Co oznacza tryb Offline/Offline24 w KSeF – Centrum pomocy SaldeoSMART

Dlaczego faktura ma w KSeF oznaczenie „Offline”

Po przesłaniu faktury do KSeF w aplikacji podatnika może pojawić się oznaczenie Offline lub Offline24, mimo że w SaldeoSMART nie było żadnej opcji wyboru trybu wysyłki. To normalne zachowanie systemu KSeF i nie oznacza błędu ani problemu z fakturą.

Dlaczego tak się dzieje

W SaldeoSMART nie ma osobnego przełącznika trybu online/offline. Kwalifikacja trybu odbywa się automatycznie po stronie KSeF, na podstawie porównania dwóch dat:

daty wystawienia faktury wpisanej na dokumencie (pole P_1 w strukturze XML),
daty faktycznego przesłania dokumentu do KSeF.

Jeśli obie daty są takie same, KSeF przyjmuje fakturę w trybie Online. Jeśli data wystawienia (P_1) jest wcześniejsza niż data wysyłki, KSeF automatycznie nadaje fakturze tryb Offline24 – np. faktura wystawiona 30 września, a wysłana 1 października.

Przykład: klientka wystawiła fakturę z datą 30 września, ale wysłała ją do KSeF dopiero następnego dnia, 1 października. System KSeF wykrył rozbieżność dat i oznaczył dokument jako Offline – mimo że nikt takiego trybu ręcznie nie wybierał.

Jak sprawdzić, w jakim trybie pójdzie faktura, zanim ją wyślesz

Wystarczy porównać datę wystawienia (P_1) z dzisiejszą datą:

Data wystawienia taka sama jak dzisiejsza → faktura pójdzie w trybie Online.
Data wystawienia wcześniejsza niż dzisiejsza → faktura pójdzie w trybie Offline.

⚠️ KSeF nie przyjmuje faktur z datą wystawienia z przyszłości – takie dokumenty są odrzucane.

Częste pytania

1. Czy oznaczenie Offline ma jakieś konsekwencje?

Nie. Wystawienie faktury w trybie offline jest w pełni zgodne z przepisami, pod warunkiem przesłania jej do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Plik XML zachowuje pierwotną datę wystawienia (P_1) – system nie nadpisuje jej datą faktycznej wysyłki.

2. Czy trzeba coś skonfigurować w programie, żeby korzystać z trybu offline?

Nie. Nie trzeba włączać ani wyłączać żadnego trybu offline w ustawieniach SaldeoSMART. Możesz normalnie wystawić i zatwierdzić fakturę z datą wsteczną – program wyśle ją z zachowaniem oryginalnej daty wystawienia, a tryb online/offline zostanie dobrany automatycznie przez KSeF na podstawie dat.