Konfiguracja
Obiegu dokumentów SaldeoSMART
1. Przebieg pracy nad konfiguracją obiegu dokumentów
Niniejsza instrukcja opisuje szczegółowo kolejne kroki konfiguracji. Wyjaśnia i opisuje również podstawowe elementy systemu.
Każda objaśniana część składa się z opisu (charakterystyki założeń systemu i podstawowych pojęć) oraz praktycznych wskazówek, dotyczących konfiguracji wybranych elementów.
Aby stworzyć poprawny obieg dokumentów należy skonfigurować system zgodnie z 6 krokami przedstawionymi poniżej:
- Stworzenie grup użytkowników.
- Skonfigurowanie obiegu dokumentu dla wybranego modelu.
- Stworzenie typu dokumentu zgodnego z modelem przygotowanego obiegu i powiązanie tego typu ze stworzonym wcześniej obiegiem.
- Przydzielenie typu do firmy.
- Skonfigurowanie ustawień wymiarów.
- Ustawienie uprawnień użytkownika: dostępu do firmy, przydziału do grupy użytkowników, widoczności typów.
2. Uprawnienie do konfigurowania obiegu dokumentów
Obieg dokumentów dostępny jest wyłącznie w pakiecie Ekspert dla biur rachunkowych oraz firm.
Prawa do konfigurowania ustawień obiegu dokumentów ma jedynie użytkownik administracyjny całego konta SaldeoSMART.
Nie ma możliwości przydziału tych uprawnień dla innego użytkownika. W systemie istnieje tylko jedno konto administracyjne.
3. Grupy użytkowników
OPIS:
W systemie SaldeoSMART konfiguracja obiegu i uprawnień do wybranych czynności definiowana jest dla grup użytkowników, a nie dla poszczególnych osób (z imienia i nazwiska).
Takie założenie pozwala na:
- łatwą zmianę uprawnień dla danego użytkownika – w momencie modyfikacji uprawnień wystarczy zmienić przydział użytkownika do danej grupy, zamiast rekonfigurować obieg,
- szybkie dodanie nowego pracownika do systemu – tworząc konto dla nowego użytkownika wystarczy przydzielić go do odpowiedniej (wcześniej utworzonej) grupy,
- szybkie wyłączenie pracownika z obiegu (np. w przypadku zwolnienia) – poprzez usunięcie go z grupy,
- prostą rekonfigurację ustawień – zmieniamy tylko ustawienia dla grupy i wprowadzone zmiany zaczną obowiązywać dla wszystkich użytkowników przynależnych do tej grupy.
Grupa użytkowników to nic innego jak rola w systemie. Przykładowymi grupami może być: zarząd, kierownik działu, pracownik działu, sekretariat, księgowość itp.
W procesie ustalania grup użytkowników pomocna może być struktura organizacyjna firmy lub informacja o rolach, jakie występują w firmie (np. osoba administracyjna, osoba akceptująca merytorycznie, osoba księgująca, osoba akceptująca do płatności itp.).
Warto pamiętać, że nie ma określonej liczby grup, do której może przynależeć użytkownik.
Praktyka:
3.1 Dodawanie nowej grupy użytkowników
Aby dodać nową grupę użytkowników należy wejść w zakładkę Konfiguracja → Grupy użytkowników (ikona kół zębatych w panelu znajdującym się u góry, po prawej stronie ekranu). W nowym widoku należy kliknąć nad tabelą przycisk „+ Dodaj”. Na ekranie pojawi się formularz, w którym należy podać:
- Nazwę grupy.
- Opis (opcjonalny opis dodatkowy określający grupę).
- Oznaczenie: „Dla biura” lub „Dla firmy” – oznaczenie to decyduje, jaki rodzaj użytkowników będzie można przydzielić do wybranej grupy.
- Jeśli właścicielem konta SaldeoSMART jest Biuro Rachunkowe, które udostępnia system dla swoich klientów, grupy o oznaczeniu „Dla biura” będą dotyczyć tych użytkowników, którzy dostaną dostęp do panelu od strony Księgowości (w założeniu dla pracowników Biura Rachunkowego). Natomiast grupy o oznaczeniu „Dla firmy” będą przeznaczone dla użytkowników, którzy otrzymają dostęp do panelu firmy (w założeniu dla klientów Biura Rachunkowego).
