Celem udostępnienia funkcjonalności zastępstw w obiegu dokumentów było zapotrzebowanie na zapewnienie ciągłości pracy z dokumentami podczas nieobecności pracownika np. urlop, zwolnienie chorobowe itp.

Funkcja zastępstw dostępna jest w obiegu dokumentów, a więc w pakiecie Ekspert dla biur rachunkowych oraz firm.

Mechanizm działania zastępstw umożliwia przepięcie uprawnień do dokumentów z jednego pracownika na drugiego.

NOWOŚĆ! Walidacja zastępstwa

Dzięki nowej funkcji zwiększyliśmy bezpieczeństwo w sytuacjach, gdy dodani użytkownicy po stronie biura rachunkowego są użytkownikami klientów. Taka sytuacja ma miejsce, gdy biuro rachunkowe obsługuje firmy wielopodmiotowe, gdzie część użytkowników otrzymuje loginy biura zamiast wielu loginów po stronie klienta.

Zmiany dotyczą wyłącznie strony biura rachunkowego.

Na widoku dodawania i edycji użytkownika, pod prawem do firmy wprowadziliśmy nowe uprawnienie: Zastępstwa w obiegu dokumentów -> Tylko w zakresie prawa do firmy

Celem tego prawa jest ograniczenie widoczności użytkownika przy ustawianiu zastępstw.

Domyślnie, wszyscy użytkownicy po stronie biura mają pełne prawa, czyli check nie jest oznaczony.

Przy ustawianiu zastępstw będą wyświetlani tylko odpowiedni użytkownicy (dotyczy strony biura). Walidacja będzie uruchamiana podczas edycji dostępu do firm.

Zasady działania zastępstw:

Użytkownik z oznaczonym checkiem "tylko w zakresie prawa do firmy" ma ograniczoną widoczność wśród osób, które mogą być wskazane jako zastępca.
Podczas ustawiania zastępstw system sprawdza prawa użytkownika, dla którego ustawiane jest zastępstwo. Lista potencjalnych zastępców zawiera:
◦ Wszystkich użytkowników po stronie BK z pełnym prawem do zastępstw.
◦ Użytkowników z ograniczonym prawem, którzy mają dostęp do tych samych firm, co osoba nieobecna.

Przykład:

Jeśli osoba zastępowana ma prawa do firm A, B i C, zastępujący z ograniczonym prawem musi mieć prawo co najmniej do tych samych firm (A, B, C).
Jeśli zastępujący ma dostęp tylko do jednej z firm (np. A), a nie ma dostępu do B i C, nie będzie widoczny na liście.

Zabezpieczenia:

Jeśli osoba zastępująca ma dostęp do firm A, B, C i otrzymała zastępstwo od osoby z zaznaczonym checkiem, nie można jej odebrać prawa do tych firm w trakcie trwania zastępstwa. Zmiana będzie możliwa dopiero po zakończeniu zastępstwa.

Edycja checka:

Oznaczenie checka u użytkownika, który ma zaplanowane zastępstwa:
◦ Jeśli osoba zastępująca ma identyczne lub większe prawa do firm niż osoba nieobecna, check można ustawić bez problemu.
◦ Jeśli osoba zastępująca ma mniejsze prawa, pojawi się komunikat uniemożliwiający ustawienie checka. Należy najpierw usunąć zaplanowane zastępstwa lub poczekać na ich zakończenie.

Podczas zapisywania zmian dostępu do firm, system sprawdza ustawione zastępstwa. Dostęp do firm musi być spójny, czyli zastępujący musi mieć dostęp do co najmniej tych samych firm co nieobecny.

Ustawienie zastępstw

Ustawienie zastępstw jest takie same po stronie biura rachunkowego, klienta biura oraz firmy.

Ścieżka: Konfiguracja -> Zastępstwa w obiegu dokumentów -> +Dodaj zastępstwo -> uzupełnianie formularza zastępstwa

W zależności od roli jaką pełni użytkownik, możliwe są następujące prawa dodawania zastępstw:

administrator SaldeoSMART - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz wszystkich użytkowników,
użytkownik, który jest przełożonym - może ustawić zastępstwo dla siebie oraz dla użytkowników dla których jest przełożonym,
użytkownik tzw. zwykły - może ustawić zastępstwo tylko dla siebie.

Każdy z powyższych może:

wskazać dowolnego, aktywnego użytkownika biura jako zastępcę
ustawić daty trwania zastępstwa i zapisać zastępstwo.

Zastępstwa można ustawić:

na 1 dzień np. od dzisiaj do dzisiaj - zastępstwo uruchomi się natychmiast,
od dzisiaj na okres 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się natychmiast,
można zaplanować na dowolną datę, byle nie przekroczyła 2 miesięcy - zastępstwo uruchomi się automatycznie tuż po północy (na początku doby) od dnia, kiedy ma obowiązywać.

Zastępujący otrzymuje notyfikacje e-mailem o zaplanowanym zastępstwie, a w momencie rozpoczęcia zastępstwa dodatkowe powiadomienie.