Czym jest KSeF?

KSeF to krajowy system informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia:

• Wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej (w formacie XML)

• Przechowywanie faktur elektronicznych

• Udostępnianie faktur w formie cyfrowej

Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF:

1. 1 lutego 2026 r. - dla firm, których obrót w poprzednim roku podatkowym przekroczył 200 mln zł

2. 1 kwietnia 2026 r. - dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców

System KSeF zastąpi tradycyjne metody wystawiania faktur, wprowadzając ustandaryzowany format elektroniczny dla wszystkich transakcji.

Kamienie milowe wdrożenia KSeF 

Harmonogram etapów przygotowany przez Ministerstwo Finansów:

Jak korzystać z KSeF?

Podatnik może wystawić e-fakturę na dwa sposoby:

1. Za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie KSeF
2. Korzystając z systemu zintegrowanego z KSeF jak np. SaldeoSMART

Kluczowe korzyści KSeF

Dla przedsiębiorców:

• Szybszy zwrot VAT - skrócenie terminu z 60 do 40 dni
• Dostęp 24/7 do faktur online zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy
• Automatyczna archiwizacja przez wymagany prawem okres (bez konieczności długoterminowego przechowywania)
• Minimalizacja błędów dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych
• Standaryzacja formatu ułatwiająca procesy księgowe i analityczne

Cechy systemu KSeF

• Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz znacznik czasu
• System gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury
• Format XML zapewnia łatwą integrację z innymi systemami 
• KSeF eliminuje potrzebę fizycznego przesyłania dokumentów

Przygotuj się na obowiązkowy KSeF

Pamiętaj, że korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Warto już teraz:

• Sprawdzić, czy Twój system jest kompatybilny z KSeF
• Przeszkolić pracowników z obsługi nowego systemu
• Przetestować rozwiązanie w okresie dobrowolnego korzystania