Celem udostępnienia funkcjonalności zastępstw w obiegu dokumentów było zapotrzebowanie na zapewnienie ciągłości pracy z dokumentami podczas nieobecności pracownika np. urlop, zwolnienie chorobowe itp.

Funkcja zastępstw dostępna jest w obiegu dokumentów, a więc w pakiecie Ekspert dla biur rachunkowych oraz firm.

Mechanizm działania zastępstw umożliwia przepięcie uprawnień do dokumentów z jednego pracownika na drugiego.

USTAWIANIE ZASTĘPSTW

Ustawienie zastępstw jest takie same po stronie biura rachunkowego, klienta biura oraz firmy.

Ścieżka: Konfiguracja -> Zastępstwa w obiegu dokumentów -> +Dodaj zastępstwo -> uzupełnianie formularza zastępstwa

W zależności od roli jaką pełni użytkownik, możliwe są następujące prawa dodawania zastępstw:

administrator SaldeoSMART - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz wszystkich użytkowników,
użytkownik, który jest przełożonym - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz dla użytkowników dla których jest przełożonym,
użytkownik tzw. zwykły - może ustawić zastępstwo tylko dla siebie.

Każdy z powyższych może:

wskazać dowolnego, aktywnego użytkownika biura jako zastępcę
ustawić daty trwania zastępstwa i zapisać zastępstwo.

Zastępstwa można ustawić:

na 1 dzień np. od dzisiaj do dzisiaj - zastępstwo uruchomi się natychmiast,
od dzisiaj na okres 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się natychmiast,
można zaplanować na dowolną datę, byle nie przekroczyła 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się automatycznie tuż po północy (na początku doby) od dnia, kiedy ma obowiązywać.

Zastępujący otrzymuje notyfikacje e-mailem o zaplanowanym zastępstwie, a w momencie rozpoczęcia zastępstwa dodatkowe powiadomienie.