Wymiary, kategorie, rejestry, opisy zdarzeń - opisywanie dokumentów – Centrum pomocy SaldeoSMART

⚠️ten artykuł dotyczy modułu Dokumenty

Z artykułu dowiesz się:

Czym są wymiary, kategorie, rejestry i opisy zdarzeń gospodarczych i do czego służą w module Dokumenty?
Którzy użytkownicy mogą edytować pola „Kategoria", „Opis zdarzeń" oraz „Rejestr" i jak zmienić te ograniczenia?
Jakie warunki muszą być spełnione, aby system zaczął automatycznie podpowiadać opisy zdarzeń gospodarczych?
Jakie są dostępne metody tworzenia kategorii i czym różnią się kategorie globalne od indywidualnych?
Czy klient biura może zmieniać/edytować kategorie?
Jak odebrać użytkownikowi dostęp do parametrów takich jak kategorie, rejestry czy formy płatności

Wprowadzenie

Wymienione parametry służą do opisywania szczegółowego dokumentów dodawanych do SaldeoSMART w module Dokumenty.

Wypełnianie pól wymiarów może odbywać się na zasadzie dobierania, sugerowania tych najczęściej występujących parametrów dla danego typu dokumentów, a to z kolei ma przyspieszyć i skrócić pracę nad opisywaniem dokumentów.

Ograniczenia dostępu

UWAGA!

Czy klient biura może zmieniać kategorie?

Pola „Kategoria”, „Opis zdarzeń” oraz „Rejestr” mogą być uzupełniane tylko przez użytkowników Biura. Ograniczenie to zostało wprowadzone celowo, aby zmniejszyć liczbę błędów podczas wypełniania dokumentów.

Klienci Biura nie mają możliwości edycji tych pól w standardowym obiegu systemowym.
Jeśli jednak istnieje potrzeba, aby klient mógł edytować te pola, można to włączyć poprzez konfigurację własnych obiegów w pakiecie Ekspert.

Wymiary

WYMIARY - osobna sekcja na detalach dokumentów, mechanizm wymiarowania umożliwia bardziej szczegółowe i precyzyjne opisywanie dokumentów przy pomocy zdefiniowanych przez użytkownika (lub system FK) parametrów w SaldeoSMART.

Wymiary mogą przyjmować następujące typy:

Typ wybierany jest na etapie jego tworzenia i po zapisaniu nie ma możliwości zmiany. Przy tworzeniu nowego wymiaru, możliwe jest skorzystanie z gotowych, uniwersalnych, predefiniowanych wzorców wymiarów. Po dopisaniu nie wymaga ono uzupełniania dodatkowych informacji.

Instrukcja definiowania wymiarów -> <<kliknij tutaj>>

Kategorie

KATEGORIE - osobne pole na detalach dokumentu, definiują sposób rozksięgowania dokumentów w programie księgowym. Odzwierciedlają koszty lub przychód. Dla KPiR jest to kolumna, dla KH konto księgowe. W zależności od programu księgowego nazywane jest to „opisem”, „kategorią”, „definicją dokumentu”. SaldeoSMART "uczy się" kategorii i po pewnym czasie sam je podpowiada w odniesieniu do kontrahenta i tego, co zostało odczytane na fakturze.

Oznaczenie kategorii dla dokumentu powoduje, że przeniesiona faktura z SaldeoSMART do programu księgowego zostanie zaksięgowana zgodnie z odpowiadającym jej wzorcem.

Aby zmienić kategorię dokumentu, którą Saldeo automatycznie sugeruje przy odczycie należy dokonać zmiany kategorii na dokumencie oraz zatwierdzić zmianę. System powinien zacząć podpowiadać nową kategorię.

Metody tworzenia kategorii

Wyróżniamy 3 metody tworzenia kategorii:

Typy kategorii

Wyróżniamy dwa typy kategorii:

✅kategorie globalne – wpisane na listę kategorii każdej firmy w systemie (np. paliwo). Aby je stworzyć, w formatce dodawania kategorii, należy w polu Wybierz Firmę wybrać opcję Wszyscy.
✅kategorie indywidualne – charakterystyczne dla danej firmy.

