Opis integracji z programem

FAKT

 

 

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury z SaldeoSMART do programu FAKT, należy w pierwszej kolejności wyeksportować z SaldeoSMART dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (sprzedaży – faktury lub rachunki, kosztowe lub towar/materiał).

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury klienta, należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie wyświetlone na liście (1) – przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą faktur,
• pojedynczo (2) – przycisk Eksportuj na liście faktur.

 

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta, należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

 

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

 

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk Eksportuj do Fakt nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów, jeśli eksport miał już miejsce.

1.4. Przekazanie oznaczenia dokumentu korekty

Zarówno dla dokumentów kosztowych oraz sprzedażowych dajemy możliwość oznaczenia dokumentu jako korekta

Podanie numeru pierwotnej faktury i daty jej wystawienia jest opcjonalne. 

Informacja o korekcie przekazywana jest w eksportowanym pliku do programu księgowego.

---

2. Ustawienia integracji dla programu FAKT

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Parametry: link do Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. Brak eksportu - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

---

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu FAKT

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: 
Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

Parametry ustawień importu są dostępne: Parametry → Ustawienia integracji kosztów

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.

2. Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym. Kategorie można zaimportować z pliku Excel (wzór pliku jest do pobrania na stronie z listą kategorii).

Na poziomie kategorii można ustawić:

• domyślny opis zdarzenia,
• domyślny rejestr,
• odliczenie VAT (pełne, brak, pojazdy, paliwo lub częściowe),
• termin odliczenia VAT (wg daty wpływu, wystawiania lub terminu płatności),
• typ kosztów – po stronie kategorii można wybrać z listy: zakup handlowy, koszty uboczne, wynagrodzenia, materiały, środki trwałe jednorazowe, inne (kolumna 10), inne (kolumna 13), kolumna 7, kolumna 8, kolumna 15,
• numer konta netto.

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.
4. Rejestr – Rejestry są wykorzystywane np. gdy klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr. Dla każdego rejestru można ustawić numer rejestru – w polu numer rejestru należy wpisać właściwą wartość, zgodną z numerem rejestru w programie FAKT,

Dokumenty różnych typów (np. sprzedażowe lub zakupowe) i z różnych rejestrów są eksportowane do jednego pliku.

Faktury są eksportowane do formatu IMP.

Aby móc wyeksportować fakturę (rachunek), musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca
• numer dokumentu
• data wystawienia, data sprzedaży
• termin płatności
• waluta i przynajmniej 1 pozycja VAT

3.1. Odliczenie części kosztu pojazdu (20% i 75%) dla KPiR

Aby prawidłowo system prawidłowo zaksięgował taki wydatek, niezbędne jest wprowadzenie pojazdu samochodowego w programie w dedykowanym słowniku i ustawienie w nim parametrów dotyczących odliczenia % kosztu. Po stronie Saldeo definiujemy wymiar o nazwie Nr rejestracyjny.

System eksportując będzie umieszczał w eksportowanym dokumencie (jego pozycjach) wskazany numer rejestracyjny gdy zostaną spełnione dwa warunki:

• wybrany na dokumencie (lub i jego pozycjach) - nr rejestracyjny pojazdu,
• ustawiona kategoria na dokumencie (i jego pozycjach) będzie miała ustawiony TYP=inne (kolumna 13).

Zdefiniowanie wymaganego wymiaru

W Saldeo w Parametry -> Wymiary definiujemy nowy wymiar (Instrukcja tworzenia i zasady działania mechanizmu - WYMIARY) dla numerów pojazdów:

1. Wybieramy przycisk Dodaj.
2. Z otwartego okna dopisywania nowego wymiaru wybieramy predefiniowany wymiar o nazwie Rejestracje (w tym celu wybieramy ikonę po prawej stronie przy polu dodatkowy KOD).

Po wybraniu wymiar wszystkie pola zostaną automatycznie ustawione, jednakże należy dodatkowo obowiązkowo zaznaczyć opcję Wymiar ustawiany na pozycjach na TAK i ZAPISUJEMY.

 

Po przejściu na dokumenty na fakturach dotyczących samochodów należy każdorazowo wskazać numer rejestracyjny pojazdów. Przy podziale na pozycje możliwe jest wskazanie do każdej z nich innego pojazdu.

3.2. Księgowanie wg. powiązań (automatycznych księgowań)

Umożliwienie księgowania nie tylko wg. wskazanego konta, ale również wg. ustawionych powiązań "automatycznych księgowań". 

Jeżeli wybrana kategoria nie będzie miała ustawione żadnego z wskazanych pól kategoria.typ czy też Kategoria.Konto netto, to przy eksporcie  na wskazanych podsekcjach, pozycjach na której ustawiona jest taka kategoria:

dokument kosztowy - [Faktura_zak-liniaXXX]
dokument sprzedażowy [Faktura-liniaXXX]

tworzymy w obydwu alternatywny element o nazwie "powiaz_fk" z wartością z Kategoria.Nazwa.

Element nie powstanie jeżeli któreś z tych podanych pól wcześniej będzie uzupełnione.

___________________________________________________________________________________________________________

4. Obsługa niestandardowych stawek VAT w ramach procedury OSS dla dokumentów sprzedaży

Aby możliwy był eksport powinny być spełnione następujące warunki:

• na danych kontrahenta ustawionego na dokumencie:
  - nie może mieć NIP
  - kraj jest jest ustawiony na któryś z UE (nie mylić z prefixem kodu kraju TIN)
  na dokumencie
• typ transakcji = "Unijny"
   - stawki VAT w podsumowaniu VAT są obowiązujące w kraju kontrahenta

W przypadku niezgodności eksport do programu FAKT nie będzie możliwy.

---

5. Jak importować dokumenty w programie FAKT?

Aby zaimportować w programie FAKT plik z fakturami należy wybrać:

Plik (A) → Import danych (E) → wybór formatu 19. Fakt - import danych z pliku IMP →

 

 

→ Wybierz plik (wybieramy zapisany na dysku plik z dokumentami klienta).

→ F9 Wykonaj (pojawi się okno z informacją, że import został zakończony).

Lista zaimportowanych dokumentów zostaje przeniesiona do KPiR oraz rejestru VAT.