- Jeśli właścicielem Konta SaldeoSMART jest Firma, zalecamy tworzenie grup użytkowników tylko po stronie Panelu Księgowego, czyli wybranie oznaczenia grup „Dla biura” lub wybranie obu opcji „Dla biura” oraz „Dla firmy”.
Po dodaniu nowej grupy pojawi się ona na liście grup użytkowników.
3.2 Lista grup użytkowników
Lista grup użytkowników dostępna jest w zakładce Konfiguracja → Grupy użytkowników.
Na liście grup znajdują się następujące informacje:
- liczba porządkowa,
- id (unikalny numer bazodanowy identyfikujący grupę),
- nazwa grupy,
- dla księgowego – odpowiada oznaczeniu w formularzu dodawania grupy „Dla biura”,
- dla firmy – odpowiada oznaczeniu w formularzu dodawania grupy „Dla firmy”,
- opis,
- ikona ołówka – dostępna opcja „Edytuj”.
Domyślnie na lście grup znajduje się kilka grup systemowych: Kierownik, Księgowy, Pracownik firmy, Sekretariat i Zarząd. Są to grupy, które automatycznie zasilają każde konto w systemie. Można ich używać przy konfiguracji obiegu dokumentów lub stworzyć własne grupy indywidualne. W przeciwieństwie do grup indywidualnych, grup systemowych nie można edytować.
Z poziomu listy grup użytkowników istnieje możliwość:
- edycji grupy – jej nazwy, opisu i przeznaczenia,
- wyszukania grupy – za pomocą wyszukiwarki znajdującej się nad tabelą.
Uwaga! Grup użytkowników nie da się usunąć.
4. Konfiguracja obiegu dokumentów
OPIS:
W systemie SaldeoSMART obiegi dokumentów opierają się na modelach. Obecnie dostępne modele w systemie to: fatura, umowa, zamówienie oraz pismo.
Wybrany model decyduje o tym, jakie pola system zastosuje domyślnie do wybranego obiegu. Poniżej znajduje się tabela, która przedstawia zestaw pól domyślnych dla każdego z modeli:
|
Pole domyślne / Model |
Faktura |
Umowa |
Zamówienie |
Pismo |
|
Nr archiwalny |
X |
X |
X |
X |
|
Data wpływu |
X |
X |
|
X |
|
Przedmiot |
|
X |
|
X |
|
Kategoria |
X |
|
|
|
|
Opis zdarzenia |
X |
|
|
|
|
Rejestr |
X |
|
|
|
|
Forma płatności |
X |
|
|
|
|
Nr dokumentu |
X |
|
X |
X |
|
Data wystawienia |
X |
X |
X |
X |
|
Data dostawy |
X |
|
X |
|
|
Termin płatności |
X |
|
|
|
|
Korekta |
X |
|
|
|
|
Metoda kasowa |
X |
|
|
|
|
Kontrahent |
X |
X |
X |
X |
|
Typ transakcji |
X |
|
|
|
|
Konto bankowe |
X |
|
|
|
|
Waluta |
X |
|
X |
|
|
Rejestr VAT |
X |
|
|
|
|
Pozycje VAT |
X |
|
|
|
|
Pozycje towarowe |
X |
|
|
|
PRAKTYKA:
4.1 Dodanie nowego obiegu dokumentów
Aby dodać nowy obieg dokumentów należy wejść w zakładkę Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów, a następnie wybrać opcję „+ Dodaj obieg” nad tabelą.
Na ekranie pojawi się formularz, w którym należy wskazać:
- nazwę obiegu,
- opis obiegu,
- dla jakiego typu dokumentów będzie używany obieg – miejsce na oznaczenie modelu.
Po dodaniu nowego obiegu pojawi się on na liście obiegów dokumentów i można rozpocząć jego pełną konfigurację. Nowo utworzony obieg będzie miał automatycznie dodany pierwszy etap o nazwie „Nowy”.
4.2 Lista obiegów dokumentów
Aby zobaczyć listę dostępnych dla konta SaldeoSMART obiegów dokumentów należy wejść w zakładkę Konfiguracja → Obiegi dokumentów.
Na ekranie pojawi się lista z następującymi danymi:
- liczba porządkowa,
- id – unikalny identyfikator bazodanowy, który jednoznacznie identyfikuje obieg,
- nazwa obiegu,
- opis,
- przeznaczenie – oznaczenie wybranego modelu,
- data utworzenia,
- akcje – opcje „Edytuj”, „Usuń”, "Duplikuj" (kopiowanie obiegu dokumentów)
Z poziomu listy obiegów można:
- edytować obieg – w ramach edycji obiegu można zmienić jego nazwę oraz opis.
Uwaga! Przeznaczenie obiegu (wybrany model dokumentu) nie podlega zmianie.
W ramach edycji dokumentów można ustawić dodatkowy parametr związany z prawem dla wybranych grup użytkowników do dodawania nowych dokumentów do zamkniętego miesiąca. Dotyczy to typów dokumentów, które korzystają z danego obiegu.
- Usunąć obieg
Uwaga! Jeśli jakikolwiek dokument został wprowadzony w obieg, który chcemy usunąć, opcja ta będzie niedostępna. Należy w pierwszej kolejności usunąć te dokumenty z systemu lub przepiąć na inny obieg dokumentu. Dopiero wtedy opcja usunięcia stanie się dostępna.
Domyślnie na liście obiegów dokumentów znajduje się jeden obieg systemowy o nazwie „Saldeo”. Jest on automatycznie dodawany do każdego konta w systemie. Można go używać w dowolny sposób, lub też stworzyć własne obiegi. W przeciwieństwie do obiegów indywidualnych, obiegu „Saldeo” nie można edytować ani usunąć.
4.3 Dodawanie etapów obiegu dokumentów
Aby dodać nowy etap do obiegu dokumentów należy na liście obiegów dokumentów wybrać detale danego obiegu (poprzez kliknięcie w jego nazwę) i wskazać opcję „+ Dodaj” w prawym górnym rogu ekranu.
Na ekranie pojawi się rozbudowany formularz do konfiguracja nowego etapu.
Aby jednak dodać nowy etap wymagane jest podanie tylko 4 parametrów:
- nazwa etapu,
- opis,
- kolor,
- numer porządkowy (znajdujący się w dolnej części formularza).
Wskazówka: zalecamy, aby przy tworzeniu nowego obiegu dokumentów rozpocząć pracę od stworzenia listy etapów podając tylko 4 podstawowe dane (podane powyżej) dla każdego etapu. W kolejnym kroku będziemy edytować każdy etap konfigurując go już docelowo. Tworząc jednak w pierwszym kroku listę potrzebnych etapów, można łatwiej kontrolować przebieg prac i uporządkować proces konfiguracji.
4.4 Lista etapów obiegu dokumentów
Aby zobaczyć listę etapów dla wybranego obiegu dokumentów należy na liście obiegów dokumentów kliknąć w wybrany obieg.
Na ekranie pojawi się tabela oraz graf.
W tabeli wyszczególnione są następujące informacje:
- liczba porządkowa,
- kolor,
- nazwa
- akcje – „Edytuj”, „Pokaż konfigurację”.
4.5 Konfiguracja szczegółowa wybranego etapu
Aby skonfigurować wybrany etap obiegu dokumentów należy na liście obiegów kliknąć w jego nazwę w kolumnie „Nazwa obiegu”.
Po wejściu w detale danego obiegu na ekranie pojawi się lista etapów dostępnych w ramach danego obiegu.
Każdy etap należy skonfigurować osobno klikając w przycisk edycji (ikona ołówka i kartki) po prawej stronie ekranu.