Czy użytkownik może mieć ograniczony wgląd do kategorii?

Tak. Użytkownik może mieć ograniczony wgląd do pola „Kategoria” na detalach dokumentu.
Ograniczenie można skonfigurować w pakiecie Ekspert, w ramach własnego obiegu dokumentów.
W zależności od etapu, na którym znajduje się dokument, można określić sposób wyświetlania i edycji pola „Kategoria”. Pole może być: niewidoczne, dostępne tylko do podglądu, opcjonalne do uzupełnienia, wymagane do uzupełnienia. Artykuł: Wymagalność uzupełniania pól dokumentu w obiegu (pakiet Ekspert)

Obejrzyj film poświęcony kategoriom w SaldeoSMART <<obejrzyj>>

Rejestry

REJESTRY - lista rejestrów jest ściśle powiązana z listą kategorii.

Rejestr powinien być odzwierciedleniem "segregatora", do którego wkładamy dany rodzaj dokumentów lub faktur. Najbardziej typowe rejestry to ZAKUP i SPRZEDAŻ. Rejestry zależą od programu FK. Dla niektórych programów rejestr można uzupełnić ręcznie, a są programy księgowe, które mają zdefiniowany rejestr. W takim przypadku lista rejestrów nie podlega modyfikacjom.

Obejrzyj film poświęcony rejestrom <<obejrzyj>>

Opisy zdarzeń gospodarczych

OPISY ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH - są to słowne opisy tego, które uzupełniają informacje dotyczące konkretnego zdarzenia wymagane do wprowadzenia w programie księgowym.

Warunki podpowiadania opisów zdarzeń

Aby opis zdarzenia gospodarczego danego dokumentu podpowiadał się na liście rozwijalnej, muszą być spełnione następujące warunki:

Dokument musi zostać poprawnie odczytany przez system.
Kontrahent, którego dotyczy dokument, musi być rozpoznany i uzupełniony w systemie.
Ten sam opis musi zostać użyty (wybrany) przynajmniej 3 razy dla tego samego typu dokumentu (np. faktury FK) i dla tego samego kontrahenta.

Po spełnieniu powyższych warunków, od czwartego użycia danego typu dokumentu dla tego kontrahenta, wybrany wcześniej opis pojawi się na liście sugerowanych opisów.

Lista opisów jest unikatowa dla firmy, unikatowa dla kontrahenta tej firmy oraz unikatowa dla typu dokumentu dla tej firmy.

Konfiguracja opisów zdarzeń gospodarczych

💡 Częste pytanie: Skonfigurowałem opisy zdarzeń, ale podczas wprowadzania dokumentu klikam ikonę „Lista” w polu opisu zdarzenia gospodarczego i nic się nie wyświetla. Dlaczego lista jest pusta i jak z niej skorzystać?

Wyszukiwanie i podpowiadanie opisów zdarzeń gospodarczych z poziomu okna wprowadzania dokumentu działa w sposób progresywny (system uczy się Twoich wyborów). Jeśli lista jest aktualnie pusta, wykonaj następujące kroki:

Wpisz ręcznie minimum 3 pierwsze znaki żądanego opisu w polu tekstowym. System zacznie wówczas przeszukiwać bazę i podpowie odpowiednie zdarzenie zdefiniowane wcześniej w parametrach.
Zatwierdź dokument.
Powtórz tę czynność 3 razy dla danego opisu.

Po trzykrotnym ręcznym wpisaniu i zatwierdzeniu danego zdarzenia, system zapamięta je i od tego momentu będzie ono stale dostępne bezpośrednio na liście rozwijalnej (pod ikoną „Lista”) bez konieczności wpisywania tekstu.

Zarządzanie uprawnieniami