Czy KSeF wymaga zmiany w moich obiegach dokumentów?

Czy KSeF wymaga zmian w dotychczasowych obiegach?

NIE - wprowadzenie KSeF nie wymaga rekonfiguracji istniejących obiegów dokumentów.

KSeF to kolejne źródło dodawania dokumentów

KSeF należy traktować jako piątą metodę dodawania dokumentów do systemu, obok dotychczasowych sposobów (ręczny, e-mail, SaldeoPULPIT, aplikacja mobilna). Zmienia się tylko źródło pochodzenia faktury, ale nie sposób jej przetwarzania w systemie. Dane w opisie faktury nie są już mniej lub bardziej trafnie rozpoznanym tekstem z obrazu PDF, a pobraniem ściśle zdefiniowanych danych i ich wizualizacją.

Co to oznacza w praktyce?

Dokumenty pobrane z KSeF trafiają dokładnie w to samo miejsce (pierwszy etap obiegu korespondujący z wybranym typem dokumentu), w które wcześniej klient samodzielnie je wgrywał. Następnie przechodzą przez standardowe etapy obiegu, które były ustawione do tej pory - żadne dodatkowe kroki ani modyfikacje nie są potrzebne.

Najważniejsze zasady wdrożenia KSeF

1. Faktury krajowe vs. zagraniczne

• Faktury krajowe - KSeF stanie się głównym źródłem faktur krajowych. Dzięki danym pobieranym bezpośrednio z systemu eliminujemy potrzebę odczytu dokumentów (OCR) i zyskujemy pewność co do ich poprawności. Należy jednak pamiętać, że system nie zastępuje kontroli merytorycznej - nadal konieczna jest weryfikacja zgodności faktury z umową oraz sprawdzenie poprawności kwot transakcji.
• Faktury zagraniczne - nic się nie zmienia, nadal dodawane są w dotychczasowy sposób.

Ważne: Wdrażając KSeF dla faktur krajowych, nie należy modyfikować procesów dotyczących faktur zagranicznych. Jeśli występują osobne obiegi dla faktur zagranicznych (np. różne departamenty), należy pozostawić je bez zmian.

2. Przygotowanie techniczne

Aby rozpocząć pobieranie faktur z KSeF, należy:

1. Wygenerować certyfikaty
2. Wgrać certyfikaty do SaldeoSMART
3. Upewnić się, że użytkownicy mają odpowiednie uprawnienia - „Prawo do KSeF”

👉 Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART

3. Mechanizm ograniczenia widoczności dokumentów 

System oferuje możliwość wykluczenia określonych NIP-ów z pobierania dla konkretnych kontrahentów. Jest to szczególnie istotne w kontekście poufności dokumentów (np. faktur B2B dotyczących wynagrodzeń).

Ważne! Niezależnie kto pobiera faktury z KSeF i czy ma ograniczoną widoczność, użytkownik pobierając dokumenty z KSeF musi nadać im stosowny typ dokumentu (i tylko w zakresie typów, do których ma dostęp w momencie operacji pobrania), aby dokument mógł się pojawić na liście dokumentów w SaldeoSMART.

👉 Kontrahenci niestandardowi

Modele współpracy klient-biuro rachunkowe

• Model 1: Biuro przejmuje kontrolę

  Biuro samodzielnie konfiguruje dostępy i zarządza pobieraniem dokumentów.

• Model 2: Klient zarządza samodzielnie

  Klient generuje uprawnienia dla księgowego i samodzielnie konfiguruje ustawienia użytkowników po swojej stronie.

• Model 3: Model hybrydowy

  Zarówno klient, jak i biuro rachunkowe mają możliwość dokonywania tych samych operacji (najczęściej rekomendowany).

Uwaga: W przypadku biura rachunkowego wykluczanie NIP-ów zazwyczaj nie ma sensu - księgowy księguje wszystkie dokumenty bez wyjątku.

Odpowiedzialność klienta

Klient biura rachunkowego powinien:

• Zainteresować się procesem wdrożenia KSeF
• Wygenerować odpowiednie uprawnienia dla księgowego
• Wygenerować certyfikaty
• Ustalić model współpracy z biurem

Podsumowanie

Istniejące obiegi działają bez zmian - dokumenty z KSeF przechodzą przez te same etapy co dotychczas.

Faktury zagraniczne bez zmian - nadal obsługiwane w dotychczasowy sposób.

Mechanizm poufności - możliwość ograniczenia widoczności dokumentów od kontrahentów z danym NIP.

Elastyczne modele współpracy - wybór sposobu zarządzania dostępami między klientem a biurem.

KSeF to ewolucja, nie rewolucja - system zachowuje ciągłość procesów, dodając nowe, wygodne źródło dokumentów.

__________________________________________________________________________

Częste pytania:

1. Czy w pakiecie Ekspert istnieje możliwość, aby dokumenty z KSeF były pobierane do SaldeoSMART przed wpadnięciem w obieg dokumentów? Nie, nie ma takiej możliwości. Dokument pobierany z KSeF trafia do SaldeoSMARTz przypisanym konkretnym typem dokumentu. Jeżeli użytkownicy posiadają uprawnienia i dostęp do danego typu dokumentu, będą go widzieć od razu po dodaniu do systemu.