Podstawowe pojęcia SaldeoSMART

SaldeoSMART

Platforma do automatyzacji pracy biur rachunkowych i firm, wspierająca zarządzanie dokumentami, księgowość oraz komunikację między biurem a klientem.

Konto SaldeoSMART

Unikalny login i hasło umożliwiające dostęp do systemu SaldeoSMART dla biura rachunkowego, klienta biura lub firmy.

Podmioty korzystające z systemu

Biuro Rachunkowe

Biuro świadczące usługi księgowe na rzecz swoich klientów korzystających z SaldeoSMART. Nazewnictwo używane w pakietach dla biur to: Asystent księgowego, Specjalista biura, Ekspert biura.

Klient Biura Rachunkowego

Osoba fizyczna lub prawna korzystająca z usług biura rachunkowego i mająca dostęp do SaldeoSMART poprzez konto klienta. Pakiety biur, w których jest obsługa klienta biura rachunkowego: Asystent księgowego, Specjalista biura, Ekspert biura.

Firma

Przedsiębiorstwo mające własny dział księgowy korzystające z SaldeoSMART do zarządzania dokumentami i księgowością. Nazewnictwo używane w pakietach dla Firm: Asystent e-Faktur, Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy.

Podmiot

Część firmy lub spółka w grupie kapitałowej, która może posiadać odrębne konto w SaldeoSMART. Pakiety firmowe w których używana jest nazwa podmiot: Asystent e-Faktur, Asystent firmy, Specjalista firmy, Ekspert firmy.

 

Użytkownicy i dostęp

Użytkownik

Osoba korzystająca z SaldeoSMART przez konto biura, klienta lub firmy.

Administrator konta / Użytkownik administracyjny

Administrator konta SaldeoSMART to nadrzędny użytkownik, który posiada najszersze uprawnienia w systemie i zarządza dostępem oraz funkcjami innych użytkowników na danym koncie. Może m.in. dodawać nowe osoby, nadawać im uprawnienia do określonych modułów i firm, blokować konta oraz zarządzać konfiguracją całego systemu. W jednym koncie SaldeoSMART może istnieć tylko jeden administrator. Administrator jest po stronie konta typu biuro rachunkowe, klient biura rachunkowego, konto typu firma oraz konto podmiotu np. w ramach grupy kapitałowej.

Użytkownik nadrzędny

Każdy użytkownik utworzony na profilu tj. na koncie głównym z możliwościami dodawania firm/podmiotów, eksportowania dokumentów do programu księgowego. W rozumieniu SaldeoSMART to jest każdy użytkownik na koncie biura. Administrator konta pełni rolę użytkownika nadrzędnego.

Konto nadrzędne

Konto z uprawnieniami do eksportu dokumentów, konto na którym jest opcja dodawania firm, ustawiania parametrów integracji, na którym są utworzeni użytkownicy nadrzędni, którzy mają możliwość tworzenia konta dla kolejnych użytkowników-pracowników. W przypadku kont firmowych (Specjalista firmy, Ekspert firmy) kontem nadrzędnym jest konto główne, a nie konta podmiotów np. w ramach grupy kapitałowej.

Użytkownik obiegowy

Osoba korzystająca z systemu SaldeoSMART, która uczestniczy w obiegu dokumentów, której zadaniem na różnych etapach procesu obiegu, może być weryfikacja, akceptacja, opis dokumentów czy przekazywanie ich dalej. Użytkownik obiegowy może być pracownikiem biura rachunkowego, klientem biura lub pracownikiem firmy, w zależności od przydzielonych ról i uprawnień w systemie.

Konto Klienta / Panel klienta

Konto utworzone przez biuro rachunkowe dla klienta.

 

Pakiety i usługi

Pakiet

Zestaw usług i funkcji dostępnych w ramach SaldeoSMART, dopasowany do potrzeb użytkownika (np. Asystent Księgowego, Ekspert Firmy).

Moduł

Wyodrębniona funkcjonalność systemu skoncentrowana na określonym obszarze działania, np. fakturowanie, obsługa dokumentów, obieg dokumentów.

