🤖 Sztuczna inteligencja w SaldeoSMART

Sztuczna inteligencja w SaldeoSMART to nie tylko modne hasło marketingowe, ale zestaw praktycznych funkcjonalności, które rozwiązują konkretne problemy w codziennej pracy działów księgowych i ich klientów.

Poniżej przedstawiamy, jakie rzeczywiste wyzwania pomagają pokonać funkcje AI w systemie.

📄 1. Automatyczne rozpoznawanie dokumentów

Problem:

❌ Ręczne wprowadzanie danych z faktur

Każdy, kto przepisywał stosy faktur do systemu księgowego, wie jak czasochłonny i monotonny jest to proces. Dodatkowo, przy ręcznym wprowadzaniu łatwo o pomyłkę, która może kosztować firmę czas i pieniądze.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• System wykorzystuje technologię OCR wspieraną przez algorytmy AI do automatycznego rozpoznawania treści dokumentów
• Automatycznie wyodrębnia najważniejsze dane: daty, kwoty, numery dokumentów, dane kontrahentów
• Działa zarówno z dokumentami papierowymi (zeskanowanymi) jak i elektronicznymi pobranymi z KSeF
• Posiada mechanizmy samouczenia

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Skrócenie czasu wprowadzania danych o ponad 70%
• 🛡️ Mniejsze ryzyko błędów w porównaniu z ręcznym przepisywaniem
• 🚀 Możliwość przetworzenia nawet kilkuset dokumentów dziennie
• 📊 Standaryzacja danych w systemie (jednolity format)

Jak korzystać:

Wystarczy zeskanować dokument lub przesłać jego elektroniczną wersję do SaldeoSMART. System automatycznie rozpozna i wprowadzi dane, które następnie można zweryfikować, opisać i zatwierdzić.

💸 2. Łączenie transakcji z dokumentami

Problem:

❌ Żmudne dopasowywanie płatności do faktur

W tradycyjnym podejściu księgowy musi ręcznie porównywać wyciągi bankowe z fakturami, szukając powiązań na podstawie kwot, dat i opisów transakcji. Często wymaga to przełączania się między różnymi systemami lub korzystania z Excela jako narzędzia pomocniczego.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy analizują transakcje bankowe oraz dokumenty i faktury sprzedażowe
• System identyfikuje powiązania między transakcjami a dokumentami/fakturami na podstawie kwot, dat, numerów i danych kontrahentów
• Automatycznie sugeruje połączenia między płatnościami a odpowiednimi fakturami

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Redukcja czasu poświęcanego na rozliczenia o około 60%
• ⚡ Błyskawiczne uzgadnianie dokumentów z płatnościami
• 📌 Aktualne informacje o statusie płatności każdej faktury
• 📊 Łatwe śledzenie należności i zobowiązań bez konieczności tworzenia dodatkowych zestawień

Jak korzystać:

Mając listę transakcji bankowych, która może pochodzić z automatycznej integracji z bankiem lub odczytu PDF wyciągu bankowego system sam proponuje powiązania z dokumentami. Użytkownik może zaakceptować sugestie jednym kliknięciem lub dokonać zmian.

🗂️ 3. Inteligentna kategoryzacja dokumentów

Problem:

❌ Czasochłonne przypisywanie dokumentów do kategorii księgowych

Właściwe przypisanie dokumentów do odpowiednich kategorii księgowych jest kluczowe dla poprawności rozliczeń, ale przy dużej liczbie dokumentów staje się pracochłonne i podatne na błędy.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy analizują treść dokumentów oraz historyczne wzorce kategoryzacji
• Na podstawie danych z dokumentu i wcześniejszych decyzji użytkownika, system proponuje właściwą kategorię
• Z czasem dokładność sugestii rośnie dzięki uczeniu się na podstawie działań użytkownika

✅ Konkretne korzyści:

• ⏱️ Oszczędność około 10-15 minut dziennie na każde 100 dokumentów
• 🔄 Spójność kategoryzacji w całej firmie
• 🛡️ Mniejsze ryzyko błędów wynikających z pośpiechu lub nieuwagi
• 👨‍💼 Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników (system podpowiada właściwe kategorie)

Jak korzystać:

Podczas rejestracji dokumentu system automatycznie proponuje kategorię. Użytkownik może ją zaakceptować lub zmienić, ucząc tym samym system na przyszłość.

