🤖 Sztuczna inteligencja w SaldeoSMART

Sztuczna inteligencja w SaldeoSMART to nie tylko modne hasło marketingowe, ale zestaw praktycznych funkcjonalności, które rozwiązują konkretne problemy w codziennej pracy działów księgowych i ich klientów.

Poniżej przedstawiamy, jakie rzeczywiste wyzwania pomagają pokonać funkcje AI w systemie.

📄 1. Automatyczne rozpoznawanie dokumentów

Problem:

❌ Ręczne wprowadzanie danych z faktur

Każdy, kto przepisywał stosy faktur do systemu księgowego, wie jak czasochłonny i monotonny jest to proces. Dodatkowo, przy ręcznym wprowadzaniu łatwo o pomyłkę, która może kosztować firmę czas i pieniądze.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• System wykorzystuje technologię OCR wspieraną przez algorytmy AI do automatycznego rozpoznawania treści dokumentów
• Automatycznie wyodrębnia najważniejsze dane: daty, kwoty, numery dokumentów, dane kontrahentów
• Działa zarówno z dokumentami papierowymi (zeskanowanymi) jak i elektronicznymi pobranymi z KSeF
• Posiada mechanizmy samouczenia

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Skrócenie czasu wprowadzania danych o ponad 70%
• 🛡️ Mniejsze ryzyko błędów w porównaniu z ręcznym przepisywaniem
• 🚀 Możliwość przetworzenia nawet kilkuset dokumentów dziennie
• 📊 Standaryzacja danych w systemie (jednolity format)

Jak korzystać:

Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać jego elektroniczną wersję do SaldeoSMART. System automatycznie rozpozna i wprowadzi dane, które następnie można zweryfikować, opisać i zatwierdzić.

---

💸 2. Łączenie transakcji z dokumentami

Problem:

❌ Żmudne dopasowywanie płatności do faktur

W tradycyjnym podejściu księgowy musi ręcznie porównywać wyciągi bankowe z fakturami, szukając powiązań na podstawie kwot, dat i opisów transakcji. Często wymaga to przełączania się między różnymi systemami lub korzystania z Excela jako narzędzia pomocniczego.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy analizują transakcje bankowe oraz dokumenty i faktury sprzedażowe
• System identyfikuje powiązania między transakcjami a dokumentami/fakturami na podstawie kwot, dat, numerów i danych kontrahentów
• Automatycznie sugeruje połączenia między płatnościami a odpowiednimi fakturami

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Redukcja czasu poświęcanego na rozliczenia o około 60%
• ⚡ Błyskawiczne uzgadnianie dokumentów z płatnościami
• 📌 Aktualne informacje o statusie płatności każdej faktury
• 📊 Łatwe śledzenie należności i zobowiązań bez konieczności tworzenia dodatkowych zestawień

Jak korzystać:

Mając listę transakcji bankowych, która może pochodzić z automatycznej integracji z bankiem lub odczytu PDF wyciągu bankowego system sam proponuje powiązania z dokumentami. Użytkownik może zaakceptować sugestie jednym kliknięciem lub dokonać zmian.

---

🗂️ 3. Inteligentna kategoryzacja dokumentów

Problem:

❌ Czasochłonne przypisywanie dokumentów do kategorii księgowych

Właściwe przypisanie dokumentów do odpowiednich kategorii księgowych jest kluczowe dla poprawności rozliczeń, ale przy dużej liczbie dokumentów staje się pracochłonne i podatne na błędy.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy analizują treść dokumentów oraz historyczne wzorce kategoryzacji
• Na podstawie danych z dokumentu i wcześniejszych decyzji użytkownika, system proponuje właściwą kategorię
• Z czasem dokładność sugestii rośnie dzięki uczeniu się na podstawie działań użytkownika

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Oszczędność około 10-15 minut dziennie na każde 100 dokumentów
• 🔄 Spójność kategoryzacji w całej firmie
• 🛡️ Mniejsze ryzyko błędów wynikających z pośpiechu lub nieuwagi
• 👨‍💼 Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników (system podpowiada właściwe kategorie)

Jak korzystać:

Podczas rejestracji dokumentu system automatycznie proponuje kategorię. Użytkownik może ją zaakceptować lub zmienić, ucząc tym samym system na przyszłość.