 

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów

Proces określający najważniejsze kroki w pracy nad dokumentem, podzielony na tzw. etapy, które określają jakie grupy użytkowników będą mieli dostęp do operacji związanych dokumentem, gdy dokument znajdzie się na przewidzianym etapie. Z jednego obiegu może korzystać więcej niż 1 typ dokumentu.

Etap obiegu dokumentów

Kolejny krok w procesie obiegu dokumentu, który może obejmować m.in. dodanie dokumentu, opis merytoryczny, akceptację, płatność, księgowanie i archiwizację. Każdy etap można indywidualnie konfigurować.

Model obiegu dokumentów

Wzorzec definiujący typ dokumentu (np. faktura, umowa, pismo) oraz przebieg jego obiegu w systemie SaldeoSMART. Modele obiegów można konfigurować indywidualnie, dostosowując je do specyfiki firmy.

Konfiguracja obiegu dokumentów

Proces tworzenia i modyfikowania ścieżek obiegu, etapów, przypisywania użytkowników i ich uprawnień oraz ustawień parametrów takich jak akceptacja równoległa.

Akceptacja dokumentu

Proces zatwierdzania dokumentu przez wyznaczone osoby lub grupy użytkowników. SaldeoSMART umożliwia akceptację równoległą, co oznacza, że dokument może wymagać potwierdzenia od kilku osób jednocześnie.

Zastępstwa

Funkcja umożliwiająca delegowanie obowiązków w obiegu dokumentów na inną osobę w przypadku nieobecności lub urlopu, tak aby proces nie zatrzymał się.

Typ dokumentu

Kluczowa klasyfikacja dokumentu w systemie decydująca o jego bazowym formularzu opisu i dostępnych dla niego operacjach. Typ dokumentu musi posiadać przypisany do siebie 1 wybrany proces obiegowy. W pakiecie Ekspert zdefiniowanie wielu dedykowanych typów dokumentów jest kluczem do uzyskania pożądanej widoczności dla zdefiniowanych użytkowników (użytkownik ma lub nie ma dostępu do dokumentów zaklasyfikowanych w systemie jako typ X)

Wymiary

Dodatkowe pola, które mogą uzupełnić domyślne pola formularza dla danego typu. Poprzez wymiary możemy dodać pola oznaczające m.in. MPK, projekt, pracownika, numer rejestracyjny itp.
Wymiary są również często stosowane do tworzenia bardziej zaawansowanych parametrów księgowania (np. wykorzystywane są do księgowania równoległego).
Wymiary tworzy się dla każdej firmy osobno. Nie ma ograniczenia co do liczby wymiarów. 
Wymiary można ustawić różne dla różnych typów dokumentów.

Dokumenty i archiwizacja

Dokumenty

Elektroniczne skany faktur kosztowych i sprzedażowych przechowywane w archiwum SaldeoSMART. Dotyczy modułu Dokumenty.

Archiwizacja Dokumentów

Przechowywanie i zarządzanie elektronicznymi dokumentami w SaldeoSMART z dostępem przez użytkowników.

Faktury Sprzedażowe / Faktury wystawiane w Saldeo

Faktury w module fakturowania. Wystawianie faktur tylko od strony konta klienta biura lub podmiotu firmy.

Adres e-mail dla dokumentów / Indywidualny adres mailowy

To indywidualny, automatycznie generowany adres przypisany do konkretnej firmy, na który można wysyłać faktury jako załączniki, aby automatycznie dodać je do systemu bez potrzeby logowania.

Miniobieg KSeF

Uproszczony obieg dokumentów dostępny w każdym pakiecie SaldeoSMART, obsługujący statusy: zatwierdzony, odrzucony, nieoznaczony, dedykowany dokumentom elektronicznym z Krajowego Systemu e-Faktur.

Archiwum dokumentów

Archiwum dokumentów w SaldeoSMART to moduł umożliwiający elektroniczne gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie skanami dokumentów (faktury kosztowe, dokumenty sprzedażowe, umowy, pisma, inne), w tym pobranymi z KSeF. Archiwum pozwala na szybki dostęp online i kontrolę nad dokumentacją firmy lub biura rachunkowego.

