Lista dokumentów w SaldeoSMART
- przewodnik użytkownika
Poniżej znajduje przewodnik użytkownika, który omawia najważniejsze funkcje Listy dokumentów.
1. Wybór zakresów
Dla ułatwienia przeszukiwania listy dokumentów dostępny jest uproszczony sposób wybierania zakresu czasowego dla listy, dostępny niemal w całości pod jednym przyciskiem. Po wybraniu z menu głównego opcji Dokumenty → Lista dokumentów na ekranie pojawi się okienko. U samej góry należy wybrać kryteria, według których będziemy przeglądać listę:
Najpierw wskazujemy interesującą nas Firmę (1). Po kliknięciu w pole firmy zostaje rozwinięta lista, z poziomu której możemy dokonać wyboru. Przy pomocy przycisku znajdującego się obok (2) wybieramy zakresy czasowe – domyślnie lista ustawiona jest na miesiąc bieżący. W szybki sposób możemy też wskazać inny dostępny zakres.
W sekcji niżej istnieje możliwość wskazania konkretnego miesiąca oraz roku, a także ustanowienia własnego zakresu dat. Datę wystawienia ustalamy w przedziale od-do.
Jeśli wybraliśmy już konkretny miesiąc, to możemy w szybki sposób zmienić go na któryś z miesięcy poprzednich lub następnych. Wystarczy użyć znajdujących się obok strzałek (3).
Na koniec klikamy Pokaż (4). Na ekranie pojawi się lista według zadanych parametrów. Poniżej przykładowa lista po wybraniu opcji wyświetlania dla jednego miesiąca:
2. Wyszukiwanie - filtry
By zawęzić wyświetlającą się listę dokumentów możemy użyć filtrów. Odpowiedni do tego przycisk znajduje się nad właściwą listą dokumentów:
Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się okno, w którym możemy wybrać interesujące nas parametry:
Dostępne do wyboru parametry to:
- Nr KSeF - wpisujemy numer KSeF,
- Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF - zatwierdzona, odrzucona, nieoznaczona - statusy pochodzą z miniobiegu KSeF
- Typ – dokument sprzedaży, dowód wewnętrzny, faktura kosztowa, towar/materiał, inne,
- Kontrahent – nazwa konkretnego kontrahenta, dowolny, bez ustawionego kontrahenta,
- Etap – nowy, zweryfikowany oraz etapy ustanowione przez BR w ramach danego obiegu,
- Eksport - eksportowane, nie eksportowane, bez możliwości eksportu, eksportowane do handlu, nie eksportowane do handlu,
- Kategoria – nazwa konkretnej kategorii, dowolna, bez kategorii,
- Rejestr – nazwa konkretnego rejestru, dowolny, bez rejestru,
- Etykieta - dowolna nadana etykieta, bez nadanej etykiety oraz etykiety nadane przez nas w konfiguracji konta,
- Filtruj – zawierające komentarze, zawierające załączniki, bez numeru konta bankowego,
- Osoba odpowiedzialna – nazwisko osoby, dowolna, bez przydzielonej osoby,
- Dodane przez - przeze mnie, użytkowników biura, użytkowników firmy, podział dokumentów, panel kontrahenta (automatycznie), panel kontrahenta (ręcznie), e-mail, dane konto (nazwa konta),
- Data dodania - dzisiaj, wczoraj, w ostatnim tygodniu,
- Data wystawienia - wybieramy zakres,
- Data wpływu - wybieramy zakres,
- Data dostawy - wybieramy zakres,
- Wartość - w przedziale od-do (od teraz także z możliwością wyboru między kwotą netto i brutto),
- Termin płatności - wybieramy zakres,
- Zapłata – zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, częściowo zapłacone,
- Formy płatności - przelew, gotówka, nadane przez użytkownika w dziale Parametry → Formy płatności,
- Wymiary - umożliwia filtrowanie po maksymalnie 3 wymiarach. Ważną funkcją jest również możliwość filtrowania dokumentów bez uzupełnionych wymiarów.
W tym miejscu możemy również wskazać, czy na liście powinny zostać pokazane duplikaty, korekty, dokumenty, przy których zastosowano metodę podzielonej płatności lub dokumenty, przy których użyta została metoda kasowa oraz czy filtr ma dotyczyć dokumentów pobranych z KSeF.
