Terminarz obowiązkowego KSeF

Etapowe wejście w życie:

• 1 lutego 2026 r. - podatnicy z obrotem powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.
• 1 kwietnia 2026 r. - pozostałe podmioty (obrót do 200 mln zł brutto w 2024 r.)
• 31 grudnia 2026 r. - dodatkowy czas dla:
  • Wystawiających faktury z kas rejestrujących
  • Podmiotów z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł brutto

Kluczowe daty:

• 1 stycznia 2027 r. - rozpoczęcie kar za niewystawienie faktur w KSeF
• 1 stycznia 2027 r. - obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach

Charakterystyka systemu

KSeF to rewolucja w fakturowaniu wprowadzająca:

• Centralny, cyfrowy model fakturowania
• Obowiązek dla wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych)
• Brak konieczności uzyskiwania zgody kontrahenta
• Ustrukturyzowane faktury w formacie XML

Możliwości korzystania z dotychczasowych metod

• Do marca 2026 r.: Podatnicy z obrotem poniżej 200 mln zł w 2024 r. mogą stosować faktury papierowe/elektroniczne
• Od kwietnia do grudnia 2026 r.: Podatnicy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł brutto. Po przekroczeniu limitu - natychmiastowe przejście na KSeF
• Do końca 2026 r.: Kasy rejestrujące i paragony fiskalne za 450 zł/100 euro z NIP nabywcy

Sposoby uzyskiwania dostępu

Bezpośrednie logowanie:

• Osoby fizyczne: profil zaufany lub podpis kwalifikowany z NIP/PESEL
• Podmioty prawne: elektroniczna pieczęć kwalifikowana z NIP

Formularz ZAW-FA:

• W formie papierowej lub elektronicznie
• Upoważnia jedną osobę fizyczną
• Po zalogowaniu możliwość nadawania dalszych uprawnień elektronicznie

Rodzaje dostępu

• Dostęp standardowy: Dla podatników z NIP, pełna funkcjonalność systemu.
• Dostęp anonimowy: Dla podatników bez NIP i konsumentów. Wymaga kodu weryfikującego i danych identyfikujących fakturę.

Certyfikat KSeF

Przeznaczenie: Niezbędny dla trybu offline24. Potwierdzenie tożsamości wystawcy, generowanie kodu QR.

• Dostępność: Od 1 listopada 2025 r., po uwierzytelnieniu w KSeF. Szczegóły na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl//modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/ a od lutego bezpośrednio w Aplikacji Podatnika 2.0
• Brak certyfikatu = brak możliwości trybu offline.

Obowiązek stosowania KSeF

• Każdy podatnik VAT (czynny i zwolniony) musi wystawiać faktury w KSeF
• Brak konieczności zgody kontrahenta
• Wystawca musi posiadać NIP
• Samoidentyfikacja nabywcy: Podatnicy zagraniczni muszą podawać swój numer identyfikacyjny (VAT UE, NIP). Niepodanie numeru nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Faktura dostarczana poza KSeF z możliwością dostępu anonimowego.

Faktury wyłączone z KSeF

Obowiązkowo wyłączone:

• Faktury wystawiane przez podatników bez siedziby/stałego miejsca w kraju
• Faktury w procedurach OSS i IOSS
• Faktury dla konsumentów (fakultatywnie można wystawiać w KSeF)
• Faktury podatników ze zwolnieniem SME

Dodatkowo wyłączone (projekt rozporządzenia):

• Bilety jednorazowe (autostrady, transport)
• Usługi kontroli ruchu lotniczego
• Zwolnione usługi finansowe
• Samofakturowanie przez podmioty bez polskiego NIP (z wyjątkiem VAT UE)

Do końca 2026 r.:

• Faktury z kas rejestrujących
• Paragony fiskalne za 450 zł/100 euro z NIP nabywcy

Korekty i duplikaty

• Noty korygujące: Od lutego 2026 r. niemożliwe. Jedyna forma korekty: faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.
• Duplikaty: Faktury w KSeF nie mogą zaginąć - brak potrzeby duplikatów. Wyjątek: faktury udostępniane poza KSeF mogą być ponownie udostępnione z oznaczeniem "DUPLIKAT".

Faktury specjalne

• Faktury VAT RR (od 1 kwietnia 2026 r.): Fakultatywne wystawianie w KSeF przez kupującego. Wymaga zgody rolnika ryczałtowego z NIP.
• Faktury w PEF: Współdziałanie systemów PEF i KSeF. Faktury z PEF wysyłane do KSeF po walidacji.

Obecny stan (przed obowiązkowym KSeF)

• Wystawianie faktur zagranicznych w KSeF - dobrowolne.
• Dostarczanie wymaga akceptacji odbiorcy.
• Podmioty bez polskiego NIP - dostęp anonimowy.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

• Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych: Muszą być wystawiane w KSeF. Często nie muszą być dostarczane przez KSeF. Udostępnianie poza systemem z kodem QR.
• Wyłączenia dla podmiotów zagranicznych: Bez siedziby/stałego miejsca w kraju, ze stałym miejscem nieuczestniczącym w transakcji, korzystających z procedur OSS/IOSS, ze zwolnieniem SME.
• Samofakturowanie międzynarodowe: Podmioty zagraniczne bez polskiego NIP - wyłączone z KSeF. Możliwość dla podmiotów z VAT UE.

Język i waluta

• Język: KSeF - wyłącznie język polski (struktura XML). Wizualizacja może być dwujęzyczna lub w języku obcym.
• Waluta: Dowolna waluta z trzyliterowym kodem ISO-4217. Kwota VAT zawsze w złotówkach.

