Zarządzanie biurem

 

 

---

 

Najważniejsze funkcje

• Zakładanie zadań wewnątrz biura dla pracowników
• Zakładanie zadań cyklicznych
• Kanał komunikacji pomiędzy Biurem Rachunkowym, a Klientem (możliwość wysyłania zadań, pytań)
• Nadawanie priorytetów na liście zadań
• Ustalanie terminów wykonania zadań
• Dodawanie załączników

Dla kogo przeznaczone są zadania?

Zarządzanie biurem przeznaczone jest dla biur rachunkowych, które chcą mieć wszystko w jednym miejscu bez konieczności logowania się do innych systemów oraz dla klientów biura rachunkowego jako nowy kanał komunikacji z biurem rachunkowym.

Typy zadań

Zadanie biura

• Tworzone przez użytkowników biura rachunkowego
• Osoba odpowiedzialna wybierana z użytkowników biura rachunkowego
• Numeracja, opcjonalnie z nazwą skrócona firmy
• Widoczne dla biura rachunkowego

Pytanie do firmy

• Tworzone przez użytkowników biura rachunkowego
• Osoba odpowiedzialna: użytkownicy biura rachunkowego i firmy
• Numeracja z nazwą skróconą firmy
• Widoczne dla biura rachunkowego i firmy

Pytanie do księgowego

• Tworzone przez użytkowników firmy
• Osoba odpowiedzialna: użytkownicy biura rachunkowego i firmy
• Numeracja z nazwą skróconą firmy
• Widoczne dla biura rachunkowego i firmy

Statusy zadań - etapy pracy

Zadanie biura

Pytanie do księgowego i Pytanie do firmy

---

Uprawnienia

Uprawnienia administratora

Po włączeniu modułu Zarządzanie Biurem administrator automatycznie otrzymuje prawa do modułu.

 

 

• nadawanie uprawnień użytkownikom
• zakładanie i realizacja zadań (Zadanie Księgowego oraz Pytanie do Firmy)
• odpowiadanie na zadania typu Pytanie do Księgowego
• tworzenie schematów zadań cyklicznych

Nadawanie uprawnień użytkownikom biura

Na edycji użytkownika (Konfiguracja -> Użytkownicy -> Edytuj użytkownika) w prawach dostępu do modułów należy zaznaczyć funkcję: Zadania

 

Uprawnienia pozostałych użytkowników biura

Użytkownik z prawem do Zarządzania Biurem po zalogowaniu widzi zakładkę Zadania:

Posiada prawa do zadań (z uwzględnieniem praw do firmy):

• zakładanie i realizacja zadań (typy: Zadanie Księgowego oraz Pytanie do firmy)
• odpowiadanie na zadania typu Pytanie do Księgowego

Uprawnienia użytkownika administracyjnego firmy

Po włączeniu modułu Zarządzanie Biurem konto główne firmy automatycznie otrzymuje prawa do modułu: Zarządzanie zadaniami na koncie głównym firmy.

 

Posiada prawa do:

• nadawanie uprawnień użytkownikom
• zakładanie i edycja zadań typu Pytanie do Księgowego
• odpowiadanie na zadania typu Pytanie do firmy

Nadawanie uprawnień użytkownikom firmy

Na edycji użytkownika (Użytkownicy -> Edytuj użytkownika) w prawach dostępu do modułów należy zaznaczyć funkcję: Zarządzanie zadaniami.

 

 

Uprawnienia pozostałych użytkowników firmy

Użytkownik z prawem do Zarządzania Biurem po zalogowaniu widzi zakładkę Zarządzanie zadaniami:

Posiada prawa do:

• zakładanie i edycja zadań typu Pytanie do Księgowego
• odpowiadanie na zadania typu Pytanie do Firmy

---

Zakładanie zadania

+DODAJ zadanie

Formularz zakładania zadania dostępny jest w dwóch miejscach:

1.  + DODAJ -> Zadanie

 

2. +Dodaj zadanie na Liście zadań

 

Formularz Dodanie nowego zadania

 

Formularz Dodanie nowego zadania zawiera:

1.  Pola obowiązkowe (oznaczone gwiazdką):

Typ zadania

a) Zadanie księgowego - widoczne tylko dla użytkowników biura rachunkowego.

b) Pytanie do firmy - widoczne zarówno dla użytkowników biura rachunkowego i firmy (z uwzględnieniem uprawnień)

Temat - widoczne na liście zadań, można wpisać maksymalnie 255 znaków

Priorytet - domyślnie średni, z możliwością zmiany na niski lub wysoki, prezentowany na liście zadań

