Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Faktury ustrukturyzowane są zapisywane w formacie elektronicznym (XML).

System został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów i będzie obowiązkowy w Polsce w dwóch terminach:

• 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców

Jak korzystać z KSeF?

Podatnik może wystawić e-fakturę na dwa sposoby:

1. Za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie KSeF
2. Korzystając z systemu zintegrowanego z KSeF jak np. SaldeoSMART

Kluczowe korzyści KSeF

Dla przedsiębiorców:

• Szybszy zwrot VAT - skrócenie terminu z 60 do 40 dni
• Dostęp 24/7 do faktur online zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy
• Automatyczna archiwizacja przez wymagany prawem okres (bez konieczności długoterminowego przechowywania)
• Minimalizacja błędów dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych
• Standaryzacja formatu ułatwiająca procesy księgowe i analityczne

Cechy systemu KSeF

• Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz znacznik czasu
• System gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury
• Format XML zapewnia łatwą integrację z innymi systemami 
• KSeF eliminuje potrzebę fizycznego przesyłania dokumentów

Przygotuj się na obowiązkowy KSeF

Pamiętaj, że korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Warto już teraz:

• Sprawdzić, czy Twój system jest kompatybilny z KSeF
• Przeszkolić pracowników z obsługi nowego systemu
• Przetestować rozwiązanie w okresie dobrowolnego korzystania