🔍 4. Wykrywanie duplikatów

Problem:

❌ Ryzyko podwójnego księgowania dokumentów

Ponowne zarejestrowanie tej samej faktury może prowadzić do poważnych błędów finansowych i podatkowych. Problem nasila się, gdy dokumenty są przetwarzane przez różne osoby lub gdy ta sama faktura jest dostarczona podwójnie.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• Algorytmy porównują nowo wprowadzane dokumenty z istniejącymi już w systemie
• Analiza obejmuje numery dokumentów, daty dodania, dane kontrahentów
• System oznacza potencjalne duplikaty, umożliwiając ich weryfikację

✅ Konkretne korzyści:

• 🚫 Eliminacja ryzyka podwójnego zaksięgowania faktur
• 💰 Ochrona przed przypadkowym podwójnym opłaceniem tej samej faktury
• 📊 Zwiększenie dokładności danych finansowych
• ⏱️ Oszczędność czasu, który trzeba by poświęcić na wykrycie i naprawę błędów

Jak korzystać:

Podczas wprowadzania nowego dokumentu system automatycznie sprawdza podobieństwo do już zarejestrowanych i wyświetla ostrzeżenie w przypadku wykrycia potencjalnego duplikatu.

📏 5. Wymiarowanie i typowanie transakcji z wykorzystaniem AI

Problem:

❌ Pracochłonne przypisywanie wymiarów do transakcji bankowych

Ręczne wymiarowanie transakcji (przypisywanie do projektów, działów, kategorii kosztowych itp.) zajmuje dużo czasu, szczególnie przy regularnie powtarzających się płatnościach.

Rozwiązanie SaldeoSMART:

• AI analizuje historyczne dane oraz wcześniejsze decyzje użytkownika
• System automatycznie proponuje wymiary dla nowych transakcji
• Ciągłe uczenie się na podstawie działań użytkownika poprawia trafność sugestii

✅ Konkretne korzyści:

• ⚡ Szybsze przetwarzanie transakcji bankowych
• 🔄 Spójność w przypisywaniu wymiarów
• 📈 Większa dokładność

Jak korzystać:

Mając odpowiednio skonfigurowane wymiary oraz transakcje bankowe na liście transakcji system automatycznie proponuje wymiary dla transakcji. Użytkownik może zaakceptować propozycje lub je zmodyfikować, co wpłynie na przyszłe sugestie.

💎 Korzyści z wykorzystania AI w SaldeoSMART

W przeciwieństwie do ogólnych obietnic "zwiększenia efektywności", sztuczna inteligencja w SaldeoSMART przekłada się na wymierne oszczędności:

• ⏰ Oszczędność czasu: Przeciętne biuro rachunkowe może zaoszczędzić około 15-20 godzin tygodniowo na automatyzacji rutynowych zadań
• 🛑 Redukcja błędów: Eliminacja nawet 90% pomyłek związanych z ręcznym wprowadzaniem danych
• 🚀 Większa przepustowość: Obsługa większej liczby klientów bez zwiększania zatrudnienia
• 🌟 Lepsza jakość usług: Więcej czasu na analizy i doradztwo zamiast na rutynowe czynności

🔒 Bezpieczeństwo danych

Warto podkreślić, że AI w SaldeoSMART działa wyłącznie na danych użytkownika i w obrębie jego konta. System przetwarza informacje wykorzystując autorskie algorytmy bazujące jedynie na wewnętrznej bazie danych. Dane nie są udostępniane zewnętrznym usługom AI, co zapewnia pełne bezpieczeństwo i poufność.

🚀 Jak zacząć?

Chcesz przekonać się, jak AI w SaldeoSMART może usprawnić Twoją pracę? Umów się na bezpłatną prezentację systemu, podczas której zobaczysz wszystkie opisane funkcje w praktycznym działaniu.