2. Pola opcjonalne

Opis - widoczne na detalach zadania, istnieje możliwość wpisania 10000 znaków, zwykły tekst bez formatowania, ale z możliwością dzielenia tekstu na akapity

Załączniki -możliwość wskazania jednego lub wielu załączników z możliwością dodania opisu. Maksymalnie można dodać 50 załączników o łącznej wielkości 250MB. Rozmiar pojedynczego  załącznika nie może przekroczyć 150MB,

Firma - wskazanie firmy w przypadku Zadanie księgowego to wskazanie jakiej firmy ono dotyczy, zadanie będzie widoczne tylko dla użytkowników biura rachunkowego z uprawnieniami do wskazanej firmy. Pozwala filtrować zadania w kontekście firmy.

Osoba odpowiedzialna - lista osób możliwych do wskazania w konkretnym zadaniu zależy od typu zadania

🔷Zadanie księgowego

• w przypadku, gdy w zadaniu nie wskazujemy, jakiej firmy dotyczy, są to wszyscy użytkownicy Biura Rachunkowego, którzy mają nadane prawo do modułu Zarządzanie Biurem.
• w przypadku wskazania firmy lista zostaje zawężona do użytkowników mających prawa do wybranej firmy.

🔷 Pytanie do firmy

• użytkownicy biura rachunkowego z prawem do wskazanej firmy
• użytkownicy firmy z uprawnieniami do modułu Zarządzania zadaniami

Termin wykonania - data prezentowana na liście zadań, w momencie, gdy zostanie przekroczona zostanie oznaczona na czerwono.

 

---

Zarządzanie biurem - zakładki

Listy zadań

Lista zadań

Po wejściu na Listę zadań użytkownik widzi wszystkie zadania typu Zadanie księgowego bez wskazanej firmy. W przypadku zadań ze wskazaną firmą użytkownik na liście widzi zadania firm, do których ma uprawnienia.

 

Moje zadania

Lista zadań zawężona do zadań, w których użytkownik jest ustawiony jako osoba odpowiedzialna.

 

Operacje na Listach zadań

Filtrowanie zadań

Domyślnie na liście zadań wyświetlone są wszystkie zadania. Najnowsze zadania znajdują się na początku listy. Po kliknięciu przycisku Kolumny w prawym górnym rogu możemy wybrać, które informacje, dotyczące zadań będą wyświetlać się domyślnie na Liście zadań.

Natomiast po kliknięciu w przycisk Filtry istnieje możliwość filtrowania zadań po wybranych polach.

Pola, które możemy wybrać to:

• Typ
• Osoba odpowiedzialna
• Status
• Priorytet
• Termin wykonania (z możliwością wpisania zakresu dat)
• Data utworzenia (z możliwością wpisania zakresu dat)
• Data modyfikacji (z możliwością wpisania zakresu dat)

A także:

• Zadania utworzone ze schematu zadania cyklicznego
• Dzisiejsze przypomnienia

 

 

Sortowanie zadań

Istnieje możliwość sortowania zadań w poszczególnych kolumnach za pomocą przycisków strzałek w nagłówku tabeli z zadaniami . Sortowanie (rosnąco lub malejąco) według:

1. Priorytetu zadania
2. Typu zadania
3. Numeru zadania
4. Tematu zadania
5. Statusu
6. Osoby odpowiedzialnej
7. Daty utworzenia
8. Terminu wykonania
9. Daty ostatniej modyfikacji

---

Praca z zadaniem

Z listy dokumentów można wejść na detale zadania. W tym celu należy kliknąć w numer zadania lub jego tytuł.

 

Przyciski i nawigacja

W prawym górnym rogu detali zadania widoczny jest licznik zadań z szybką nawigacją pomiędzy zadaniami oraz przycisk powrotu do listy zadań.

 

Używając strzałek prawo/lewo można przechodzić na detale kolejnych zadań z listy, zgodnie z ustawionymi filtrami.

 

Detale zadania

Detale zadania zawierają wszystkie informacje o zadaniu wprowadzone podczas jego dodawania.

Poniżej w zakładkach umieszczone są komentarze do zadania oraz załączniki.

Zmiana statusu, dodawanie komentarzy oraz załączników możliwe jest bezpośrednio na detalach,

 

Komentarze do zadań

Aby dodać komentarz należy użyć przycisku: Dodaj komentarz, znajdującego w prawym dolnym rogu zakładki Komentarze. Komentarz może zawierać maksymalnie 10 000 znaków tekstu z możliwością dzielenia na akapity. Przy nazwie zakładki widoczna jest liczba dodanych komentarzy.

