Co to jest numer archiwalny?
W SaldeoSMART numer archiwalny na detalach dokumentu to dodatkowy identyfikator dokumentu wykorzystywany do ewidencji i archiwizacji. Najczęściej służy do nadawania własnej numeracji dokumentom zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy.
W jakich pakietach jest dostępny numer archiwalny na detalach dokumentów?
opcja jest dostępna dla klientów z funkcją Obiegu Dokumentów (pakiet Ekspert) oraz włączoną opcją wyświetlania numeru archiwalnego.
Jak uruchomić pole numer archiwalny na detalach dokumentu?
Z poziomu zakładki bocznej Firmy -> Liście firm -> należy wejść w nazwę konkretnej firmy, wybrać z menu bocznego po lewej stronie opcję Konfiguracja -> Odczytywanie dokumentów, a następnie kliknąć ikonę ołówka i uruchomić opcje "Pokaż pole numer archiwalny dla dokumentów" - następnie pole Numer archiwalny pojawi się na detalach dokumentu.
poza widocznością w detalach dokumentu, numer archiwalny będzie również widoczny na liście dokumentów pod Numerem dokumentu.
Co się stanie jeżeli nie uzupełnię numer archiwalny na detalach dokumentu?
W przypadku, kiedy Numer archiwalny nie zostanie uzupełniony przez użytkownika, w jego miejsce wykorzystywany jest numer ID dokumentu.
Numer ten wówczas również widoczny jest na liście dokumentów.
W momencie uzupełnienia Numeru archiwalnego, ID dokumentu od razu zostanie podmienione na prawidłowy nadany przez użytkownika Numer archiwalny.
Powiązane artykuły: Gdzie mogę znaleźć ID dokumentu? (2 sposoby)
Dlaczego mimo uruchomienia pola „Numer archiwalny” zgodnie z instrukcją nadal nie mogę edytować pola na szczegółach dokumentu?
Jeśli pole „Numer archiwalny” zostało uruchomione zgodnie z instrukcją, ale nadal nie można go edytować na detalach dokumentu, należy zweryfikować konfigurację etapu obiegu dokumentu, na którym aktualnie znajduje się dokument.
Administrator systemu powinien sprawdzić ustawienia danego etapu obiegu. Możliwe, że dla przypisanej grupy użytkowników pole zostało skonfigurowane wyłącznie w trybie podglądu. W takiej sytuacji pole nie będzie dostępne do edycji.
Ścieżka konfiguracji po stronie administratora:
Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Szczegóły obiegu dokumentów → Edycja właściwego etapu obiegu → Sekcja „Uprawnienia do wybranych pól formularza”
Następnie należy sprawdzić konfigurację uprawnień dla pola „Numer archiwalny” i upewnić się, że pole ma przypisane uprawnienia umożliwiające edycję.
Czy numer archiwalny jest odczytywany z dokumentów?
Numer archiwalny nie jest automatycznie odczytywany z dokumentu. Jest on uzupełniany ręcznie przez użytkownika. Jeśli numer archiwalny nie zostanie podany, system wyświetla numer ID dokumentu.
Nadawanie numeru archiwalnego w buforze (dodawanie dokumentów przez SaldeoPulpit/ SaldeoAgent):
Jeżeli, mając obieg dokumentów, zatwierdzamy automatycznie dokumenty i chcemy dodawać numery archiwalne do takich dokumentów, to w pliku dopisujemy:
archival.number.policy=FILENAME | NONE
FILENAME - numer na podstawie nazwy pliku
NONE - nie ustawiać
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.