4.6 Akceptacja równoległa
W niektórych firmach wymagane jest, aby dokumenty były akceptowane przez więcej niż jedną osobę. Obecnie wymusza to w SaldeoSMART. W celi ułatwienia pracy podczas konfiguracji wielu etapów akceptacji oraz ustalenia kolejności akceptacji, wprowadziliśmy akceptację równoległą dostępną zarówno po stronie biura, jak i klienta. Szczegóły dotyczące tej funkcji znajdują się w poniższym artykule:
Aby prawidłowo skonfigurować obieg, należy dla każdego etapu ustalić następujące parametry:
CZĘŚĆ 1 – Ustawienia podstawowe
- Nazwa etapu – służy do jego identyfikacji. Będzie prezentowana na liście dokumentów jako oznaczenie etapu, w którym jest dokument.
- Opis etapu – dodatkowa informacji określająca etap. Jest dostępny tylko dla administratora w celu ułatwienia konfiguracji.
- Etap startowy – może istnieć tylko jeden etap startowy. Jest to etap, od którego zaczyna się obieg dokumentów.
- Kolor – kolor, który wskazuje, że dokument jest w danym etapie. Można go zmienić po kliknięciu w kwadrat z danym kolorem.
- Etykieta przycisku przejścia – napis, który pojawi na przycisku wyświetlonym w formularzu edycji dokumentu. Kliknięcie w niego będzie kierować użytkownika do etapu, który obecnie konfigurujemy. Jest to przycisk wejścia do tego etapu, nie zaś jego opuszczenia.
- Informacja na przycisku przejścia – związane z przyciskiem przejścia. Tu można wpisać krótki tekst, który pojawi się po najechaniu kursorem na ten przycisk jako podpowiedź. (np. „Dokument zatwierdzony i gotowy do importu w programie księgowym”).
- Skrót klawiszowy przycisku przejścia – jeśli chcemy, aby przycisk przejścia był obsługiwany poprzez skrót klawiszowy, należy wpisać wybrany skrót w polu. (np. Alt+1).
Uwaga! Stosując skróty klawiszowe należy uważać, aby nie kolidowały one ze skrótami systemowymi lub skrótami innych uruchomionych na komputerze programów. Najlepiej stosować skróty typu Alt+1, Alt+2, …, Insert.
- Poziom ostrzeżeń – dotyczy prezentacji komunikatów z ostrzeżeniami, że dokument nie dotyczy danej firmy lub że prawdopodobnie jest duplikatem.
- Wysoki – ostrzeżenia w kolorze czerwonym.
- Niski – ostrzeżenia w kolorze szarym.
Uwaga! Zalecamy, aby niski poziom ostrzeżeń stosować dopiero w ostatnich etapach obiegu, gdy już mamy pewność, że dodany do systemu dokument jest poprawny.
CZĘŚĆ 2 – Grupy odpowiedzialne i mechanizmy SMART
- Obowiązkowe przypisanie osoby odpowiedzialnej
Określenie, czy na danym etapie dokument musi mieć wskazaną osobę odpowiedzialną. Jeśli „Tak”, to nie ma możliwości, aby dokument na tym etapie nie był do nikogo przypisany.
Uwaga! Dla etapu startowego wymagane jest „Nie” (pole puste).
- Grupy odpowiedzialne
Wybór grup użytkowników, którzy na danym etapie mają prawo do wprowadzania zmian na dokumencie.
Uwaga! Lista grup użytkowników, którzy mogą być przydzieleni na danym etapie, jest widoczna z prawej strony formularza (sekcja „Paleta grup”). Jeśli nie masz dodanych żadnych grup, skorzystaj z opcji „Importuj z innego obiegu” lub „Importuj z bazy”.
Aby dodać grupy odpowiedzialne należy kliknąć „+przydziel” (1) i wybrać z listy dostępnych grup.
Czerwony krzyżyk obok przydzielonej grupy pozwala na jej usunięcie (2).
- Mechanizm samouczenia SMART – mechanizm ten odpowiada za uczenie się programu i poprawę wyników odczytywania na podstawie historii dla danych dokumentów.
Uwaga! „Tak” należy zaznaczyć na wszystkich etapach, na których odczytane dane są już w 100% zweryfikowane.
