Faktury ustrukturyzowane - definicja, elementy faktury – Centrum pomocy SaldeoSMART

❓Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) jest to faktura wystawiona przy użyciu systemu KSeF.

Kluczowe cechy faktury ustrukturyzowanej:

System wystawiania i otrzymywania: Jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF.
Identyfikator: Posiada przydzielony numer KSeF, który jednoznacznie identyfikuje ją w systemie.
Format: Przyjmuje format pliku XML.
Struktura logiczna: Od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3).

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest podstawową i kluczową funkcjonalnością KSeF. Faktury te są przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

🗓️ Elementy faktury ustrukturyzowanej (struktura FA(3))

Faktura ustrukturyzowana, choć ma postać pliku XML, musi zawierać dane wymagane ustawą (art. 106e ustawy o VAT). Wzór faktury ustrukturyzowanej (struktura logiczna FA(3)) nie wykracza poza te dane.

Struktura logiczna FA(3) to wzór e-Faktury obowiązujący od 1 lutego 2026 r. Określa on, co powinien (i co może) zawierać plik XML oraz w jakim formacie dane mają być ujęte.

Struktura logiczna FA(3) składa się z ośmiu głównych elementów:

Naglowek: Dane techniczne (kod, wariant, data wytworzenia pliku XML).
Podmiot1: Dane sprzedawcy (NIP, nazwa, adres, dane kontaktowe).
Podmiot2: Dane nabywcy (NIP, nazwa, adres, dane kontaktowe). W przypadku polskiego NIP nabywcy, musi być wpisany, aby faktura mogła być udostępniona w KSeF.
Podmiot3: Dane podmiotu trzeciego (np. faktora, płatnika, dodatkowego nabywcy) wraz z rolą i identyfikatorem (maksymalnie 100 podmiotów).
PodmiotUpowazniony: Dane podmiotu upoważnionego, np. komornika sądowego.
Fa: Szczegółowe dane transakcji, w tym numer faktury (P_2), daty wystawienia i sprzedaży, dane kwotowe (netto, VAT, kwota należności ogółem P_15), pozycje faktury, stawki oraz informacje dodatkowe.
Stopka: Stopka faktury (np. numer KRS, wartość kapitału zakładowego).
Zalacznik: Element zawierający ustrukturyzowany załącznik do faktury (wymaga zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym).

Ważne: Struktura FA(3) pozwala na zawarcie nie tylko obowiązkowych elementów (strony, kwoty, pozycje), ale również danych dodatkowych o charakterze biznesowym (np. terminu i formy płatności).

💡 Czym nie jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest ściśle zdefiniowanym dokumentem w KSeF i **nie jest synonimem** innych rodzajów dokumentów.

1. Rozróżnienie od faktury elektronicznej

Rodzaj faktury	Definicja / Format	Wystawianie/Otrzymywanie
Faktura elektroniczna	Faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie (np. jako plik PDF).	Nie musi być wystawiana przy użyciu struktury FA; nie jest przesyłana ani otrzymywana przy użyciu KSeF; może być dowolnym plikiem przesyłanym np. e-mailem.
Faktura ustrukturyzowana	Faktura wystawiona przy użyciu KSeF; przyjmuje format pliku XML.	Jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF.

3. Dokumenty nieprzesyłane do KSeF

Do KSeF nie będą przesyłane i w związku z tym nie będą fakturami ustrukturyzowanymi następujące dokumenty:

Rachunki w rozumieniu art. 87 ustawy OP.
Faktury pro forma.
Noty obciążeniowe.
Noty uznaniowe.
Faktury wewnętrzne.
Dowody wewnętrzne.
Załączniki w formie nieustrukturyzowanej.

Ponadto, potwierdzenie transakcji (wydane w trybie ONLINE lub OFFLINE, zawierające m.in. kody QR) nie jest fakturą ani fakturą uproszczoną.

✅ Faktury ustrukturyzowane w SaldeoSMART

Faktury wystawiane w SaldeoSMART spełniają wymagania faktur ustrukturyzowanych.