Elementy faktury

Struktura FA(2) - do 31 stycznia 2026 r.:

• Naglowek - dane techniczne wytworzenia
• Podmiot1 - dane sprzedawcy (obligatoryjny)
• Podmiot2 - dane nabywcy
• Podmiot3 - podmioty trzecie (fakultatywny, max 100)
• PodmiotUpowazniony - przedstawiciel podatkowy (opcjonalny)
• Fa - szczegóły transakcji
• Stopka - dodatkowe informacje (fakultatywny)

Struktura FA(3) - od 1 lutego 2026 r.:

• Wszystkie powyższe elementy plus Zalacznik - załącznik do faktury (fakultatywny).

Daty i numeracja

• Data wystawienia (P_1): Tryb online: data przesłania do KSeF. Tryb offline24: data wskazana przez podatnika.
• Data dostawy/usługi (P_6): Jeśli różni się od daty wystawienia.
• Numeracja: P_2: numer faktury (nadany przez wystawcę). Numer KSeF: automatycznie generowany przez system.
• Rodzaj faktury: VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL, KOR_ROZ.

Wartości i kwoty

• Wartości w walucie wystawienia faktury.
• Kwoty VAT dla walut obcych: w walucie (P_14_1) i złotych (P_14_1W).
• Adnotacje i kody: GTU i procedury, mechanizm podzielonej płatności, odwrotne obciążenie itp.

Rozliczenia finansowe

Pola fakultatywne: obciążenia i odliczenia, kwota do zapłaty, informacje o płatnościach, terminy płatności, forma płatności, rachunki bankowe i skonto.

Struktura FA(3) - nowości: Forma płatności dla częściowych płatności, link do płatności, Identyfikator płatności KSeF (IPKSeF), termin jako data początkowa + liczba dni.

Tryb online (standardowy)

Faktury wysyłane bezpośrednio do KSeF w czasie rzeczywistym. Data wystawienia = data przesłania do KSeF. Natychmiastowe otrzymanie UPO z numerem KSeF.

Tryb offline24

Charakterystyka: Bezterminowe rozwiązanie dla wszystkich podatników. Dobrowolny wybór. Wystawienie poza systemem, przesłanie następnego dnia roboczego.

Zastosowanie: Brak możliwości trybu online, faktury dla podmiotów bez NIP, faktury dla podmiotów ze zwolnieniem SME.

Wymagania: Wcześniejsze pobranie certyfikatu KSeF. Zgodność ze wzorem MF. Przesłanie do KSeF niezwłocznie.

Tryby awaryjne

• Awaria KSeF (komunikat MF): Wystawianie w trybie offline. Przesłanie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
• Niedostępność KSeF: Przesłanie następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.

Faktury poza systemem

• Udostępnianie z kodami QR: Kod weryfikujący z danymi faktury. Dla offline24: dodatkowy kod "CERTYFIKAT".
• Korekty i duplikaty: Korekta offline24 dopiero po otrzymaniu numeru KSeF. Duplikaty tylko dla faktur udostępnianych poza KSeF.

Moment rozliczenia VAT

• Wystawca (podatek należny): Faktury ustrukturyzowane: okres wystawienia faktury korygującej. Faktury poza KSeF: okres otrzymania potwierdzenia od nabywcy.
• Nabywca (podatek naliczony): Faktury ustrukturyzowane: okres przydzielenia numeru KSeF. Faktury poza KSeF: okres faktycznego otrzymania.

Prawo do odliczenia VAT

• Nabywca nie traci prawa do odliczenia VAT z faktury poza KSeF.
• Dokument musi spełniać definicję faktury i odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie.
• Konieczność aktywnego sprawdzania konta w KSeF.

Płatności

• Obowiązek podawania numeru KSeF (od 1 stycznia 2027 r.): W przelewach. Dotyczy faktur z numerem KSeF.

Sankcje (od 1 stycznia 2027 r.)

• Kary pieniężne: Do 100% kwoty VAT za brak wystawienia faktury w KSeF. Dotyczą wyłącznie obowiązków wystawcy.
• Wyłączenia: Brak sankcji dla nabywców.

Forma prawna faktury

• Plik XML: Jedyna urzędowa forma faktury w KSeF.
• Wizualizacja: Charakter pomocniczy, nie stanowi dokumentu urzędowego.

Załączniki

• Do 31 stycznia 2026 r.: Brak możliwości fizycznego dołączania plików.
• Od 1 lutego 2026 r. (struktura FA(3)): Załączniki ustrukturyzowane dla wybranych przypadków, po zgłoszeniu do Szefa KAS.

Kody QR

• Kod weryfikujący: Adres zasobu oprogramowania, data wystawienia, NIP sprzedawcy, wyróżnik faktury.
• Kod "CERTYFIKAT" (tryb offline24): Zapewnia autentyczność.

Nabywcy

Przygotowania: Nauka obsługi, wdrożenie procesów obiegu, aktywne sprawdzanie konta w KSeF. Środowisko testowe Aplikacji Podatnika w wersji 2.0 dostępne od 3 listopada 2025 r.: Testy Aplikacji Podatnika 2.0

Weryfikacja dokumentów: KSeF nie sprawdza rzetelności transakcji. Podatnicy nadal odpowiedzialni za weryfikację poprawności księgowej.

Biura rachunkowe

Wymagane przygotowania: Wdrożenie oprogramowania, modyfikacja procedur, szkolenie personelu, przygotowanie klientów do zmian.

Podmioty zagraniczne

Możliwości: Dobrowolne korzystanie z KSeF (przy posiadaniu polskiego NIP). Dostęp anonimowy. Samofakturowanie dla podmiotów z VAT UE.

Ograniczenia: Brak możliwości standardowej autoryzacji bez polskiego NIP. Konieczność uzgodnień sposobów otrzymywania faktur.