 

 

Załączniki

Do zadania można dodawać załączniki w postaci plików. Umieszczone są w zakładce Załączniki. Przy nazwie zakładki podana jest liczba dodanych załączników. Każdy załącznik można opisać. Istnieje możliwość pobierania, usuwania  załączników oraz zmiany ich opisów.

Aby dodać załącznik należy użyć przycisku Wybierz z dysku. Otworzy się okno umożliwiające dodania plików. Maksymalnie można dodać 50 załączników o łącznej wielkości 250MB. Rozmiar pojedynczego  załącznika nie może przekroczyć 150MB,

Po wybraniu plików istnieje możliwość dodania opisu (pole Opis). Z tego poziomu można też pobrać dany plik, klikając w ikonę pobierania lub po ponownym użyciu przycisku wybrać kolejne pliki.

Załączniki zostaną dodane do zadania po zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj pliki, który pojawia się w momencie wybrania pliku.

Wybierając Powiąż dokumenty możemy powiązać je z wybranymi dokumentami, które znajdują się w SaldeoSMART.

 

Historia zmian

W tym miejscu widoczna jest historia zmian, jakie zostały wprowadzone przy zadaniu.

 

 

Czas pracy

Pokazuje dotychczasowy łączny czas pracy spędzony nad zadaniem. Nie jest on liczony na bieżąco, ale opiera się na danych deklaratywnych.

Aby wpisać czas, spędzony nad zadaniem, należy kliknąć w przycisk Dodaj/edytuj:

Pojawi się okienko z możliwością zadeklarowania czasu pracy:

Etapy

Wskazuje etap, na którym znajduje się zadanie. Umożliwia też wgląd w czas trwania zadania na poszczególnym etapie pracy.

Edycja zadania

Aby dokonać edycji należy użyć przycisku Edytuj zadanie, który znajduje się  w prawym górnym rogu.

 

Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz zadanie. Użycie przycisku Anuluj zamknie edycję zadania bez wprowadzania zmian.

 

 

Nie ma możliwości edycji zadań będących w statusie Zrobione oraz Anulowane. Na tych etapach istnieje jedynie możliwość zmiany osoby odpowiedzialnej,  dodawania komentarzy oraz dodawania załączników.

 

Przypisanie osoby odpowiedzialnej

Aby zmienić osobę odpowiedzialną za zadanie należy użyć przycisku , a następnie w listy wybrać odpowiednia osobę. Lista osób możliwych do wskazania w konkretnym zadaniu zależy od typu zadania:

1. Zadanie księgowego

• W przypadku, gdy w zadaniu nie ma wskazanej firmy jakiej dotyczy, są to wszyscy użytkownicy Biura Rachunkowego, którzy mają nadane prawo do modułu Zarządzanie Biurem.
• W przypadku wskazania firmy lista zostaje zawężona do użytkowników mających prawa do wybranej firmy.

2. Pytanie do firmy i Pytanie do księgowego

• Użytkownicy Biura rachunkowego z prawem do wskazanej firmy.
• Użytkownicy firmy z uprawnieniami do modułu Zarządzania zadaniami.

 

 

Zmiana priorytetu

Aby zmienić priorytet zadania, należy użyć przycisku edytuj zadanie, a następnie w listy wybrać jeden z  trzech priorytetów: Niski, Wysoki, Średni.

 

Termin wykonania

Aby wybrać termin wykonania należy użyć przycisku edytuj zadanie, a następnie w listy wybrać odpowiednią datę.

Przypomnienie

Funkcja ta umożliwia ustawienie przypomnienia o zadaniu w określonym czasie przed określonym terminem wykonania. Pole wyboru pojawia się w momencie, gdy uzupełnimy Termin wykonania.

Zmiana opisu

Aby zmienić opis zadania, należy użyć przycisku . Pole opis zostanie otwarte do edycji i będzie możliwość wprowadzenia zmian.

 

 

Zmiana firmy

Zmiana firmy możliwa jest tylko dla typu: Zadanie księgowego. Użytkownik dokonujący zmiany może wskazać z listy tylko te firmy, do których ma prawo.

 

Zmiana statusu

Aktualny status zadania widoczny jest po lewej stronie detali zadania. Zmiana statusu następuje po użyciu przycisków znajdujących się na pasku powyżej opisu zadania. Możliwe przejścia pomiędzy etapami zostały opisane w punkcie  Statusy zadań - etapy pracy.

