Sposoby uwierzytelniania KSeF

🔐 Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to proces potwierdzenia tożsamości osoby fizycznej lub podmiotu, który próbuje uzyskać dostęp do systemu. Jest to mechanizm, który gwarantuje, że działania w systemie nie są anonimowe, a faktury są wystawiane wyłącznie przez podmioty do tego uprawnione. 

Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z KSeF wymaga użycia jednej z metod określonych w Rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF. 

📌Kluczowe metody uwierzytelnienia w KSeF

Główne metody uwierzytelnienia w KSeF, z uwzględnieniem podziału na formę prawną podmiotu, są następujące: 

⚙️Szczegóły tyczące poszczególnych metod uwierzytelnienia

1. Podpis Zaufany i Węzeł Krajowy 

• Podpis Zaufany jest bezpłatnym narzędziem identyfikacji elektronicznej, służącym do potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów w systemach administracji elektronicznej. 
• Podpis Zaufany jest metodą uwierzytelnienia dedykowaną osobom fizycznym. 
• Od 14 lutego 2026 r. w KSeF jest możliwe uwierzytelnienie za pomocą Węzła krajowego (SSO). W ramach Węzła krajowego są dostępne takie metody, jak Podpis Zaufany, Aplikacja mObywatel, Logowanie za pomocą bankowości elektronicznej oraz E-Dowód. 
• Uwierzytelnienie Węzłem krajowym jest wykorzystywane w bezpłatnych narzędziach MF, w tym w Aplikacji Podatnika KSeF. 

2. Kwalifikowany podpis elektroniczny

• Jest to podpis elektroniczny, który ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu i jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym. 
• Dedykowany jest do uwierzytelniania osób fizycznych. 
• KSeF akceptuje kwalifikowany podpis elektroniczny, który posiada identyfikator podatkowy NIP lub PESEL, a także podpis, który nie posiada żadnego z tych identyfikatorów. 
• W przypadku certyfikatów bez NIP lub PESEL, konieczne jest zgłoszenie w systemie danych unikalnych (tzw. „odcisku palca podpisu”) powiązanych z certyfikatem. Zgłoszenie to odbywa się elektronicznie lub za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. 

3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

• Jest to odpowiednik podpisu elektronicznego, ale reprezentujący organizację (podmiot niebędący osobą fizyczną). Można ją porównać do cyfrowej pieczątki firmowej. 
• Dedykowana jest do uwierzytelniania podmiotów niebędących osobami fizycznymi. 
• Pieczęć używana w KSeF powinna zawierać identyfikator w postaci NIP podatnika. W przypadku użycia pieczęci kwalifikowanej przez pracownika, w KSeF widoczne są dane właściciela pieczęci, czyli podmiotu, a nie konkretnej osoby fizycznej. 
• Podobnie jak w przypadku podpisu, kwalifikowane pieczęcie elektroniczne bez numeru NIP (często zagraniczne) wymagają zgłoszenia ich danych unikalnych za pomocą zawiadomienia ZAW-FA lub elektronicznie. 

4. Token

• Token to ciąg znaków alfanumerycznych generowany przez KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika jedną z podstawowych metod (Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną). Jest przypisany do podatnika/podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. 
• Tokeny mogą być wykorzystywane do przyspieszenia i ułatwienia logowania w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z KSeF. 
• Tokeny mogą być generowane i wykorzystywane zarówno przez osoby fizyczne, jak i podmioty niebędące osobą fizyczną. 
• Możliwość generowania i wykorzystywania tokenów wygaśnie z końcem 2026 r.. 

5. Certyfikat KSeF

• Jest to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów, mające na celu zapewnienie bezpiecznego, wydajnego i zautomatyzowanego korzystania z KSeF. 
• Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.. 
• Certyfikaty KSeF są dwojakiego rodzaju: 
  • Certyfikat Typu 1 (do uwierzytelniania): Służy do uwierzytelniania w systemie KSeF, zarówno w sesji interaktywnej, jak i wsadowej. 
  • Certyfikat Typu 2 (do trybu OFFLINE): Jest wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy, gdy faktury są wystawiane w trybie OFFLINE (np. w trybie awaryjnym lub z powodu niedostępności KSeF). 
• Certyfikaty KSeF nie są nośnikiem uprawnień — stanowią jedynie środek uwierzytelnienia. 
• Podmioty mogą występować o wydanie certyfikatu KSeF od 1 listopada 2025 r.. 
• Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty wskazanej we wniosku jako data początkowa ważności lub od daty wydania. 

💡Kontekst uwierzytelnienia

Niezależnie od wybranej metody, każde nawiązanie sesji w KSeF odbywa się w określonym kontekście logowania. Podczas uwierzytelnienia należy zadeklarować identyfikator (np. NIP), w imieniu którego uwierzytelniony użytkownik będzie działał. 

Kontekstem uwierzytelnienia może być w szczególności: 

• Identyfikator podatkowy NIP podmiotu (np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki, JST, GV). 
• Unikalny identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew), wykorzystywany przez oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne podatnika. 
• Identyfikator złożony NIP-VAT UE (w przypadku samofakturowania z podmiotem z UE). 
• Identyfikator brokera Peppol. 

Więcej informacji na temat uwierzytelnienia oraz uprawnień w KSeF znajduje się na stronie MF: Rozpoczęcie korzystania z KSeF