Przewodnik po mailach systemowych SaldeoSMART

SaldeoSMART automatycznie wysyła użytkownikom różne maile systemowe, które informują o kluczowych zdarzeniach, zadaniach i statusach w systemie. Poniżej znajdziesz przewodnik po najważniejszych typach wiadomości, które możesz otrzymać jako klient biura rachunkowego lub biuro rachunkowe. Dzięki temu łatwiej odnajdziesz się w komunikacji z systemem i szybciej zareagujesz na ważne powiadomienia.

1. Rejestracja i dostęp do konta

• Rejestracja konta dostępowego w SaldeoSMART
  Otrzymuje: biuro rachunkowe
  Kiedy: od razu po rejestracji
  Informuje o utworzeniu konta dla biura rachunkowego.
• Rejestracja użytkownika w programie SaldeoSMART
  Otrzymuje: klient
  Kiedy: od razu po rejestracji
  Potwierdzenie założenia konta użytkownika.
• Zmiana hasła / Hasło zostało zmienione
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: od razu po zmianie
  Informacja o zmianie hasła lub potwierdzenie tej operacji.
• Kod weryfikacyjny / Jednorazowy kod bezpieczeństwa
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: od razu przy logowaniu lub zmianie ustawień
  Służy do potwierdzenia tożsamości.

2. Dokumenty

• Dokumenty przydzielone do Ciebie oczekują w systemie
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: codziennie o 07:15 (dni robocze)
  Informacja o nowych dokumentach do obsługi.
• Zakończono odczytywanie danych z dokumentów
  Otrzymuje: biuro rachunkowe
  Kiedy: kilka minut po przetworzeniu
  Potwierdzenie zakończenia odczytu danych.
• Dodawaj i archiwizuj dokumenty prosto ze skanera i komórki – PIN
  Otrzymuje: klient
  Instrukcja dotycząca przesyłania dokumentów.
• Przypomnienie: Mija termin ustawiony na dokumentach
  Otrzymuje: biuro rachunkowe
  Przypomnienie o zbliżającym się terminie związanym z dokumentami.

3. Faktury

• Dziękujemy za dokonanie płatności za fakturę
  Otrzymuje: klient, DW Kontrahenta
  Kiedy: od razu po zaksięgowaniu płatności
  Potwierdzenie otrzymania wpłaty.
• Przypomnienie o płatności za fakturę / Wezwanie do zapłaty
  Otrzymuje: klient, DW Kontrahenta
  Kiedy: po wysłaniu przypomnienia lub wezwania
  Informacja o konieczności uregulowania płatności.
• Faktura od [firma] / Faktura korygująca / Proforma / Rachunek
  Otrzymuje: klient, DW Kontrahenta
  Kiedy: od razu po wystawieniu
  Otrzymasz dokument sprzedażowy.
• Faktury wysłane i nadano numer KSeF
  Otrzymuje: klient/biuro rachunkowe
  Kiedy: po wysłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur
  Potwierdzenie wysyłki faktur do KSeF.

4. Rozliczenia księgowe i podatki

• Dzisiaj mija termin płatności podatków / ZUS
  Otrzymuje: klient
  Kiedy: 05:15 i 10:00
  Przypomnienie o terminie płatności podatków lub składek ZUS.
• Rozliczenie podatków za miesiąc / Rozliczenie ZUS
  Otrzymuje: klient
  Kiedy: 09:00 i 15:00
  Informacja o rozliczeniu podatków lub składek za dany miesiąc.
• Potwierdzenie otrzymania dokumentów księgowych
  Otrzymuje: klient
  Potwierdzenie, że dokumenty dotarły do biura rachunkowego.

5. Zadania i powiadomienia

• Zbliża się termin realizacji zadania
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: 04:15
  Przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania zadania.
• Zostało do Ciebie przydzielone zadanie
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: co 30 min (zbiorczo)
  Informacja o nowym zadaniu do realizacji.
• Masz nieprzeczytane powiadomienia w SaldeoSMART
  Otrzymuje: klient/biuro rachunkowe
  Kiedy: codziennie 10:55, raz w tygodniu 11:15 (poniedziałek)
  Przypomnienie o nieprzeczytanych powiadomieniach.

6. Kadry

• Mija termin ważności dokumentów kadrowych / badań lekarskich / szkolenia BHP
  Otrzymuje: klient, DW: biuro rachunkowe
  Kiedy: 05:30
  Przypomnienie o kończących się terminach ważności.
• Zbliża się termin ważności umowy z pracownikiem
  Otrzymuje: klient, DW: biuro rachunkowe
  Kiedy: 04:54
  Przypomnienie o kończącej się umowie.

7. Inne istotne powiadomienia

• Centrum powiadomień w SaldeoSMART już aktywne!
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: przy pierwszej aktywności
  Informacja o uruchomieniu centrum powiadomień.
• Zastępstwo w obiegu dokumentów zostało do Ciebie przydzielone
  Otrzymuje: biuro rachunkowe lub klient
  Kiedy: od razu lub w dniu rozpoczęcia zastępstwa
  Informacja o przydzielonym zastępstwie.
• Odczyt wyciągów bankowych
  Otrzymuje: klient/biuro rachunkowe
  Kiedy: po odczytaniu wyciągu
  Potwierdzenie pobrania wyciągu bankowego.

Najczęstsze godziny wysyłki

• Większość powiadomień systemowych jest wysyłana od razu po zdarzeniu.
• Przypomnienia i raporty mają określone godziny (np. 05:15, 07:15, 09:00, 10:00, 10:55, 15:00).
• Zadania i powiadomienia zbiorcze są wysyłane cyklicznie (np. co 30 minut lub raz dziennie).