 

Funkcjonalności i procesy

Generowanie przelewów

To funkcja umożliwiająca przygotowanie plików z poleceniami zapłaty za faktury kosztowe, które następnie można zaimportować do bankowości elektronicznej. Pliki są generowane na podstawie danych z dokumentów.

Rozliczanie transakcji

To proces łączenia transakcji bankowych z odpowiadającymi im dokumentami i fakturami w systemie, co może odbywać się automatycznie lub ręcznie.

Integracja

Połączenie SaldeoSMART z programem księgowym; automatyczne połączenie z bankiem dla pobierania transakcji.

 

Systemy zewnętrzne

KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Rządowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych w Polsce, zintegrowany z SaldeoSMART.

JPK_FA

Jednolity Plik Kontrolny zbierający dane wszystkich faktur sprzedaży, generowany w SaldeoSMART i przekazywany urzędom skarbowym.

 

Technologia i bezpieczeństwo

OCR (potocznie odczytywanie, odczyt)

Technologia optycznego rozpoznawania tekstu umożliwiająca przekształcenie zeskanowanych dokumentów w pliki elektroniczne.

Kredyty

Jednostki rozliczeniowe używane w SaldeoSMART do korzystania z funkcji OCR, czy integracji z bankiem.

2FA

Dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA) w SaldeoSMART to dodatkowe zabezpieczenie podczas logowania, polegająca na wymaganiu nie tylko hasła, ale także jednorazowego kodu wysyłanego na e-mail lub generowanego w aplikacji mobilnej.

PIN (do dokumentów mailowych)

Kod składający się z 4 cyfr, który stanowi zabezpieczenie przy wysyłaniu dokumentów do SaldeoSMART mailem na dedykowany adres.

Token KSeF

Token KSeF to 40-znakowy ciąg znaków, będący elektronicznym kluczem autoryzacyjnym umożliwiającym m.in SaldeoSMART, bezpieczne łączenie się z Krajowym Systemem e-Faktur w imieniu przedsiębiorcy. Jest przypisany do konkretnego firmy (podmiotu) oraz wybranego zakresu uprawnień i pozwala m.in. na wystawianie oraz pobieranie faktur bez konieczności każdorazowego logowania się.

Token API

Token API w SaldeoSMART to unikalny, wygenerowany dla użytkownika klucz bezpieczeństwa, który służy do uwierzytelniania i autoryzacji żądań podczas integracji SaldeoSMART z zewnętrznymi systemami przez REST API.

 

Edukacja 

Centrum Pomocy

Centrum Pomocy to baza wiedzy dostępna dla użytkowników programu, w której znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, instrukcje obsługi oraz historia przesyłanych zgłoszeń, umożliwiająca szybkie znalezienie potrzebnych informacji i wsparcie techniczne. Jest dostępne 24/7 bezpośrednio w programie lub na stronie pomoc.saldeosmart.pl, gdzie użytkownicy mogą także wysyłać nowe zapytania do Biura Obsługi Klienta.

Landing Szkoleń (Wydarzenia i Szkolenia)

Landing szkoleń to dedykowana strona, na której znajdują się aktualne informacje o planowanych wydarzeniach edukacyjnych, webinariach oraz szkoleniach online związanych z SaldeoSMART. Oferuje ona trzy dedykowane ścieżki edukacyjne, skrojone na miarę potrzeb różnych grup użytkowników, w tym biur rachunkowych.

Na landing szkoleniowym możesz znaleźć:

• Harmonogram nadchodzących szkoleń na żywo
• Zapisy na webinary i szkolenia
• Nagrania z poprzednich szkoleń
• Zróżnicowane ścieżki szkoleniowe z nagraniami pokazującymi, jak optymalnie korzystać z SaldeoSMART

Wszystkie kursy są dostępne 24/7, co pozwala na naukę w dogodnym czasie i tempie.

Szkolenia oraz kursy dostępne są na stronie: https://saldeosmart.pl/wydarzenia-i-szkolenia.