---

🔍 4. Wykrywanie duplikatów

Problem:

❌ Ryzyko podwójnego księgowania dokumentów

Ponowne zarejestrowanie tej samej faktury może prowadzić do poważnych błędów finansowych i podatkowych. Problem nasila się, gdy dokumenty są przetwarzane przez różne osoby lub gdy ta sama faktura jest dostarczona podwójnie.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy porównują nowo wprowadzane dokumenty z istniejącymi już w systemie
• Analiza obejmuje numery dokumentów, daty dodania, dane kontrahentów
• System oznacza potencjalne duplikaty, umożliwiając ich weryfikację

✅ Konkretne korzyści:

• 🚫 Eliminacja ryzyka podwójnego zaksięgowania faktur
• 💰 Ochrona przed przypadkowym podwójnym opłaceniem tej samej faktury
• 📊 Zwiększenie dokładności danych finansowych
• ⏱️ Oszczędność czasu, który trzeba by poświęcić na wykrycie i naprawę błędów

Jak korzystać:

Podczas wprowadzania nowego dokumentu system automatycznie sprawdza podobieństwo do już zarejestrowanych i wyświetla ostrzeżenie w przypadku wykrycia potencjalnego duplikatu.

---

📏 5. Wymiarowanie i typowanie transakcji z wykorzystaniem AI

Problem:

❌ Pracochłonne przypisywanie wymiarów do transakcji bankowych

Ręczne wymiarowanie transakcji (przypisywanie do projektów, działów, kategorii kosztowych itp.) zajmuje dużo czasu, szczególnie przy regularnie powtarzających się płatnościach.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• AI analizuje historyczne dane oraz wcześniejsze decyzje użytkownika
• System automatycznie proponuje wymiary dla nowych transakcji
• Ciągłe uczenie się na podstawie działań użytkownika poprawia trafność sugestii

✅ Konkretne korzyści:

• ⚡ Szybsze przetwarzanie transakcji bankowych
• 🔄 Spójność w przypisywaniu wymiarów
• 📈 Większa dokładność

Jak korzystać:

Mając odpowiednio skonfigurowane wymiary oraz transakcje bankowe na liście transakcji system automatycznie proponuje wymiary dla transakcji. Użytkownik może zaakceptować propozycje lub je zmodyfikować, co wpłynie na przyszłe sugestie.

---

🤖 6. Funkcja "Uzupełnij z AI"

Problem:

❌ Ręczne opisywanie faktur pobranych z KSeF

Pobieranie faktur z KSeF eliminuje skanowanie i rozpoznawanie OCR, ale nie zwalnia z konieczności ręcznego przypisywania typów dokumentów, kategorii, rejestrów czy wymiarów. Przy dużej liczbie faktur to nadal istotne obciążenie.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

Funkcja „Uzupełnij z AI" rozszerza obsługę faktur z KSeF o automatyczną dekretację opartą na sztucznej inteligencji. System analizuje strukturę XML faktury oraz treść jej pozycji - nie obraz dokumentu jak w przypadku OCR - i na tej podstawie:

• Automatycznie rozpoznaje typ dokumentu (autotypowanie)
• Przypisuje kategorię i opis zdarzenia
• Ustawia właściwe rejestry i wymiary
• Uczy się na każdej zatwierdzonej fakturze, poprawiając trafność kolejnych sugestii

Mechanizm rozpoznaje podobieństwa semantyczne - faktury z pozycją „olej napędowy", „benzyna" czy „paliwo" zostaną powiązane ze sobą jako dokumenty tego samego typu, nawet jeśli wcześniejszy wzorzec dotyczył innego nazewnictwa.

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Krótsza ścieżka od pobrania faktury z KSeF do jej zaksięgowania
• 🤖 Automatyczne uzupełnienie parametrów księgowych - do zatwierdzenia jednym kliknięciem
• 📈 Rosnąca dokładność - system uczy się od pierwszej zatwierdzonej faktury
• 🔒 Możliwość wymuszenia konkretnego typu dla wybranych kontrahentów (kontrahent niestandardowy), z pominięciem automatu
• 📋 Historia zmian na dokumencie dostępna dla wszystkich pakietów 

👉 Więcej o funkcji przeczytasz: Uzupełnij z Al - nadawanie typów i automatyczne uzupełnianie parametrów faktur z KSeF

---

📦 7. Pozycje towarowe z faktur KSeF

Problem:

❌ Brak szczegółowych danych o pozycjach faktury bez dodatkowej pracy

Standardowe przetwarzanie faktur często ogranicza się do nagłówkowych danych - kwot, dat, danych kontrahenta. Uzyskanie szczegółowych informacji o poszczególnych pozycjach towarowych wymagało dotychczas dodatkowego nakładu pracy lub płatnej funkcji odczytywania pozycji towarowych. 

Rozwiązanie SaldeoSMART:

Faktury pobrane bezpośrednio z KSeF zawierają dane pozycji towarowych już w strukturze pliku XML. SaldeoSMART automatycznie odczytuje te dane i udostępnia je w dedykowanej zakładce Pozycje - bez konieczności ręcznego uzupełniania i bez dodatkowych opłat.

