Pytania kluczowe
- Dlaczego przy przejściu dokumentu na kolejny etap nie pojawia się okienko do ustawienia osoby odpowiedzialnej?
- Dlaczego okienko wyboru osoby odpowiedzialnej jest czasami puste, a czasami wypełnione automatycznie?
- Czy można przypisać do dokumentu więcej niż jedną osobę odpowiedzialną na danym etapie?
- Od czego zależy, jakie osoby pojawiają się na liście do wyboru jako osoba odpowiedzialna?
- Jak sprawdzić, które grupy użytkowników mają dostęp do pracy na danym etapie obiegu?
Wstęp
W systemie SaldeoSMART (w pakiecie Ekspert) automatyzacja obiegu dokumentów ma na celu maksymalne przyspieszenie pracy i optymalizację kontroli odpowiedzialności za opracowywane dokuemnty. Jednym z ułatwień jest mechanizm przypisywania osoby odpowiedzialnej podczas przekazywania dokumentu do kolejnego etapu obiegu. Poniżej wyjaśniamy, jak działa uzupełnianie tego pola oraz od czego zależy widoczność tego pola i poszczególnych użytkowników na liście wyboru osoby odpowiedzialnej za dokument.
Brak okienka z ustawieniem osoby odpowiedzialnej przy przejściu na kolejny etap
Komunikat: Przy przejściu dokumentu na etap, na którym uruchomiona jest opcja "Obowiązkowe przypisanie osoby odpowiedzialnej" (zgodnie z konfiguracją etapu)
Nie wyświetla się okienko z ustawieniem osoby odpowiedzialnej (brak okienka jak na poniższym zrzucie ekranu)
Przyczyna: Okienko wyświetla się tylko wtedy, gdy na etapie poprzedzającym włączona jest opcja “Modal przypis”. Jeśli ta opcja nie jest włączona na etapie poprzedzającym, okienko nie pojawi się, mimo że na etapie docelowym jest zaznaczony checkbox wymagający osoby odpowiedzialnej.
Rozwiązanie:
- Przejdź do konfiguracji etapu poprzedzającego etap docelowy.
- Znajdź sekcję "Przejścia między etapami"
- Włącz opcję “Modal przypis” na etapie poprzedzającym (jak na poniższym zrzucie ekranu)
- Zapisz zmiany i ponownie wykonaj przejście dokumentu na kolejny etap
Okienko przypisania osoby odpowiedzialnej jest automatycznie uzupełnione
Komunikat: Podczas przejścia dokumentu na kolejny etap okienko z osobą odpowiedzialną jest już wypełnione, a użytkownik nie musi nic wybierać.
Przyczyna: Okienko wypełnia się automatycznie w dwóch sytuacjach: (1) gdy na liście osób możliwych do wskazania na danym etapie znajduje się tylko jedna osoba, (2) gdy osoba przekazująca dokument jest aktualnie przypisana do tego dokumentu i jest jednocześnie jedną z osób możliwych do wskazania na etapie docelowym.
Rozwiązanie:
- Nie jest wymagane żadne dodatkowe działanie ze strony użytkownika.
- Jeśli mimo to chcesz przypisać dokument do innej osoby niż zaproponowana, zmień wybór w okienku przed zatwierdzeniem przejścia na kolejny etap.
Okienko przypisania osoby odpowiedzialnej jest puste
Komunikat: Podczas przejścia dokumentu na kolejny etap okienko z osobą odpowiedzialną pozostaje puste i wymaga ręcznego wyboru.
Przyczyna: Okienko pozostaje puste w dwóch sytuacjach:
gdy na kolejnym etapie nie ma obowiązku przypisania osoby do dokumentu,
gdy na etapie docelowym możliwych do wskazania jest kilka osób i żadna z nich nie jest osobą aktualnie przypisaną do dokumentu.
Jeśli przekazujesz dokument na kolejny etap, ale nie masz już do niego uprawnień (Twoja grupa nie obsługuje tego nowego etapu), system automatycznie zdejmuje z Ciebie odpowiedzialność. Okienko pozostaje puste, abyś mógł ręcznie wybrać z listy nowego pracownika, który ma się zająć dokumentem.
Osoba, będąc przypisaną na pierwszym etapie, przekaże dokument do kolejnego etapu, w którym nie znajduje się w grupie osób odpowiedzialnych. Wtedy ten dokument zostanie odpięty od tej osoby i nie przejdzie z jej inicjałem tylko trafi (zależnie od konfiguracji):
a) Do wszystkich osób z grupy (czyli nie będzie inicjału wskazującego osobę przypisaną).
b) Można wymusić też, żeby system wyświetlił modal przypis (👉Instrukcja konfiguracji rozdział: Przejścia pomiędzy etapami), czyli osobę, do której chcemy ten dokument skierować.
Rozwiązanie:
- Sprawdź, czy przypisanie osoby odpowiedzialnej jest obowiązkowe na danym etapie.
- Jeśli jest obowiązkowe, wybierz ręcznie osobę odpowiedzialną z listy dostępnej w okienku.
- Zatwierdź przejście dokumentu na kolejny etap.
Osoba, którą chcemy wskazać jako odpowiedzialną, nie pojawia się na liście do wyboru przy wskazywaniu osoby odpowiedzialnej
Komunikat: Na liście osób możliwych do wskazania jako odpowiedzialne na danym etapie obiegu brakuje oczekiwanej osoby.
Przyczyna: Lista osób możliwych do wskazania zależy od tego, jakie grupy użytkowników mają uprawnienia do pracy na etapie docelowym. Jeśli dokument porusza się w obiegu systemowym (klient ma pakiet inny niż Ekspert), wymagane jest przypisanie użytkownikowi systemowej grupy “Księgowy (a)”. Jeśli dokument porusza się w obiegu niesystemowym (klient ma pakiet Ekspert), o widoczności decyduje przypisanie odpowiednich grup w konfiguracji etapu.
Rozwiązanie (dla obiegu systemowego, pakiet inny niż Ekspert):
- Zaloguj się jako administrator konta.
- Sprawdź, czy użytkownikowi została przypisana systemowa grupa użytkowników “Księgowy (a)”.
- Jeśli grupa nie jest przypisana, przypisz ją użytkownikowi.
Rozwiązanie (dla obiegu niesystemowego, pakiet Ekspert):
- Przejdź do Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów.
- Wejdź w detale wybranego obiegu.
- Wejdź w edycję etapu docelowego, do którego dokument ma trafić.
- W sekcji “Grupy odpowiedzialne” sprawdź, czy do etapu przypisane są odpowiednie grupy użytkowników.
- Przejdź do Konfiguracja → Użytkownicy → Ustaw Grupy.
- Sprawdź, czy pracownik, którego chcesz przypisywać do dokumentu, faktycznie należy do grup przypisanych do etapu docelowego.
- Jeśli nie należy, dodaj pracownika do odpowiedniej grupy.
Warto wiedzieć
- Funkcja opisana w artykule ma na celu przyspieszenie pracy w obiegu dokumentów, które mają ustawione obowiązkowe przypisanie osoby odpowiedzialnej na etapie, do którego kierowany jest dokument.
- Do dokumentu, na danym etapie obiegu, można przypisać tylko jednego użytkownika jako osobę odpowiedzialną. Nie ma możliwości przypisania kilku osób jednocześnie.
- Artykuł dotyczy głównie klientów korzystających z pakietu Ekspert (obieg niesystemowy), z jednym odniesieniem do różnicy względem obiegu systemowego (pakiet inny niż Ekspert).
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.