Dokumenty objęte i nieobjęte KSeF – Centrum pomocy SaldeoSMART

✅ Dokumenty objęte Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

W zakresie KSeF znajdują się następujące dokumenty:

faktury podstawowe, takie jak faktury dokumentujące sprzedaż międzynarodową (WDT) oraz eksport, które muszą być przesyłane za pośrednictwem KSeF lub bezpośrednio do zagranicznych nabywców
faktury zaliczkowe, korygujące (zarówno wystawione w KSeF, jak i poza nim), wystawione w procedurze samofakturowania
faktury wystawione do paragonów
faktury VAT marża
faktury RR (od rolników ryczałtowych) – z zastrzeżeniem wymogu zgody rolnika ryczałtowego
faktury zerowe

💡Które rodzaje faktur pobierane są z KSeF do SaldeoSMART?

Z KSeF można pobierać do SaldeoSMART wszystkie faktury ustrukturyzowane, które zostały w nim wystawione lub do niego przesłane:

podstawowe faktury VAT sprzedażowe oraz zakupowe (kosztowe)
faktury zaliczkowe
faktury rozliczające (zbiorcze)
faktury korygując
faktury uproszczone

wyjątek stanowią faktury RR, które posiadają własną schemę, która na ten moment nie jest obsługiwana w SaldeoSMART. Ten typ faktury można dodać do SaldeoSMART jako skan w którym możemy uzupełnić numer KSeF.

❌ Dokumenty wyłączone z obowiązku stosowania KSeF

Spośród dokumentów nieobjętych KSeF znajdują się:

faktury proforma
duplikaty faktur (faktury oryginalne są pobierane z KSeF)
dokumenty rozliczające VAT w sprzedaży bezrachunkowej lub wydane na cele marketingowe
bilety autostradowe, lotnicze, kolejowe i promowe
noty VAT, z wyjątkiem not VAT potwierdzających rabaty pośrednie, które nie są fakturami i nie muszą być przesyłane do KSeF

🌍 Specjalne zasady dotyczące podmiotów zagranicznych

Podatnik bez siedziby w kraju (art. 17 ust. 1 pkt 4)

Faktury wystawiane przez podatnika, który nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju, podlegają pewnym specyficznym zasadom.

W przypadku, gdy taki podmiot zagraniczny będzie świadczył usługę na terenie Polski, a nabywca tej usługi ma siedzibę w Polsce zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy, to nabywca ten staje się zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu tej usługi.

Ponadto, w porozumieniu ze świadczeniodawcą, nabywca ten przejmuje obowiązek wystawiania faktur związanych z tą usługą. Te faktury powinny być wystawiane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, w tym faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dla podmiotów zagranicznych przewidziano specjalne mechanizmy uwierzytelniania w KSeF, które umożliwiają im wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.

Dodatkowo, istnieje możliwość "odfiltrowywania" faktur, które są generowane w ramach procedury samofakturowania, bez konieczności pobierania wszystkich faktur wcześniej.

Inne Wyłączenia i Specjalne Procedury

Faktury generowane przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na tym obszarze, będące jednakże poza zasięgiem dostarczanych towarów lub świadczonych usług, posiadają swoiste reguły.
Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.
Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego.

⚠️ Forma udostępniania faktur przy braku obowiązku KSeF

Jeżeli podatnik nie ma obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), to faktury będą udostępniane nabywcy w dowolnej formie, zgodnie z wcześniej ustalonym porozumieniem.

W tym samym czasie wystawca faktury powinien przechować tę udostępnioną fakturę w swojej dokumentacji. Dla przykładu, jeśli podmioty, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie wybiorą korzystania z KSeF i zdecydują się na wystawienie faktury (niezależnie od tego, czy w formie papierowej czy elektronicznej), będą zobowiązane wcześniej uzgodnić z nabywcą, w jakiej postaci przekazać taką fakturę.