WYMIARY
tworzenie i zasady działania
1. Wymiary – zasady działania
Najprostszą definicją wymiaru w SaldeoSMART można przyjąć jako: możliwość definiowania własnych pól w edycji dokumentu, poprzez jego nazwanie i zdefiniowanie jego typu oraz parametrów. Mechanizm wymiarowania umożliwia bardziej szczegółowe i precyzyjne opisywanie dokumentów przy pomocy zdefiniowanych przez użytkownika (lub system FK) parametrów w SaldeoSMART.
Wymiary mogą przyjmować następujące typy wartości:
- lista wartości do wyboru, w trybie pojedynczego i tzw. wielowyboru
- pole tekstowe krótkie (do 255 znaków)
- pole tekstowe długie (do 2000 znaków)
- data
- kwota
Typ wybierany jest na etapie jego tworzenia i po zapisaniu nie ma możliwości zmiany. Przy tworzeniu nowego wymiaru, możliwe jest skorzystanie z gotowych, uniwersalnych, predefiniowanych wzorców wymiarów. Po dopisaniu nie wymaga ono uzupełniania dodatkowych informacji.
1.2. Przeglądanie
Wymiary są dostępne wybierając z panelu bocznego Parametry -> Wymiary
Zostanie wyświetlona lista w formie tabeli z aktualnie zdefiniowanymi wymiarami. Z kolumn odczytamy m. in. takie informacje jak: nazwa, opis, typ, przeznaczenie oraz dodatkowy kod. Dostępne są również opcje edycji (korekty) istniejącego wymiaru, dopisania nowych wartości, usunięcie:
1.3. Edycja - korygowanie, zmiany
Istniejące dopisane wymiary można korygować (nazwę, opis, dodatkowe parametry). Będąc w słowniku wymiarów, wybieramy z Akcji - Edytuj:
W otwartym oknie dialogowym nanosimy zmiany:
|
|
UWAGA Zmiany naniesione mają wpływ nie tylko na nowe dokumenty, ale na wszystkie, gdzie zostały użyte. |
1.4. Usuwanie wymiaru
Aby usunąć cały wymiar należy wybrać, przejść do trybu przeglądania wymiarów i przy pozycji, którą chcemy skasować w kolumnie Akcje wybieramy Usuń:
Po wybraniu system wyświetli okienko z potwierdzeniem:
|
|
UWAGA Usuwanie całego wymiaru spowoduje również usunięcie go ze wszystkich dokumentów, gdzie został użyty, a jeżeli wymiar jest typu “lista wartości do wyboru” to usunięte zostaną słownik wartości i wszystkie wartości gdziekolwiek zostały użyte na dokumentach. |
1.5. Wymiar typu “lista wartości do wyboru”
Wymiar tego typu umożliwia po jego zdefiniowaniu zasilenie możliwymi wartościami w postaci słownika, przewagą tego typu wymiaru w porównaniu do zwykłego pola typu tekst jest fakt że minimalizuje się ryzyko wprowadzenia błędu przez użytkownika jak również przyśpiesza wprowadzanie danych na dokumencie. Zależnie od rodzaju integracji z programem księgowym umożliwia zasilenie go danymi wyeksportowanymi z innego systemu np. planem kont, listą pracowników itp. Pewną wadą, ale jednocześnie zaletą, jest fakt, że w polu tym nie wybierzemy ani nie wpiszemy żadnej wartości o ile wcześniej nie została ona wprowadzona do słownika.
1.5.1. Przeglądanie zawartości słownika - “listy wartości do wyboru”
Aby wyświetlić pozycję wybranego wymiaru przechodzimy do listy wymiarów i z kolumny z nazwą wymiaru, klikamy na właściwy, który chcemy wyświetlić. W przypadku, gdy klikając w nazwę wymiaru nic się nie dzieje, typ wymiaru jest inny niż “lista wartości” sprawdź zatem kolumnę “Typ”.
