Obieg dokumentów a miniobieg KSeF - różnice

Dwa obiegi - różnice

W SaldeoSMART dostępne są dwie funkcje - obieg dokumentów oraz miniobieg KSeF. W tym artykule przedstawiamy, czym jest każda z nich i jakie są różnice:

Czym jest obieg dokumentów w SaldeoSMART?

Obieg dokumentów w SaldeoSMART to zorganizowany proces zarządzania dokumentami, który umożliwia ich efektywne przetwarzanie w systemie. Aby skonfigurować obieg dokumentów, należy przejść przez kilka kluczowych kroków:

1. Stworzenie grup użytkowników - definiowanie ról w systemie.
2. Skonfigurowanie obiegu dokumentu - wybór modelu obiegu.
3. Stworzenie typu dokumentu - powiązanie z wcześniej przygotowanym obiegiem.
4. Przydzielenie typu do firmy - przypisanie dokumentów do odpowiednich firm.
5. Skonfigurowanie ustawień wymiarów - dodatkowe pola dla dokumentów.
6. Ustawienie uprawnień użytkownika - kontrola dostępu do obiegu.

Obieg dokumentów dostępny jest wyłącznie w pakiecie Ekspert dla biur rachunkowych oraz firm.

Czym jest miniobieg KSeF?

Miniobieg KSeF to funkcjonalność dostępna w SaldeoSMART, która umożliwia akceptację faktur pobranych z KSeF. Oto kluczowe informacje na temat miniobiegu KSeF:

1. Brak dodatkowych kosztów: Korzystanie z miniobiegu nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.
2. Proces akceptacji: Pobranie faktur, Weryfikacja i Przekazanie do księgowości.
3. Eksport do programu księgowego: Dokumenty mogą być eksportowane do programu księgowego, pod warunkiem, że nie są odrzucone (Blokada eksportu dokumentów z KSeF które są odrzucone w Miniobiegu)

Miniobieg KSeF jest dostępny w każdym pakiecie, zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla klientów biur oraz firm.

Więcej informacji: Akceptacja faktur z KSeF (miniobieg KSeF)

Częste pytania

1. Czy miniobieg jest obowiązkowy?
   Miniobieg KSeF nie jest obowiązkowy. Brak kliknięcia przycisku „Zatwierdź” nie blokuje dalszych procesów, takich jak przekazanie dokumentu do księgowości czy jego eksport. Celem miniobiegu jest oznaczenie faktur błędnych lub niezasadnych (tzw. scamów) przed ich zaksięgowaniem. Domyślnym statusem dla każdej pobranej faktury jest status „nieoznaczona”. Jedynym sztywnym ograniczeniem jest status „Odrzucona” – faktury nim oznaczonej nie można wyeksportować do programu księgowego.
2. Jak miniobieg ma się do własnych obiegów konfigurowanych w pakiecie Ekspert?
   Obie funkcjonalności działają obok siebie i nie wykluczają się wzajemnie: Miniobieg KSeF jest niezależny od zdefiniowanych w systemie obiegów własnych. W momencie pobrania faktury z KSeF, trafia ona automatycznie na początkowy etap skonfigurowanego w firmie własnego obiegu. Jeśli dokument przechodzi przez skomplikowany, np. 5-etapowy proces akceptacji, statusy miniobiegu (zielona, czerwona lub szara ikona) są zawsze widoczne na liście dokumentów jako kluczowa informacja dla księgowości.
3. Kto może nadawać statusy i jakie uprawnienia są do tego potrzebne w obiegu dokumentów w pakiecie Ekspert?
   Statusy może nadawać zarówno użytkownik po stronie biura rachunkowego/firmy, jak i klient biura. Wymagane jest do tego specjalne uprawnienie: „Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF”, które konfiguruje się w ustawieniach pól formularza edycji dokumentu. Użytkownik musi należeć do grupy posiadającej dostęp do tego konkretnego pola.