Akceptacja równoległa

W  SaldeoSMART dostępna jest funkcjonalność - tzw. akceptacji równoległej.

Akceptacja równoległa - jak działa?

Mamy na uwadze, że w niektórych firmach istnieje potrzeba, by dokumenty były akceptowane przez więcej niż jedną osobę. Obecnie wymusza to w SaldeoSMART konfigurację wielu etapów akceptacji oraz ustalenie kolejności akceptacji. Aby uprościć Państwu pracę, prezentujemy powyższą funkcjonalność dostępną zarówno po stronie biura, jak i klienta.

W widoku edycji/dodawania nowego etapu powstał nowy warunek przejścia (dotyczy konta administratora):

W kolumnie Akceptacja równoległa istnieje możliwość wprowadzenia wymogu akceptacji przez wszystkich lub konkretną liczbę osób. Warto pamiętać, że wybór liczby nie zależy od tego, ile osób jest już w grupie.

Jeśli jest kilka osób przypisanych do danego etapu (grupa osób) to nie da się skonfigurować, że raz wybieramy 2 osoby a raz 3 spośród 4. Zawsze wyświetlamy listę wszystkich osób przypisanych do grupy. Akceptacja równoległa wymusza, ile osób musi zaakceptować fakturę, a nie kto konkretnie. Zatem nie można wybrać z imienia i nazwiska osób, które mają zaakceptować fakturę.

Do opcji wszyscy nie są zliczani zablokowani użytkownicy. Liczbę akceptów liczymy w kontekście firmy, do której należy dokument - bierzemy pod uwagę pracowników danej firmy i użytkowników biura rachunkowego z prawem do tej firmy, którzy należą do grupy z ustawioną akceptacją równoległą.

UWAGA!

Akcepty można zbierać również ponad wymaganą ilość osób. W tej sytuacji dopiero ostatnia osoba zatwierdzi dokumenty (np. jeśli wymagana liczba osób to 2, a akceptuje dokument 8 osób, to ostatnia z nich go zatwierdzi).

Detale dokumentu:

Po wybraniu opcji akceptacji równoległej i przejściu w detale dokumentu ukazuje się następujący widok:

Akceptacja cząstkowa (w przypadku wymaganej liczby osób do akceptacji więcej niż 1):

Po dokonaniu akceptacji można ją wycofać poprzez przycisk Cofnij zweryfikowane, ale tylko do momentu, gdy inny użytkownik nie zatwierdzi dokumentu na kolejny etap.

Przycisk Akceptacji końcowej (na zrzucie oznaczony czerwoną ramką) jest nieaktywny wtedy, kiedy nie wszystkie wymagane osoby kliknęły akceptację "cząstkową". Po najechaniu kursorem na tę ikonę, wyświetla się następujący komunikat: Akceptacja równoległa. Dokument zaakceptowany przez x/x osób. Przejście do etapu będzie aktywne po zaakceptowaniu przez wymaganą liczbę osób.

W przypadku, gdy liczba osób w grupie jest mniejsza niż określona liczba wymaganych akceptantów, przycisk końcowej akceptacji równoległej również pozostaje nieaktywny i widnieje przy nim ikonka alertu. Po najechaniu kursorem na tę ikonę, wyświetla się następujący komunikat: "Akceptacja równoległa. Dokument zaakceptowany przez x/x osób.  Uwaga! Liczba osób w grupie jest mniejsza od wymaganej do zaakceptowania. Przejście do etapu jest niemożliwe. Sprawdź ustawienia grupy lub obiegu."

Po kliknięciu przycisku akceptacji równoległej "cząstkowej" przez ostatnią wymaganą osobę pojawi się okienko z informacją o możliwości przejścia do następnego etapu. Przykładowo:

Użytkownik ma możliwość wybrania opcji Anuluj i zmiany etapu z poziomu dokumentu bądź pozostawienia zmiany etapu innemu użytkownikowi. Jeżeli ostatni akceptant nie zdecyduje się na przejście do kolejnego etapu (kliknięcie "Zmień etap" w okienku), dla wszystkich akceptantów aktywny stanie się przycisk końcowej akceptacji równoległej a po najechaniu kursorem na tę ikonę, wyświetli się następujący komunikat: "Akceptacja równoległa. Dokument zaakceptowany przez x/x osób. Przejście do etapu jest aktywne.

Informacje o dokonaniu akceptacji oraz jej wycofaniu przez poszczególnych użytkowników dostępne są w zakładce Historia zmian:

Lista dokumentów:

Jeśli dokument nie został w pełni zaakceptowany to nie można go przenieść do innego etapu ani z detali dokumentu, ani z operacji zbiorczych na liście dokumentów. Po pełnej akceptacji pojawi się możliwość przeniesienia dokumentu.

Przykładowo na liście dokumentów:

Należy wybrać opcję Edytuj > Przejdź do etapu

Następnie należy wybrać dokument/dokumenty, które chcemy przenieść do innego etapu.

UWAGA!

• W przypadku dokonywania następujących działań, tj.: dzielenia dokumentu, odczytu, przeniesienia dokumentu do innej firmy, dokonane akceptacje cząstkowe zerują się i konieczna jest ponowna akceptacja.
• Do kliknięć cząstkowych zliczane są tylko kliknięcia użytkowników danej grupy, nawet jeśli przejście dotyczy tego samego etapu obiegu. Nie widzimy kliknięć użytkowników innych grup.
• Akceptacje cząstkowe są resetowane w momencie zmiany typu dokumentu. Zatem po dokonaniu takiej zmiany konieczne jest ponowne zebranie akceptacji cząstkowych (od etapu 1, tj. od samego początku).

Akceptacja równoległa w aplikacji mobilnej:

Po wybraniu opcji akceptacji równoległej i przejściu w detale dokumentu w wersji mobilnej dostępny jest następujący widok:

Po wybraniu opcji "Zmień etap", przechodzimy do widoku wyboru etapu, na który chcemy przenieść dokument. Aby tego dokonać, należy jednak spełnić wymóg akceptacji równoległej (w poniższym przypadku akceptacja trzech osób).

Analogicznie jak w wersji www mamy możliwość cofnięcia akceptacji (tylko do momentu, gdy inny użytkownik nie zatwierdzi dokumentu na kolejny etap):

Przycisk Akceptacji końcowej (na zrzucie oznaczony czerwoną ramką) jest nieaktywny wtedy, kiedy nie wszystkie wymagane osoby kliknęły akceptację "cząstkową".

W przypadku, gdy liczba osób w grupie jest mniejsza niż określona liczba wymaganych akceptantów, przycisk końcowej akceptacji równoległej również pozostaje nieaktywny i pojawia się pod nim następujący komunikat:

Po kliknięciu przycisku akceptacji równoległej "cząstkowej" przez ostatnią wymaganą osobę, pojawi się okienko z informacją o możliwości przejścia do następnego etapu. Przykładowo:

Użytkownik, analogicznie jak na wersji www, może w takiej sytuacji przejść do odblokowanego etapu, ale może też wyjść z okienka, pozostawiając zmianę etapu innemu użytkownikowi bądź odkładając ją na później. Jeżeli ostatni akceptant nie zdecyduje się na przejście do kolejnego etapu (kliknięcie "Zmień etap" w okienku), dla wszystkich akceptantów aktywny stanie się przycisk końcowej akceptacji równoległej.