1.5.2. Dodawanie nowych wartości do słownika
Dodawać nowe wartości można bezpośrednio z widoku przeglądania wymiarów, po wybraniu z kolumny “Akcje” przycisku oznaczonego na ilustracji poniżej:
Drugi ze sposobów to wejście w przeglądanie wartości tego wymiaru i wybraniu przycisku “+Dodaj”, jak na ilustracji poniżej:
1.5.3. Zmiany i korekty zawartości słownika
W trybie przeglądania listy wartości mamy możliwość skorygowania, zmiany dopisanych wcześniej pozycji. Na pozycji skorygować można wszystko czyli nazwę, opis i dodatkowy kod. Aby skorygować należy wybrać z Akcji przycisk Edytuj:
|
|
UWAGA Korekta pozycji słownika listy spowoduje również zmiany na wszystkich dokumentach, gdzie wskazana wartość została użyta. |
1.5.4. Usuwanie lub dezaktywacja
W trybie przeglądania listy wartości mamy możliwość usunięcia lub wyłączenia wcześniej wpisanych wartości za pomocą opcji Usuń lub Wyłącz. Zdecydowanie zalecamy bezpieczniejszą opcję jako jest dezaktywacja. Dezaktywacja nie powoduje jej usunięcia z bazy, ale przy wybieraniu ze słownika nie będzie podpowiadana, jednocześnie będzie widoczna we wszystkich wcześniejszych dokumentach gdzie została wybrana. Po dezaktywacji wartości będzie ona widoczna w słowniku tego wymiaru i po jej wybraniu można przywrócić tę wartość jako aktywną.
|
|
UWAGA Usunięcie pozycji powoduje bezpowrotne jej usunięcie ze wszystkich dokumentów, gdzie została wybrana. |
2. Tworzenie wymiarów
Wymiar może zostać zdefiniowany ręcznie przez użytkownika, można też skorzystać z tzw. wymiarów predefiniowanych.
2.1. Zdefiniowany przez użytkownika
Aby utworzyć nowy wymiar, należy kliknąć „+Dodaj” nad listą wymiarów.
Podczas dodawania wymiaru należy wprowadzić:
- Nazwę dla wymiaru (1) – można skorzystać z podpowiedzi (rozwijana lista z prawej strony pola)
- Opis wymiaru (2)
- Dodatkowy KOD (3) - dla niektórych systemów księgowych umożliwia zdefiniowanie nr konta, umożliwia też wybór ze słownika predefiniowanych wymiarów
- Typ wymiaru (4) - wymagane - możliwe typy do wyboru zostały opisane w rozdziale "Wymiary – zasady działania"
- Dodatkowe parametry (5)
- Wymiar przeznaczony dla dokumentów - określa czy to pole będzie dostępne przy opisywaniu dokumentu
- Wymiar ustawiany na pozycjach - (dostępne gdy opcja “Wymiar przeznaczony dla dokumentów” ustawiona na TAK) - opcja określa dodatkowo czy będzie możliwe opisywanie za pomocą tego wymiaru każdej pozycji podsumowania VAT osobno
- Wymiar przeznaczony dla faktur - umożliwia ono określenie czy wymiarem będziemy mogli opisywać wystawiane faktury.
Poniższe dostępne tylko, gdy typ wymiaru jest “listą wartości do wyboru”
- Wiele wartości dla wymiaru - umożliwia zaznaczenie jednocześnie kilku wartości
- Wymiar automatycznie dobierany przy odczycie - umożliwia systemowi odczytu dokumentu lub\i wyciągu, automatyczne dobieranie wartości na podstawie historii wyboru poprzednio wczytanych dokumentów. Automatyczne dobieranie nie jest dostępne gdy został włączony parametr “Wiele wartości dla wymiaru”
- Wymiar odczytywany z dokumentu - przy odczytaniu dokumentu lub\i wyciągu, system automatycznie dobierze wartość
- Wymiar przeznaczony dla faktur
Po uzupełnieniu tych danych należy kliknąć -> Dodaj
2.2. Predefiniowane wzorce wymiarów
W przeciwieństwie do ręcznego definiowania, procedura jest uproszczona po wybraniu “+Dodaj”, przechodzimy od razu do pola oznaczonego jako “Dodatkowy KOD” i po prawej stronie wybieramy listę rozwijaną.
