Automatyzacja AI dla firm z wieloma oddziałami - jak prawidłowo skonfigurować obieg dokumentów?

Coraz więcej klientów zgłasza pytania dotyczące konfiguracji systemu w przypadku firm, które prowadzą działalność w ramach jednego NIP-u, ale posiadają kilka oddziałów. Główne wyzwania to:

• Jak rozdzielać dokumenty pomiędzy oddziałami?
• Jak zapewnić, że faktury danego oddziału nie będą widoczne dla pozostałych?
• Jak skonfigurować automatyzację AI, aby prawidłowo nadawała typy dokumentów dla różnych oddziałów?

Dotychczas problem ten rozwiązywano poprzez tworzenie oddzielnych typów dokumentów (w pakiecie Ekspert). Przy wprowadzeniu automatyzacji AI kluczowe staje się jednak to, jak system ma rozpoznawać te dokumenty.

Rozwiązanie

1. Identyfikatory wewnętrzne (ID WEW) jako klucz dla AI

👉 Przeczytaj czym jest Identyfikator wewnętrzny (ID WEW)

ID WEW to jeden z parametrów branych pod uwagę przez system przy automatycznym nadawaniu typu dokumentu. Jeśli kontrahenci umieszczą ID WEW oddziału na fakturze, system AI – ucząc się na danych historycznych – będzie w stanie precyzyjniej przypisać dokument do odpowiedniego oddziału.

2. Oddzielne typy dokumentów dla każdego oddziału

Aby zachować poprawność obiegu, należy:

• Stworzyć oddzielne typy dokumentów (możliwe w pakiecie Ekspert np. Faktura zakupu Warszawa, Faktura zakupu Kraków).
• Zapewnić spójne oznaczenia w dokumentach, które system AI wykorzysta do nauki.

⚠️Im więcej dokumentów z prawidłowym przypisaniem historycznym, tym wyższa skuteczność automatyzacji.

3. Przypisanie użytkowników do obiegów oddziałowych

Aby zapewnić, że faktury jednego oddziału nie są widoczne dla innych osób, należy odpowiednio skonfigurować uprawnienia (możliwe w pakiecie Ekspert):

• Przypisać użytkowników wyłącznie do typów dokumentów ich oddziału.
• Skonfigurować etapy obiegu tak, aby dostęp do nich miały tylko osoby uprawnione.
• Zastosować filtrowanie widoczności dokumentów w zależności od typu.

❓Częste pytania

Czy AI automatycznie rozpoznaje oddziały na podstawie ID WEW?
Tak, ID WEW jest jednym z kluczowych parametrów. System uczy się na podstawie danych historycznych, więc poprawna weryfikacja pierwszych dokumentów jest kluczowa dla dalszej nauki AI.

Jak zapewnić, że dokumenty jednego oddziału nie będą widoczne dla innych?
Widoczność regulowana jest przez konfigurację uprawnień użytkowników przypisanych do poszczególnych typów dokumentów (np. użytkownik z Krakowa nie ma przypisanego typu "Zakup Warszawa").

Czy można ustawić domyślny typ dokumentu osobno dla każdego oddziału?
Obecnie system AI działa w oparciu o jeden domyślny typ na poziomie kontrahenta, ale dzięki ID WEW i nauce historycznej potrafi inteligentnie "przełączyć" typ na ten właściwy dla oddziału.