Kontrahenci niestandardowi

Funkcja kontrahenta niestandardowego to nowe rozwiązanie w systemie, które umożliwia większą kontrolę nad procesem automatycznej klasyfikacji dokumentów pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki tej funkcji faktury od wybranych kontrahentów zawsze trafią do odpowiedniego obiegu dokumentów, z pominięciem automatycznych mechanizmów (Uzupełnij z AI).

Dostępność: Funkcja kontrahenta niestandardowego jest dostępna dla użytkowników wszystkich pakietów systemu: Asystent, Specjalista oraz Ekspert.

Wskazanie typu na kontrahencie niestandardowym jest ustawieniem dla AI, przy opcji "Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI (nastawianie kontrahenta niestandardowego działa tylko i wyłącznie w przypadku pierwszej opcji AI)

Funkcja ta jest szczególnie przydatne w pakiecie Ekspert, gdzie dzięki możliwości ustawiania uprawnień do wybranych typów faktur, tylko upoważnione osoby zobaczą dane z faktur wrażliwych.

Czym jest kontrahent niestandardowy?

Kontrahent niestandardowy to kontrahent oznaczony w systemie jako wymagający szczególnego traktowania. Po jego wskazaniu wszystkie faktury kosztowe od tego dostawcy są automatycznie przypisywane do wybranego typu dokumentu, niezależnie od sugestii systemu opartych na sztucznej inteligencji.

Jak działa ta funkcja?

Pobierając dokument z KSeF system sprawdza, czy dla danego NIP jest wskazany typ domyślny.

• ✅ Jeżeli TAK - nastawia ten typ (nie szuka pasującego wśród historycznych faktur).
• ❌ Jeżeli NIE - faktura jest porównywana do historycznych i system dopasowuje najbardziej pasujący typ.

Gdy użytkownik pobiera ręcznie, wtedy nadajemy typ wskazany przez użytkownika (możliwa jest sytuacja, że od tego kontrahenta są zarówno faktury "poufne", jak i inne).

System działa według prostej zasady priorytetu:

1. Sprawdzenie NIP kontrahenta - przy pobieraniu faktury z KSeF system najpierw weryfikuje, czy NIP wystawcy znajduje się w bazie kontrahentów niestandardowych.
2. Przypisanie typu dokumentu - jeśli kontrahent jest oznaczony jako niestandardowy, faktura automatycznie otrzymuje wcześniej zdefiniowany typ dokumentu.
3. Pominięcie AI - mechanizmy sztucznej inteligencji nie są w ogóle uruchamiane dla dokumentów pochodzących od tego kontrahenta.

Konfiguracja kontrahenta niestandardowego

Prawo do nadawania i edycji tego oznaczenia mają:

• Admin Biura
• Admin Klienta biura z prawem do edycji i dodawania kontrahenta
• Użytkownik z:
  • prawem do pobierania faktur z KSeF oraz
  • prawem do edycji i dodawania kontrahenta

Warto również wiedzieć, że gdy brak uprawnień do pobierania faktur z KSeF, nie pokazujemy użytkownikom: nowych filtrów, ikony kontrahenta niestandardowego oraz informacji o kontrahencie niestandardowym.

Aby skorzystać z tej funkcji, należy wykonać następujące kroki:

Krok 1: Wejść w szczegóły (edycję) danego kontrahenta.

Krok 2: W sekcji „Dane podstawowe" zaznaczyć opcję „Kontrahent niestandardowy".

Krok 3: Wybrać domyślny typ dokumentu dla faktur kosztowych od tego kontrahenta.

Krok 4: Zapisać zmiany.

Ważne: Kontrahent musi być skonfigurowany przed pobraniem faktury z KSeF. W przypadku nowych kontrahentów zastosuje się standardowy mechanizm automatycznej klasyfikacji.

Filtrowanie

Nad listą kontrahentów istnieje możliwość filtrowania po ustawieniu Kontrahent niestandardowy: TAK/NIE.

Taki kontrahent jest traktowany identycznie na fakturach i dokumentach jak dotychczas - to oznaczenie wpływa tylko i wyłącznie na dopasowanie typu dokumentu podczas pobierania faktury z KSeF.

Kiedy warto stosować tę funkcję?

• Dokumenty wrażliwe - faktury B2B dotyczące wynagrodzeń lub informacje dotyczące najwyższego kierownictwa.
• Kluczowi dostawcy - partnerzy wymagający specjalnego obiegu akceptacji.
• Wyspecjalizowane obiegi - gdy faktury muszą trafiać do konkretnego działu lub procedury.
• Zapobieganie błędom - sytuacje, w których koszt ewentualnej pomyłki AI jest zbyt wysoki.

Podsumowanie

Funkcja kontrahenta niestandardowego to praktyczne narzędzie łączące zalety automatyzacji KSeF z możliwością ręcznego sterowania obiegiem wybranych dokumentów. Jest to szczególnie istotne w kontekście bezpieczeństwa danych i zgodności z wewnętrznymi procedurami firmy.