Następnie wybieramy interesujący nas wzorzec.
| Wzorzec | Zastosowanie |
| Oznaczenia JPK | |
| Rejestracje | rejestrowanie na dokumentach danych nr rej. pojazdu |
| Litry | ilość zakupionego paliwa (dotyczy tylko paliw: PB i ON) |
| Pracownik | wybranie pracownika, co umożliwia utworzenie np. rozrachunku |
| Instytucja | rozliczenia z instytucją |
| Umowa | |
| Zamówienie | |
| Kwota zatrzymana | określa kwotę jaka ma być zatrzymana, jako zabezpieczenie przy płatności za fakturę |
Po wybraniu wszystkie dane zostaną samoczynnie uzupełnione, użytkownik na koniec określa dodatkowe opcje wymiaru (zależne od typu) opisane w odrębnym podrozdziale.
2.3. Przeglądanie, definiowanie i import danych dla typu wymiaru “Lista wartości do wyboru”
Po dopisaniu tego rodzaju wymiaru, pamiętajmy iż możliwe jest uzupełnienie słownika poprzez ręczne dopisanie wartości opisane w rozdziale "Dodawanie nowych wartości" jak również zaimportowanie gotowych danych. W tym celu przechodzimy do Przeglądania zawartości słownika “listy wartości do wyboru”.
W górnej części standardowo zawsze dostępny jest import danych za pomocą pliku Excel - “Importuj z Excel”, przykładowy plik jest stały i zawiera trzy kolumny, w które należy przekopiować dane, które chcemy wczytywane jako wartości tego wymiaru, obowiązkowo należy uzupełnić pole “Wartość”, które jednocześnie jest wartością unikalną, niedopuszczalne są powielone wartości z spacją na początku czy na końcu.
Dla wybranych programów księgowych dostępne są również inne opcje importu, są one zależne od programu księgowego i mogą one przyjmować różne wartości jak np. lista pracowników, elementy planu kont (np. dla równoległych księgowań), wszystkie te funkcje te są zależne od używanego programu.
3. Praca z wymiarami na dokumencie
Aby na dokumencie można było umieszczać dodatkowe pola z danymi, należy go przedtem zdefiniować i koniecznie parametr musi wskazywać, że dotyczy on dokumentu (domyślnie).
Wartości wymiarów wybierane są podczas edycji dokumentów (domyślnie w etapach weryfikowania/kategoryzacji). Ustawianie wymiarów dostępne jest w formatce z danymi pomiędzy częścią „dane podstawowe” i „nagłówek”. Po rozwinięciu tej części widoczne są wszystkie wymiary stworzone dla danej firmy. Żeby wybrać dla wymiaru jego wartość możemy to wykonać należy kliknąć w ikonę „rozwiń podpowiedzi” z prawej strony pola i wybrać z listy właściwą wartość, w przypadku braku możemy również przy pomocy znaku “+” dopisać nową wartość wymiaru.
|
Dla wybranych programów księgowych podczas eksportu dokumentów wartości wymiarów mogą być wykorzystywane do opisywania szczegółowego kosztu dodatkowymi parametrami. |
3.1. Ustawianie wartości wymiaru pozycji podsumowania
Jeżeli ustawiono dla danego wymiaru opcję umożliwiającą ustawianie ich na pozycji to w sytuacji, gdy dzielimy kwotę na osobne pozycje, mamy możliwość przypisania im indywidualnych wartości wymiarów. Aby tego dokonać, w pierwszej kolejności muszą zostać wyodrębnione pozycje z podsumowania VAT (4).
Po wyodrębnieniu dostępne są kolumny w których indywidualnie możemy oprócz kategorii i opisu zdarzenia, przypisać indywidualnie konkretną wartość dopisanego wymiaru (1) - w powyższym przykładzie będzie to ten o nazwie “Numer rejestracyjny” (2). W zależności od rodzaju może on być tekstem, datą, kwotą oraz słownikiem (przy polu możliwe wybranie ze słownika (3) ).
4. Przykładowe zastosowania wymiarów w integracjach z programami FK
4.1. Fakt
4.2. RESET2 KSIĘGA
4.3. RESET2 FK
Komentarze
Komentarze: 1
Czy można jakoś ustawić wymiar by był odczytywany z faktury? Np. klient umieszcza na notatce do faktury Miasto i to miasto jest wpisywane w wymiar?
Zaloguj się, aby dodać komentarz.