Funkcja obejmuje:

• faktury kosztowe i sprzedażowe wszystkich typów
• konta Biuro, Firma oraz klientów biura rachunkowego
• wszystkie pakiety

⚠️ Odczytywanie pozycji nie dotyczy faktur korygujących i zaliczkowych.

✅ Konkretne korzyści:

• 🎯 Wysoka dokładność danych - pozycje pochodzą bezpośrednio z XML, nie z rozpoznawania obrazu
• 🆓 Bezpłatnie dla faktur pobranych z KSeF - w cenie pakietu, bez dodatkowego modułu
• 📥 Eksport pozycji do CSV dostępny z poziomu listy dokumentów dla każdego typu użytkownika
• ⚡ Szybsze i bardziej szczegółowe przygotowanie faktury do księgowania

Jak korzystać:

Zakładka Pozycje pojawia się automatycznie na edycji dokumentu pobranego z KSeF. Z poziomu listy dokumentów dostępna jest opcja Pobierz pozycje do CSV, która umożliwia eksport danych i ich zaciągnięcie do wybranego programu księgowego.

👉 Więcej o funkcji przeczytasz: Odczytywanie pozycji towarowych dla faktur z KSeF

---

💬 8. Chat AI - pomoc kontekstowa w systemie

Problem:

❌ Szukanie odpowiedzi w bazie wiedzy Centrum Pomocy zamiast pracy z dokumentami, fakturami lub oczekiwanie na odpowiedź na zgłoszenie

Pytania o obsługę systemu pojawiają się w najmniej dogodnych momentach - w trakcie pracy z fakturą, podczas konfiguracji czy przy wdrażaniu nowego pracownika. Przeszukiwanie bazy wiedzy lub czekanie na odpowiedź działu wsparcia przerywa pracę i wydłuża realizację zadań.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

Chat AI to wbudowany asystent, który odpowiada na pytania dotyczące systemu bezpośrednio w interfejsie SaldeoSMART. Odpowiedzi opierają się na Centrum Pomocy SaldeoSMART oraz oficjalnych stronach Ministerstwa Finansów w zakresie KSeF - bez konieczności opuszczania aplikacji.

Główne elementy chatu:

• Pole pytania - wpisz pytanie lub użyj mikrofonu do wprowadzenia głosowego
• Odpowiedzi krok po kroku - przejrzyste instrukcje dopasowane do zadanego pytania
• Źródła - odnośniki do artykułów Centrum Pomocy i stron MF
• Historia - dostęp do 20 ostatnich rozmów
• Menu - wybór języka, maksymalizacja okna, rozpoczęcie nowej rozmowy, pobranie transkrypcji

✅ Konkretne korzyści:

• 🕒 Dostępność 24/7 - bez czekania na odpowiedź działu wsparcia
• ⚡ Natychmiastowe odpowiedzi w trakcie pracy z systemem
• 🔒 Automatyczna anonimizacja danych - imiona, nazwiska i inne dane osobowe wpisane w pytaniu są automatycznie usuwane przed przetworzeniem

Jak korzystać:

Kliknij ikonę chatu w interfejsie SaldeoSMART i zadaj pytanie. Aby uzyskać najlepsze odpowiedzi, pytaj konkretnie i używaj słów kluczowych związanych z modułem lub funkcją, której dotyczy pytanie.

---

💎 Korzyści z wykorzystania AI w SaldeoSMART

W przeciwieństwie do ogólnych obietnic "zwiększenia efektywności", sztuczna inteligencja w SaldeoSMART przekłada się na wymierne oszczędności:

• ⏰ Oszczędność czasu: Przeciętne biuro rachunkowe może zaoszczędzić około 15-20 godzin tygodniowo na automatyzacji rutynowych zadań
• 🛑 Redukcja błędów: Eliminacja nawet 90% pomyłek związanych z ręcznym wprowadzaniem danych
• 🚀 Większa przepustowość: Obsługa większej liczby klientów bez zwiększania zatrudnienia
• 🌟 Lepsza jakość usług: Więcej czasu na analizy i doradztwo zamiast na rutynowe czynności

🔒 Bezpieczeństwo danych

Warto podkreślić, że AI w SaldeoSMART działa wyłącznie na danych użytkownika i w obrębie jego konta. System przetwarza informacje wykorzystując autorskie algorytmy bazujące jedynie na wewnętrznej bazie danych. Dane nie są udostępniane zewnętrznym usługom AI, co zapewnia pełne bezpieczeństwo i poufność.

🚀 Jak zacząć?

Chcesz przekonać się, jak AI w SaldeoSMART może usprawnić Twoją pracę? Umów się na bezpłatną prezentację systemu, podczas której zobaczysz wszystkie opisane funkcje w praktycznym działaniu.