Krajowy System e-Faktur wprowadza automatyzację w przepływie dokumentów, ale wraz z nią pojawia się nowe wyzwanie: jak skutecznie kontrolować i akceptować setki faktur, które automatycznie trafiają do systemu? Odpowiedzią jest połączenie automatycznego pobierania faktur z KSeF z zaawansowanym obiegiem dokumentów w SaldeoSMART. Dzięki temu możesz np. posegregować faktury pochodzące z KSeF według działów oraz wydzielić faktury poufne.
❓Czym jest obieg dokumentów w SaldeoSMART?
Obieg dokumentów to mechanizm, który pozwala zdefiniować ścieżkę akceptacji dla dokumentów w firmie. Każdy dokument - w tym faktury automatycznie pobrane z KSeF - przechodzi przez ustalone etapy, np.:
- Weryfikacja merytoryczna (osoba, która zleciła zakup)
- Akceptacja kierownika (zatwierdza zgodność z budżetem)
- Księgowanie (biuro rachunkowe opisuje wymiarami i księguje)
- Akceptacja do płatności (dyrektor finansowy zatwierdza do wypłaty)
- Podział faktur wg np. działu, rodzaju itp.
Dodatkowo możesz podzielić faktury np. wg działu, rodzaju czy typu dokumentu - dzięki temu możesz zdecydować, który użytkownik widzi określony typ dokumentu (np. Kierownik działu marketingu widzi tylko dokumenty swojego działu).
Każdy etap może wymagać określonych działań, a przejście dalej jest możliwe tylko po ich wykonaniu.
⚙️Techniczne podstawy - co warto wiedzieć
Dostępność i uprawnienia:
- Obieg dokumentów dostępny w pakiecie Ekspert
- Można skonfigurować na: koncie typu biuro lub koncie typu firma
- Konfiguracji dokonuje użytkownik administracyjny (admin)
- Biuro może ustawić obieg dla swojego klienta (ale klient nie może ustawić obiegu dla biura)
Kluczowe możliwości:
- Etapy wymagane - użytkownik nie przejdzie dalej bez wykonania określonych czynności
- Grupy użytkowników - różne grupy mają dostęp do różnych etapów i funkcji
- Wymiary wymagalne - system wymusza wypełnienie określonych pól przed przejściem do kolejnego etapu
- Kontrola widoczności - możesz określić, które grupy widzą dokumenty z KSeF, a nawet wskazać imiennie, kto ma dostęp do danego typu dokumentu
🧭 Konfiguracja obiegu pod KSeF - krok po kroku
Utwórz grupy użytkowników odpowiadające rolom w firmie:
- Pracownicy operacyjni
- Kierownicy działów
- Dział finansowy
- Księgowość / Biuro rachunkowe
- Zarząd
Skonfiguruj obieg dokumentu w zakładce
Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów.
Wybierz „+ Dodaj obieg”, nadaj nazwę (np. „Obieg faktur KSeF”), opis i wybierz model dokumentu: Faktura.
W ramach tego samego obiegu ustal też:
- Statusy dokumentu dla KSeF, np.:
„Pobrano z KSeF – oczekuje na weryfikację”, „Zweryfikowano merytorycznie”, „Zaakceptowano przez kierownika”, „Opisano wymiarami - gotowe do księgowania”, „Zaaksięgowano”, „Zaakceptowano do płatności”.
- Etapy obiegu – dla każdego zdefiniuj nazwę i opis, kolor oznaczenia, grupy odpowiedzialne za etap.
- Przejścia między etapami – kto może przejść dalej, jakie warunki muszą być spełnione (np. wypełnione wymiary), czy można cofnąć dokument.
- Kto może edytować pola na danym etapie.
Utwórz typ dokumentu zgodny z obiegiem (np. „Faktura kosztowa KSeF”) i powiąż go z obiegiem.
Przypisz utworzony typ dokumentu do właściwej firmy, aby obieg był aktywny i gotowy do użycia.
Skonfiguruj wymiary dokumentu, np.:
- Projekt
- Dział
- Kategoria kosztowa
- Centrum kosztów
Dzięki nim obieg będzie pełniejszy i bardziej kontrolowany.
Ustaw uprawnienia użytkowników:
- kto ma dostęp do danego typu dokumentu,
- przypisz użytkownikó do konkretnej grupy/grup.
Przetestuj obieg na przykładowych fakturach z KSeF.
Sprawdź, czy przejścia, statusy i wymagalne wymiary działają poprawnie.
✅Zalety połączenia KSeF z obiegiem dokumentów
- Pełna kontrola mimo automatyzacji
- Bezpieczeństwo księgowego i biura
- Budżety i raporty zawsze aktualne
- Zgodność z polityką finansową
- Audyt i transparentność
- Segregacja faktur wg działu/typu i ochrona dokumentów poufnych
📌 Podsumowanie
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF to ogromna wygoda, ale też wyzwanie: jak zachować kontrolę nad setkami automatycznie trafiających dokumentów?
Odpowiedź: Obieg dokumentów w SaldeoSMART.
KSeF + Obieg dokumentów = Automatyzacja z pełną kontrolą
- Faktury automatycznie z KSeF → do systemu
- Obieg dokumentów → przez odpowiednią ścieżkę akceptacji
- Wymiary wymagalne → porządek i kompletne dane
- Budżety i raporty → zawsze aktualne
- Bezpieczeństwo → każdy wydatek kontrolowany
- Efektywność → oszczędność dziesiątek godzin miesięcznie
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.