KSeF - obsługa spółki

1. Wprowadzenie spółki¹ do KSeF

Spółka może rozpocząć pracę z KSeF na dwa sposoby:

¹ Opracowanie dotyczy spółek kapitałowych oraz spółek osobowych; może być wykorzystane także dla innych osób prawnych, np. stowarzyszeń
² Certyfikaty tworzone w KSeF pozwalaja na uwierzytelnienie podatnika logującego się do KSeF oraz wystawianie faktur w tzw. trybie offline.
³ Token służy do uwierzytelniania SaldeoSMART z KSeF. Nie używa się go do logowania do Aplikacji Podatnika. Tokeny będą funkcjonować tylko do końca 2026 r.

2. Nadanie uprawnień dla osoby wskazanej w ZAW-FA

WAŻNE: Osoba wskazana w ZAW-FA ma domyślnie tylko uprawnienia administracyjne (nadawanie uprawnień innym). Aby móc wystawiać i odbierać faktury w SaldeoSMART, musi nadać sobie w KSeF odpowiednie uprawnienia.

Procedura nadawania uprawnień:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika
2. Przejdź do zakładki Uprawnienia
3. Wybierz opcję nadania uprawnień

Konfiguracja formularza:
Sekcja "Rodzaj uprawnień":

• Rodzaj uprawnienia: "Osobie fizycznej do pracy w KSeF"

Sekcja "Dane osoby fizycznej":

• Rodzaj podmiotu uprawnianego:
  • Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL (najczęstsza opcja)
  • Osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL
• Identyfikator - wskazujemy w zależności od tego jakim identyfikatorem się posługujemy:
  • PESEL (zalecane)
  • NIP
  • Brak (tylko przy certyfikacie bez PESEL/NIP)

Sekcja "Zakres uprawnień":

1. Wystawiania faktur - umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formacie XML przez KSeF
2. Przeglądania faktur - pozwala na pobieranie faktur wystawionych(sprzedaż) oraz otrzymanych (zakupy)
3. Przeglądania uprawnień - umożliwia sprawdzanie uprawnień użytkownika w Aplikacji Podatnika
4. Przeglądania historii sesji (generowania UPO) - umożliwia wgląd w historię działań
5. Zarządzania jednostkami podrzędnymi - pozwala zarządzać dostępem jednostek podległych
6. Wykonywanie operacji egzekucyjnych - dotyczy komorników i organów egzekucyjnych (uprawnienie nr 6 nie jest widoczne na ekranie powyżej i nie może być nadawane w Spółkach).

Rekomendacja dla spółek: Dla osoby wskazanej na ZAW-FA z reguły potrzebne są cztery pierwsze uprawnienia.

Zatwierdzenie: Kliknij "Nadaj uprawnienia". Po zatwierdzeniu certyfikat będzie działał w wybranym zakresie po połączeniu z SaldeoSMART.

3. Nadawanie uprawnień innym osobom/podmiotom

Jeśli jesteś zalogowany w Aplikacji Podatnika w kontekście NIP Spółki (przez pieczęć lub jako osoba z ZAW-FA):

Procedura:

1. Wejdź do modułu Uprawnienia
2. Wybierz Nadanie uprawnień
3. Wybierz typ odbiorcy uprawnień (najczęściej wykorzystywane uprawnienia):
   • Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur (dla np. biur rachunkowych, niezbędne posiadanie NIP przez uprawnionego),
   • Osobie fizycznej do pracy w KSeF - identyfikacja po NIP lub PESEL (np. członek zarządu, pracownik, księgowy)
4. Określ zakres uprawnień (najczęściej wykorzystywane uprawnienia):
   • Wystawianie faktur
   • Przeglądanie faktur (pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych)
5. Przy nadawaniu uprawnień podmiotowi z NIP (np. biuru rachunkowemu) możesz określić, czy podmiot może nadawać uprawnienia pośrednie swoim pracownikom do pracy w kontekście NIP klienta biura rachunkowego.
6. Zatwierdź operację.

4. Generowanie tokenu dla integracji z SaldeoSMART

Token służy do uwierzytelniania SaldeoSMART z KSeF. Nie używa się go do logowania do Aplikacji Podatnika. Tokeny są rozwiązaniem przejściowym i funkcjonują do końca 2026 r. Nie jest konieczne generowanie tokenu – można od razu kozystać z certyfikatu (pkt 5), czyli z rozwiązania docelowego.

Procedura tokenu:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika w kontekście NIP spółki
2. Przejdź do modułu Tokeny / Zarządzanie tokenami / Generuj token
3. Podaj nazwę własną tokenu
4. Wskaż zakres uprawnień (Wystawianie / Dostęp / Oba)
5. Zatwierdź i skopiuj ciąg znaków do SaldeoSMART

5. Uzyskanie certyfikatu KSeF (rozwiązanie docelowe)

Certyfikat KSeF typu 1 ("uwierzytelnianie") jest docelową metodą uwierzytelniania w API KSeF i zastąpi tokeny.

Procedura certyfikatu:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika w kontekście NIP spółki
2. Przejdź do sekcji Certyfikaty i wybierz "Wnioskuj o certyfikat"
3. Podaj nazwę oraz hasło (hasło będzie potrzebne również w SaldeoSMART!)
4. Wybierz rodzaj: Uwierzytelnienie w systemie KSeF
5. Ustaw datę aktywacji i pobierz plik

Instrukcje szczegółowe:

• Certyfikaty KSeF w SaldeoSMART
• Token KSeF 2.0 - instrukcja generowania

6. Konfiguracja KSeF w SaldeoSMART

1. NIP spółki w SaldeoSMART musi być identyczny jak w KSeF
2. Zdecyduj: Token (do 2026) czy Certyfikat (docelowo)
3. Upewnij się, że zakres uprawnień jest poprawny

7. Podsumowanie - kompletna procedura dla Spółki

• Krok 1: Wybór wejścia (Pieczęć NIP lub ZAW-FA)
• Krok 2: Logowanie w kontekście NIP Spółki
• Krok 3: W KSeF: Nadaj uprawnienia i wygeneruj token/certyfikat
• Krok 4: W SaldeoSMART: Dodaj certyfikaty i klucze i korzystaj z KSeF

8. Najczęstsze pytania i problemy

Pytanie 1: Jestem „superadministratorem”, dodałem certyfikat i nie mogę wysyłać faktur. Dlaczego?
Rozwiązanie: Jako reprezentant (ZAW-FA) masz tylko rolę administratora. Musisz sam sobie nadać uprawnienia wykonawcze w sekcji Uprawnienia (wybierz: "osobie fizycznej do pracy z KSeF" i zaznacz fakturowanie).

Pytanie 2: Spółka obsługuje wielu klientów (NIP). Czy każdy musi nadać uprawnienia?
Odpowiedź: TAK. Każdy klient musi osobno nadać uprawnienia Spółce.
ZALECANE: Uprawnienie dla podmiotu (NIP spółki). Klient wskazuje NIP spółki, a spółka wewnętrznie zarządza pracownikami. Brak konieczności zmian przy rotacji kadr.
NIEWYGODNE: Uprawnienie dla osoby fizycznej (PESEL). Zmiana pracownika wymaga zmian u wszystkich klientów.

Pytanie 3: Biuro (Sp. z o.o.) nie widzi uprawnień nadanych przez klientów.
Przyczyna: Uprawnienia dla NIP biura są widoczne tylko przy logowaniu pieczęcią. Bez pieczęci (Profil Zaufany) biuro "nie widzi" tych uprawnień na liście.
Rozwiązanie: Administrator biura musi zalogować się w kontekście NIP biura i nadać uprawnienia indywidualne (osobie fizycznej) do pracy na NIP konkretnego klienta.

Uwaga: Podatnik będący osobą fizyczną (JDG) ma w KSeF komplet uprawnień właścicielskich domyślnie.

Pytanie 4: O czym należy pamiętać nadając uprawnienia dla biura rachunkowego?

Proces nadawania uprawnień dla biura rachunkowego należy zacząć od konsultacji z samym biurem, aby ustalić, w jaki sposób uwierzytelniło się ono w systemie KSeF. Jest to kluczowe, ponieważ sposób nadania uprawnień zależy od tego, czy biuro korzysta z pieczęci kwalifikowanej, czy uwierzytelnienia na podstawie ZAW-FA (poprzez PESEL, Profil Zaufany lub mObywatela).

Aby prawidłowo nadać uprawnienia, należy postępować według poniższych kroków:

• Wybór zakresu czynności: W systemie należy wybrać opcję przeglądania faktur lub jeśli biuro ma również wysyłać dokumenty – opcję przeglądania i wystawiania faktur.
• Zaznaczenie prawa do dalszego przekazywania uprawnień: Jest to najważniejszy element konfiguracji. Należy aktywować pole „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”. Jest to niezbędne w sytuacjach, gdy biuro rachunkowe jest spółką i musi nadać dalsze uprawnienia osobie uwierzytelnionej używającej numeru PESEL, działającej pod NIP-em biura.

Weryfikacja poprawności nadanych uprawnień jest możliwa w sekcji „zarządzanie uprawnieniami” w aplikacji podatnika. Jeśli operacja została wykonana prawidłowo, przy uprawnieniach biura pojawi się charakterystyczna strzałeczka. Jej brak oznacza, że biuro otrzymało jedynie prawo do wystawiania lub przeglądania faktur, ale bez możliwości delegowania tych zadań do konkretnych osób wewnątrz swojej struktury.