Akceptacja faktur z KSeF (miniobieg KSeF) – Centrum pomocy SaldeoSMART

Czym jest miniobieg KSeF?

Mini obieg KSeF to funkcjonalność dostępna w każdym pakiecie SaldeoSMART: dla biur rachunkowych, ich klientów oraz firm samodzielnych.

Korzystanie z funkcji akceptacji faktur KSeF nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.

⚙️ Wymagania wstępne

Aby móc korzystać z mini obiegu, należy mieć skonfigurowane SaldeoSMART pod obsługę KSeF. Należy:

Wprowadzić poświadczenia uwierzytelniające certyfikat uwierzytelniający i/lub token
Zweryfikować uprawnienia użytkowników.

📋 Instrukcja obsługi faktur w mini obiegu

Krok 1: Pobieranie dokumentów

Aby rozpocząć pracę z fakturami, należy je w pierwszej kolejności pobrać z KSeF:

Krok 2: Weryfikacja i nadawanie statusów

Dokonaj weryfikacji poprawności pobranych faktur nadając im odpowiednie statusy:

Krok 3: Przekazanie do księgowości

Jeżeli faktury zostały zweryfikowane i zatwierdzone, można przekazać je dalej do księgowości. Księgowość widzi status akceptacji i może dodać komentarz lub zadanie.

Krok 4: Eksport do programu księgowego

Gdy dokument jest gotowy do księgowania, można wyeksportować go dalej do programu księgowego.

‼️Nie ma możliwości wyeksportowania faktury pobranej z KSeF, która została oznaczona statusem "Odrzucona"

👉 Blokada eksportu dokumentów z KSeF które są odrzucone w Miniobiegu

Krok 5: Historia statusów

Widok po stronie Klienta Biura

Użytkownik ma możliwość weryfikacji historii statusów nadawanych fakturom kosztowym w ramach miniobiegu KSeF. Funkcja ta jest dostępna dla faktur kosztowych pobranych z KSeF, które przeszły proces autodekretacji (Uzupełnij z AI)

Widok po stronie Biura Rachunkowego

Po stronie biura rachunkowego informacje o zmianach statusów są widoczne w zakładce Historia zmian. Jej dostępność jest również bezpośrednio powiązana z tym, czy faktura pobrana z KSeF podlegała autodekretacji (Uzupełnij z AI).

‼️ Najważniejsze zasady statusów

Możliwość nadawania statusów dotyczy tylko faktur kosztowych pobranych z KSeF.

Funkcja dostępna jest dla:

biur rachunkowych
klientów biur
klientów na pakietach dla firm.

Decyzja o tym, kto zarządza statusami, zależy od indywidualnych ustaleń i wybranego modelu współpracy między biurem a klientem.

Pole statusu KSeF w miniobiegu staje się nieaktywne (tylko do podglądu) po stronie klienta biura w dwóch sytuacjach:
- biuro rachunkowe zamknęło miesiąc księgowy (kliknęło "Zamknij miesiąc"):
- biuro rachunkowe zmieniło status dokumentu na Zatwierdzony (w obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert etap zatwierdzenia może mieć inną nazwę, nadaną podczas konfiguracji na etapie definiowania tego etapu):

W obu przypadkach edycja statusu pozostaje możliwa wyłącznie z poziomu konta biura.

Metody nadawania statusów

Pojedynczo w detalach faktury w sekcji dane podstawowe:
Zbiorczo wybierając opcję edytuj dostępną nad listą dokumentów:
Oznaczając komplet dokumentów (funkcja dostępna tylko po stronie klienta biura dla pakietów innych niż Ekspert):