- Uruchom mechanizm autouzupełniania SMART – określenie, czy przejście na dany etap powinno uruchomić proces autouzupełniania kategorii, rejestrów, opisu i kontrahentów.
Uwaga! „Tak” należy zaznaczyć wyłącznie na ostatnim etapie.
- Dokument podlega autouzupełnieniu SMART – określa, czy dokumenty na tym etapie podlegają autouzupełnieniu kategorii, rejestrów, opisów i kontrahentów.
Uwaga! Zalecane, aby „Tak” zaznaczyć wyłącznie na początkowym etapie, gdy dokumenty nie są zweryfikowane i skategoryzowane przez użytkowników (etap startowy).
- Ukryj w buforze – Parametr, który informuje, czy dokument na danym etapie jest widoczny w buforze.
Uwaga! Zalecane, żeby „Tak” było zaznaczone wyłącznie na końcowych etapach, kiedy dokumenty są zweryfikowane i skategoryzowane.
CZĘŚĆ 3 – Nowe prawa w obiegu dokumentów - dokument przypisany i dodany
W wersji 2.62 SaldeoSMART zostały poszerzone uprawnienia zarówno administratora biura, jak i firmy w zakresie możliwości ograniczenia widoczności typów dokumentów dla użytkownika.
Powodem wprowadzenie ww. funkcjonalności było to, że prawa te służą do realizacji polityki prowadzonej przez firmy obejmującej dostęp do danych firmy przez różnych użytkowników.
W praktyce wiąże się to z ograniczaniem uprawnień użytkownika przez administratora Biura/Firmy, odnoszących się do widoczności danego typu dokumentu - dokumentu przypisanego i dokumentu dodanego.
Szczegółowy opis i instrukcję można znaleźć w artykule Dokument przypisany i dokument dodany - nowe prawa w obiegu dokumentów.
CZĘŚĆ 4 – Uprawnienia do operacji na dokumencie
Aby ustawić uprawnienia grup do wybranych operacji na dokumencie w danym etapie (widoczne na ilustracji powyżej), należy najpierw wybrać grupy użytkowników, które chcemy skonfigurować (→ +przydziel).
Jeśli dana grupa biorąca udział w całym obiegu nie zostanie skonfigurowana, to domyślnie wszystkie operacje będą dla niej ustawione jako niedostępne.
CZĘŚĆ 5 – Uprawnienia do zmian w polach formularza
Dostępne są także uprawnienia do wybranych pól formularza dla poszczególnych grup użytkowników, mających dostęp do danego etapu.
Pola formularza dostępne do konfiguracji są zależne od modelu, dla którego tworzony jest obieg. Dla powyższego przykładu widoczny jest model „Faktura”.
Aby ustawić uprawnienia grup do wybranych pól formularza opisujących dokument w danym etapie, należy najpierw wybrać grupy użytkowników, które chcemy skonfigurować (→ +przydziel) i nadać im właściwe uprawnienia.
Jeśli grupa użytkowników nie jest wskazana jako odpowiedzialna na danym etapie (część 2. ustawień), to wówczas dla owej grupy, niezależnie od ustawień w tej sekcji, wszystkie pola formularza będą widoczne tylko do podglądu (P).
Dla grup odpowiedzialnych na danym etapie istnieją następujące poziomy uprawnień do pól formularza:
N → Niewidoczne – użytkownik nie widzi wartości tego pola (poziom dostępny tylko dla pól oznaczonych gwiazdką).
P → Podgląd – użytkownik może tylko zobaczyć wartość pola.
O → Opcjonalne – użytkownik może edytować dane pole, ale nie jest to wymagane.
W → Wymagane – użytkownik musi uzupełnić dane pole.
Uprawnienie "Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF" dla kont typu Ekspert konfigurowane jest w uprawnieniach do wybranych pół formularza i dotyczy dokumentów, które zostały pobrane z KSeF.
