Termin płatności a data zapłaty na fakturach z KSeF - skąd biorą się te wartości?

Czym różni się termin płatności od daty zapłaty?

To dwa odrębne pojęcia, które łatwo pomylić:

• Termin płatności – data, do której faktura powinna być opłacona.
• Data zapłaty – data, kiedy płatność faktycznie została dokonana.

Obie wartości mogą się różnić, a w niektórych przypadkach faktura nie zawiera jednej z nich wcale – np. gdy została opłacona od razu (np. kartą), wystawca może nie podawać osobnego terminu płatności w pliku przekazywanym do KSeF.

Jak system ustala termin płatności, gdy nie został on podany na fakturze?

Struktura faktury ustrukturyzowanej (XML) przekazywanej do KSeF zawiera określone pola:

Jeśli wystawca nie wskazał wprost terminu płatności (pole TerminPlatnosci/Termin jest puste), system przyjmuje jako termin płatności datę wystawienia faktury (P_1). Jest to zachowanie zamierzone – stosowane niezależnie od tego, czy faktura została już opłacona, i niezależnie od ewentualnej daty zapłaty widocznej w innym polu dokumentu.

Dlaczego data zapłaty bywa mylona z terminem płatności?

Gdy faktura została opłacona np. kartą w dniu zakupu, na fakturze pojawia się konkretna data zapłaty (DataZaplaty). Jeśli ta data jest późniejsza niż data wystawienia faktury, a termin płatności – ustalony jako data wystawienia – jest wcześniejszy, może to sprawiać wrażenie błędu („termin płatności wcześniejszy niż faktyczna zapłata"). W rzeczywistości obie wartości są prawidłowo odczytane z dokumentu – po prostu odnoszą się do różnych zdarzeń.