Jak działają wymiary w budżetowaniu?

Konstrukcja budżetu

Budżet to środki finansowe ustalony dla danego działu lub projektu, posiadający konkretnego Lidera. Każdy budżet musi mieć przypisany wymiar_1 oraz jego wartość lub wartości, które są dla niego unikalne. W ramach budżetu można tworzyć linie budżetowe, czyli koszty szczegółowe. Dla linii głównym wymiarem jest wymiar_1 i jego wartości wskazane w budżecie, natomiast dla uszczegółowienia można wskazać drugi i trzeci wymiar oraz ich wartości.

Najważniejsze zasady

Przed przystąpieniem do zakładania budżetów w SaldeoSMART warto przeanalizować:

• Przykłady wykorzystania wymiarów
• Strukturę wymiarów aktualnie ustawianych na dokumentach w firmie

Ważne: Przydzielając wartości wymiar_1 do budżetu należy pamiętać, że jego wartości muszą być unikalne dla każdego budżetu. Raz użytej wartości wymiaru nie będzie można wskazać dla innego budżetu. Wymiar_2 oraz Wymiar_3 można przypisywać dla wielu linii budżetowych.

Budżet zawsze będzie w pierwszej kolejności wyliczany na podstawie wartości wymiaru_1, który stanowi kontekst, natomiast dodatkowe wymiary uszczegóławiają opis.

Przykłady wykorzystania wymiarów

Przykład 1 - Wykorzystanie wymiaru i jego wszystkich wartości

Założenia:

• Został stworzony budżet kosztowy dla Floty
• W budżecie wskazano wymiar Flota oraz jego wartości: koszty paliwa, serwis, zakup samochodów, ubezpieczenie, leasing, pozostałe koszty

Linie budżetowe:

Lider tego budżetu tworzy dla niego szczegółowe koszty i rozbija budżet na linie budżetowe:

1. Koszty utrzymania pojazdów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: koszty paliwa, serwis, pozostałe koszty
2. Koszty zakupu nowych samochodów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartość: zakup samochodów
3. Dodatkowe koszty
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: ubezpieczenie, leasing

Dla każdej linii budżetowej zakłada się inną, przeznaczoną na te wydatki kwotę. W ten sposób stosując tylko wymiar główny wskazany przez Dyrektora, Lider rozpisał koszty szczegółowe budżetu Flota.

Przykład 2 - Wykorzystanie drugiego wymiaru

Struktura budżetu jest identyczna jak w przykładzie 1, jednak rozpisując linie budżetowe Lider wskazuje kolejny wymiar, który pozwoli bardziej szczegółowo opisywać poszczególne koszty.

Dodatkowy wymiar:

• Wymiar_2: Oddział
• Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań

Rozbudowana struktura budżetu:

1. Koszty utrzymania pojazdów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: koszty paliwa, serwis, pozostałe koszty
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań
2. Koszty zakupu nowych samochodów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartość: zakup samochodów
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań
3. Dodatkowe koszty
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: ubezpieczenie, leasing
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań

Dzięki takiemu podejściu kontrola kosztów jest możliwa również na poziomie poszczególnych oddziałów.

Przykład 3 - Wykorzystanie trzeciego wymiaru

Rozbudowujemy strukturę z przykładu 2 o dodatkowy wymiar:

Dodatkowy wymiar:

• Wymiar_3: Pojazdy
• Wartości: Nr_rej_1, Nr_rej_2, Nr_rej_3, Nr_rej_4, ...

Pełna struktura budżetu:

1. Koszty utrzymania pojazdów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: koszty paliwa, serwis, pozostałe koszty
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań
   • Wymiar_3: Pojazdy
   • Wartości: Nr_rej_1, Nr_rej_2, Nr_rej_3, Nr_rej_4, ...
2. Koszty zakupu nowych samochodów
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartość: zakup samochodów
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań
   • Wymiar_3: Pojazdy
   • Wartości: Nr_rej_1, Nr_rej_2, Nr_rej_3, Nr_rej_4, ...
3. Dodatkowe koszty
   • Wymiar_1: Flota
   • Wartości: ubezpieczenie, leasing
   • Wymiar_2: Oddział
   • Wartości: Kraków, Warszawa, Gdańsk, Łódź, Poznań
   • Wymiar_3: Pojazdy
   • Wartości: Nr_rej_1, Nr_rej_2, Nr_rej_3, Nr_rej_4, ...

W ten sposób kontrola kosztów jest możliwa nie tylko dla poszczególnych oddziałów, ale też dla poszczególnych pojazdów.

Przykład 4 - Wykorzystanie jednego wymiaru dla wielu budżetów

Tworzymy budżety dla poszczególnych oddziałów firmy przy użyciu wymiaru:

• Wymiar: Oddział
• Wartości: Kraków, Warszawa, Łódź, Gdańsk, Poznań, Wrocław, Szczecin, Lublin

Struktura budżetów:

• Budżet: Oddział Gdańsk
  • Wymiar_1: Oddział
  • Wartość: Gdańsk
• Budżet: Oddział Warszawa
  • Wymiar_1: Oddział
  • Wartość: Warszawa
• Budżet: Oddział Wrocław
  • Wymiar_1: Oddział
  • Wartość: Wrocław
• Budżet: Oddział Kraków
  • Wymiar_1: Oddział
  • Wartość: Kraków
• (analogicznie dla pozostałych oddziałów)

W tej sytuacji kontekstem budżetu jest wartość wymiaru odpowiadająca konkretnemu oddziałowi. Dla każdego oddziału można stworzyć linie budżetowe analogicznie jak pokazano w przykładach 2 i 3.

Wybierając Wymiar_2 i Wymiar_3 można użyć tych samych wartości dla linii budżetowych będących w różnych budżetach. Dokumenty będą wliczane do budżetu w kontekście wartości Wymiaru_1, który wskazuje miejsce powstania danego kosztu.