Aby móc wystawiać i odbierać faktury w SaldeoSMART, musi nadać sobie w KSeF (w Aplikacji Podatnika) odpowiednie uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur.
Procedura nadawania uprawnień:
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika
- Przejdź do zakładki Uprawnienia
- Wybierz opcję nadania uprawnień
Procedura dotyczy podmiotów tj. spółki, stowarzyszenia, fundacje.
Artykuł opisuje proces konfiguracji uprawnień w systemie KSeF dla Biura Rachunkowego działającego w formie spółki, gdzie reprezentant loguje się do Aplikacji Podatnika przez Profil Zaufany lub mObywatel, a nie przez pieczęć elektroniczną.
Opisywany scenariusz dotyczy sytuacji, gdy:
- Biuro Rachunkowe działa jako spółka
- Reprezentant Biura ma dostęp na podstawie ZAW-FA
- Logowanie do Aplikacji Podatnika odbywa się przez Profil Zaufany lub mObywatel
- Nie korzysta się z pieczęci elektronicznej do uwierzytelniania
Proces konfiguracji po stronie Biura Rachunkowego
Krok 1: Nadanie uprawnień do pracy w KSeF
Po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika reprezentant Biura Rachunkowego zobaczy menu z sekcją "Uprawnienia". Pierwszą czynnością jest nadanie sobie uprawnień na PESEL do pracy w systemie KSeF.
W formularzu należy wybrać:
- Rodzaj uprawnienia: "Osobie fizycznej do pracy w KSeF"
- Rodzaj podmiotu uprawnianego: "Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym/mObywatelem lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL"
- Identyfikator: PESEL
- Wprowadzić swoje dane osobowe (imię i nazwisko)
W sekcji Zakres uprawnień zaznaczyć wszystkie niezbędne opcje, minimum:
- wystawiania faktur
- przeglądania faktur
- przeglądania uprawnień
- przeglądania historii sesji
- zarządzania jednostkami podrzędnymi
Krok 2: Nadanie uprawnień dla wszystkich klientów
W drugim kroku najwygodniej jest nadać sobie uprawnienie:
- Rodzaj uprawnienia: "Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów"
Ponownie wprowadzić PESEL, dane osobowe oraz zakres (minimum: wystawianie i przeglądanie faktur). To uprawnienie pozwala na pracę w imieniu wszystkich podmiotów, które udzielą Biuru odpowiednich pełnomocnictw.
Proces konfiguracji po stronie klienta Biura Rachunkowego
Scenariusz A: Klient jako spółka logująca się przez Profil Zaufany lub mObywatel
Gdy klient jest spółką i loguje się przez Profil Zaufany/mObywatel, proces jest dwuetapowy:
Etap 1: Nadanie uprawnień do pracy w KSeF
Reprezentant klienta musi najpierw nadać sobie uprawnienie "Osobie fizycznej do pracy w KSeF" na swój PESEL.
UWAGA: Ten krok jest konieczny, zanim będzie można nadać uprawnienia dla Biura Rachunkowego.
Etap 2: Nadanie uprawnień dla Biura Rachunkowego
Klient nadaje uprawnienie: "Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur" (NIP i nazwa Biura).
W zakresie uprawnień obowiązkowo zaznaczyć:
- wystawiania faktur z prawem do dalszego przekazywania uprawnień ✓
- przeglądania faktur z prawem do dalszego przekazywania uprawnień ✓
KLUCZOWE: Opcja "z prawem do dalszego przekazywania uprawnień" jest niezbędna, aby Biuro mogło zarządzać uprawnieniami pracowników w imieniu klienta.
Scenariusz B: Klient jako spółka logująca się przez pieczęć elektroniczną
Proces jest prostszy – klient nadaje uprawnienie dla Biura Rachunkowego bezpośrednio:
- Rodzaj uprawnienia: "Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur"
- Zakres: wystawiania i przeglądania faktur.
NIE trzeba zaznaczać "z prawem do dalszego przekazywania uprawnień", ponieważ pieczęć elektroniczna zapewnia pełną autoryzację działań.
Najczęstsze błędy
- Pominięcie nadania uprawnień "do pracy w KSeF" - bez tego kroku klient logujący się przez Profil Zaufany lub mObywatel nie nada uprawnień Biuru.
- Brak zaznaczenia "z prawem do dalszego przekazywania uprawnień" - uniemożliwia Biuru zarządzanie pracownikami.
- Próba nadania uprawnień w niewłaściwej kolejności - zawsze najpierw dla siebie, potem dla Biura.
Weryfikacja poprawności konfiguracji
Sprawdź w sekcji "Moje uprawnienia", czy:
- Biuro Rachunkowe widzi wszystkich swoich klientów na liście podmiotów.
- Zakres uprawnień obejmuje wystawianie i przeglądanie faktur.
- Pracownicy Biura mają odpowiednie uprawnienia delegowane.
O czym warto pamiętać
Proces nadawania uprawnień przez klienta dla biura rachunkowego należy zacząć od konsultacji z samym biurem, aby ustalić, w jaki sposób uwierzytelniło się ono w systemie KSeF. Jest to kluczowe, ponieważ sposób nadania uprawnień zależy od tego, czy biuro korzysta z pieczęci kwalifikowanej, czy uwierzytelnienia na podstawie ZAW-FA (poprzez PESEL, Profil Zaufany lub mObywatela).
Aby prawidłowo nadać uprawnienia, należy postępować według poniższych kroków:
- Wybór zakresu czynności: W systemie należy wybrać opcję przeglądania faktur lub jeśli biuro ma również wysyłać dokumenty – opcję przeglądania i wystawiania faktur.
- Zaznaczenie prawa do dalszego przekazywania uprawnień: Jest to najważniejszy element konfiguracji. Należy aktywować pole „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”. Jest to niezbędne w sytuacjach, gdy biuro rachunkowe jest spółką i musi nadać dalsze uprawnienia osobie uwierzytelnionej używającej numeru PESEL, działającej pod NIP-em biura.
Weryfikacja poprawności nadanych uprawnień jest możliwa w sekcji „zarządzanie uprawnieniami” w aplikacji podatnika. Jeśli operacja została wykonana prawidłowo, przy uprawnieniach biura pojawi się charakterystyczna strzałeczka. Jej brak oznacza, że biuro otrzymało jedynie prawo do wystawiania lub przeglądania faktur, ale bez możliwości delegowania tych zadań do konkretnych osób wewnątrz swojej struktury.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.