❓Częste pytania

Czy korzystanie z miniobiegu KSeF jest obowiązkowe? Korzystanie z miniobiegu KSeF nie jest obowiązkowe. Głównym celem funkcjonalności jest wstępna weryfikacja faktur kosztowych pobranych z KSeF. Narzędzie to daje księgowości komunikat w postaci odpowiedniego statusu, czy dana faktura jest sprawdzona i gotowy do ewentualnego zaksięgowania.
Jaka jest różnica między miniobiegiem a własnym obiegiem w pakiecie Ekspert? O różnicach możesz przeczytać w artykule: Obieg dokumentów a miniobieg KSeF - różnice
Czy korzystanie z miniobiegu blokuje przejścia między etapami we własnych obiegach dokumentów? Korzystanie z miniobiegu KSeF nie blokuje przejść między etapami we własnych obiegach dokumentów. Brak oznaczenia faktury jako „Zatwierdzona” nie wstrzymuje standardowych prac, jednak status „Odrzucona” uniemożliwia wyeksportowanie dokumentu do programu księgowego.
Jak miniobieg KSeF współpracuje z własnym obiegiem dokumentów w pakiecie Ekspert? Oba mechanizmy działają równolegle i niezależnie. W momencie pobrania faktury z KSeF, trafia ona automatycznie na początkowy etap skonfigurowanego w firmie własnego obiegu. Jednocześnie na liście dokumentów pojawiają się ikony statusu miniobiegu (zielona, czerwona lub szara), które są widoczne niezależnie od tego, na jakim etapie własnego procesu znajduje się faktura.
Kto może nadawać statusy i jakie uprawnienia są do tego potrzebne w obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert? Statusy może nadawać zarówno użytkownik po stronie biura rachunkowego/firmy, jak i klient biura. Wymagane jest do tego specjalne uprawnienie: „Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF”, które konfiguruje się w ustawieniach pól formularza edycji dokumentu. Użytkownik musi należeć do grupy posiadającej dostęp do tego konkretnego pola.
Czy można zmienić domyślny status, aby faktura była zawsze zatwierdzona? Nie ma możliwości zmiany domyślnego statusu na „Zatwierdzona” - każda faktura po pobraniu zawsze jest „nieoznaczona”.
Czy odrzucenie faktury w miniobiegu skutkuje zgłoszeniem jej do Ministerstwa Finansów? Nie. Miniobieg działa wyłącznie na poziomie SaldeoSMART i służy do komunikacji wewnętrznej między klientem a księgowym. Odrzucenie faktury w systemie nie powoduje automatycznego zgłoszenia tego faktu do MF.
Gdzie sprawdzić, kto i kiedy zmienił status faktury? Historia zmian statusów w miniobiegu jest rejestrowana. Można ją sprawdzić, wchodząc w detale dokumentu, w sekcji „Oznaczenie faktury z KSeF” i klikając w ikonę zegara.
Czy można ukryć pole miniobiegu? Nie można całkowicie wyłączyć pola miniobiegu na podglądzie dokumentu, ale można ukryć kolumnę KSeF na liście dokumentów, jeśli firma nie chce z niej korzystać.
Kto i do kiedy może dokonać zmian statusów? Statusy w miniobiegu mogą być nadawane i zmieniane w dowolnym momencie, zarówno przez użytkownika na koncie biura rachunkowego/firmę, jak i przez klienta. Ostateczny podział ról zależy od wypracowanego modelu współpracy. Jeśli jedna strona (np. biuro) zmieni status, druga strona (klient) również ma taką możliwość. Każda aktualizacja status faktury jest rejestrowana. W detalach faktury, w sekcji „Oznaczenie faktury z KSeF”, pod ikoną zegara można sprawdzić pełną historię zmian, co pozwala zweryfikować, kto i kiedy dokonał modyfikacji.
Co się stanie jeżeli nie oznaczę faktury żadnym statusem? Każda faktura pobrana z KSeF automatycznie otrzymuje status „nieoznaczona” (szara ikona). Jeśli nie zostanie nadany żaden status i faktura pozostanie „nieoznaczoną”, nie blokuje to możliwości eksportu dokumentu do programu księgowego. Brak oznaczenia (szczególnie brak zatwierdzenia) oznacza, że księgowość nie otrzymała jasnego statusu, czy faktura jest zasadna i gotowa do księgowania. System dopuszcza scenariusz, w którym użytkownik sprawdza i oznacza statusy tylko dla wybranych faktur.
Czy jak klient oznaczy komplet dokumentów może jeszcze zmienić statusy? Przy zamykaniu miesiąca (funkcja „komplet dokumentów”) system wyświetla okno monitu, informując, ile faktur nadal nie posiada nadanego statusu, i pozwalając na ich szybkie przejrzenie lub zbiorcze oznaczenie. Mimo oznaczenia kompletu dokumentów klient lub biuro nadal może zmieniać statusy nadanym fakturom z KSeF.
Dlaczego użytkownik konta klienta nie może zmienić statusu w miniobiegu? Jeśli miesiąc księgowy nie został jeszcze zamknięty, a faktura nie została zatwierdzona przez biuro, najczęstszą przyczyną braku możliwości zmiany statusu jest brak przypisania użytkownika do grupy „Pracownik firmy”. Bez przynależności do tej grupy edycja statusów jest zablokowana.

Przypisać klienta biura do grupy „Pracownik firmy” może wyłącznie Administrator konta klienta, wykonując następujące kroki:
1. Jako klient biura zaloguj się na swoje konto jako użytkownik administracyjny
2. Przejdź do zakładki Użytkownicy → Lista użytkowników.
3. Wybierz opcję Ustaw grupy.
4. Na ekranie Przydziel użytkowników do grupy zaznacz pole wyboru (checkbox) przy wybranym pracowniku.
5. przypisz użytkownikowi grupę „Pracownik firmy”
6. Kliknij Zapisz zmiany.

	status oznaczający ZATWIERDZENIE faktury
	status oznaczający ODRZUCENIE faktury
	faktura nieoznaczona