Kiedy sprawdzić historię faktury
Na fakturze widać ikonę wysłanego dokumentu, ale nie wiadomo, kto i kiedy go wysłał. Faktura jest oznaczona jako zapłacona, a nikt nie pamięta, kto to zrobił. Wysyłka do KSeF zakończyła się błędem i trzeba ustalić, na jakim etapie się zatrzymała. W takich sytuacjach sprawdź historię faktury.
Dla każdej faktury dostępna jest historia, która pokazuje, co zostało zmienione, przez kogo i kiedy. Każdy wpis zawiera datę, godzinę i nazwę użytkownika, który wykonał akcję.
Gdzie znajdziesz historię faktury
Widok historii jest dostępny zarówno z poziomu konta klienta, jak i biura, jako osobna akcja przy fakturze.
- Wejdź na listę faktur.
- Przy wybranym dokumencie kliknij ikonę trzech kropek (⋮).
- Wybierz opcję Historia zmian.
Nowe wpisy wyświetlają się na tej samej liście co dotychczasowe wpisy o zmianach pól formularza, w kolejności chronologicznej.
Dla jakich dokumentów działa historia
Historia jest dostępna dla:
- faktur VAT,
- korekt,
- zaliczek,
- korekt do zaliczek.
Zmiany w formularzu faktury
W historii zapisują się m.in. następujące zmiany:
- wystawienie faktury (z oznaczeniem, czy wystawiło ją biuro, czy klient biura),
- zmiany w opisie faktury,
- zmiany ilości na pozycjach (wraz z automatyczną aktualizacją kwot netto, brutto i VAT),
- dodanie nowej pozycji,
- zmiana sposobu płatności,
- odpięcie rachunku bankowego,
- źródło wystawienia faktury: www czy aplikacja mobilna.
Jeżeli faktura była wystawiona ze szkicu, taka informacja również będzie dostępna w historii zmian.
Jakie zdarzenia zapisują się w historii
Płatności na fakturze VAT
Wpis powstaje po akcji wykonanej z listy faktur albo ze szczegółów faktury:
- dodanie płatności – pełnej lub częściowej. Wpis zawiera kwotę i datę płatności. Przy płatności częściowej jest to kwota zarejestrowanej płatności, a nie wartość całej faktury,
- edycja kwoty lub daty płatności – wpis zawiera poprzednią i nową wartość zmienionego pola,
- usunięcie płatności – wpis zawiera kwotę i datę usuniętej płatności.
Przykład: księgowa rejestruje płatność częściową 500 zł przy należności 1230 zł. W historii faktury pojawia się wpis o dodaniu płatności częściowej na 500 zł wraz z datą płatności.
Oznaczenie „zapłacono” na korektach, zaliczkach i korektach do zaliczek
Dla tych dokumentów płatność oznacza się przełącznikiem tak/nie, bez rejestrowania płatności częściowych. Wpis w historii zależy od miejsca, z którego oznaczysz dokument:
- z listy dokumentów (przycisk Zapłata lub akcja masowa Oznacz jako zapłacone) – wpis informuje, że dokument został oznaczony jako zapłacony, bez kwoty i daty,
- z formularza dokumentu (przełącznik Zapłacono przy wystawianiu lub edycji) – wpis pokazuje zmianę pola „Zapłata” (Nie → Tak lub Tak → Nie) razem z kwotą zapłaty i datą wpłaty. Dotyczy to też cofnięcia oznaczenia.
Wysyłka e-maila, przypomnienia i wezwania do zapłaty
Dla faktur VAT, korekt, zaliczek i korekt do zaliczek wysyłka z listy faktur zapisuje w historii jeden wpis z informacją o wysyłce, rodzaju wiadomości, dacie, godzinie i użytkowniku.
Wpis powstaje także wtedy, gdy e-mail wychodzi automatycznie przy wystawianiu dokumentu z włączonym przełącznikiem Wyślij do kontrahenta.
Wysyłka do KSeF
Wysyłka do KSeF jest zapisywana jako kilka osobnych wpisów:
- rozpoczęcie wysyłki – po kliknięciu Wyślij do KSeF (data, godzina, użytkownik),
- niedostępność KSeF i automatyczne ponowienie próby – jeśli KSeF nie odpowiada,
- wynik końcowy: potwierdzenie powodzenia albo informacja o niepowodzeniu z kodem lub treścią błędu zwróconego przez KSeF.
Przykład: KSeF jest niedostępny, system ponawia próbę po 10 minutach i wysyłka kończy się błędem walidacji. W historii zobaczysz trzy wpisy: rozpoczęcie wysyłki, informację o niedostępności KSeF i ponowieniu oraz wpis o niepowodzeniu z treścią błędu.
Akcje masowe
Jeśli zaznaczysz kilka faktur na liście i użyjesz jednej z akcji:
- Oznacz jako zapłacone,
- Wyślij dokument,
- Wyślij przypomnienie,
- Wyślij wezwanie,
- Wyślij do KSeF,
każda zaznaczona faktura dostaje w swojej historii osobny wpis. Wpis wygląda tak samo jak przy wykonaniu tej akcji na jednym dokumencie. Nie wskazuje, że akcja była częścią operacji masowej, i nie odnosi się do pozostałych faktur.
Przykład: użytkownik zaznacza 20 faktur i wybiera Oznacz jako zapłacone. Każda z 20 faktur ma w historii własny wpis o oznaczeniu jako zapłacona.
Czego historia nie zapisuje
- Pobierania plików: PDF, Excel, ZIP, JPK_FA (pojedynczo i masowo) oraz generowania KSeF XML. To odczyty i eksporty, które nie zmieniają dokumentu.
- Otwierania widoku historii zmian.
- Wystawiania nowych dokumentów akcjami Wystaw+, Wystaw podobne, Wystaw korektę, Wystaw kolejną zaliczkę i Wystaw fakturę końcową. Pochodzenie dokumentu zapisuje się na nowo powstałej fakturze w polu „źródło wystawienia”.
- Akcji wykonywanych na proformach.
Częste pytania
1. Dlaczego przy wystawieniu dokumentu nie ma wpisu o wysyłce e-maila?
Jeśli wystawiasz dokument z jednoczesną wysyłką do KSeF, e-mail wychodzi dopiero po zakończeniu wysyłki do KSeF albo po oznaczeniu trybu awarii. Wpis o wysyłce pojawi się po tym zdarzeniu.
2. Dlaczego na proformie nie ma historii zmian?
Dla proform widok historii nie jest dostępny. Wysyłka e-maila, przypomnienia i wezwania oraz oznaczenie płatności działają jak dotychczas, ale nie zostawiają wpisu.
3. Dlaczego przy oznaczeniu korekty jako zapłaconej wpis raz zawiera kwotę, a raz nie?
Wpis zależy od miejsca oznaczenia. Z listy dokumentów zapisuje się informacja o oznaczeniu jako zapłacony, bez kwoty i daty. Z formularza dokumentu wpis pokazuje zmianę pola „Zapłata” razem z kwotą zapłaty i datą wpłaty.
4. Czy w historii zobaczę, że faktura była częścią akcji masowej?
Nie. Wpis z akcji masowej wygląda tak samo jak wpis z akcji wykonanej na pojedynczym dokumencie.
5. Co się stanie z historią po usunięciu faktury?
Historia jest usuwana razem z fakturą.
6. Czy historia obejmuje faktury wystawione przed udostępnieniem funkcji?
Nie. Historia faktur jest dostępna od dnia udostępnienia funkcjonalności i nie dotyczy faktur wystawionych wcześniej.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.