Użytkownik znajdujący się w grupie, która posiada uprawnienia do tego pola na formularzu edycji dokumentu będzie miał możliwość nadawania dokumentom pobrany z KSeF odpowiednich statusów:
status oznaczający ZATWIERDZENIE faktury pobranej z KSeF
status oznaczający ODRZUCENIE faktury pobranej z KSeF
faktura nieoznaczona
Możliwość nadawania statusów dotyczy tylko faktur kosztowych pobranych z KSeF.
CZĘŚĆ 6 – Przejścia pomiędzy etapami
- Numer porządkowy – określa pozycję przycisku przejścia względem przycisków z innych etapów. Zalecane jest, aby odpowiadał numerowi etapu (np. dla etapu drugiego = 2).
- Przejścia pomiędzy etapami – określenie, na jakie kolejne etapy można przejść z danego etapu.
Po kliknięciu „+dodaj przejście” wyświetla się okno z dostępnymi etapami i grupami biorącymi udział w obiegu. Należy zaznaczyć grupę która dokonuje przejścia oraz etap, do którego dana grupa może przejść.
Wybór taki, jak na powyższym rysunku, oznacza, że grupa „Administracja” ma możliwość przejścia na zaznaczone etapy (weryfikacja dokumentu, opis merytoryczny).
Po kliknięciu „Dodaj przejścia” tworzone jest przejście pomiędzy etapami.
Dla każdego przejścia można scharakteryzować następujące opcje:
1. Auto next – oznacza, że po kliknięciu na przycisk przejścia do następnego etapu automatycznie wyświetlony zostanie kolejny dokument.
2. Modal przypis. – określenie, czy po kliknięciu przycisku przejścia do następnego etapu zostanie wyświetlone okno z formularzem do wybrania kolejnej osoby odpowiedzialnej.
3. Wymagane przypisanie – oznacza, że aby móc przejść na następny etap należy być przypisanym do tego dokumentu.
4. Wymagany komentarz – określenie, czy podczas przejścia do następnego etapu wymagane jest wpisanie komentarza dotyczącego danego dokumentu. Brak wpisania komentarza uniemożliwi przejście do następnego etapu.
5. Warunek przejścia – umożliwia określenie warunku kwotowego, czyli od jakiej do jakiej wartości dane przejście jest dostępne.
W ostatniej kolumnie znajduje się przycisk X, który pozwala na usunięcie danego przejścia pomiędzy etapami.
5. Typy dokumentów
OPIS:
Lista typów dokumentów tworzona jest całościowo, na poziomie danego konta SaldeoSMART. Dla poszczególnych firm obsługiwanych w aplikacji jedynie przydziela się wybrane typy spośród dostępnej na koncie listy.
Po uruchomieniu aplikacji SaldeoSMART dostępne są domyślne typy dokumentów: faktura kosztowa, dokument sprzedaży, towar/materiał oraz dowód wewnętrzny.
W aplikacji można korzystać z domyślnych typów lub stworzyć własne typy dokumentów. Typów domyślnych nie można edytować.
Praktyka:
5.1 Dodawanie nowego typu dokumentu
Typy dokumentów dostępne są z poziomu Konfiguracja → Typy dokumentów
Aby stworzyć własny typ dokumentu należy wybrać +Dodaj typ. Przycisk ten znajduje się nad listą typów dokumentów. Wyświetlone zostanie okno dodawania nowego typu dokumentu.
Podczas tworzenia należy:
- nadać nazwę typu i jego nazwę skróconą (która będzie prezentowana na listach),
- wybrać model formularza, czyli jakiemu dokumentowi księgowemu nowy typ odpowiada: faktura kosztowa, wewnętrzna, towarowa, sprzedażowa, umowa, zamówienie lub pismo,
- wskazać, jaki obieg dokumentów ma zostać zastosowany dla tego typu (lista obiegów zostanie zawężona do tych obiegów, które odpowiadają wybranemu powyżej modelowi),
Po dodaniu nowego typu użytkownik zostaje przekierowany na listę dostępnych na koncie SaldeoSMART typów dokumentów.
5.2 Lista typów dokumentów
Aby wejść na listę typów dokumentów należy wybrać opcję Konfiguracja → Typy dokumentów.