Po tym, jak wybierzemy odpowiadające nam filtry i klikniemy opcję Pokaż, lista zostanie przefiltrowana według wskazanych parametrów. Przy przycisku Filtry pojawi się natomiast pomarańczowa kropka z liczbą zastosowanych filtrów. By je wyczyścić, wystarczy użyć jednego przycisku znajdującego się obok - Usuń filtry.
Z rozwijalnej listy istnieje możliwość wyboru kilku parametrów filtrów jednocześnie.
Liczba wybranych przez nas opcji wyświetli się po lewej stronie belki odpowiadającej danemu filtrowi. Możemy w szybki sposób skasować dokonany przez nas wybór poprzez kliknięcie znajdującego się obok symbolu X.
Możemy też tworzyć własne filtry, np. chcemy, aby na liście wyników powiły się tylko faktury kosztowe, które zostały już zapłacone, do których zostały dodane komentarze, które zostały dodane przez nas i nie mają przydzielonej osoby odpowiedzialnej.
By dodać własny filtr, wchodzimy kolejno w Konfiguracja (ikona kół zębatych, prawa górna część ekranu) →Ustawienia filtrów i wypełniamy formularz:
Po kliknięciu Dodaj nasz filtr pojawi się nad listą dokumentów wśród innych predefiniowanych filtrów. W formularzu możemy również sprecyzować jego położenie (np. czy ma być wyświetlony jako pierwszy od lewej strony).
3. Lista właściwa
3.1 Wygląd "Listy dokumentów"
Lista dokumentów ma uproszczony wygląd:
Użytkownicy mogą dostosowywać widok listy według własnego uznania.
Istotną opcją dotyczącą wyglądu listy jest możliwość wyboru między układem zwartym, kompaktowym a układem wygodnym. By włączyć któryś z nich, należy skorzystać z przycisków znajdujących się po prawej stronie ekranu.
W układzie zwartym rozmiar tekstów zawartych na liście (danych z dokumentów, nazw kolumn itp.) jest mniejszy, dzięki czemu w trakcie pracy na ekranach o mniejszych rozdzielczościach zniwelowana zostaje konieczność przesuwania widoku w poziomie.
Ponadto możliwe jest dostosowywanie do własnych potrzeb układu kolumn w tabeli:
Po kliknięciu w przycisk Kolumny można odznaczyć dowolną liczbę kolumn - przestaną się one pojawiać na liście do czasu ponownego zaznaczenia. Jeśli chcemy jedynie przesunąć kolumnę na liście, klikamy w symbol sześciu kropek i trzymając lewy przycisk myszy przesuwamy daną kolumnę w górę lub w dół (na liście pozycja zmieni się na osi lewo-prawo). W każdej chwili możemy też przywrócić ustawienia domyślne kolumn poprzez kliknięcie przycisku na dole listy. Co ważne, ustawienia kolumn zostają zapamiętane przez przeglądarkę, więc po zamknięciu programu nie zostaną one skasowane.
Opcje dotyczące eksportu i duplikatów są wstępnie ukryte. Dzięki temu lista dokumentów może działać szybciej i sprawniej.
Opcje te są oczywiście cały czas dostępne. By uaktywnić funkcje eksportu, należy zmienić widok tabeli z trybu podstawowego na tryb eksportu. Wygląd strony ulegnie wtedy pewnym zmianom:
- Nad listą, na pasku akcji zbiorczych znajduje się opcja Wyślij/Eksportuj,
- Na liście, w kolumnie „Eksport”, ukaże się nowa opcja – „Eksportuj” – umożliwiająca eksportowanie pojedynczych plików. W trybie podstawowym w kolumnie widoczny jest jedynie stan eksportu, tj. informacja, czy dany dokument był już eksportowany, czy nie.
By uaktywnić wskazywanie duplikatów, należy zmienić pozycję suwaka „Wyróżnij duplikaty” na aktywną:
System oznaczy wówczas dokumenty, które uzna za możliwe duplikaty, literą D - tuż przy numerze dokumentu:
Na Liście dokumentów pojawia się stronicowanie wyników. Lista podzielona jest na strony, które można w szybki sposób zmieniać. Odpowiednie opcje znajdują się nad wynikami listy po prawej stronie:
Użytkownik może wybrać, ile dokumentów powinno wyświetlać się na jednej stronie (50-100-150-200-300 – wybór zostaje zapamiętany przez przeglądarkę), może także wpisać numer interesującej go strony, lub – przy użyciu strzałek – przechodzić do kolejnej albo poprzedniej strony, lub udać się na początek lub koniec listy.
Stronicowanie nie wpływa na proces filtrowania wyników - przefiltrowana zostaje cała lista dokumentów, niezależnie od tego, na ile stron jest ona podzielona.
