Cel: Celem udostępnienia tej funkcjonalności jest automatyzacja czynności związanych z pracą na transakcjach odczytanych z wyciągów bankowych.

Dla kogo: Funkcja łączenia transakcji dostępna jest dla biur rachunkowych, firm oraz klientów biur rachunkowych. Dotyczy pakietów Asystent księgowego, Ekspert i Specjalista.

Poniższa instrukcja krok po kroku przeprowadzi Cię, przez funkcjonalność zaczynając od kwestii uprawnień.

KROK 1 UPRAWNIENIA

Na firmie wymagany jest dostęp do modułów:

Faktury VAT (wtedy, gdy faktury są wystawiane w SaldeoSMART)
Archiwum dokumentów
Wyciągi bankowe w tym rozliczanie transakcji
Odczytywanie dokumentów

Sprawdź na liście firm, czy dana firma ma dostęp do ww. modułów, jeżeli nie nadaj wskazane uprawnienia:

Uprawnienia są konieczne ze względu na to, że odczytane z wyciągu transakcje mogą dotyczyć zarówno faktur sprzedaży, które są wystawiane w SaldeoSMART jak i dokumentów sprzedaży oraz dokumentów kosztowych.

KROK 2 POBIERZ TRANSAKCJE BEZPOŚREDNIO Z RACHUNKU BANKOWEGO

lub odczytaj wyciąg w sposób tradycyjny.

Żeby zaoszczędzić czas związany z odczytywaniem wyciągów w PDF - skorzystaj z funkcji automatycznego pobierania transakcji bezpośrednio z rachunku bankowego - dokonaj integracji ze swoim bankiem.

Jak dokonać integracji z bankiem przeczytasz w artykule: Automatyczne łączenie SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika

Natomiast jeżeli nie możesz dokonać integracji ze swoim bankiem, możesz dodać wyciąg bankowy pobrany bezpośrednio z bankowości elektronicznej w PDF.

Zanim odczytasz wyciąg bankowy, upewnij się, że w detalach firmy wprowadzony jest numer rachunku bankowego, którego dotyczy wyciąg.

W przypadku braku rachunku bankowego lub będzie dodany inny rachunek niż na wyciągu pojawi się komunikat: rachunek bankowy użyty w wyciągu nie jest zdefiniowany dla firmy. W takiej sytuacji należy uzupełnić brakujący rachunek w detalach firmy.

Wprowadzane rachunki bankowe są uniwersalne, zarówno dla faktur jak i wyciągów. Przy każdym z nich można jednak zaznaczyć opcję Przeznaczony tylko do odczytywania wyciągów bankowych. Wtedy rachunki nie będą pokazywane na fakturach wystawianych w SaldeoSMART.

Dodatkowo istnieje opcja Dostęp do rachunku bankowego tylko dla wybranych osób. Są to tzw. rachunki "poufne".

KROK 3 ROZLICZ AUTOMATYCZNIE

Na liście transakcji znajdują się transakcje które mogły zostać pobrane bezpośrednio z rachunku bankowego lub z odczytanego wyciągu.

Zaznacz transakcje, które chcesz rozliczyć automatycznie i skorzystaj z przycisku Rozlicz automatycznie:

System rozpoczyna łączenie transakcji z najbardziej pasującymi do nich dokumentami/fakturami (kolumna status rozliczenia):

Transakcje automatycznie rozliczone będą oznaczone:

Praca z transakcjami możliwa jest bez konieczności wchodzenia w detale transakcji.

Kolumna rozliczenie:

✅przycisk Dodaj - gdy transakcja jest nierozliczona, kieruje nas na do możliwości wiązania transakcji z fakturami/dokumentami

✅przycisk Zmień - gdy transakcja jest całkowicie rozliczona lub częściowo rozliczona, kieruje nas do możliwości wiązania transakcji z fakturami/dokumentami

W danych o transakcji widzisz podstawową informację o kontrahencie oraz kwotę jaka pozostała do rozliczenia.

Automat zadziała wtedy jeżeli będą spełnione następujące warunki:

kontrahent ustawiony na transakcji będzie zgodny z kontrahentem z dokumentu lub faktury (jeżeli kontrahent nie zostanie podpowiedziany wybierz Ustaw na liście transakcji i dodaj kontrahenta z bazy)
numer faktury/dokumentu odpowiada numerze dokumentu/faktury w opisie transakcji
data transakcji nie może być starsza niż dwa miesiące od daty płatności dokumentu lub faktury
kwota transakcji
jeśli dokument został oznaczony jako "Dokument zapłacony", nie będzie możliwości połączenia go z żadną inną transakcją.
przy łączeniu transakcji z dokumentami ma znaczenie kierunek transakcji:

Koszty: Transakcje, które powodują zmniejszenie salda konta (wyświetlane z minusem "-") są związane z fakturami kosztowymi.
Przychody: Transakcje, które zwiększają saldo konta (wyświetlane z plusem "+") są związane z fakturami lub dokumentami sprzedaży.

Aby system poprawnie podpowiedział dokument, kierunek transakcji musi być zgodny z typem dokumentu.

typy transakcji podlegające łączeniu:

Inne
Przelewy z kontrahentem
Przelewy z pośrednikiem
Płatności kartą do kontrahenta

Istnieje możliwość zmiany proponowanego przez SaldeoSMART połączenia, a w sytuacji, gdy takiego nie znajdzie ustawienia ręcznego z poziomu listy transakcji, używając w tym celu odpowiednio przycisku “zmień” lub “dodaj” dostępnego w kolumnie Rozliczenie - więcej informacji na temat ręcznego łączenia transakcji Ręczne łączenie transakcji bankowych z fakturami

Czy wiesz, że?

✅ Na detalach faktury, będzie widoczna informacja o rozliczeniu jej transakcją z wyciągu bankowego:

klikając w numer transakcji zostaniesz przeniesiony do szczegółów danej transakcji.

✅ Na dokumencie w płatnościach częściowych również:

klikając w numer transakcji zostaniesz przeniesiony do szczegółów danej transakcji.

Jeżeli z rozliczenia transakcji będziesz chciał skorzystać w późniejszym terminie wystarczy, że w nagłówku listy transakcji wybierzesz firmę i okres za który chcesz rozliczyć transakcje.

KROK 4 EKSPORT TRANSAKCJI

Kolejnym krokiem, który z poziomu transakcji będzie możliwy do wykonania dla wybranych programów księgowych będzie eksport transakcji. Kolumna eksport będzie aktywna tylko dla tych programów do których obecnie istnieje możliwość eksportu transakcji wraz z rozrachunkami. Aby przycisk eksport stał się aktywna należy zaznaczyć transakcje, które chcesz eksportować.

Transakcje wraz z rozrachunkami można eksportować do programów:

- Enova XML (wymagana aktualizacja dodatku do najnowszej wersji)

- Optima XML

- Symfonia

- Insert z wykorzystaniem dodatku partnera eBIT

Szczegółowe informacje na temat eksportu dostępne w artykułach: Eksport rozrachunków do programów księgowych

FILTROWANIE TRANSAKCJI

W przypadku pracy z dużą liczbą transakcji zachęcamy do korzystania z rozbudowanych filtrów:, które dają możliwość filtrowania np. po statusie transakcji, numerze konta z którego pochodzi wyciąg itd.

DODATKOWE INFORMACJE

✅ usunięcie transakcji spowoduje usunięcie rozliczenia na dokumencie/fakturze

✅ przeniesienie dokumentu między firmami spowoduje usunięcie płatności pochodzącej z powiązania z transakcją na wyciągu danej firmy

✅ jeżeli transakcja jest powiązana z dokumentem lub fakturą nie ma możliwości zmiany kontrahenta, jeżeli zmiana będzie wymagana, należy najpierw usunąć powiązanie,

✅ jeżeli wyciąg jest w PLN i transakcje na wyciągu są w PLN to dokument i/lub faktura sprzedaży również musi być w PLN,

✅transakcje łączymy tylko z fakturami końcowymi - nie łączymy z fakturami proforma, zaliczka, korekta,

✅w przypadku ustawienia filtra zmodyfikowane na transakcjach po eksporcie - widać dokonane zmiany

✅podgląd dokumentu z poziomu listy transakcji dotyczy tylko 5 pierwszych stron,

✅ jeżeli transakcja ma powiązanie, nie będzie możliwości zmiany typu transakcji, jeżeli zmiana typu będzie wymagana, należy najpierw usunąć powiązanie.