 

 

---

Opiekun firmy

Na detalach firmy na widoku dodawania/edycji firmy można wskazać użytkownika biura, który jest opiekunem firmy.  Informacja ta jest potrzebna do tworzenia schematów zadań cyklicznych.

 

Opiekun księgowy

Użytkownik, który prowadzi księgowość firmy.  Zadania cykliczne tworzone ze schematów zadań cyklicznych, w których jako osoba odpowiedzialna został wskazany opiekun księgowy zostaną przypisane do użytkowników zgodnie z ustawieniami na detalach firmy.

 

Opiekun kadrowy

Użytkownik, który prowadzi sprawy kadrowe firmy.  Zadania cykliczne tworzone ze schematów zadań cyklicznych, w których jako osoba odpowiedzialna został wskazany opiekun kadrowy zostaną przypisane do użytkowników zgodnie z ustawieniami na detalach firmy.

---

Zadania cykliczne

Administrator ma możliwość tworzenia schematów zadań cyklicznych. Zadania zostaną automatycznie utworzone zgodnie z parametrami wskazanymi na schemacie.

 

Lista schematów cyklicznych

Zawiera stworzone schematy zadań cyklicznych z możliwością ich filtrowania. Na liście prezentowany jest:

• temat zadania,
• firma/firmy, których dotyczy,
• osoba odpowiedzialna,
• cykliczność tworzenia
• data pierwszego utworzenia.

Istnieje możliwość filtrowania schematów według ww. pól po kliknięciu .

Tworzenie schematów cyklicznych

Aby stworzyć schemat zadania cyklicznego należy użyć przycisku Dodaj schemat dostępny po lewej stronie na listą schematów cyklicznych.

Formularz Zakładanie schematu zadania cyklicznego zawiera:

1.  Pola obowiązkowe (oznaczone gwiazdką):

Typ zadania - Zadanie księgowego - widoczne tylko dla użytkowników biura rachunkowego.

Temat - widoczny na liście zadań, można wpisać maksymalnie 255 znaków

Priorytet - domyślnie średni, z możliwością zmiany na niski lub wysoki, prezentowany na liście zadań

Pierwsze zadanie stwórz - data, od której system ma zacząć tworzenie zadań cyklicznych.

Twórz podobne - pozwala ustawić cykliczność tworzenia zadania. Możliwe opcje:

• codziennie
• co tydzień
• co miesiąc
• co kwartał
• co pół roku
• co rok

2. Pola opcjonalne

Opis - widoczne na detalach zadania, istnieje możliwość wpisania 10000 znaków, zwykły tekst bez formatowania, ale z możliwością dzielenia tekstu na akapity

Dotyczy firmy - istnieje możliwość wskazania jednej bądź wielu firm. Podczas tworzenia schematu istnieje możliwość edycji listy firm, dla których zadania mają być tworzone automatycznie.

Osoba odpowiedzialna - możliwość wskazania jednej osoby, opiekuna księgowego lub opiekuna kadrowego. W przypadku, gdy wskazany zostanie opiekun księgowy lub kadrowy system tworząc zadanie na podstawie schematu ustawi jako osobę odpowiedzialną, która w ustawieniach firmy została wskazana jako opiekun.

Termin wykonania - data prezentowana na liście zadań, w momencie, gdy zostanie przekroczona zostanie oznaczona na czerwono. Termin jest wyliczany wg zasad:

• dla zadań tworzonych codziennie lub co tydzień należy określić liczbę dni od momentu stworzenia zadania
• dla zadań tworzonych co miesiąc, co kwartał, co pół roku, co rok należy wskazać dzień miesiąca, który będzie ustawiany jako termin realizacji

Pozostawienie pola pustego spowoduje, że zadanie nie będzie miało ustawionego terminu realizacji.

Zakończ tworzenie zadania - jeżeli zostanie wskazana data, system zakończy tworzenie zadań cyklicznych na podstawie schematów zgodnie ze wskazaną datą.

 

Usuwanie schematów cyklicznych

Istnieje możliwość usuwania schematów zadań cyklicznych.  Usunięcie schematu nie ma wpływu na złożone wcześniej zadania wg schematu.

Aby usunąć schemat zadania cyklicznego, należy kliknąć w ikonę w kolumnie Akcje użyć ikony kosza dostępnej na liście schematów cyklicznych.

Przed ostatecznym usunięciem system wyświetli okienko i poprosi o potwierdzenie woli usunięcia schematu: