Automatyczne pobieranie faktur z KSeF co 30 minut

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF w SaldeoSMART jest odpowiedzią na brak w systemie ministerialnym KSeF powiadomień o nowych fakturach. Nasz automat regularnie sprawdza system KSeF i pobiera nowe dokumenty automatycznie, bez angażowania Ciebie i Twojego czasu.

👉Konfiguracja uprawnień KSeF dla Biura Rachunkowego działającego jako spółka z reprezentantem na ZAW-FA

👉KSeF - obsługa spółki

Jak to działa?

SaldeoSMART co 30 minut automatycznie:

• odpytuje KSeF o nowe faktury
• pobiera je z systemu ministerialnego
• nadaje im wcześniej wskazany typ dokumentu (według preferencji użytkownika)
• dodaje na listę dokumentów

• informuje Cię o pobranych fakturach na liście dokumentów jako ostatnie automatyczne pobranie 

  

Ważne: Automat działa od momentu włączenia automatyzacji. Starsze faktury, które pojawiły się w KSeF przed włączeniem automatu, musisz pobrać ręcznie.

Kto może skonfigurować automat?

Automatyczne pobieranie mogą ustawiać:

Admin Biura Rachunkowego/ Admin konta typu Firma

Ważne: Funkcja będzie działać poprawnie, jeśli użyty certyfikat biura lub token dla biura rachunkowego ma nadane uprawnienia w KSeF do pobierania faktur. Jeśli uprawnień zabraknie, automatyczne pobieranie zostanie wstrzymane.

• Ustawia automat dla swoich klientów (dla każdego klienta osobno)
• Przejdź: Konfiguracja KSeF → Ustawienia firm → w kolumnie Ustawienia wybierz ikonę trybiku 

Admin Klienta 

• Może ustawić automat zawsze, oraz dodatkowo jeśli ma prawo do odczytu dokumentów w firmie może ustawić funkcję z AI
• Przejdź: Konfiguracja KSeF → Ustawienia

‼️ Gdy jedna strona (biuro lub klient) skonfiguruje automat, druga strona widzi te ustawienia (podobnie jak w przypadku tokenu), ale może je zmieniać. 

Konfiguracja automatu pobierania faktur z KSeF

Aby funkcja działała, musisz spełnić następujące warunki:

Dla Admina Biura/ Admina konta typu Firma

• Skonfigurowany token uwierzytelniający w KSeF i/lub certyfikat uwierzytelniający
• Wskazany typ domyślny przynajmniej dla jednego rodzaju faktur

1. Typy domyślne dokumentów:

• Typ dla faktur sprzedażowych
• Typ dla faktur kosztowych

2. Częstotliwość pobierania: System sprawdza KSeF co 30 minut

3. Sposób informowania o efekcie: dostępny licznik (zegar) informujący o pobraniu

❓Najczęściej zadawane pytania

Czy dostanę powiadomienie o pobranych fakturach? 

W centrum powiadomień (dzwonek) otrzymasz informacje o niepowodzeniu (niedostępność KSeF, błędy uwierzytelniania). Jedynie na liście dokumentów widnieje informacja o pobranych fakturach jako ostatnie automatyczne pobranie:

Czy ręczne pobieranie znika? 

Nie. Ręczne pobieranie pozostaje jako opcja uzupełniająca.

Co ze starymi fakturami sprzed włączenia automatu? 

Automat pobiera faktury od momentu włączenia automatyzacji. Starsze dokumenty musisz pobrać ręcznie. Zakres jednorazowego pobrania nie może być dłuższy niż 3 miesiące.

Co jeśli faktura była już dodana inną drogą? 

System wykryje duplikat jeżeli faktury były dodawane na listę dokumentów w dotychczasowy sposób poprzez pliki i poinformuje o tym. Z KSeF nie pobierzesz dwa razy tej samej faktury, chyba, że wcześniejsza zostanie usunięta z listy dokumentów.

Czy mogę zmienić ustawienia założone przez biuro? 

Tak, jeśli biuro skonfiguruje automat, klient będzie mógł zmienić.

Czy można ustawić automat tak, aby pobierając faktury z KSeF przy pobieraniu wykorzystywany był certyfikat klienta a nie biura? 

To działa w ten sposób, że użyjemy tego certyfikatu który ustawiał automat. Jak automat ustawi biuro to certyfikat biura, a jak klient to jego certyfikat. Aby był używany certyfikat klienta, klient powinien wyłączyć i włączyć automat, aby nadpisał się kierunek pobierania przez klienta i będzie używany certyfikat klienta.

Dlaczego klient biura nie może zmienić typu dokumentu w przypadku dokumentu pobranego z KSeF? 

Brak możliwości zmiany typu dokumentu (a także jego usunięcia) występuje wtedy, gdy faktura została pobrana przy użyciu certyfikatu biura rachunkowego, a nie bezpośrednio przez klienta.Taka blokada edycji wynika z odgórnej konfiguracji systemowego obiegu dokumentów i nie planuje się w tym zakresie zmian. Aby edycja typu lub usunięcie dokumentu z KSeF były możliwe, fakturę musi pobrać bezpośrednio klient z poziomu swojego konta.

Pobieranie ręczne działa, ale automat nie uruchamia się - co może być przyczyną? 

Jedną z możliwych przyczyn jest ustawiona na koncie firmy flaga „W trakcie migracji" (przeniesienie firmy na konto innego biura lub własne konto). Jeśli ta flaga jest aktywna, automat pobierania dokumentów z KSeF jest wstrzymany - niezależnie od tego, czy certyfikaty są poprawnie dodane i czy automat był wcześniej skonfigurowany i działał. Pobieranie ręczne w takim przypadku nadal działa, bo flaga blokuje wyłącznie automatyczne uruchamianie.