Na ekranie pojawi się lista dostępnych typów:
Lista typów zawiera następujące informacje:
- liczba porządkowa
- id – unikalne oznaczenie bazodanowe (jednoznacznie identyfikujące typ w systemie),
- nazwa typu
- skrót (nazwa skrócona)
- model
- obieg – obieg dokumentu zastosowany dla danego typu,
- data utworzenia,
- data edycji – data ostatniej zmiany, jaka została dokonana na danym typie,
- typ domyślny (TAK/NIE),
- status – czy typ jest aktywny czy nie,
-
ikona ołówka – dostępna opcja edycji
6. Przydzielanie typów dokumentów do firmy
OPIS:
Jeśli na danym koncie SaldeoSMART obsługujemy wiele firm, dla każdej z nich należy przydzielić typy dokumentów z globalnej bazy typów (patrz poprzedni paragraf).
Praktyka:
Aby to zrobić, należy wejść w zakładkę: Konfiguracja → Konfiguracja obiegu wg firm.
Po wejściu w zakładkę dotyczącą ustawień obiegu wg firm pojawi się lista wszystkich firm utworzonych w systemie.
W kolumnie „Akcje” ikona listy (1) pozwala na przejście na listę typów dokumentów, które dostępne są dla danej firmy.
Po wejściu na listę typów dokumentów danej firmy nad tabelą pojawia się przycisk „+Przydziel”, który umożliwia udostępnienie dla firmy wybranych typów.
W formularzu dodatkowo widoczny jest parametr: „Czy udostępnić zaznaczony typ dokumentów dla wszystkich użytkowników należących do tej firmy?”.
Oznaczenie „Tak” powoduje, że automatycznie wszyscy użytkownicy, którzy mają dostęp do tej firmy po stronie Panelu Księgowego oraz Panelu Firmy, będą widzieć ten typ dokumentu.
Na liście przydzielonych do firmy typów mamy również możliwość przejścia do ustawień wymiarów dla danego typu (patrz: kolejny punkt instrukcji) oraz usunięcia typu.
Uwaga! Usunięcie typu nie powoduje usunięcia go z globalnej listy typów danego konta SaldeoSMART, a jedynie odpina dany typ od firmy.
Jeśli dla danej firmy zostały dodane jakieś dokumenty, dla których wybrano typ, jaki obecnie chcemy usunąć, dokumenty nie zostaną usunięte. Nadal będą posiadać dawny typ i będą mogły skończyć dotychczasowy obieg.
Odpięcie typu powoduje jedynie, że użytkownik nie będzie w stanie dodać nowych dokumentów danego typu, ani zmienić dla istniejącego dokumentu typu na obecnie usuwany.
7. Konfiguracja ustawień wymiarów dla firmy
OPIS:
Wymiary to dodatkowe pola, które mogą uzupełnić domyślne pola formularza dla danego typu. Poprzez wymiary możemy dodać pola oznaczające m.in. MPK, projekt, pracownika, numer rejestracyjny itp.
Wymiary są również często stosowane do tworzenia bardziej zaawansowanych parametrów księgowania (np. wykorzystywane są do księgowania równoległego).
Wymiary tworzy się dla każdej firmy osobno.
Praktyka:
W obiegu dokumentów należy skonfigurować ustawienia dla wymiarów stosowanych w danej firmie osobno dla każdego przydzielonego firmie typu dokumentu.
Aby to zrobić należy wejść w zakładkę: Konfiguracja → Konfiguracja obiegu wg firm, a następnie na liście firm przy danej firmie wybrać ikonę sześcianu (2).
Po kliknięciu pojawi się rozwijana lista ze wszystkimi typami dokumentów przydzielonymi dla danej firmy. Należy wybrać po kolei typy, które chcemy skonfigurować i ustawić odpowiednie uprawnienia.
W ramach danego typu dokumentów ustawianie są poziomy uprawnień na każdym etapie, dla każdej grupy użytkowników biorących udział w obiegu.
Dostępne poziomy uprawnień to:
N – niewidoczne – użytkownik nie będzie widzieć danego wymiaru na tym etapie.
P – podgląd – użytkownik może jedynie zobaczyć wartość wymiaru na tym etapie.
O – opcjonalne – użytkownik może edytować wymiar, ale nie jest on wymagany na tym etapie.
W – wymagane – użytkownik musi określić wartość wymiaru na tym etapie.
W ramach konfiguracji ustawień etapów istnieje możliwość kopiowania ustawień pomiędzy etapami. Do tego celu służą ikony: „Stosuj jako wzór” (1) (oznacza, że dany etap będzie naszym etapem referencyjnym) oraz „Wklej z wzoru” (2) (oznacza, że dla danego etapu zostaną skopiowane ustawienia z wzorcowego etapu – opcja uaktywni się po wybraniu pierwszego wzoru).
8. Ustawienia kont użytkowników do obiegu
OPIS:
Dla każdego użytkownika systemu należy utworzyć konto dostępowe do aplikacji. Po stronie panelu księgowego prawo do dodawania nowych użytkowników z dostępem do owego panelu ma administrator główny.
Po stronie panelu firmy prawo to posiada administrator firmy i ma możliwość tworzenia wyłącznie użytkowników z dostępem do panelu firmy.
Praktyka:
8.1 Dodawanie nowego użytkownika
Aby dodać nowego użytkownika należy wejść w zakładkę: Konfiguracja → Użytkownicy.
Nad listą użytkowników jest dostępna opcja „+Dodaj”, która służy do stworzenia nowego konta użytkownika.
W formularzu należy podać (pola oznaczone * są obowiązkowe):
- imię i nazwisko użytkownika,
- login,
- e-mail,
- język,
- przełożonego,
- prawa dostępu – czyli widoczność wybranych modułów aplikacji,
- rodzaj notyfikacji, która przyjdzie na e-mail
Inną opcją dodawania użytkownika/użytkowników do systemu jest funkcja importu. Odpowiedni przycisk znajduje się obok opcji „+Dodaj”:
Po kliknięciu we wskazany przycisk pojawi się nowy widok. Należy postępować według instrukcji podanej na ekranie – najpierw ściągnąć odpowiedni pobierz wzór, a po jego wypełnieniu wskazać go poprzez kliknięcie Wybierz plik.
8.2 Lista użytkowników i prawa dostępu
Po dodaniu użytkownika pozostałe opcje konfiguracji dostępne są na liście użytkowników pod ikonami po prawej stronie:
Z poziomu listy użytkowników można:
-
przypisać użytkownikowi firmę/firmy, do których będzie miał dostęp
-
przypisać użytkownika do określonej grupy (grup) użytkowników
-
ustawić widoczność poszczególnych typów dokumentów
-
zablokować konto użytkownika
Dane użytkownika można edytować po wejściu w jego nazwę.
8.3 Raport uprawnień użytkowników obiegowych
Z poziomu listy użytkowników istnieje możliwość wygenerowania raportu Excel z listą uprawnień poszczególnych użytkowników.
Wygenerowany Excel zawiera dane:
- prawo do modułów,
- do firm
- do grup
- do typów dokumentów
Raport uprawnień użytkowników obiegowych
9. Zastępstwa w obiegu dokumentów
Artykuł powiązany:
Zastępstwa w obiegu dokumentów
Mamy nadzieję, że system SaldeoSMART ułatwi codzienną pracę w Państwa firmie.
W przypadku pojawienia się wątpliwości lub propozycji dalszego rozwoju aplikacji, prosimy o kontakt.
Udzielamy także informacji na temat dostosowania SaldeoSMART do indywidualnych potrzeb biura oraz włączenia funkcjonalności nie będących w abonamencie.
Pozostajemy do Państwa dyspozycji:
Zespół SaldeoSMART
+48 12 350 66 88
Właścicielem aplikacji jest:
BrainSHARE IT sp. z o.o.
al. 29 listopada 20, 31-401 Kraków
NIP: 513 023 18 12, REGON: 122469952
Sąd Rejonowy w Krakowie: KRS 0000408077
Kapitał zakładowy: 150 000 zł
z
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.