KSeF 2.0 - instrukcja dla kont na pakietach firmowych – Centrum pomocy SaldeoSMART

🚀 Ta instrukcja pomoże Ci skonfigurować system KSeF w SaldeoSMART, jeśli prowadzisz księgowość we własnym zakresie.

👉 Zacznij od uprawnień w KSeF: KSeF - obsługa spółki

📋 Czego potrzebujesz przed rozpoczęciem

Uwierzytelnienie i dostęp do Aplikacji Podatnika 2.0
Uprawnienia Administratora w SaldeoSMART
Uzgodnionego modelu pracy w przypadku firm jedno i wielonipowych

⚠️ Aby pobierać lub wysyłać e-Faktury, konieczne jest również nadanie odpowiednich uprawnień dla danego podmiotu/osoby na platformie ministerialnej KSeF.

⚠️ WAŻNE: Osoba wskazana w ZAW-FA ma domyślnie tylko uprawnienia administracyjne (nadawanie uprawnień innym). Aby móc wystawiać i odbierać faktury w SaldeoSMART, musi nadać sobie w KSeF (w Aplikacji Podatnika) odpowiednie uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur.

Rozpoczęcie korzystania z systemu KSeF w SaldeoSMART wymaga przygotowania odpowiednich poświadczeń w Aplikacji Podatnika 2.0, a następnie ich poprawnej konfiguracji w aplikacji SaldeoSMART.

👉 Aplikacja Podatnika 2.0

Krok 1: Wybierz metodę uwierzytelniania

Masz do wyboru dwie metody dostępu do KSeF. Zdecyduj, którą opcję wybierzesz przed przejściem do kolejnych kroków.

Metoda 1: Certyfikaty KSeF (rekomendowane)

🌟 Zalety:

Pełna obsługa systemu KSeF
Możliwość pracy w trybie offline/awaryjnym
Jedno rozwiązanie dla wszystkich pracowników
Lepsze bezpieczeństwo - centralne zarządzanie dostępem

👤 Dla kogo:

Firmy zatrudniające pracowników księgowych
Firmy potrzebujące pracy w trybie offline
Firmy dbające o bezpieczeństwo danych

📍 Potrzebujesz: Certyfikat wygenerowany na NIP firmy

Metoda 2: Tokeny KSeF 2.0

⚡ Zalety:

Szybka konfiguracja
Prosta obsługa

👤 Dla kogo:

Jednoosobowe działalności gospodarcze
Firmy, które potrzebują szybkiego startu
Jako rozwiązanie tymczasowe

⚠️ Ważne: Dla tokenów brak trybu offline, będą działać tylko do końca 2026 roku.

💡 Rekomendacja SaldeoSMART: Jeśli zatrudniasz pracowników wybierz certyfikaty na NIP firmy.

👉 Certyfikaty KSeF: dlaczego w SaldeoSMART rekomendujemy certyfikaty na NIP

Krok 2A: Wygeneruj certyfikat firmy (dla metody 1)

🔎 Instrukcja generowania certyfikatu:

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika 2.0 używając poświadczeń dedykowanych dla Twojej firmy np. pieczęć kwalifikowane
Przejdź do sekcji: Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat
Wybierz typ certyfikatu:
- Certyfikat uwierzytelniający (typ 1) - wymagany do codziennej pracy
- Certyfikat offline (typ 2) - opcjonalnie, jeśli potrzebujesz trybu awaryjnego
Wpisz nazwę certyfikatu
Ustaw hasło i zapamiętaj je - to hasło będzie potrzebne przy wgrywaniu certyfikatu do SaldeoSMART
Kliknij "Generuj"
Pobierz dwa pliki:
- Plik certyfikatu (.crt)
- Plik klucza (.key)
Zapisz pliki w bezpiecznym miejscu

🛡️ Uwaga bezpieczeństwa: Hasło certyfikatu i plik .key to wrażliwe dane. Przechowuj je w bezpiecznym miejscu i nie udostępniaj nikomu spoza organizacji.

Krok 2B: Wygeneruj token (dla metody 2)

🔎 Instrukcja generowania tokenu:

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika 2.0
Przejdź do sekcji: Tokeny → Wygeneruj token
Wybierz zakres uprawnień tokenu:
- Wystawianie faktur
- Pobieranie faktur
Skopiuj wygenerowany token
Zapisz token w SaldeoSMART

👉 Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

Krok 3: Wgraj poświadczenia do SaldeoSMART

⚠️ Tylko użytkownik z uprawnieniami Administratora (po stronie konta głównego i/lub konta podmiotu) może wgrać certyfikaty lub tokeny do systemu.

✅ Dla certyfikatów:

Zaloguj się do SaldeoSMART jako Administrator
Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty i tokeny
Kliknij "Dodaj certyfikat"
Wybierz typ certyfikatu (uwierzytelniający i/lub offline)
Nadaj certyfikatowi nazwę (np. "Certyfikat Firmy 2026")
Wgraj plik certyfikatu (.crt)
Wgraj plik klucza (.key)
Wprowadź hasło ustawione podczas generowania certyfikatu
Zapisz

Zrzut konto główne:

Zrzut konto podmiotu:

✅ Dla tokenów:

Zaloguj się do SaldeoSMART jako Administrator
Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty i tokeny
Przejdź do sekcji Tokeny 2.0
Kliknij "Dodaj token"
Wklej skopiowany token z Aplikacji Podatnika
Zapisz

Zrzut konto podmiotu (tokeny można dodać tylko od strony konta podmiotu):

⚠️ Ważne:

W modelu jednonipowym: wystarczy wgrać certyfikat od strony konta głównego.
W modelu wielonipowym: firmy powinny wgrać certyfikaty na swoich kontach i udzielić uprawnień dla NIP konta głównego.
W modelu wielonipowym: jeżeli obsługa KSeF odbywa się przez konto główne, nie ma potrzeby wgrywania certyfikatów na kontach podmiotów

📥 Krok 4: Skonfiguruj pobieranie faktur z KSeF

Jako Administrator możesz skonfigurować, jak system będzie pobierał i przetwarzał faktury z KSeF.

🔎 Instrukcja:

Przejdź do: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia
Skonfiguruj parametry pobierania:
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co godzinę
Sposób uzupełniania parametrów księgowych
Zapisz zmiany

✨ Wskazówka: Możesz wykorzystać funkcję AI do automatycznego uzupełniania parametrów księgowych. To znacznie przyspiesza pracę.

👉 Konfiguracja pobierania faktur z KSeF - konto biura/firmy

👥 Krok 5: Nadaj uprawnienia pracownikom

Samo wgranie certyfikatu przez Administratora nie daje automatycznego dostępu wszystkim pracownikom firmy.

🔎 Instrukcja nadawania uprawnień:

Przejdź do: Konfiguracja → Użytkownicy
Wybierz użytkownika
W sekcji Prawo do KSeF zaznacz odpowiednie opcje:
- Wysyłanie faktur do KSeF - jeśli ma wystawiać faktury
- Pobieranie faktur z KSeF - jeśli ma pobierać faktury
Zapisz zmiany