Wymagalność uzupełniania pól dokumentu w obiegu (pakiet Ekspert) – Centrum pomocy SaldeoSMART

Konfigurując obieg dokumentów istnieje możliwość zarządzania wymagalnością uzupełniania wybranych pól na dokumencie podczas opisywania dokumentu.

Dany artykuł dotyczy wyłącznie pakietów Ekspert dla biur i dla firm. W pozostałych pakietach tj. Specjalista biura/ firmy, Asystent księgowego/firmy - dana konfiguracja nie jest dostępna.

Kto może zarządzać wymagalnością pól w pakiecie Ekspert?

Dla każdego etapu administrator definiuje, które pola na dokumencie muszą być uzupełnione przed przejściem dalej.

Konfiguracja odbywa się w ścieżce: Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Wybierz obieg → Edytuj etap.

Na poziomie edycji etapu, dla każdego pola administrator ustawia status:

Wymagany (obowiązkowe uzupełnienie),
Opcjonalny (zalecane, ale nie wymagane),
Podgląd (tylko do podglądu),
Niewidoczny (ukryte dla użytkownika etapu).

Wybrane pola na detalach dokumentu, które podlegają konfiguracji wymagalności w pakiecie Ekspert:

Numer archiwalny
Data wpływu*
Kategoria*
Opis zdarzenia*
Rejestr*
Forma płatności*
Numer dokumentu
Data wystawienia
Data dostawy
Termin płatności
Korekta
Metoda kasowa
MPP
Kontrahent
Typ transakcji
Konto bankowe
Waluta
Rejestr VAT
Pozycje VAT
Pozycje towarowe
Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF

Warto zaznaczyć, że Niewidoczny (ukryte dla użytkownika etapu).można zaznaczyć tylko dla pól oznaczonych gwiazdką oraz dla pola Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF.

Pola formularza dostępne do konfiguracji są zależne od modelu, dla którego tworzony jest obieg. Dla powyższego przykładu widoczny jest model „Faktura”.

Należy zwrócić uwagę, że na etapie konfigurowania danego pola nie dla każdego elementu można ustawić 1 z 4 opcji: wymagane, opcjonalne, niewidoczne lub do podglądu. Przy każdym polu będzie, po kliknięciu na dane pole, będzie dostępna lista statusów z których można wybrać.

Korzystając z możliwości zarządzania wymaganymi polami na edycji dokumentu, administrator może np. ustawić, że pole konto bankowe będzie tylko polem opcjonalnym. Użytkownik będzie mógł edytować numer konta, ale nie będzie to wymagane.

Wymagalność uzupełnienia wymiarów w pakiecie Ekspert

Wymagalność uzupełniania wymiarów (czyli dodatkowych, definiowalnych przez użytkownika pól) jest konfigurowalna w osobnej części systemu, poza główną konfiguracją obiegu. Znajduje się to w module: Konfiguracja → Obieg wg Firm → Wymiary

Wymiary tworzy się dla każdej firmy osobno. Nie ma ograniczenia co do liczny wymiarów.

Administrator może zdefiniować, które wymiary są widoczne, wymagane, opcjonalne lub do podglądu dla dokumentów w obiegu, a także określić szczegółowe zasady ich uzupełniania.

W obiegu dokumentów należy skonfigurować ustawienia dla wymiarów stosowanych w danej firmie osobno dla każdego przydzielonego firmie typu dokumentu.

Wymiary wymagalne są podświetlane pogrubioną czcionką.

Kopiowanie wymiarów

W ramach konfiguracji ustawień etapów istnieje możliwość kopiowania ustawień wymiarów pomiędzy etapami. Wymiary można kopiować w obrębie tej samej firmy, w innym przypadku należy ustawiać wymiary ręcznie.

Do tego celu służą ikony: „Stosuj jako wzór” (oznacza, że dany etap będzie naszym etapem referencyjnym) oraz „Wklej z wzoru” (oznacza, że dla danego etapu zostaną skopiowane ustawienia z wzorcowego etapu – opcja uaktywni się po wybraniu pierwszego wzoru).

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu działa w obrębie tej samej firmy
nie ma możliwości skopiowania ustawień typu z innej firmy

Kopiowanie wymiarów z typu dokumentu jest możliwe, jeśli typy dokumentów są podpięte pod ten sam obieg, wówczas pojawi się na liście możliwość kopiowania wymiarów. Jeśli z listy rozwijanej nie ma opcji wyboru innego typu dokumentu, oznacza to że nie ma innych typów podpiętych pod ten sam obieg.

Brak uzupełnienia wymaganego pola

Po ustawieniu wymagalności, system wyświetla ostrzeżenia "Pole jest wymagane" i blokuje możliwość przejścia dalej, dopóki pole na dokumencie nie zostanie uzupełnione. Ewentualne zmiany wprowadzone przez administratora są natychmiastowe i dotyczą wszystkich nowych dokumentów w obiegu.

Co zrobić, gdy nie mam pakietu Ekspert, a wciąż nie mogę edytować pól w detalach dokumentu?

Jeśli nie posiadasz pakietu Ekspert, a możliwość edycji pól w detalach dokumentu jest nadal zablokowana, zweryfikuj dwie poniższe kwestie:

Przynależność do grupy systemowej – sprawdź, czy użytkownikowi została przydzielona systemowa grupa „Księgowy/a”. Zakładka: Konfiguracje -> Użytkownicy -> Ustaw grupy
Osoba odpowiedzialna za dokument – upewnij się, czy w detalach dokumentu nie wskazano innego użytkownika jako osoby odpowiedzialnej. W takiej sytuacji tylko ta jedna, wskazana osoba ma możliwość edycji dokumentu.

Jeśli dokument jest przypisany do kogoś innego, możesz to zmienić na dwa sposoby:

Pozostawienie pola osoby odpowiedzialnej pustego – usuń przypisanie konkretnej osoby, dzięki czemu dokument będzie mógł edytować każdy uprawniony użytkownik (w pakietach innych niż Ekspert)
Zmiana osoby odpowiedzialnej – wskaż jako osobę odpowiedzialną tego użytkownika, który w danym momencie musi wprowadzić zmiany w dokumencie.