Jeśli na naszą listę dokumentów składa się więcej, niż jedna strona, to w nagłówku listy, przy kwadracie służącym do zaznaczania zbiorczego, pojawi się dodatkowo strzałka - po jej kliknięciu będziemy mogli zaznaczyć za jednym razem wszystkie strony listy:
3.2 Belka górna i nagłówek listy
Tuż nad wynikami na Liście dokumentów znajduje się opcja Podsumowanie. Aby podsumowanie wartości zawartych dokumentów wyświetlało się, wystarczy kliknąć w odpowiedni przycisk:
Okienko jest ruchome – można je przestawiać wedle własnej wygody. Dane podzielone są na dwie części: po lewej widoczne jest podsumowanie dotyczące tylko zaznaczonych przez nas wcześniej plików, po prawej wszystkich znajdujących się na liście. Informacje widoczne w okienku aktualizują się na bieżąco zależnie od tego, jakie pozycje zaznaczymy na liście. Dodatkowo mamy również podział na waluty.
Niżej znajduje się nagłówek listy - możemy go zakotwiczyć, czyli sprawić, że będzie cały czas widoczny w tym samym miejscu. To bardzo ułatwia przeglądanie spisu dokumentów. Aby dokonać zakotwiczenia, należy wybrać ikonę pinezki:
Aby anulować zakotwiczenie, ponownie klikamy w ikonkę.
W nagłówku ujęte jest sortowanie w przedziale rosnąco-malejąco – po najechaniu myszką na niektóre z nazw kolumn podświetli się strzałka w górę lub w dół, którą należy kliknąć, aby posortować odpowiednio dane.
W przypadku kolumny Typ dokumenty zostaną pogrupowane według przydzielonych im typów.
3.3 Działania na dokumentach
Lista dokumentów daje spore możliwości przy zaznaczaniu poszczególnych dokumentów.
Z uwagi na wprowadzenie stronicowania od teraz przy zaznaczaniu zbiorczym możemy określić, czy chcemy zaznaczyć jedną, bieżącą stronę, czy też wszystkie strony znajdujące się w obrębie listy.
Warto wspomnieć o możliwości zaznaczania konkretnych zakresów listy.
Przykład: chcemy zaznaczyć jedynie dokumenty o liczbach porządkowych (Lp.) od 10 do 20. Klikamy w kwadratowe okienko przy dokumencie nr 10 i trzymając klawisz Shift zaznaczamy dokument nr 20. Zaznaczone zostaną wszystkie dokumenty w przedziale numeracji 10-20. Cała operacja wymagała więc dwóch kliknięć myszką, zamiast 10 kolejnych.
Niezależnie od rodzaju czynności, jakie będziemy wykonywać na zaznaczonych dokumentach, nad listą zawsze będzie się pojawiała informacja, jak wiele z nich wskazaliśmy dotychczas:
Wśród opcji związanych ze zbiorowym zaznaczeniem znajduje się też możliwość dodania zbiorczego komentarza do kilku dokumentów.
Po zaznaczeniu interesujących nas plików wystarczy kliknąć opcję Edytuj i z rozwijanej listy wybrać Dodaj komentarz. Operację zatwierdzimy w nowym okienku:
Na Liście dokumentów znajduje się także niepozorna, ale ważna kolumna Akcje. Po kliknięciu trzech kropek możemy wybrać jedną z trzech opcji:
- Pobierz plik
- Podgląd pliku
- Odznacz koszt
- Usuń dokument
Komentarze
Komentarze: 2
Lista dokumentów nie mieści się na ekranie, widzę albo nr dokumentu albo przycisk eksportuj. Poprzedni wygląd listy jest zdecydowanie przejrzystszy. Proponuję odrobinę zmniejszyć wielkość fontu i marginesów w tabeli. Obecnie zbyt dużo potrzebnych kolumn trzeba ukryć aby cała lista była widoczna bez konieczności przewijania listy w poziomie.
Super, że już jest nowa lista (dwa tygodnie przed zapowiedziami :) ), ale jednak mam parę uwag:
Co nie zmienia faktu, że nowa lista jest sporym krokiem w dobrą stronę, i mam nadzieję, że deklarowane na konferencji wsłuchiwanie się w głosy użytkowników nie pozostanie tylko hasłem reklamowym :)
Pozdrawiam
Stefan Ocetkiewicz
ONX TAX
Zaloguj się, aby dodać komentarz.