Budżety - instrukcja

Instrukcja budżetowania w SaldeoSMART

Wprowadzenie

Moduł budżetowania w SaldeoSMART to narzędzie zaprojektowane do zarządzania budżetem kosztowym firmy. Opiera się na dokumentach kosztowych i wymiarach dostępnych w systemie. Moduł skupia się wyłącznie na budżecie kosztowym (nie sprzedażowym), a jego podstawą są wszystkie dokumenty kosztowe w systemie opisane wymiarami. Wymiary używane w budżetowaniu muszą być listą wartości do wyboru.

Dostępność modułu

• Moduł budżetowania jest dostępny w pakiecie Ekspert zarówno dla biur rachunkowych jak i firm oraz w pakiecie Specjalista dla firm
• Klient biura nie musi mieć włączonego obiegu dokumentów, aby korzystać z budżetowania
  
• Nie wiąże się z dodatkowymi opłatami

Wymiary

W SaldeoSMART wymiary służą do szczegółowego opisywania dokumentów. Działają one jako uzupełnienie informacji księgowych zawartych w danym wymiarze, co pozwala na przypisywanie do dokumentów dodatkowych informacji, które nie są ujmowane w ramach standardowych kategorii.

Kto konfiguruje wymiary?
Wymiary konfigurowane są przez biuro rachunkowe, natomiast klient biura ma możliwość na edycji dokumentu korzystanie z już gotowych wymiarów np. uzupełniając wartość takiego wymiaru na dokumencie. Dlatego jeżeli klient biura nie ma możliwości na edycji dokumentu korzystania z gotowych wymiarów, powinien skontaktować się ze swoim biurem w celu konfiguracji wymiarów. 

Przeczytaj: Czym są wymiary

🛠 Włączanie modułu budżetowania

1. W ustawieniach firmy, w sekcji dostępnych modułów, sprawdź czy jest zaznaczona opcja "Budżety".  Z tego poziomu możesz zarządzać uprawnieniami i jeżeli firma nie korzysta z budżetów możesz wyłączyć uprawnienie do modułu.
2. Administrator konta firmy automatycznie otrzymuje prawa dyrektora finansowego.
3. Administrator konta biura otrzymuje uprawnienia do budżetowania z urzędu.
4. Administrator konta może dać użytkownikowi dostęp do zarządzania budżetem całej firmy.

⚠️ UWAGA! Uprawnienie do zarządzania budżetem całej firmy powinno być przyznawane wyłącznie Dyrektorowi. To uprawnienie zapewnia dostęp do wszystkich budżetów firmy, co wiąże się z dużą odpowiedzialnością i wymaga zachowania najwyższej poufności. Z tego względu zalecamy, aby nadawać je tylko Dyrektorowi, a nie liderom.

👥 Role użytkowników

Dyrektor Finansowy

• Posiada pełne uprawnienia do zarządzania całym budżetem firmy
• W firmie może być więcej niż jeden dyrektor finansowy
• Może być ustanowiony zarówno po stronie firmy, jak i biura rachunkowego
• Ma możliwość tworzenia budżetów, zarządzania liniami budżetowymi, planami kosztów oraz zatwierdzania/odrzucania budżetów
• Zawsze może edytować budżet, niezależnie od jego statusu
• Może odblokować zatwierdzony budżet dla lidera w celu edycji

 Lider - opiekun budżetu

• Otrzymuje prawa do zarządzania pojedynczymi budżetami po ich założeniu przez dyrektora
• Prawa lidera przyznawane są przez dyrektora podczas tworzenia konkretnego budżetu
• Lider widzi tylko zakładkę "Moje budżety"
• Może dzielić budżet na linie budżetowe
• Ma możliwość edycji budżetu w statusie "Szkic" i "Do poprawy"
• Po uzupełnieniu planu kosztów, lider wysyła budżet do zatwierdzenia
• Po wysłaniu do zatwierdzenia lub zatwierdzeniu przez dyrektora, traci możliwość edycji (chyba że dyrektor odblokuje)

📝 Tworzenie budżetu głównego

Budżet jest definiowany na poziomie działów lub projektów – oznacza to, że nie istnieje jeden wspólny budżet całościowy, lecz składa się on z indywidualnych budżetów przypisanych do poszczególnych działów firmy lub konkretnych projektów.

1. Przejdź do zakładki "Budżety"
2. Wybierz firmę, dla której chcesz utworzyć budżet
3. Przed utworzeniem budżetu, sprawdź w parametrach, czy istnieją wymiary spełniające warunki (lista wartości do wyboru, pojedynczego wyboru dla dokumentów)
   
   
4. Kliknij opcję "Dodaj budżet"
5. Wprowadź nazwę budżetu
6. Wskaż daty obowiązywania budżetu (od - do)
   • Zakres dat nie może być dłuższy niż 12 miesięcy
   • Zakres może zaczynać się w dowolnym dniu miesiąca i kończyć w dowolnym dniu po maksymalnie 12 miesiącach
   • Jeśli okres jest krótszy niż miesiąc, liczony jest jako miesiąc
7. Opcjonalnie wpisz kwotę budżetu (sugerowaną przez dyrektora)
8. Wskaż pierwszy wymiar, który będzie kontekstem dla całego budżetu. Możesz wybrać:
   • Jedną konkretną wartość tego wymiaru
   • Wiele wartości w danym zakresie
9. W sekcji  "Lider" (osoba odpowiedzialna - lider budżetu) wskaż osobę, która będzie zarządzać tym budżetem
10. Zatwierdź utworzenie budżetu

