Celem udostępnienia funkcjonalności zastępstw w obiegu dokumentów było zapotrzebowanie na zapewnienie ciągłości pracy z dokumentami podczas nieobecności pracownika np. urlop, zwolnienie chorobowe itp.

Funkcja zastępstw dostępna jest w obiegu dokumentów, a więc w pakiecie Ekspert dla biur rachunkowych oraz w pakiecie Ekspert dla firm. Z ustawienia zastępstwa mogą również korzystać klienci biur rachunkowych, którzy korzystają z obiegu dokumentów. Jeżeli konto klienta biura nie ma włączonego obiegu dokumentów, funkcja zastępstw nie jest dostępna.

Mechanizm działania zastępstw umożliwia przepięcie uprawnień do dokumentów z jednego pracownika na drugiego.

Zastępstwa dotyczą tylko praw do dokumentów. W zastępstwie nie nadajemy prawa do innych modułów, faktur, zadań itd.

Podczas zastępstwa osoba nieobecna nie jest automatycznie zablokowana w systemie.

Mechanizm zastępstw polega na przepięciu uprawnień do dokumentów z jednego pracownika na drugiego, ale nie blokuje możliwości przypisywania dokumentów osobie nieobecnej.
Inni użytkownicy nadal mogą przypisywać dokumenty osobie nieobecnej.

 

 

Walidacja zastępstwa 

Dzięki funkcji walidacji zwiększyliśmy bezpieczeństwo w sytuacjach, gdy dodani użytkownicy po stronie biura rachunkowego są użytkownikami klientów. Taka sytuacja ma miejsce, gdy biuro rachunkowe obsługuje firmy wielopodmiotowe, gdzie część użytkowników otrzymuje loginy biura zamiast wielu loginów po stronie klienta.

Zmiany dotyczą wyłącznie strony biura rachunkowego.

Na widoku dodawania i edycji użytkownika, pod prawem do firmy wprowadziliśmy nowe uprawnienie:  Zastępstwa w obiegu dokumentów -> Tylko w zakresie prawa do firmy

Celem tego prawa jest ograniczenie widoczności użytkownika przy ustawianiu zastępstw.

Domyślnie, wszyscy użytkownicy po stronie biura mają pełne prawa, czyli check nie jest oznaczony.

Przy ustawianiu zastępstw  będą wyświetlani tylko odpowiedni użytkownicy (dotyczy strony biura). Walidacja będzie uruchamiana podczas edycji dostępu do firm.

Zasady działania zastępstw:

• Użytkownik z oznaczonym checkiem "tylko w zakresie prawa do firmy" ma ograniczoną widoczność wśród osób, które mogą być wskazane jako zastępca.
• Podczas ustawiania zastępstw system sprawdza prawa użytkownika, dla którego ustawiane jest zastępstwo. Lista potencjalnych zastępców zawiera:
  ◦ Wszystkich użytkowników po stronie BK z pełnym prawem do zastępstw.
  ◦ Użytkowników z ograniczonym prawem, którzy mają dostęp do tych samych firm, co osoba nieobecna.

Przykład:

• Jeśli osoba zastępowana ma prawa do firm A, B i C, zastępujący z ograniczonym prawem musi mieć prawo co najmniej do tych samych firm (A, B, C).
• Jeśli zastępujący ma dostęp tylko do jednej z firm (np. A), a nie ma dostępu do B i C, nie będzie widoczny na liście.

Zabezpieczenia:

Jeśli osoba zastępująca ma dostęp do firm A, B, C i otrzymała zastępstwo od osoby z zaznaczonym checkiem, nie można jej odebrać prawa do tych firm w trakcie trwania zastępstwa. Zmiana będzie możliwa dopiero po zakończeniu zastępstwa.

Edycja checka:

Oznaczenie checka u użytkownika, który ma zaplanowane zastępstwa:
◦ Jeśli osoba zastępująca ma identyczne lub większe prawa do firm niż osoba nieobecna, check można ustawić bez problemu.
◦ Jeśli osoba zastępująca ma mniejsze prawa, pojawi się komunikat uniemożliwiający ustawienie checka. Należy najpierw usunąć zaplanowane zastępstwa lub poczekać na ich zakończenie.

Podczas zapisywania zmian dostępu do firm, system sprawdza ustawione zastępstwa. Dostęp do firm musi być spójny, czyli zastępujący musi mieć dostęp do co najmniej tych samych firm co nieobecny.

Ustawienie zastępstw

Ustawienie zastępstw jest takie same po stronie biura rachunkowego, klienta biura oraz firmy.

Ścieżka: Konfiguracja -> Zastępstwa w obiegu dokumentów -> +Dodaj zastępstwo -> uzupełnianie formularza zastępstwa 

W zależności od roli jaką pełni użytkownik, możliwe są następujące prawa dodawania zastępstw:

• administrator SaldeoSMART - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz wszystkich użytkowników,
• użytkownik, który jest przełożonym - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz dla użytkowników dla których jest przełożonym,
• użytkownik tzw. zwykły - może ustawić zastępstwo tylko dla siebie.

Każdy z powyższych może:

• wskazać dowolnego, aktywnego użytkownika biura jako zastępcę
• ustawić daty trwania zastępstwa i zapisać zastępstwo.

Zastępstwa można ustawić:

• na 1 dzień np. od dzisiaj do dzisiaj - zastępstwo uruchomi się natychmiast, 
• od dzisiaj na okres 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się natychmiast, 
• można zaplanować na dowolną datę, byle nie przekroczyła 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się automatycznie tuż po północy (na początku doby) od dnia, kiedy ma obowiązywać.

Zastępujący otrzymuje notyfikacje e-mailem o zaplanowanym zastępstwie, a w momencie rozpoczęcia zastępstwa dodatkowe powiadomienie.

 

• Notyfikacja e-mail:

Podczas zastępstwa osoba zastępująca będzie otrzymywać wszystkie powiadomienia e-mail dotyczące dokumentów, które zostały przydzielone zastępowanemu pracownikowi.

• Powiadomienie:

Lista zastępstw

Ustawione zastępstwa dostępne są na liście zastępstw:

Na liście zastępstw dostępne są zastępstwa aktywne, które można zakończyć i zaplanowane, które można usunąć. Zastępstw nie można edytować.

Dodatkowo usunąć/zakończyć zastępstwo może:

a) administrator SaldeoSMART - dla wszystkich,

b) przełożony - dla swoich pracowników,

c) użytkownik - tylko swoje.

Korzystając z  można pobrać do pliku Excel historyczne informacje o zastępstwach ustawionych na koncie (w tym o zastępstwach usuniętych). 

 

W trakcie zastępstwa

➢ Zastępujący ma prawo do firm osoby zastępowanej w zakresie jej dokumentów i ma prawo edytować dokumenty w zakresie nabytych praw wynikających z obiegu dokumentów.
➢ Wszystkie zmiany zastępującego na dokumencie są zapisywane w historii zmian z danymi zastępującego.
➢ Zastępstwa dotyczą dokumentów dodawanych tradycyjnie oraz pobranych z KSeF
➢ Zastępstwa nie obsługują bufora dokumentów osoby zastępowanej.

Widoczność dokumentów na liście dokumentów

Na Liście dokumentów osoba, która kogoś zastępuje widzi swoje dokumenty i wszystkie te, do których nabyła prawa w ramach zastępstwa. W zakładce Moje dokumenty widzi natomiast tylko swoje dokumenty. Nie zobaczy dokumentów osoby, którą zastępuje.

Zakończenie zastępstwa

Kończąc zastępstwo odebrane zostają prawa nabyte w ramach zastępstwa (do firmy, do typów, do grup).

Podsumowanie

• Zastępstwo tylko 1 na 1 - jedna osoba zastępuje tylko jedną osobę
• Zastępstwo tylko dla jednej strony - rozróżnienie na zastępstwa Klient-Klient i Biuro-Biuro
• Typy zastępstw:

1. Klient → Klient
   • Użytkownicy po stronie klienta mogą ustawić zastępstwo tylko dla użytkowników po swojej stronie
2. Biuro → Biuro
   • Użytkownicy po stronie biura mogą ustawić zastępstwo tylko po stronie biura

• Sprawdzanie poprawności - system weryfikuje czy dane nie są starsze niż "dziś", zakres dat ma logiczną kolejność dla danego użytkownika i czy nie ma innych zastępstw
• Brak powtarzalności - każdorazowo ustawiamy zastępstwa, nie można ustawić cykliczności i powtarzalności