej.