Wymagalność uzupełniania pól dokumentu w obiegu (pakiet Ekspert) – Centrum pomocy SaldeoSMART

Ten artykuł odpowiada na pytania:

Czy użytkownik może mieć ograniczony wgląd do kategorii na detalach dokumentu?
Czy można ograniczyć widoczność poszczególnych pól na detalach dokumentu w obiegu?
Czy można skonfigurować by użytkownik widział tylko wybrane wymiary na detalach dokumentu?
Jak zarządzać widocznością wymiarów?

Wstęp

Konfigurując obieg dokumentów istnieje możliwość zarządzania wymagalnością uzupełniania wybranych pól na dokumencie podczas opisywania dokumentu.

Dany artykuł dotyczy wyłącznie pakietów Ekspert dla biur i dla firm. W pozostałych pakietach tj. Specjalista biura/ firmy, Asystent księgowego/firmy - dana konfiguracja nie jest dostępna.

Kto może konfigurować wymagalnością uzupełniania/ widocznością pól na detalach dokumentu w pakiecie Ekspert?

Dla każdego etapu administrator definiuje, które pola na dokumencie muszą być uzupełnione przed przejściem dalej.

Gdzie można ustawić wymagalność uzupełniania/ widoczność pól na detalach dokumentu w pakiecie Ekspert?

Konfiguracja odbywa się w ścieżce: Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Wybierz obieg → Edytuj etap → Sekcja "Ustawienia do wybranych pól formularza

Sekcja "Ustawienia do wybranych pól formularza" - szczegóły

Na poziomie edycji etapu, w sekcji "Ustawienia do wybranych pól formularza" dla każdego pola administrator można ustawić status pola:

Wymagany (obowiązkowe uzupełnienie),
Opcjonalny (zalecane, ale nie wymagane),
Podgląd (tylko do podglądu),
Niewidoczny (ukryte dla użytkownika etapu).

Wybrane pola na detalach dokumentu, które podlegają konfiguracji wymagalności uzupełniania/ widoczności w pakiecie Ekspert w sekcji edycji etapu obiegu "Ustawienia do wybranych pól formularza" :

Lista pól podlegająca konfiguracji:

Numer archiwalny
Data wpływu *
Kategoria *
Opis zdarzenia *
Rejestr *
Forma płatności *
Numer dokumentu
Data wystawienia
Data dostawy
Termin płatności
Korekta
Metoda kasowa
MPP
Kontrahent
Typ transakcji
Konto bankowe
Waluta
Rejestr VAT
Pozycje VAT
Pozycje towarowe
Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF

Dlaczego wybrane pola na deltach dokumentu są wymagane do uzupełniania?

Jeżeli któreś z pól jest wymagane do uzupełnienia na określonym etapie obiegu, oznacza to, że administrator konta skonfigurował dany etap i ustawił dla niego wymagalność tego pola. W takim przypadku grupa odpowiedzialna za realizację konkretnego etapu obiegu jest zobowiązana do jego uzupełnienia. To, czy dane pole jest wymagane, zależy więc od konfiguracji obiegu dokumentów. Jeśli jakieś pola są oznaczone jako wymagane, oznacza to, że administrator konta podjął taką decyzję podczas konfigurowania obiegu. Powyższe dotyczy pakietu Ekspert, w którym użytkownik ma możliwość samodzielnego konfigurowania obiegu dokumentów.

Która pola na deltach dokumentu administrator może ustawić jako niewidoczne w obiegu?

Warto zaznaczyć, że Niewidoczny (ukryte dla użytkownika etapu).można zaznaczyć tylko dla pól oznaczonych gwiazdką (*) tj Data wpływu, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr, Forma płatności oraz dla pola Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF.

Należy zwrócić uwagę, że na etapie konfigurowania danego pola nie dla każdego elementu można ustawić 1 z 4 opcji: wymagane, opcjonalne, niewidoczne lub do podglądu. Przy każdym polu będzie, po kliknięciu na dane pole, dostępna lista statusów z które można wybrać.

Korzystając z możliwości zarządzania wymaganymi polami na edycji dokumentu, administrator może np. ustawić, że pole konto bankowe będzie tylko polem opcjonalnym. Użytkownik będzie mógł edytować numer konta, ale nie będzie to wymagane.

Od czego zależy ilość pól która podlega konfiguracji wymagalności uzupełniania/ widoczności w pakiecie Ekspert w sekcji edycji etapu obiegu "Ustawienia do wybranych pól formularza" :

Pola formularza dostępne do konfiguracji etapu są zależne od modelu/ przeznaczenia, dla którego tworzony jest obieg.

Wybrany model/ przeznaczenie decyduje o tym, jakie pola system zastosuje domyślnie do wybranego obiegu. Poniżej znajduje się tabela, która przedstawia zestaw pól domyślnych dla każdego z modeli obiegów dokumentów:

Znak X w tabeli oznacza że dane pole będzie dostane po wybraniu modelu/przeznaczenia obiegu dokumentów

Pole domyślne / Model	Faktura	Umowa	Zamówienie	Pismo
Nr archiwalny	X	X	X	X
Data wpływu	X	X		X
Przedmiot		X		X
Kategoria	X
Opis zdarzenia	X
Rejestr	X
Forma płatności	X
Nr dokumentu	X		X	X
Data wystawienia	X	X	X	X
Data dostawy	X		X
Termin płatności	X
Korekta	X
Metoda kasowa	X
Kontrahent	X	X	X	X
Typ transakcji	X
Konto bankowe	X
Waluta	X		X
Rejestr VAT	X
Pozycje VAT	X
Pozycje towarowe	X

Kiedy można wybrać model/ przeznaczenie obiegu dokumentów?

W momencie podjęcia decyzji o tworzeniu nowego indywidualnego obiegu

Konfiguracje -> Lista obiegów dokumentów -> Dodaj obieg dokumentów -> Przeznaczenie

Czy można zmienić model/ przeznaczenie obiegu po utworzeniu obiegu?

Wymagalność uzupełnienia wymiarów w pakiecie Ekspert

Wymagalność uzupełniania wymiarów (czyli dodatkowych, definiowalnych przez użytkownika pól) jest konfigurowalna w osobnej części systemu, poza główną konfiguracją obiegu. Znajduje się to w module: Konfiguracja → Obieg wg Firm → Wymiary

Wymiary tworzy się dla każdej firmy osobno. Nie ma ograniczenia co do liczny wymiarów.

Administrator może zdefiniować, które wymiary są widoczne, wymagane, opcjonalne lub do podglądu dla dokumentów w obiegu, a także określić szczegółowe zasady ich uzupełniania.

W obiegu dokumentów należy skonfigurować ustawienia dla wymiarów stosowanych w danej firmie osobno dla każdego przydzielonego firmie typu dokumentu.

Wymiary wymagalne są podświetlane pogrubioną czcionką.

Kopiowanie wymiarów

W ramach konfiguracji ustawień etapów istnieje możliwość kopiowania ustawień wymiarów pomiędzy etapami. Wymiary można kopiować w obrębie tej samej firmy, w innym przypadku należy ustawiać wymiary ręcznie.

Do tego celu służą ikony: „Stosuj jako wzór” (oznacza, że dany etap będzie naszym etapem referencyjnym) oraz „Wklej z wzoru” (oznacza, że dla danego etapu zostaną skopiowane ustawienia z wzorcowego etapu – opcja uaktywni się po wybraniu pierwszego wzoru).

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu działa w obrębie tej samej firmy
nie ma możliwości skopiowania ustawień typu z innej firmy

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu jest możliwe, jeśli typy dokumentów są podpięte pod ten sam obieg, wówczas pojawi się na liście możliwość kopiowania wymiarów. Jeśli z listy rozwijanej nie ma opcji wyboru innego typu dokumentu, oznacza to że nie ma innych typów podpiętych pod ten sam obieg.

Brak uzupełnienia wymaganego pola

Po ustawieniu wymagalności, system wyświetla ostrzeżenia "Pole jest wymagane" i blokuje możliwość przejścia dalej, dopóki pole na dokumencie nie zostanie uzupełnione. Ewentualne zmiany wprowadzone przez administratora są natychmiastowe i dotyczą wszystkich nowych dokumentów w obiegu.

Co zrobić, gdy nie mam pakietu Ekspert, a wciąż nie mogę edytować pól w detalach dokumentu?

Jeśli nie posiadasz pakietu Ekspert, a możliwość edycji pól w detalach dokumentu jest nadal zablokowana, zweryfikuj dwie poniższe kwestie:

Przynależność do grupy systemowej – sprawdź, czy użytkownikowi została przydzielona systemowa grupa „Księgowy/a”. Zakładka: Konfiguracje -> Użytkownicy -> Ustaw grupy
Osoba odpowiedzialna za dokument – upewnij się, czy w detalach dokumentu nie wskazano innego użytkownika jako osoby odpowiedzialnej. W takiej sytuacji tylko ta jedna, wskazana osoba ma możliwość edycji dokumentu.

Jeśli dokument jest przypisany do kogoś innego, możesz to zmienić na dwa sposoby:

Pozostawienie pola osoby odpowiedzialnej pustego – usuń przypisanie konkretnej osoby, dzięki czemu dokument będzie mógł edytować każdy uprawniony użytkownik (w pakietach innych niż Ekspert)
Zmiana osoby odpowiedzialnej – wskaż jako osobę odpowiedzialną tego użytkownika, który w danym momencie musi wprowadzić zmiany w dokumencie.