Jak przekazać dokument do kolejnego etapu obiegu w pakiecie Ekspert

Kiedy ten artykuł Ci pomoże

Ten artykuł opisuje, jak przekazać dokument z jednego etapu obiegu na kolejny, na przykład z etapu rejestracji do akceptacji merytorycznej. Sięgnij po niego, jeśli:

• dokument stoi na etapie i nie wiesz, którym przyciskiem przekazać go dalej,
• nie wiesz jak przekazać fakturę do akceptacji (tj. na kolejny etap obiegu) 
• po kliknięciu przycisku etapu zamiast zmiany etapu pojawia się komunikat lub czerwone podświetlenie pola,
• po zbiorczej zmianie etapu część dokumentów trafiła do sekcji „Pominięto”,
• po kliknięciu etapu system od razu otworzył inny dokument,
• przycisk przejścia jest nieaktywny i pokazuje informację o akceptacji przez określoną liczbę osób.

Dokument można przekazać na dwa sposoby: z detali pojedynczego dokumentu albo z listy dokumentów, dla wielu dokumentów naraz.

Od czego zależy, czy dokument można przekazać dalej

To, na które etapy i w jakich warunkach możesz przekazać dokument, ustawia administrator konta SaldeoSMART w konfiguracji obiegu (Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów). Użytkownik nie ustawia tych zasad sam. Przejścia są przypisane do grup użytkowników, a nie do konkretnych osób, więc to, co możesz zrobić, zależy od grupy, do której należysz.

Jeśli potrzebna Ci zmiana któregokolwiek z tych ustawień, skontaktuj się z administratorem konta. Konfigurację obiegu opisuje artykuł:

👉 Instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów

Przekazanie dokumentu z detali dokumentu

Ten sposób dotyczy jednego dokumentu. Jest dostępny po stronie biura rachunkowego i po stronie klienta biura.

Kroki

1. Na liście dokumentów kliknij dokument, który chcesz przekazać. Otworzą się detale dokumentu.
2. Uzupełnij pola wymagane na bieżącym etapie, w tym wymagane wymiary.
3. Znajdź przyciski przejścia. Nazwa na przycisku to etykieta, którą administrator nadał etapowi docelowemu. Po najechaniu kursorem może pojawić się krótka podpowiedź.
4. Kliknij przycisk etapu, na który chcesz przekazać dokument. Jeśli administrator ustawił skróty klawiszowe (na przykład Alt+1), możesz użyć skrótu zamiast kliknięcia.
5. Jeśli pojawi się okno wyboru osoby odpowiedzialnej, wskaż osobę i potwierdź.
6. Jeśli przejście wymaga komentarza, wpisz go. Bez komentarza dokument nie zmieni etapu.

Co dzieje się po kliknięciu

Zmiany wprowadzone w dokumencie zostają zapisane, a dokument przechodzi na wybrany etap. To, co zobaczysz dalej, zależy od ustawień przejścia:

• przy włączonej opcji Auto next system od razu otwiera kolejny dokument z listy. Tak działa na przykład domyślny obieg „Saldeo”,
• przy wyłączonej opcji Auto next zostajesz na tym samym dokumencie.

Gdy dokument nie przechodzi na kolejny etap

Najczęstszy powód to niewypełnione pole wymagane. W nowym widoku detali dokumentu system przewija formularz do pierwszego niepoprawnego pola i podświetla je na czerwono. Rozwija się też tabela rozbicia kwotowego (Podsumowanie VAT). Osobne powiadomienie nie jest wyświetlane. Uzupełnij podświetlone pole i kliknij przycisk etapu ponownie.

Jeśli pola są uzupełnione, a dokument nadal nie przechodzi, sprawdź kolejne warunki z sekcji „Od czego zależy, czy dokument można przekazać dalej”: przypisanie do dokumentu, komentarz, zakres kwotowy przejścia i akceptację równoległą.

Przekazanie dokumentów z listy dokumentów

Ten sposób pozwala zmienić etap wielu dokumentów jednym działaniem. Dokumenty nie muszą znajdować się na tym samym etapie.

Kroki

1. Otwórz Lista dokumentów i zaznacz dokumenty, które chcesz przekazać. Jeśli niczego nie zaznaczysz, system poprosi o zaznaczenie dokumentów do edycji.
2. Kliknij Edytuj → Przejdź do etapu.
3. W oknie „Przejdź do etapu” zobaczysz liczbę zaznaczonych dokumentów oraz tabelę etapów. Obok każdego etapu system pokazuje, ile z zaznaczonych dokumentów może zostać do niego przeniesionych.
4. Wybierz jeden etap. Jeśli klikniesz Zapisz bez wyboru etapu, system pokaże komunikat walidacji.
5. Po wybraniu etapu wczytają się pola wyboru osoby odpowiedzialnej, osobno dla każdego typu dokumentu, który może zostać przeniesiony. Wskaż osoby.
6. Kliknij Zapisz.
7. System pokaże podsumowanie operacji. Dokumenty, które zmieniły etap, są w sekcji „Zmieniono”. Dokumenty, których nie udało się przenieść, są w sekcji „Pominięto” razem z powodem.

Porównanie obu sposobów

Akceptacja równoległa a przekazanie dokumentu

Jeśli na przejściu ustawiono akceptację równoległą, przycisk końcowej akceptacji jest nieaktywny, dopóki wymagana liczba osób z grupy nie kliknie akceptacji cząstkowej. Po najechaniu kursorem na przycisk zobaczysz, przez ile osób dokument został już zaakceptowany.

• Własną akceptację możesz wycofać przyciskiem Cofnij zweryfikowane, ale tylko do momentu, gdy inny użytkownik nie przekaże dokumentu na kolejny etap.
• Osoba, która jako ostatnia kliknie akceptację cząstkową, zobaczy okno z możliwością zmiany etapu. Może kliknąć Zmień etap albo Anuluj i zostawić przekazanie komuś innemu. W drugim przypadku przycisk końcowej akceptacji staje się aktywny dla wszystkich akceptantów.
• Jeśli w grupie jest mniej osób, niż wymaga przejście, przycisk pozostaje nieaktywny i pojawia się ikona alertu. Sprawdź wtedy ustawienia grupy lub obiegu z administratorem.
• Z listy dokumentów nie przeniesiesz dokumentu, który nie został w pełni zaakceptowany.

Szczegóły opisuje artykuł:

👉 Akceptacja równoległa

Dokument zniknął z mojej listy po przekazaniu

Jeśli administrator ustawił Ci przy typie dokumentu widoczność Dokument przypisany, widzisz dokument tylko na czas, gdy jest do Ciebie imiennie przypisany. Po przekazaniu na kolejny etap albo przypisaniu do kogoś innego dokument znika z Twojej listy dokumentów. To oczekiwane działanie tego ustawienia.

Jeśli potrzebujesz widzieć dokument na każdym etapie, poproś administratora o zmianę widoczności typu. Opis ustawień widoczności znajdziesz w artykule:

👉 Dokument przypisany i dokument dodany

Komunikaty przy zbiorczym przekazywaniu i co z nimi zrobić

Poniższe komunikaty pojawiają się w podsumowaniu zbiorczej zmiany etapu na liście dokumentów, przy dokumentach w sekcji „Pominięto”.

Aplikacja mobilna

W aplikacji mobilnej w detalach dokumentu przycisk Zmień etap otwiera widok wyboru etapu, na który chcesz przenieść dokument. Obowiązują te same warunki co w wersji przeglądarkowej, w tym wymóg akceptacji równoległej, jeśli jest ustawiona.

Częste pytania

1. Dlaczego po przekazaniu dokumentu system otworzył inny dokument?

Na przejściu jest włączona opcja Auto next. Po zmianie etapu system automatycznie wyświetla kolejny dokument. W domyślnym obiegu „Saldeo” tak działa zawsze. W obiegach własnych zależy to od ustawienia przejścia.

2. Zmieniłem typ dokumentu i dokument jest na innym etapie. Dlaczego?

Każdy typ dokumentu jest przypisany do jednego obiegu. Po zmianie typu dokument trafia na etap startowy obiegu nowego typu. Aby kontynuować obsługę, przekaż go na właściwy etap zgodnie z konfiguracją tego obiegu.

3. Czy klient biura może zmienić etap wielu dokumentów naraz?

Nie. Zbiorcza zmiana etapu jest dostępna tylko na profilu biura. Klient zmienia etap w każdym dokumencie osobno.

4. Nie mogę przekazać dokumentu na etap, który jest widoczny w obiegu. Co sprawdzić?

Przejście musi być skonfigurowane dla Twojej grupy użytkowników. Jeśli go nie ma, nie przekażesz dokumentu na ten etap. Skontaktuj się z administratorem konta, bo tylko on konfiguruje obiegi. Sprawdź też pozostałe warunki z sekcji „Od czego zależy, czy dokument można przekazać dalej”, na przykład wymagane przypisanie i warunek kwotowy.