➕Tworzenie linii budżetowych

1. Po utworzeniu budżetu głównego, lider (lub dyrektor) może przystąpić do podziału budżetu na linie budżetowe
2. Wybierz budżet z listy i przejdź do jego szczegółów
3. Kliknij opcję "Dodaj linię budżetową"
4. Wprowadź nazwę linii budżetowej (np. Koszty utrzymania biura, Wynagrodzenia)
5. Linie budżetowe są ułożone w kolejności wprowadzania do systemu i nie można ich sortować. Aby zachować pożądaną kolejność, należy wprowadzić je w odpowiedniej kolejności.
6. Wskaż zakres dat obowiązywania linii budżetowej (Data od - Data do)
   • Zakres musi mieścić się w zakresie dat budżetu głównego
7. W sekcji "Wymiary" wybierz wymiary, które będą uszczegóławiać koszty w ramach tej linii budżetowej
   • Jeśli w budżecie głównym wybrano tylko jedną wartość wymiaru, będzie ona zablokowana
   • Jeśli w budżecie głównym wybrano wiele wartości, możesz wybrać jedną lub więcej wartości dla danej linii
   • Możesz dodać drugi i trzeci wymiar dla dalszego zawężenia kryteriów
8. Wpisz planowaną kwotę dla tej linii budżetowej (obowiązkowe)
9. System będzie walidował, czy wybrana kombinacja wartości wymiarów nie została już użyta w innej linii budżetowej
10. Możesz kopiować istniejące linie budżetowe za pomocą przycisku "Kopiuj"

💸Plan i realizacja

1. Po utworzeniu linii budżetowych, przejdź do zakładki "Plan i realizacja"
2. W tej sekcji znajduje się tabela do planowania wydatków w poszczególnych okresach
3. Dla każdej linii budżetowej możesz wybrać rodzaj rozliczenia:
   • Miesięcznie
   • Kwartalnie
   • Półrocznie
   • Całościowo
4. Możesz wpisać kwoty planowane bezpośrednio w odpowiednich komórkach tabeli (komórki są edytowalne)
5. Jak zostawisz komórkę pustą system będzie traktował to jako zero
6. Możesz użyć funkcji "Podział proporcjonalny" do automatycznego rozdzielenia kwoty na wybrane okresy
7. Po podziale proporcjonalnym możesz skorygować kwoty w poszczególnych miesiącach
8. System sumuje planowane kwoty i kontroluje, czy nie przekraczają planowanej kwoty linii budżetowej
9. Plan kosztów musi być uzupełniony, aby móc wysłać budżet do zatwierdzenia
10. Po zmianach w strukturze budżetu, system poprosi o sprawdzenie i ponowne rozplanowanie kosztów

✅Zatwierdzanie budżetu

Wysłanie do zatwierdzenia (Lider)

• Po uzupełnieniu planu kosztów, lider klika przycisk "Wyślij do zatwierdzenia"
• W tym momencie lider traci możliwość edycji budżetu (pojawia się kłódka)
• Status budżetu zmienia się na "Oczekuje na zatwierdzenie"

Zatwierdzenie/Odrzucenie (Dyrektor)

• Dyrektor widzi budżet ze statusem "Oczekuje na zatwierdzenie" na liście budżetów
• Dyrektor zawsze ma możliwość edycji budżetu, niezależnie od jego statusu
• Dyrektor może zatwierdzić budżet (lider nadal nie ma możliwości edycji)
• Dyrektor może odesłać budżet do poprawy (status zmienia się na "Do poprawy", lider odzyskuje możliwość edycji)

Odblokowanie budżetu (Dyrektor)

• Dyrektor może odblokować zatwierdzony budżet, klikając ikonę kłódki
• Po odblokowaniu, lider odzyskuje możliwość edycji
• Po dokonaniu zmian przez lidera, dyrektor może ponownie zablokować edycję

Monitorowanie budżetu

Statusy budżetu

• Szkic: Budżet w trakcie tworzenia przez lidera (lider ma możliwość edycji)
• Oczekuje na zatwierdzenie: Budżet wysłany do zatwierdzenia (lider nie ma możliwości edycji)
• Zatwierdzony: Budżet zatwierdzony przez dyrektora (lider nie ma możliwości edycji bez odblokowania)
• Do poprawy: Budżet odesłany do poprawy przez dyrektora (lider ma możliwość edycji)

Excel - detale budżetu

• Pobierz do Excel: Z poziomu detali budżetu jest możliwość pobrania do Excel danych dotyczących planu i realizacji kosztów. Przycisk dostępny na obu zakładkach tj.: Struktura budżetu" oraz "Plan i realizacja kosztów" 

⚠️Ważne informacje dodatkowe

• Przed wdrożeniem budżetowania warto zapytać klienta o sposób prowadzenia budżetu obecnie
• Wliczanie dokumentów do budżetu następuje w momencie opisania ich wymiarami, niezależnie od etapu obiegu dokumentów
• Akceptacja kosztu w obiegu dokumentów nie jest bezpośrednio powiązana z wliczeniem do budżetu w obecnej wersji
• W przypadku odrzucenia kosztu w obiegu, konieczne jest usunięcie lub zmiana wartości wymiaru budżetowego na odrzuconym dokumencie
• Warto tworzyć budżety historyczne na podstawie istniejących danych
•  W obiegu warto dodać etap: Wymagaj uzupełnienia wymiaru budżetowego przed zatwierdzeniem dokumentu
• Najczęstsze problemy i rozwiązania: