Zanim zaczniesz korzystać z konta SaldeoSMART pamiętaj, że to do czego masz dostęp w systemie zależy od przyjętego modelu współpracy z Twoim biurem rachunkowym. Może zdarzyć się, że np. nie będziesz miał dostępu do modułu kadry, kasa, zadania, czy też do odczytywania dokumentów. Dlatego warto ustalić z biurem do których funkcji masz mieć dostęp.
Poniższa instrukcja opisuje dostęp do modułów, bez względu na dostęp jaki został nadany przez biuro rachunkowe.
Logowanie
Aby zalogować się do systemu SaldeoSMART należy:
- Wejść na stronę https://saldeo.brainshare.pl lub zalogować się z panelu znajdującego się na stronie Biura Rachunkowego (jeśli panel został uruchomiony).
-
Wpisać swój login i hasło w odpowiednie pola formularza (login i link do ustawiania hasła zostały wysłane w e-mailu z danymi do konta dostępowego).
- Kliknąć przycisk Zaloguj się.
Jeżeli nie pamiętasz hasła, wystarczy kliknąć Nie pamiętasz hasła i postępować zgodnie z poleceniami systemu.
Po zalogowaniu każdy użytkownik ma dostęp do „Centrum pomocy” (ikona pytajnika – zawiera link do różnych Instrukcji obsługi, działu FAQ, nagrań z webinarów).
Konfiguracja
Na początku pracy z aplikacją należy sprawdzić czy wszystkie dane i ustawienia konta dostępowego są poprawne.
Jest to BARDZO WAŻNE dla poprawnego działania aplikacji, ponieważ dane z ustawień konta pojawiają się na fakturach i rachunkach wystawianych w programie.
Konfiguracja konta
W górnej części aplikacji należy kliknąć link „Konfiguracja” → „Konto”:
1. W pierwszym formularzu należy sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne.
Jeżeli wprowadzone dane są zgodne z rzeczywistością należy kliknąć Anuluj.
W innym przypadku należy poprawić błędne wpisy i kliknąć Zapisz zmiany.
W tym formularzu można także zapisać inne numery kont bankowych, należących do firmy, klikając +dodaj kolejne. Pamiętaj, że pole waluta jest obowiązkowe.
Jeżeli chcesz korzystać z automatu rozliczającego transakcje natychmiast po odczytaniu zaznacz check widoczny na zrzucie ekranu.
2. Ustawienia użytkownika
Poniżej ustawień konta znajduje się drugi formularz – dotyczy on ustawień użytkownika, który jest obecnie zalogowany do systemu. Są to dane użytkownika administracyjnego.
Pozwala on na edycję danych użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz wybór języka aplikacji: niemiecki, angielski, koreański, ukraiński. Nie można zmieniać loginu systemowego. Ponadto w formularzu możliwe jest również wybranie ustawień dotyczących powiadomień mailowych oraz wiadomości push wyświetlających się w aplikacji. Widoczne są także moduły przypisane danemu użytkownikowi.
W tej części ustawień konta, również dostępna jest informacja o uprawnieniach do modułów jakie są nadane "Dostęp do modułów". Jeżeli brakuje dostępu do jakiegoś modułu - skontaktuj się z biurem rachunkowym i ustal, ewentualny dostęp.
3. Weryfikacja dwuetapowa
Opcja jest dostępna wyłącznie dla administratora konta, który może ustawić dwuskładnikowe logowanie u wszystkich użytkowników. Po wpisaniu hasła użytkownik zostanie poproszony o podanie kodu przesłanego na adres email lub aplikację mobilną.
Uwaga! dostęp do tego formularza posiada wyłącznie użytkownik administracyjny konta.
Więcej na temat logowanie dwuetapowego przeczytasz w artykule: Logowanie dwuetapowe (dwuskładnikowe)
4. W czwartym formularzu można zmienić hasło do aplikacji
W formularzu należy wprowadzić stare hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe.
5. W kolejnym formularzu można ustawić numer PIN, który wykorzystywany jest przy wysyłaniu dokumentów mailem na dedykowany adres e-mail dla dokumentów.
Dzięki tej funkcjonalności można załączać dokumenty do SaldeoSMART bez logowania się, do systemu wykorzystując skaner z dostępem do Internetu lub bezpośrednie wysyłanie z własnej skrzynki e-mail.
W polu Ustaw nowy PIN” należy wpisać PIN składający się z minimum 4 cyfr bądź liter. PIN stanowi zabezpieczenie przed tym, aby do dokumentów nie był załączany niepożądany spam.
Dodatkowo w sekcji „Lista autoryzowanych adresów e-mail” można wskazać adresy e-mail, z których dokumenty przesłane do SaldeoSMART nie będą wymagały autoryzacji przez PIN.
Aby dowiedzieć się, jak załączyć dokument drogą mailową, przejdź do rozdziału → Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART e-mailem - jak to działa?
6. W kolejnym formularzu ustawiasz, czy chcesz otrzymywać przypomnienia o terminach do zapłaty.
Sekcja ta dotyczy przypomnień o terminie zapłaty podatków oraz składek ZUS, które wprowadza w rozliczeniu Twoje Biuro Rachunkowe.
Przypomnienia wysyłane są na Twój adres mailowy dzień przed oraz w dniu, w którym mija termin zapłaty.
Aby wyłączyć przypomnienia mailowe wystarczy kliknąć przycisk „Wyłącz”. Jest to proces odwracalny,
7. Ustawienia wersji mobilnej
W ostatnim formularzu możemy ustalić kod dostępu dla naszego konta w aplikacji mobilnej – pełni on funkcję podobną do hasła dla konta SaldeoSMART w wersji na komputery. Kod składa się wyłącznie z cyfr – trzeba podać przynajmniej 6.
Ustawienie integracji z bankami
W tej części aplikacji jest możliwość ustawienia integracji z bankiem, dzięki której transakcje z rachunku bankowego będą pobierane bezpośrednio do SaldeoSMART - bez konieczności odczytywania PDF wyciągów oraz bez konieczności każdorazowego logowania do bankowości internetowej.
Przeczytaj więcej na temat integracji w osobnej instrukcji: Automatyczna integracja SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika
Ustawienia KSeF
Z tego poziomu firma może wprowadzić token niezbędny do współpracy z KSeF
Więcej szczegółów w artykule: Instrukcja generowanie tokena KSeF
Ustawienia faktur
1. W pierwszym formularzu należy sprawdzić czy wybrany sposób numeracji faktur jest poprawny:
1.1 Wybór formatu numeracji.
Do wyboru mamy 4 typy numeracji:
- miesięczna (format: kolejny numer faktury/numer miesiąc/rok – np. 1/07/2022; każdy nowy miesiąc rozpoczyna numerację od 1,
- roczna (format: kolejny numer faktury/rok – np. 20/2022,
- roczna mieszana (format: kolejny numer faktury/numer miesiąca/rok – np. 20/07/2022); kolejny numer faktury jest nadawany w sposób ciągły w całym roku,
- indywidualna (format dowolny – np. 102/LS/345/2022);format do samodzielnego wpisywania numeru faktury w programie.
Decydując się na indywidualną numerację nie ma możliwości powrotu do innej numeracji w danym roku kalendarzowym. Ewentualna zmiana możliwa będzie od kolejnego roku.
1.2 Ustawienie początkowego numeru faktury:
W pozycji „Początkowy numer” należy wpisać numer, jaki powinien nadać program pierwszej wystawionej za pomocą aplikacji fakturze (nie dotyczy numeracji indywidualnej).
Przykład: Dotychczas w firmie Klienta wystawiono 2 faktury z numerami 1/07/2022, 2/07/2022. Firma zaczyna korzystać z SaldeoSMART. Kolejna faktura powinna mieć numer 3/07/2022, więc w polu „Początkowy numer” wpisujemy „3”. Od tego momentu aplikacja będzie numerować kolejne generowane faktury automatycznie.
Nieco niżej możemy dokonać konfiguracji serii numeracji, czyli utworzyć listę sufiksów:
UWAGA! Sufiksów nie można nadać w przypadku, gdy wybierzemy indywidualną numerację faktur.
2. W następnym formularzu można ustawić szczegóły dotyczące faktur.
Istnieje m.in. możliwość wskazania liczby milimetrów, które odpowiadać będą wysokości górnego marginesu generowanych faktur. Możliwy zakres to 10-100 mm. Nieco niżej możemy dodać własny dopisek dla faktur.
W dalszej części dokonamy wyboru między metodą kasową, VAT Marżą, fakturą dla nievatowca oraz mamy możliwość ustawienie na stałe - bez konieczności za każdym razem zaznaczania na fakturze parametr "Faktury liczone od brutto", a także ustawić szczegóły związane z płatnościami i stawki ZW (jeśli dotyczy).
Na samym końcu możemy wybrać, czy chcemy umieścić na fakturze link do szybkiej płatności.Jeśli się na to zdecydujemy, Kontrahent będzie mógł po wejściu w szczegóły faktury kliknąć łącze, które przeniesie go do systemu Autopay (wcześniej BlueMedia). Tam w szybki sposób może on zrealizować płatność - dane do przelewu zostaną automatycznie pobrane z pliku PDF, dla którego realizowana jest płatność.
3. Następnie możemy wybrać wzór faktury i logotyp firmy:
Istnieje możliwość wyboru wyglądu graficznego wydruku faktury. Można wskazać jeden z czterech szablonów. Aby zobaczyć, jak wygląda dany szablon, wystarczy kliknąć w wybraną fakturę i pojawi się podgląd. Po wyborze właściwego wzoru faktury należy kliknąć „Zapisz”.
Uwaga! Ustawienie nowego szablonu faktur nie dotyczy wydruku wystawionych wcześniej faktur (te będą drukowane w szablonie, który obowiązywał w momencie ich wystawienia).
Jeśli chcesz wydrukować wystawione wcześniej faktury w nowo ustawionym szablonie to:
1. Wchodzisz na listę faktur i przy fakturze, dla której chcesz zmienić szablon wydruku w kolumnie „Akcje” klikasz ikonę edytuj,.
2.Otwiera się formularz edycji faktury (czynność możliwa tylko wtedy, gdy dany miesiąc rozliczeniowy nie został zamknięty przez Biuro Rachunkowe) i bez wprowadzania w treści faktury zmian, klikasz na samym dole formularza przycisk „Zapisz fakturę”.
3. Pojawi się okienko „Wybierz szablon”:
4. Aby zastosować do tej faktury nowo wybrany szablon klikasz „Nie" i teraz możesz wydrukować tę fakturę w nowej szacie graficznej.
Poniżej formularza dotyczącego wzoru faktury można ustawić logotyp Firmy.
Logotyp pojawi się na wystawianych fakturach. Nie powinien on przekraczać wymiarów 240x88 pikseli i jeśli jest większy, to do takiego rozmiaru zostanie przeskalowany. Plik musi być w formacie: .jpg, .png lub .gif.
Logotyp można w każdej chwili usunąć – po jego dodaniu do systemu w formularzu pojawi się przycisk Usuń.
Uwaga! W przypadku wyboru wzoru faktury nr 1 (pierwszy rząd, pierwszy od lewej) nie ma możliwości dodania logotypu do dokumentu.
Użytkownicy
Firma ma możliwość tworzyć w obrębie swojego konta użytkowników i dawać im uprawnienia.
Aby dodać nowego użytkownika należy wejść w zakładkę → Użytkownicy.
Wyświetlona zostaje lista użytkowników danej firmy z informacją, jakie moduły są dla nich dostępne.
Użytkownik-Administrator ma włączone wszystkie moduły, on ma także możliwość dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi.
Aby dodać nowego użytkownika należy kliknąć "+Dodaj"
Wyświetlony zostanie formularz dodania nowego użytkownika, po uzupełnieniu jego danych i określeniu do jakich modułów ma dostęp należy kliknąć Dodaj – nowy użytkownik zostanie dodany i pojawi się na liście użytkowników.
W ramach tworzenia konta dla nowego użytkownika należy podać jego dane podstawowe (imię, nazwisko, login oraz adres e-mail). Można również wybrać język, w jakim będzie wyświetlała się dla użytkownika strona.
W kolejnej części należy wybrać do jakich modułów/funkcjonalności dany użytkownik ma posiadać dostęp.
Jeżeli na liście użytkowników są już dodani użytkownicy i chcemy, aby nowo dodawany użytkownik miał ten sam zestaw uprawnień, możemy skorzystać z opcji kopiowania uprawnień i wskazać z listy użytkownika od którego chcemy skopiować uprawnienia.
Zakres kopiowania uprawnień dotyczy dostępu do:
•modułów,
•grup,
•typów (w przypadku konta z obiegiem dokumentów)
•rachunków poufnych.
Nie nadajemy dostępu do teczki pracowniczej użytkownika, od którego kopiujemy uprawnienia oraz uprawnień wynikających z zastępstwa w obiegu dokumentów.
Więcej informacji na temat kopiowania uprawnień w artykule: Kopiowanie uprawnień użytkowników
Dodatkowo można jeszcze skonfigurować dostęp do rachunków bankowych oraz notyfikacji e-mail:
W ramach Listy Użytkowników administrator może również edytować dane pojedynczego użytkownika lub dokonać blokady użytkownika:
"Dodatkowo nad listą użytkowników dostępne są akcje zbiorcze oraz filtry możliwe w ramach listy użytkowników. Opcje jakie można wykonać w ramach akcji zbiorczych zależą np. czy konto korzysta z obiegu dokumentów:
Filtry przydatne są w przypadku większej liczby użytkowników i umożliwiają filtrowanie listy po zadanych kryteriach:
Oprócz filtrów można skorzystać również z wyszukiwarki:
Menu SaldeoSMART
Po lewej stronie aplikacji znajduje się Menu, w którym dostępne są następujące opcje:
- + Dodaj – w ramach tej operacji dostępna jest możliwość szybkiego dodania do aplikacji: Dokumentu, Kontrahenta, Dokumentu kasowego,Faktury VAT, Faktury zaliczkowej, Faktury proforma, Towaru, Pracownika i Dokumentu kadrowego;
- Główna - przechodzi na stronę startową aplikacji;
- Kontrahenci - pokazuje listę dodanych kontrahentów z możliwością podglądu detali oraz edycji ich danych;
- Towary- zawiera:
- Lista towarów– lista towarów oraz usług wraz z podstawowymi danymi je definiującymi (przydatnymi przy wystawianiu faktur), W ramach tej opcji, przy dodawaniu towaru, można m.in. ustalać kody towarowe (GTU).
- Jednostki miary– lista edytowalnych jednostek miary;
- Faktury (widok z podziałem na miesiące rozliczeniowe) z wyszczególnieniem:
- Lista faktur zbiorcza;– zawiera zestawienie wszystkich faktur pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej faktury, jej edycję, skorygowanie, wydrukowanie duplikowanie lub usunięcie,
- Lista faktur - zawiera zestawienie wszystkich wystawionych faktur końcowych,
- Lista zaliczek;– zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej faktury zaliczkowej, jej edycję, wydrukowanie, duplikowanie lub usunięcie, a także dodanie kolejnej faktury zaliczkowej oraz wystawienie faktury końcowej,
- Lista korekt;– zawiera zestawienie wszystkich faktur korygujących pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej korekty, jej edycję, skorygowanie, wydrukowanie duplikowanie lub usunięcie, a także dodanie kolejnej faktury korygującej,
Lista korekt do zaliczek - zawiera zestawienie korekt wystawionych do zaliczek,
- Lista proform – zawiera zestawienie wszystkich faktur proforma pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej proformy, jej edycję, wydrukowanie i usunięcie, a także dodanie kolejnej faktury lub zaliczki,
- Lista faktur cyklicznych – zawiera zestawienie wszystkich faktur cyklicznych pogrupowanych według zakresu dat kolejnych faktur, umożliwia również podgląd kolejnej faktury, edycję częstotliwości lub usunięcie, a także wystawienie konkretnych faktur,
- Uwagi do faktur – lista uwag, które można edytować lub je usunąć,
- Wyszukaj –;zaawansowana wyszukiwarka faktur. Wyszukiwać można m.in. po numerze lub opisie, kontrahencie, datach;
- Kasa –;(dokumenty kasowe) zawiera:
- Lista KP/KW;– czyli listę dokumentów kasowych typu Kasa Przyjęła / Kasa Wydała, z podziałem na miesiące i lata. Dokumenty można edytować, usuwać lub drukować,
- Raporty kasowe – czyli listę dotyczącą operacji kasowych. Z jej poziomu można ściągnąć raport na dysk, zobaczyć jego detale lub go usunąć,
- Wyszukaj – zaawansowana wyszukiwarka dokumentów kasowych;
- Dokumenty – zawiera:
- Lista dokumentów – spis dodanych dokumentów według miesiąca i roku. Można je zapisywać, edytować lub usuwać,
- Moje dokumenty – spis należących do nas dokumentów,
- Wyszukaj – przechodzi do zaawansowanej wyszukiwarki rachunków w systemie;
- Kadry – w tym:
- Lista pracowników – zawiera spis pracowników Firmy,
- Dokumenty kadrowe – zawiera listę dokumentów kadrowych dotyczących firmy oraz jej pracowników;
- Podsumowanie – w tym:
- Bieżące – wstępne zestawienie zysków/strat oraz różnicy VAT-u dla wybranego roku kalendarzowego,
- Księgowe – zestawienie rozliczeń księgowych za kolejne miesiące roku, wpisywane przez Biuro Rachunkowe.
- Wyciągi - w tym:
- Lista wyciągów;- zawiera wyciągi dodane do SaldeoSMART, które pochodzą z odczytu oraz wyciągi, które zostały utworzone po pobraniu transakcji w ramach integracji z rachunkiem bankowym;
- Lista transakcji - zawiera listę transakcji, które pochodzą z odczytu wyciągów bankowych oraz transakcje pochodzące z integracji z rachunkiem bankowych
- Salda bankowe - zwiera informacje o stanie rachunku. Aby informacja o saldzie była dostępna wymagana jest integracja z bankiem.
Główna
Na głównej stronie aplikacji znajdziesz podręczne informacje, które w szybki sposób przeniosą Cię do tej części SaldeoSMART, z której w danym momencie chcesz skorzystać.
Na tej stronie w sekcji Księgowość masz dostępne dane teleadresowe Twojego biura rachunkowego.
Jeżeli chcesz przejść do informacji o niezapłaconych fakturach lub przeterminowanych dokumentach wystarczy kliknąć np. w sekcji faktury sprzedaży niezapłacone, abyś od razu został przeniesiony do wyszukiwarki, w której zobaczysz faktury niezapłacone:
Kontrahenci
Dodanie kontrahenta przed wystawieniem faktury
Aby dodać nowego kontrahenta do rejestru aplikacji należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Kontrahenta.
W oknie aplikacji pojawi się formularz dodawania nowego kontrahenta. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe.
- Pobierz dane z GUS:
SaldeoSMART umożliwia pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS. Aby pobrać odpowiednie informacje należy wpisać NIP i kliknąć znajdujący się tuż poniżej przycisk „Pobierz dane z GUS”. Dzięki temu nie trzeba uzupełniać ręcznie wszystkich pól.
- Pobierz dane z VIES:
Dane kontrahentów zagranicznych można pobierać z systemu VIES (wyszukiwarka Unii Europejskiej), w którym są zgromadzone dane dostarczane przez krajowe bazy danych o podatnikach VAT.
Jeśli numer VAT UE istnieje (odpowiedź prawidłowa), to mamy pewność, że dana firma jest aktywnym unijnym podatnikiem. W przypadku gdy odpowiedź z VIES jest nieprawidłowa zalecany jest kontakt z danym kontrahentem i wyjaśnienie sprawy.
- Sprawdź status w VAT:
Firma odbierając fakturę od swojego kontrahenta, ma obowiązek sprawdzić, czy na dzień jej wystawienia jest on czynnym podatnikiem VAT. Przy wielu fakturach może to być dość czasochłonne zajęcie, dlatego też w SaldeoSMART jest dostępna funkcja sprawdzania statusu VAT z poziomu aplikacji.
Funkcja ta pozwala na sprawdzenie, czy wskazany kontrahent jest aktywnym podatnikiem VAT w Portalu MS bez konieczności każdorazowego przechodzenia na tę stronę.
Podsumowując sprawdzanie w VIES działa dla nipów z zakresu krajów w Unii Europejskiej, natomiast sprawdź status w VAT tylko dla NIPów polskich tzw. biała lista podatników.
W polu Opis warto wprowadzić ewentualne ustalenia jakie mamy z kontrahentem - będzie to przydatne przy wystawianiu faktur
W ustawieniach kontrahenta można wpisać domyślny termin płatności (w liczbie dni) – będzie on ustawiony wtedy automatycznie przy wyborze tego kontrahenta
Przed zapisaniem danych kontrahenta (robi się to poprzez kliknięcie przycisku „Zapisz”), należy sprawdzić ich poprawność. Na ich podstawie uzupełniane będzie pole „Nabywca” przy wystawianej fakturze.
Kontrahentów możemy również dodawać z poziomu Listy kontrahentów (Kontrahenci → + Dodaj kontrahenta). Odpowiedni przycisk znajduje się po prawej stronie ekranu:
Jeżeli system na podstawie numeru NIP wykryje duplikat na etapie dodawanie kontrahenta poinformuje komunikatem:
Dodanie kontrahenta podczas wystawiania faktury
Dodanie kontrahenta do rejestru aplikacji jest również możliwe przy wystawianiu nowej faktury.
Przy pozycji „Nabywca” znajduje się przycisk „+Dodaj”, który kieruje na formularz dodawania nowego kontrahenta.
Jeśli zaznaczymy opcję „Inny odbiorca”, to na ekranie pojawi się pole z analogicznym przyciskiem. Kliknięcie w nie również przeniesie nas do wspomnianego formularza.
Lista kontrahentów
Lista kontrahentów zawiera rejestr wszystkich dodanych przez użytkownika kontrahentów z podziałem na klienta oraz dostawcę.
Aby ją zobaczyć należy wybrać kontrahenci w menu głównym aplikacji.
Na ekranie pojawi się lista:
Lista kontrahentów posiada wyszukiwarkę, która pozwala na przeszukiwanie listy po: nazwie, numerze NIP, adresie lub e-mailu.
Z poziomu listy kontrahentów można:
- sprawdzić status wybranych kontrahentów dla podatków VAT,
- eksportować listę do pliku .csv – po kliknięciu odpowiedniego przycisku zostanie sporządzony plik w formacie .csv możliwy do otwarcia w Excelu. Jest on odzwierciedleniem listy kontrahentów przedstawionym w arkuszu. Link do pobrania pliku zostaje każdorazowo przesłany na skrzynkę mailową użytkownika,
- dodać kontrahenta – po wprowadzeniu odpowiednich danych do formularza można zapisać nowego kontrahenta w systemie,
- edytować detale kontrahenta – po kliknięciu na nazwę skróconą na ekranie pojawi się nowe okno w którym możemy sprawdzić i zmienić wedle potrzeby dane podstawowe, kontaktowe kontrahenta jak i również określić warunki płatności oraz rachunki bankowe.
Z tego poziomu również można zweryfikować typ kontrahenta:
K – Klient – kontrahent, któremu wystawia się faktury lub rachunki,
D – Dostawca – kontrahent, od którego otrzymuje się faktury kosztowe.
Aby mieć możliwości wystawienia faktury lub rachunku dla kontrahenta musi on być oznaczony jako typ - klient.
- dodać dodatkowe konta e-mail kontrahentów – na podane adresy wysyłane będą wiadomości dotyczące płatności, faktur, dokumentów,
- usunąć kontrahenta – po kliknięciu w ikonę trzech kropek rozwinie się lista, po kliknięciu w ikonkę kosza na ekranie pojawi się okienko, w którym należy potwierdzić decyzję. Usunięcie kontrahenta jest możliwe jeśli nie jest on powiązany z żadnym dokumentem
Kontrahenta nie usuniesz, jeżeli w systemie posiada powiązanie:
Towary
Dodawanie towaru
Aby dodać nowy towar/usługę do aplikacji należy wybrać z menu głównego +Dodaj → Towar.
Baza towarów jest wykorzystywana w programie podczas wystawiania faktur. Dzięki temu przy sporządzaniu dokumentu sprzedaży wystarczy wybrać właściwy towar z listy. Istnieje jednak możliwość dodania towaru również z poziomu wystawianej faktury bądź rachunku.
Lista towarów
Aby zobaczyć listę towarów dotychczas zapisanych w aplikacji należy kliknąć Towary w menu głównym aplikacji.
Lista zawiera informacje o nadanym przez nas dla towaru kodzie, nazwie towaru/usługi, jednostce, klasyfikacji PKWiU, cenie jednostkowej, stawce VAT, grupie towarowej, przeznaczeniu i możliwych do wykonania akcjach.
Lista towarów posiada wyszukiwarkę (1), która pozwala na przeszukiwanie listy po: nazwie towaru, numerze PKWIU i cenie jednostkowej.
Z poziomu listy towarów można:
- zobaczyć kod dostawców (2) – jeśli informacja ta została podana w detalach towaru,
- edytować towar (3) – zmienić dowolne dane, np. jeśli cena towaru się zmieniła,
- usunąć towar (4) – jeśli np. towar został wycofany z naszej oferty.
Faktury
Lista faktur zbiorcza
Dodawanie nowej faktury: VAT lub dla nievatowców
SaldeoSMART umożliwia wystawianie faktur VAT oraz dla nievatowców – bez kolumny z VAT. Można również wystawiać faktury liczone od brutto oznaczając odpowiedni check w nagłówku faktury.
Wystawianie faktury od kwoty brutto
Faktury można wystawić na dwa sposoby: dodając pojedynczą fakturę do systemu, lub importując faktury zbiorczo z pliku Excel.
Dodawanie pojedynczej faktury
Aby wystawić nową fakturę sprzedażową należy wybrać w menu głównym po lewej stronie: +Dodaj → Fakturę VAT
W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą fakturę, aby później łatwiej było ją wyszukać (np. „Faktura dla firmy Meblomix na dostawę sprzętu komputerowego – komputer + 2 pendrive’y”).
W sekcji tej można wybrać kody grupy towarowej (GTU) dotyczące faktury. Jeśli masz wątpliwości, jaki kod wskazać, to po kliknięciu w ikonę pytajnika pojawi się dokument zawierający szczegółowe objaśnienia.
2. Nagłówek faktury
W sekcji dotyczącej nagłówka faktury można:
- wybrać, czy dana faktura jest wystawiana dla nievatowca, czy faktura ma być liczona od brutto, czy dotyczy jej metoda kasowa, VAT Marża lub mechanizm podzielonej płatności,
- wskazać odpowiednią datę wystawienia oraz datę dostawy/wykonania usługi. W tym drugim przypadku możemy również wybrać przedział dat,
- numer faktury nadawany jest automatycznie, zgodnie z zadaną formą numeracji jedynie przy numeracji indywidualnej podpowiadany jest poprzedni, na podstawie którego możemy ręcznie uzupełnić kolejny numer faktury;
- wybrać nabywcę z listy;
- jeżeli Twoja lista nabywców będzie pusta, w takim przypadku kliknij przycisk „+Dodaj” i wprowadzić dane nabywcy (kontrahenta);
- każdy dodany nabywca będzie zapisywany w rejestrze kontrahentów i przy kolejnej fakturze będzie już dostępny na liście wyboru nabywcy;
- nabywcę można wyszukać na liście – wystarczy, że zaczniesz wpisywać początkowe litery nazwy kontrahenta, a uzyskasz spis podpowiedzi;
- jeżeli faktura ma mieć innego odbiorcę niż nabywca zaznacz check przy Inny odbiorca i wybierz odbiorcę z listy lub wprowadź dane analogicznie jak dla nabywcy;
- wybrać walutę, w której chcesz wystawić fakturę → Faktury w obcej walucie.
3. Pozycje faktury
Aby dodać towar/usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelki w sekcji „Pozycje faktury”.
Na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na fakturze powoduje dodanie go do listy towarów. Dzięki temu przy kolejnym wystawianiu faktury pozycje towarów/usług będą podpowiadane.
- po wypełnieniu pól należy kliknąć „Dodaj do faktury”
- dodana pozycja pojawi się u góry, w tabelce zbiorczej
- w każdym momencie można edytować lub usunąć pozycję faktury, klikając jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej.
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określane są formy i termin płatności za fakturę.
- suma zostanie wyliczona automatycznie,
- formę płatności możemy wybrać spośród opcji: gotówka, karta kredytowa, przelew, kompensata, przedpłata, płatność za pobraniem,
- konto bankowe, które ma się pojawić na fakturze, można wybrać spośród numerów kont zdefiniowanych w ustawieniach konta.
Poniżej możemy zaznaczyć jeszcze, czy faktura powtarza się cyklicznie. Możemy wybrać, co ile należy powtórzyć daną fakturę. Jej wystawienie będzie wymagać akceptacji na Liście walut cyklicznych.
4. Dodatkowe informacje i uwagi
W dwóch ostatnich sekcjach możesz wskazać dodatkowe informacje dotyczące transakcji (jeśli to konieczne) lub dodać własne uwagi, a także wskazać, kto wystawił daną fakturę.
Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij e-mail” w prawym dolnym rogu strony.
Dodaj fakturę → zapisuje fakturę.
Dodaj i wyślij email → zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu kontrahentowi maila z wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać kontrahentowi fakturę mailem, musi on mieć uzupełniony adres e-mail w danych kontrahenta).
Również jest możliwość dodać fakturę i jednocześnie przesłać ją do Krajowego Systemu e -faktur, w tym celu należy skorzystać z przycisku "Dodaj i wyślij do KSeF". Jeżeli chcecie Państwo zdobyć więcej informacji na temat funkcjonalności KSeF w Saldeo zapraszamy do zapoznania się z webinarium: [FILM] Centrum dowodzenia KSeF
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj fakturę” formularz nie zniknął, to znaczy, że któreś z pól zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę faktur. Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij „Pokaż”. Twoja faktura pojawi się na końcu listy (jest ona sortowana według numeru faktur).
Importowanie faktur zbiorczo
Faktury można również dodać do systemu poprzez ich zbiorczy import z pliku Excel.
By wykonać tę operację należy przejść do listy faktur, listy faktur zbiorczych itd. Tu klikamy w znajdującą się po prawej stronie opcję „Importuj"
Na ekranie pojawi się nowa strona:
Należy pobrać przygotowany wzór i postępować według instrukcji zawartych na stronie. Gdy plik będzie już gotowy, należy kliknąć „Wybierz plik” i wybrać go z dysku. Jeśli wszystkie dane zostaną wpisane poprawnie, będziemy mogli wprowadzić faktury do systemu - pojawią się one na Liście faktur.
Faktury w obcej walucie
SaldeoSMART pozwala na wystawianie faktur w różnych walutach.
By wystawić fakturę w walucie innej niż PLN, w nagłówku faktury należy wybrać odpowiednią opcję (do wyboru, prócz PLN, także m.in. USD, EUR, GBP itp.).
Następnie fakturę wystawiamy zgodnie z instrukcją → Dodawanie nowej faktury.
Na wydruku faktury pojawią się informacje:
- kwoty w obcej walucie (netto, VAT, brutto, wartości w podsumowaniu faktury) zostaną przeliczone na PLN zgodnie z właściwym kursem NBP (kurs NBP jest pobierany automatycznie z poprzedniego dnia roboczego),
- obok podsumowania faktury pojawi się informacja o kursie, na podstawie którego faktura została przeliczona: numer tabeli NBP, kurs waluty i data, w której został opublikowany.
W przypadku, gdy wybierzemy obcą walutę, w sekcji dotyczącej zapłaty pojawi się informacja o kursie, według którego została ona automatycznie przeliczona. Korzystając z ikonki kalendarza można zmienić datę, według której system ma pobrać informacje o kursie:
Po kliknięciu w stosowny przycisk należy działać zgodnie z instrukcją podaną w nowym okienku.
Uwaga! Funkcjonalność ta działa w przypadku faktur proforma, zaliczek i faktur końcowych.
Faktury VAT Marża
Aby wystawić fakturę VAT Marża należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury, zgodnie z instrukcją.
W nagłówku faktury znajduje się opcja do zaznaczenia → „VAT Marża”
Pojawią się do wybory cztery przypadki wystawiania faktur VAT Marża:
- procedura marży – towary używane,
- procedura marży – dzieła sztuki,
- procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki,
- procedura marży dla biur podróży.
Wybór faktury VAT Marża powoduje, że pozycja faktury ma tylko wartość brutto towaru.
Na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja o tym, że jest to faktura VAT Marża wg wybranej podczas wystawiania opcji.
Faktury – Metoda kasowa
Aby wystawić fakturę VAT w metodzie kasowej należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury, zgodnie z instrukcją.
W nagłówku faktury pojawią się opcje do zaznaczenia → „Metoda kasowa”.
Po zaznaczeniu metody kasowej odpowiedni dopisek znajdzie się na wydruku faktury, pod jej numerem.
Faktury cykliczne
Aplikacja SaldeoSMART umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o ustalony wcześniej szablon.
Wystawianie faktur cyklicznych:
Konfiguracja listy faktur cyklicznych odbywa się na poziomie wystawiania faktury VAT.
Pod sekcją Zapłata znajduje się część „Faktura cykliczna”.
Aby utworzyć szablon faktury cyklicznej należy:
- wybrać „Tak” przy pytaniu, czy faktura pojawia się cyklicznie,
- wskazać, jak często dana faktura ma być powtarzana,
- przed terminem wystawienia na adres mailowy przyjdzie przypomnienie o fakturze cyklicznej do akceptacji,
- po zapisaniu faktury pojawi się komunikat, że faktura została dodana i szablon faktury został utworzony.
Lista szablonów faktur cyklicznych jest dostępna w menu głównym: Faktury → Lista faktur cyklicznych.
Operacje na liście faktur cyklicznych:
Nad listą szablonów faktur cyklicznych są dostępne filtry (1) – wyświetloną listę można ograniczać wg opisu, nabywcy lub dat wystawienia kolejnej faktury.
Z poziomu tego widoku dostępne są także polecenia:
- wystaw zaznaczone (2) – powoduje wystawienie tych faktur cyklicznych, które wcześniej zostały na liście zaznaczone,
- pokaż detale kontrahenta (3) – daje dostęp do szczegółowych informacji dotyczących kontrahenta,
- wyszukaj dodane z tego szablonu (4) – opcja uaktywnia się po wystawieniu danej faktury. Po kliknięciu przenosi do wyszukiwarki dokumentów sprzedaży i pokazuje wszystkie faktury, które zostały na podstawie tego szablonu wystawione,
- wystaw (5) – wystawienie pojedynczej faktury cyklicznej. Po kliknięciu można wybrać jedną z trzech opcji: wystawienia bez weryfikacji, wystawienia i wysłania bez weryfikacji lub zweryfikowania faktury przed właściwym wystawieniem,
-
pokaż podgląd kolejnej faktury (6) – przenosi do podglądu szablonu danej faktury
,
- edytuj częstotliwość (7) – daje możliwość zmiany terminu powtarzania faktury (co 7 dni, miesiąc, kwartał, pół roku, rok, nieregularnie)
,
- usuń fakturę cykliczną (8) – operację tę trzeba potwierdzić przez kliknięcie przycisku „Usuń”.
Faktury podobne
- Aplikacja SaldeoSMART umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o wystawione wcześniej faktury (Faktury → Faktury podobne).
- Faktury podobne wystawia się z poziomy listy faktur VAT.
- Na liście faktur należy zaznaczyć faktury, dla których chcemy wystawić analogiczne dokumenty i kliknąć dostępny na dole listy przycisk „Wystaw podobne”:
Pojawi się okno, w którym masz do wyboru następujące opcje:
-
- "Zweryfikuj" – przechodzi do weryfikacji poszczególnych faktur.
Przy weryfikacji, w podglądzie edycji faktury, na końcu formularza będą dostępne opcje:
- „Pomiń” – pomija tę fakturę i przechodzi do następnej,
- „Dodaj fakturę” – wystawia tę fakturę i przechodzi od kolejnej,
- „Dodaj i wyślij e-mail” – wystawia tę fakturę, wysyła ją Kontrahentowi mailem i przechodzi do następnej.
- "Dodaj i wyślij do KSeF"
Po zakończeniu wystawiania faktur podobnych wyświetlona jest wyszukiwarka dokumentów sprzedaży z listą wystawionych faktur podobnych.
Lista faktur
Aby zobaczyć Listę Faktur możesz wybrać w menu głównym Faktury → Lista faktur.
Lista faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur sprzedażowych, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji.
W górnej części listy faktur możliwy jest wybór okresu, z którego klient chce zobaczyć faktury.
Przycisk podsumowania znajduje się w lewym górnym rogu podstrony. Tabelka z podsumowaniem prezentuje zarówno wartość zaznaczonych faktur oraz wszystkich faktur.
Podsumowanie jest elementem mobilnym, dzięki czemu przesuwać je można po całej liście.
Po lewej stronie, nad tabelą znajdują się filtry, które zliczają się automatycznie.
Ważne! Faktury proformy są domyślnie odznaczone w zakładce „Filtry”.
Opcjonalnie można także zaznaczyć, czy dla wyszukiwanych faktur było wysłane wezwanie do zapłaty oraz czy zostały one wcześniej przekazane do faktoringu.
Po ustawieniu wymagań i kliknięciu „Filtruj” zostaje wyświetlona lista faktur spełniających określone przez nas kategorie.
Zaznaczając wybrane faktury, uaktywnią się operacje zbiorcze na fakturach:
- „Pobierz” umożliwia ściągnięcie wybranych faktur w formie pliku Excel, PDF, ZIP lub JPK_FA
- „Zmiany zbiorcze” pozwalają na: oznaczenie jako zapłacone, wysłanie dokumentów kontrahentowi, wysłanie przypomnienia o płatności, wysłanie wezwania do zapłaty, oznaczenie MPP, odznaczenie MPP, oznaczenie kodu GTU
- „Wystaw podobne” daje możliwość wystawienia faktur o podobnych właściwościach co zaznaczone
- "Wyślij do KSeF"
Nad listą faktur po prawej stronie dostępne są dodatkowe opcje:
- „Importuj” - mechanizm importu pozwala na szybkie dodanie wielu faktur naraz. Umożliwia wyłącznie wystawianie faktur. Nie dotyczy proform, zaliczek oraz korekt.
- „+Dodaj” - po najechaniu na nią myszką można wybrać, jaki rodzaj faktury wystawić: Faktura VAT, zaliczkową czy proformę.
Z poziomu listy faktur można dokonywać operacji na fakturach tj.:
- zobaczyć detale faktury – po kliknięciu w numer faktury przejdziesz do szczegółów danej faktury
- sprawdzić opis faktury – najechanie na ikonkę „dymka” pozwala na podejrzenie opisu dodanego do faktury,
- podejrzeć dane kontrahenta – kliknięcie w nazwę skróconą w kolumnie „Nabywca” otwiera detale kontrahenta,
- zapłacić za fakturę – po kliknięciu w "Zapłać" wyskoczy okienko, w którym będziemy mogli wpisać kwotę zapłaty (domyślnie będzie to całość kwoty, można jednak wpłacić też jej część). oraz wybrać termin wpłaty. Przy potwierdzeniu zapłaty można również wysłać podziękowanie. Jeśli operacja się powiedzie, w kolumnie pojawi się ikona zielonego „ptaszka”,
- wystawić korektę lub duplikat do faktury – klikając w ikonę plusa w kolumnie "Wystaw"
- wysłać dokument do kontrahenta drogą mailową - klikając na ikonę koperty
- wysłać przypomnienie o zapłacie - klikając na ikonę dzwoneczka
- wysłać wezwanie do zapłaty - klikając na ikonę z wykrzyknikiem
- wydrukować daną fakturę - klikając na ikonę pobierania w kolumnie akcje
- edytować fakturą – po kliknięciu na ekranie pojawią się szczegółowe informacje nt. faktury. Z tego miejsca możemy m.in. dodać kolejne pozycje do faktury,
- usunąć fakturę – klikając ikonę kosza, przed wykonaniem operacji system poprosi nas jeszcze o jej potwierdzenie,
- wygenerować KSeF XML klikając na wielokropek
- w kolumnie KSeF będzie możliwość wysłania pojedynczej faktury do KSeF, lub weryfikacji statusu faktury już wysłanej do KSeF
SaldeoSMART umożliwia wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur i zapamiętuje datę wysłania wiadomości (data jest wyświetlana po najechaniu na symbol koperty).
Rodzaje maili wysyłanych przez SaldeoSMART:
- wysłanie wystawionej faktury do kontrahenta mailem jako link do pobrania faktury:
- wysłanie kontrahentowi maila z przypomnieniem o płatności za fakturę (np. gdy zbliża się termin płatności)
- wezwanie kontrahenta do zapłaty (np. gdy termin płatności faktury minął),
- mail z podziękowaniem za zapłacenie faktury – aby wysłać tego maila, na liście faktur należy kliknąć przy danej fakturze przycisk „Zapłata”. Pojawię się okienko:
Wydruk faktury w języku angielskim lub niemieckim
SaldeoSMART umożliwia drukowanie faktur w języku angielskim oraz niemieckim.
Aby otrzymać angielską/niemiecką wersję faktury należy:
wystawić standardową fakturę VAT,
z listy faktur wejść w podgląd szczegółów faktury, klikając jej numer,
poniżej podsumowania faktury jest dostępny przycisk „Drukuj” na którym, prócz standardowego wydruku w j. polskim, można też wybrać wersję po angielsku (EN) lub niemiecku (DE). Kliknięcie sprawi, że system stworzy plik PDF w wybranym języku, gotowy do wydruku.
Usuwanie faktury
Usuwanie faktury jest możliwe dopóki biuro nie zamknie danego miesiąca oraz Jednak operacja ta różnie wpływa na numerację kolejnej dodawanej faktury. Usunięcie faktury jest operacją nieodwracalną.
Faktury usunięte widzi jedynie biuro rachunkowe na liście faktur usuniętych.
Mechanizm numeracji przy usuwaniu faktury przedstawia poniższy przykład.
Przykład:
Wystawiono 3 faktury we wrześniu 2020 (numeracja miesięczna). Stworzono faktury o numerach: 1/09/2020, 2/09/2020, 3/09/2020.
Sytuacja 1:
Użytkownik usunął fakturę numer 2/09/2020. Ze względu na to, że istnieje faktura o numerze 3/09/2020, kolejna faktura uzyska numer 4/09/2020.
Sytuacja 2:
Użytkownik usunął fakturę numer 3/09/2020. Jest to ostatnia faktura w danym miesiącu, więc nowa faktura może „przejąć ten numer”. Oznacza to, że uzyska ona numer 3/09/2020.
Faktury korygujące
Dla dodanych do systemu SaldeoSMART faktur można wystawić faktury korygujące. Korekcie podlegają informacje zawarte w pozycjach faktury – nazwa towaru/usługi, PKWiU, ilość, jednostka, ew. rabat, stawka VAT oraz cena. Skorygować można też dane dotyczące zapłaty (np. forma płatności). Korekcie nie podlegają takie informacje, jak dane kontrahenta czy daty (dostawy, wystawienia - dla pierwotnego dokumentu). Korekcie nie podlega również kurs waluty.
Aby wystawić fakturę korygującą do istniejącej w systemie faktury należy na liście faktur odszukać fakturę, która ma zostać skorygowana i w kolumnie Wystaw wybrać ikonę plusa a następnie korekta:
W oknie przeglądarki pojawi się formularz do wystawiania korekty.
1. Opis korekty
Sekcja z opisem korekty służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą korektę, aby później łatwiej było ją wyszukać (np. „Korekta wystawiona z powodu pomyłki w cenniku dla firmy ABC”.).
W tej sekcji możesz także dodać nowe kody GTU, jeśli któryś został wcześniej pominięty przy wystawianiu oryginalnej faktury.
2. Nagłówek faktury korygującej
wybierz odpowiednią datę wystawienia korekty,
checkbox Faktura liczona od brutto, jeżeli na fakturze pierwotnej była wybrana ta opcje to na korekcie nie ma możliwości zmiany sposobu.
numer korekty nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą numeracji,
numer ostatniej korekty – prezentowany dla celów informacyjnych przy wystawianiu nowej faktury,
nabywca jest uzupełniany automatycznie, na bazie danych z pierwotnej faktury.
3. Pozycje faktury – było
Pierwsza tabela o nazwie „Pozycje – było” zawiera zestawienie towarów, które znalazły się na korygowanej fakturze. Tabela ta jest pomocna do kontroli dokonywanych w dalszej części zmian.
4. Pozycje faktury – powinno być
Druga tabela o nazwie „Pozycje – powinno być” służy do dokonywania zmian, jakie mają być uwzględnione na fakturze korygującej. W ramach wystawianej korekty można:
zmieniać dane o pozycjach na fakturze (nazwy towarów, PKWiU, ilości, ceny, stawki VAT),
dodawać nowe pozycje do faktury korygującej.
Aby zmienić dane o towarze znajdującej się na fakturze należy kliknąć przy zmienianej pozycji ikonę edycji znajdującą się w ostatniej kolumnie wiersza. Na ekranie pojawi się okienko z formularzem, umożliwiające zmianę danych.
4.2. Aby dodać nowy towar/usługę do wystawianej korekty należy wypełnić pola tabeli.
na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na fakturze lub korekcie powoduje dodanie go do rejestru aplikacji. Dzięki temu przy kolejnym wystawianiu korekty pozycje towarów/usług będą podpowiadane,
wypełnioną tabelkę należy zaakceptować klikając „Dodaj do korekty”,
dodana pozycja pojawi się w tabeli zbiorczej powyżej.
4.3. Aby usunąć towar z korekty, należy kliknąć przy usuwanej pozycji ikonę czerwonego kosza
Po jej kliknięciu na ekranie pojawi się „okno bezpieczeństwa”, gdzie należy potwierdzić, że towar powinien zostać usunięty z listy.
Usunąć można jedynie towary/usługi dodane już w ramach korekty. Towar dodany na pierwotnej fakturze można jedynie edytować.
5. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za korektę.
Kwota do zwrotu zostanie wyliczona automatycznie – jest to kwota o jaką zmniejszyła/zwiększyła się kwota za fakturę po dokonaniu korekty,
Suma po korekcie zostanie wyliczona automatycznie – jest to sumaryczna kwota za fakturę po uwzględnieniu dokonanych korekt,
Forma płatności – do wyboru gotówka, karta kredytowa, przelew, kompensata, przedpłata, płatność za pobraniem,
Konto bankowe – możliwe jest wpisanie numeru ręcznie, lub wybranie go z listy,
Bank i BIC (SWIFT) – konto bankowe należy wybrać spośród numerów kont zdefiniowanych z poziomu zakładki Ustawienia konta. Natomiast nazwę banku oraz jego kod BIC (SWIFT) można wpisać/zmienić ręcznie.
Zwrócono – wpisz kwotę zwróconą/zapłaconą zgodnie z wystawioną korektą,
Kwota pozostała do zwrotu/zapłaty wyliczy się automatycznie,
Termin płatności należy wpisać ręcznie, wybrać z kalendarza, zaznaczyć według umowy lub wybrać okres z podanych propozycji.
6. Dodatkowe informacje i uwagi
Jeśli to konieczne, możesz przy wystawieniu korekty zaznaczyć dodatkowe informacje na jej temat.
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej korekcie wpisz je we wskazane pole. W ramach uwag możesz podać przyczynę korekty oraz inne informacje.
7. Aby zapisać utworzoną korektę, kliknij „Wystaw korektę” w prawym dolnym rogu strony. Możesz też dodatkowo wysłać do kontrahenta mail z informacją o wystawieniu korekty - będzie to wykonalne tylko wtedy, jeśli kontrahent ma w systemie przypisany adres mailowy.
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Wystaw korektę” formatka nie zniknęła, to znaczy, że jakieś pole zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się na stronie odpowiednia informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
8. Zapisanie korekty i przejście na listę korekt:
Po zapisaniu korekty zostaniesz automatycznie przekierowany na listę faktur korygujących.
Lista korekt
Lista Korekt zawiera zestawienie wszystkich korekt, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji.
Z poziomu Listy Korekt możliwe są te same akcje co z poziomu listy faktur.
Faktury zaliczkowe
Wystawienie nowej faktury zaliczkowej
Aby wystawić nową fakturę zaliczkową należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Fakturę zaliczkową.
W oknie pojawi się formularz do wystawiania faktury zaliczkowej.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie, analogicznie jak w fakturach sprzedażowych.
W tym miejscu możesz także dodać jeden lub kilka kodów GTU.
2. Nagłówek faktury:
wskaż, czy zaliczki dotyczą pola: faktura dla nievatowca, VAT Marża lub mechanizm podzielonej płatności czy faktura liczona od brutto,
wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury,
wybierz odpowiednią datę otrzymania zaliczki (nie wcześniejszą niż data wystawienia),
numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą numeracji,
wybierz nabywcę z listy lub dodaj nowego nabywcę ręcznie,
zaznacz (jeśli to konieczne) opcję wyboru innego odbiorcy, a następnie wpisz go ręcznie lub wybierz z listy,
wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę (do wyboru m.in. PLN, USD, EURO, GBP itp.).
3. Pozycje faktury
aby dodać towar/usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę (postępując zgodnie z zaleceniami w instrukcji, dotyczącymi wystawiania faktur sprzedażowych). UWAGA! Należy pamiętać, aby przy poszczególnych pozycjach na zamówieniu wpisywać ich całkowitą wartość. System zapamiętuje dodawane po raz pierwszy pozycje –;przy kolejnych próbach będzie można wybrać je z rozwijanej listy,
wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając „Dodaj do faktury”,
dodana pozycja pojawi się u góry (tabelka zbiorcza z pozycjami na fakturze),
w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej.
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za fakturę:
suma zostanie wyliczona automatycznie,
forma płatności – do wyboru gotówka, karta kredytowa, przelew, kompensata, przedpłata, płatność za pobraniem,
konto bankowe – do wybrania z listy,
bank i BIC (SWIFT) – te pola należy wypełnić ręcznie,
kwota zaliczki również powinna zostać wpisana ręcznie,
„Pozostało do zapłaty” wyliczy się automatycznie.
4. Dodatkowe informacje i uwagi
Jeśli to konieczne, możesz przy wystawieniu zaliczki zaznaczyć dodatkowe informacje na jej temat.
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej zaliczce, wpisz je we wskazane pole. Możesz także uzupełnić pole „Wystawca dokumentu”, aby kontrahenci wiedzieli, która osoba wystawiła im daną fakturę.
6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij e-mail” w prawym dolnym rogu strony.
Dodaj fakturę → zapisuje fakturę.
Dodaj i wyślij email → zapisuje fakturę i automatycznie wysyła kontrahentowi maila z wystawioną fakturą w załączniku UWAGA! Aby móc wysłać kontrahentowi fakturę mailem, musi on mieć uzupełniony adres e-mail w danych kontrahenta.
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj fakturę” formatka nie zniknęła, to znaczy, że któreś z pól zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur zaliczkowych
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na listę faktur zaliczkowych.
Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij „Pokaż”.
Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur).
Lista faktur zaliczkowych
Aby zobaczyć Listę Faktur Zaliczkowych możesz wybrać w menu głównym Faktury → Lista zaliczek.
Lista ta zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych, jakie zostały wystawione przy użyciu SaldeoSMART.
Na liście faktur zaliczkowych można wykonywać te same akcje co na liście faktur.
Jedynie w kolumnie wystaw pod ikoną plusa dostępnych jest więcej opcji:
Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej
1. Aby dodać kolejną zaliczkę wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej pozycji, w kolumnie „Wystaw” kliknij ikonę plusa, a następnie z listy wybierz Zaliczka.
2. W części zapłata wpisz kwotę kolejnej zaliczki.
Przykład:
„Suma” to kwota, która pozostała jeszcze do zapłaty. Po wpisaniu nowej kwoty zaliczki (w tym przypadku: 1 000, 00 zł) na samym dole formularza automatycznie zaktualizuje się suma pozostała do zapłaty już po dodaniu kolejnej zaliczki.
3. Następnie zatwierdź wystawienie faktury klikając „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij e-mail”. Kolejna zaliczka do zamówienia jest wystawiona.
Dodanie faktury końcowej
1. Aby dodać fakturę końcową, wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej pozycji, w kolumnie „Wystaw” kliknij ikonę plusa i wybierz „Fakturę końcowa”.
2. W formularzu faktury końcowej znajdziesz rozliczenie wszystkich wcześniejszych zaliczek: nr faktury zaliczkowej, datę wystawienia oraz kwoty (wartość netto, brutto, stawka VAT), na które opiewała zaliczka.
3. W części dotyczącej zapłaty:
Od sumy, na którą wystawiono pierwszą fakturę zaliczkową odliczane są wszystkie wpłacone zaliczki. Faktura końcowa będzie więc zawsze wystawiona na kwotę, która pozostała jeszcze do zapłaty.
Korekty do zaliczki
Korekty do zaliczek mogą być wystawiane, gdy jest tylko jedna zaliczka oraz w przypadku, gdy jest ich więcej i tworzą one tzw. łańcuszek faktur zaliczkowych.
Korekcie może podlegać wszystko, np.: kwota, pozycje towarowe, kwota podatku (VAT), uwagi itd. Zależy to od tego, kiedy została wystawiona zaliczka (czy jest ona najnowsza) i czy jest ich więcej niż jedna.
O korektach do zaliczek przeczytasz w osobnych artykułach:
Jak działa wystawianie korekt do zaliczek?
Faktury proforma
Dodanie nowej faktury proforma
Aby wystawić nową fakturę proformę należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Fakturę proforma w menu głównym po prawej stronie:
W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie, analogicznie jak w fakturach sprzedażowych.
W tym miejscu możesz także dodać jeden lub kilka kodów GTU.
2. Nagłówek faktury:
wskaż, czy zaliczki dotyczą pola: faktura dla nievatowca , faktura liczona od brutto lub mechanizm podzielonej płatności,
wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury,
zapisz numer faktury – poniżej znajdziesz podpowiedź nt. numeru ostatniej faktury,
wybierz nabywcę z listy lub dodaj nowego nabywcę ręcznie,
zaznacz (jeśli to konieczne) opcję wyboru innego odbiorcy, a następnie wpisz go ręcznie lub wybierz z listy, możesz też dodać jego opis,
wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę (do wyboru m.in. PLN, USD, EURO, GBP itp.).
3. Pozycje faktury
aby dodać towar/usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę, a następnie zaakceptować klikając „Dodaj do faktury”. System zapamiętuje dodawane po raz pierwszy pozycje – przy kolejnych próbach będzie można wybrać je z rozwijanej listy,
dodana pozycja pojawi się powyżej na liście pozycji faktury,
w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej,
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za fakturę.
„Suma” zostanie wyliczona automatycznie,
wybierz formę płatności (do wyboru jest przelew, gotówka, karta kredytowa, kompensata, przedpłata, płatność za pobraniem),
termin płatności uzupełniany jest automatycznie. Jeśli chcemy jednak wskazać inny, to możemy wpisać go ręcznie, wybrać datę z kalendarza (ikona po prawej stronie pola), zaznaczyć opcję „wg umowy” lub wybrać jeden z podpowiadanych terminów (Dzisiaj oraz w ciągu 7, 14, 21, 30, 45, 60, 90 dni).
4. Dodatkowe informacje i uwagi
W dwóch ostatnich sekcjach możesz wskazać dodatkowe informacje dotyczące transakcji (jeśli to konieczne) lub dodać własne uwagi, a także wskazać, kto wystawił daną fakturę.
Aby zapisać utworzoną fakturę, kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij e-mail” w prawym dolnym rogu strony.
Dodaj fakturę → zapisuje fakturę.
Dodaj i wyślij e-mail → zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu Kontrahentowi maila z wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać Kontrahentowi fakturę mailem, musi on mieć uzupełniony adres e-mail w danych kontrahenta).
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj fakturę” formularz nie zniknął, to znaczy, że któreś z pól zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
5. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na listę faktur. Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij „Pokaż”. Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur).
Lista faktur proforma
Aby zobaczyć Listę faktur proforma możesz wybrać w menu głównym Faktury → Lista proform.
Lista faktur proforma zawiera zestawienie wszystkich faktur proforma, jakie zostały wystawione przy użyciu aplikacji.
Na liście proform można wykonywać te same akcje co na liście faktur.
Wyszukiwarka faktur
Zaawansowana wyszukiwarka dostępna jest po wyborze w menu głównym: Faktury → Wyszukaj.
Dokumenty sprzedaży można szukać dowolnie zadając parametry i klikając „Pokaż”. Wyświetlona zostaje wtedy lista tych dokumentów sprzedażowych, które spełniają wybrane parametry.
Faktury można wyszukiwać po:
numerze lub opisie wystawionej faktury,
kontrahencie – nazwie kontrahenta,
zapłacie – wszystkie/zapłacone/niezapłacone/przeterminowane/częściowo zapłacone,
dodano do – przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane,
dacie wystawienia – data wystawienia faktury,
dacie dostawy/sprzedaży – data dostawy/sprzedaży towaru/usługi na fakturze,
terminie płatności – czyli przedziale czasu dla terminu płatności,
typie – tylko dla faktur – czyli jakiego rodzaju faktury szukamy,
kwocie brutto – przedziale kwot na wystawionym dokumencie,
sufiksie – faktury wszystkie lub nieposiadające sufiksu.
Dodawanie dokumentów
Aby dodać nowy dokument należy wybrać + Dodaj → Dokument w Menu po lewej stronie.
Z poziomu aplikacji dokumenty można dodawać zbiorczo lub pojedynczo.
Formularz dodawania dokumentu:
Najpierw wybierz miesiąc i rok, do których mają zostać dodane dokumenty, a także określ typ dokumentu (dokument sprzedaży, dokument wewnętrzny, faktura kosztowa lub towar/materiał).
Rozpocznij dodawanie plików do kolejki (1). Gdy wybierzesz już wszystkie, kliknij przycisk „Wyślij” (2). Pamiętaj, że przed wysłaniem zawsze możesz usunąć każdy z załadowanych plików klikając „Usuń z kolejki” (3) po prawej stronie ekranu.
Pamiętaj, że zaznaczając kolejne dokumenty z wciśniętym klawiszem Ctrl możesz dodać wiele dokumentów jednocześnie.
Aby zobaczyć dodane dokumenty przejdź do listy dokumentów.
Dodawanie dokumentów mailem
Aby załączyć dokument do SaldeoSMART nie musisz logować się do aplikacji. System posiada mechanizm, który umożliwia załączanie dokumentów do archiwum mailem, np. bezpośrednio ze skanera lub ze skrzynki e-mail na którą dostajesz faktury.
Jak dodać dokument mailem:
1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który potwierdza, że załączane dokumenty pochodzą od Ciebie (ten temat został omówiony wcześniej → Pierwszy krok: Ustawienia Konta.
2. W ustawieniach konta zobaczysz także swój indywidualny adres e-mail w SaldeoSMART, na który będziesz wysyłał dokumenty, które chcesz załączyć do system
3. Mając ustawiony kod PIN oraz znając swój adres e-mail w SaldeoSMART możesz przejść do załączania dokumentów mailem:
3.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość.
3.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres e-mail.
3.3. W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat Twojej wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2020 (1234).
Jeśli od razu chcesz dodać również typ załączonego dokumentu, to także możesz go wskazać w mailu, zapisując jego skrót w temacie (np. Faktura Kosztowa – FK] w nawiasach klamrowych { }. Wówczas poprawny temat będzie wyglądać następująco: 03/2020 (1234) {FK}.
3.4. Dokumenty, które chcesz wprowadzić do SaldeoSMART dodajesz jako załączniki.
3.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę. Wysyłasz maila i po chwili dokument znajdują się na Twojej liście dokumentów w SaldeoSMART.
Dodatkowo w sekcji „Lista autoryzowanych adresów e-mail” można wskazać, adresy e-mail z których dokumenty przesłane do SaldeoSMART nie będą wymagały autoryzacji przez PIN.
Mechanizm ten daje możliwość załączania dokumentów prosto ze skanera (w urządzeniach, które posiadają taką funkcję) oraz umożliwia załączanie kilku, a nawet kilkunastu dokumentów jednocześnie.
Lista dokumentów
1. Aby wejść do listy dokumentów należy w menu głównym wybrać Dokumenty.
2. Lista dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do aplikacji.
Aby zobaczyć określony dokument należy wybrać miesiąc i rok, do którego został dodany i kliknąć przycisk „Pokaż” (1).
Na liście dokumentów są dostępne Filtry (2) do przeglądania załączonych materiałów. Dokumenty można filtrować po:
Duplikaty
Metoda podzielonej płatności
Pobrane z KSeF Tak/Nie
Nr KSeF - filtrowanie dokumentów po numerze KSeF
Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF - oznaczenie faktur w miniobiegu KSeF: zatwierdzona, odrzucona, nieoznaczona;
Typ - dokument sprzedaży, dowód wewnętrzny, faktura kosztowa, towar/materiał, inne,
Kontrahent - nazwa konkretnego kontrahenta, dowolny, bez ustawionego kontrahenta,
Etap - nowy, zweryfikowany oraz etapy ustanowione przez BR w ramach danego obiegu,
Kategoria - nazwa konkretnej kategorii, dowolna, bez kategorii,
Rejestr - nazwa konkretnego rejestru, dowolny, bez rejestru,
Etykieta - dowolna nadana etykieta, bez nadanej etykiety oraz etykiety nadane przez nas w konfiguracji konta,
Osoba odpowiedzialna - nazwisko osoby, dowolna, bez przydzielonej osoby,
Dodane przez - przeze mnie, użytkowników biura, użytkowników firmy, podział dokumentów, panel kontrahenta (automatycznie), panel kontrahenta (ręcznie), e-mail, dane konto (nazwa konta),
Data dodania - dzisiaj, wczoraj, w ostatnim tygodniu,
Data przypisania (przedział czasowy od - do)
Data wystawienia (przedział czasowy od - do)
Data dostawy (przedział czasowy od - do)
Data wpływu (przedział czasowy od - do)
Termin płatności (przedział czasowy od - do)
W przypadku dat można zastosować też sortowanie mieszane (np. jednocześnie po dacie wystawienia i dodania).
Wartość - w przedziale od-do (od teraz także z możliwością wyboru między kwotą netto i brutto),
Zapłata - zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, częściowo zapłacone
Formy płatności - przelew, gotówka, nadane przez użytkownika w dziale Parametry → Formy płatności
Wymiar - przeczytaj Filtrowanie po wymiarach
Po ustawieniu wymagań i kliknięciu „Pokaż" zostaje wyświetlona lista dokumentów spełniających określone przez nas parametry:
3. Jeśli dokument został określony inaczej niż „Inny” (puste pole), to w kolumnie „Typ” pojawi się informacja:
FK – faktura kosztowa
T/M – towar/materiał
DW – dowód wewnętrzny
DS – dokument sprzedaży
4. Nad właściwą Listą dostępnych jest kilka opcji operacji na dokumentach. W miejscu tym można:
zmienić wybrane dokumenty przez oznaczenie ich jako zapłacone (1),
pobrać dokumenty do pliku Excel, ZIP lub CSV (2),
odczytać dokumenty zbiorczo wybierając odpowiednią politykę cięcia (3) - opcja ta będzie dostępna dla klienta jeżeli administrator Biura nada jemu takie uprawnienia,
generowanie elektronicznych przelewów (4) - opcja ta będzie dostępna dla klienta jeżeli administrator Biura nada jemu takie uprawnienia,
sprawdzić rachunek i status podatnika VAT (5) – pod ikoną pytajnika znajdują się szczegółowe informacje nt. tej operacji,
podsumowanie wartości z dokumentów (6) - za pomocą tego przycisku można poglądowo zobaczyć łączną wartość dokumentów netto, kwotę podatku VAT oraz wartość jaka jest do zapłaty.
dodać nowy dokument/dokumenty (7)
5. Z poziomu Listy Dokumentów można:
zobaczyć podgląd dokumentu z możliwością jego edycji, klikając w nazwę (8),
sprawdzić detale kontrahenta, klikając w jego nazwę skróconą (9),
oznaczyć dokument jako zapłacony (10),
pobrać plik (11),
usunąć dokument - klient biura może usunąć dokument, jeżyli nie był on jeszcze odczytywany, wtedy pod przyciskiem trzech kropek w kolumnie Akcje pojawi się opcja "Usuń dokument" (11)
Na liście dokumentów są rozróżnione pliki załączane przez Firmę (białe tło) i przez Biuro Rachunkowe (tło jasnozielone). Dokumenty załączone przez BR nie mogą zostać usunięte – nie będzie przy nich w ogóle dostępna ikona czerwonego kosza. Sytuacja będzie wyglądała podobnie także w przypadku, gdy Biuro zamknie w systemie dany miesiąc.
Podgląd dokumentu
Aby zobaczyć załączony do archiwum dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć jego numer (8), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu.
Z lewej strony ekranu znajduje się tabela z opisem dokumentu, z prawej jego podgląd (w przypadku dokumentów wielostronicowych podgląd dotyczy pierwszych 5 stron).
Na stronie podglądu dokumentu można uzupełnić dane dotyczące załączonego pliku:
dane podstawowe (własny komentarz, status płatności, typ, data wpływu, forma płatności),
nagłówek (numer, daty wystawienia i dostawy, termin płatności, oznaczenie jako korekta, oznaczenie metody kasowej i/lub podzielonej płatności),
dane kontrahenta (nazwa firmy, typ transakcji, konto bankowe, czy dany płatnik ma zostać oznaczony jako kontrahent),
podsumowanie (walutę oraz kwoty netto i VAT).
W części dotyczącej podsumowania możemy też określić płatności częściowe – aby wpisać jaka kwota z całości została zapłacona należy:
kliknąć symbol trójkąta po prawej stronie, a następnie kliknąć opcję „+Dodaj”,
pojawi się okienko „Dodaj płatność”, w którym należy określić kwotę wpłaty i datę:
Skróty klawiszowe
Podczas przeglądania i opisywania dokumentów pracę usprawniają skróty klawiszowe:
Ctrl + K → Kliknięcie w pole Numer dokumentu.
Tab → Przejdź do następnego pola.
Shift + Tab → Wróć do poprzedniego pola.
Ctrl + S → „Zapisz zmiany” .
Ctrl + backspace → Powrót do listy.
Ctrl + strzałka w prawo → Przejdź do następnego dokumentu.
Ctrl + Shift + strzałka w prawo → Zapisz i przejdź do następnego dokumentu.
Ctrl + strzałka w lewo → Przejdź do poprzedniego dokumentu.
Ctrl + Shift + strzałka w lewo → Zapisz i przejdź do poprzedniego dokumentu.
Ctrl + strzałka w górę → przesuwa widok strony w górę (działa jak scroll).
Ctrl + strzałka w dół → przesuwa widok strony w dół (działa jak scroll).
Wyszukiwarka dokumentów
Aby uprościć i przyspieszyć wyszukiwanie odpowiednich dokumentów została stworzona zaawansowana wyszukiwarka dostępna z menu głównego:
Dokumenty → Wyszukaj
Dokumenty można szukać dowolnie zadając parametry i klikając „Pokaż”. Wyświetlona zostaje wtedy lista dokumentów, które spełniają wybrane parametry.
Wyszukiwać można w ramach opcji:
dokument – dowolny ciąg znaków, który znajduje się w numerze, opisie lub nazwie pliku,
treść – dowolny tekst z zawartości dokumentu,
kontrahent – nazwa kontrahenta, jego adres lub NIP,
zapłata – dokumenty wszystkie, zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, częściowo zapłacone,
dodano do – przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane,
data dodania dokumentu – zakres czasu, w którym dodano dokumenty do systemu,
data wystawienia – data wystawienia dokumentu,
data dostawy - data dostarczenia towaru / wykonania usługi,
data wpływu – parametr określany przez Biuro Rachunkowe – data wpływu dokumentu do księgowości,
termin płatności – przedział czasu dla terminu płatności wyszukiwanego dokumentu,
W drugiej części wyszukiwarki możemy wybierać parametry z list:
typ – czyli czy dokument został oznaczony jak inny, faktura kosztowa, towar/materiał, dowód wewnętrzny, dokument sprzedaży,
etap – dokument nowy, zweryfikowany, zatwierdzony,
rejestr – parametr określany przez Biuro Rachunkowe – rejestr, do którego został przypisany szukany dokument,
kategoria – parametr określany przez Biuro Rachunkowe – kategoria nadana dokumentowi przez Biuro,
kwota brutto – przedział kwot na dokumencie,
osoba odpowiedzialna – użytkownik przydzielony do opieki nad dokumentem,
dodane przez – czyli przez kogo (lub jaką drogą) został dodany do systemu dany dokument.
Na samym dole widoczne są jeszcze wymiary – dotyczą one jednak operacji w ramach pakietu Odczytywanie Dokumentów.
Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania pojawi się przycisk umożliwiający pobranie tych dokumentów do:
pliku Excel (rejestr dokumentów – każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny – poszczególnych informacji o dokumencie),
folderu ZIP (plik z pojedynczymi dokumentami w PDF).
Zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości wyświetlonych na liście dokumentów, tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT).
Wyciągi
Wyciągi, które będziesz dodawał do SaldeoSMART powinny spełniać kilka warunków:
✅ Wyciągi muszą być w formacie PDF, pobrane bezpośrednio z systemu bankowego jako dokument elektroniczny i dotyczyć jednego numeru rachunku.
✅ Sprawdź czy odczytujemy wyciągi Twojego banku Lista obsługiwanych banków
✅ Banki posiadają wiele różnych formatów wyciągów elektronicznych. Istnieje możliwość, że jakiś format nie został uwzględniony w systemie i nie zostanie odczytany.
✅ Nie odczytasz formatów typu csv, xls, mt940 oraz skanów wyciągów.
✅ Nie odczytasz wyciągów zbiorczych (np. z wielu kont bankowych w jednym pliku lub wielu wyciągów dla tego samego rachunku w jednym pliku).
✅ Sprawdź czy rachunek bankowy z wyciągu znajduje się w konfiguracji konta SaldoSMART
Lista wyciągów
Dodawanie wyciągu do SaldeoSMART
Zakładając, że spełnione zostały warunki wyciąg możesz dodać:
a) korzystając z menu bocznego +Dodaj -> Wyciąg
b) bezpośrednio w sekcji Wyciągi -> Lista wyciągów
Na początku wybierz okres do którego chcesz dodać PDF oraz możesz zaznaczyć czy wyciąg ma się automatycznie odczytać:
Dla wyciągów bankowych nie działa mechanizm dodawania mailem.
W sekcji dotyczącej powiadomień, będziesz informowany o statusach:
Na liście wyciągów będziesz miał dostępne informacje:
- numer wyciągu oraz jego ID
- nazwę pliku
- numer rachunku którego dotyczył odczyt
- transakcje powiązane - liczba transakcji bankowych odczytanych z wyciągu
- kiedy i przez jakiego użytkownika wyciąg zostałdodany
- status wyciągu
- w kolumnie akcje możliwość pobranie PDF wyciągu lub jego usunięcie, które możliwe będzie po wcześniejszym usunięciu transakcji
Lista transakcji
Po odczytaniu wyciągu klikając pokaż w kolumnie Transakcje powiązane możesz przejść bezpośrednio na listę odczytanych transakcji.
Na liście transakcji dostępne są informacje:
- data płatności,
- opis płatności,
- kontrahent - dane zostaną zaprezentowane jeżeli dane kontrahenta znajdują się w bazie kontrahentów w SaldeoSMART, w innym przypadku możliwość ręcznego uzupełnienia danych kontrahenta,
- typ transakcji,
- kwota,
- dokument powiązany,
- kwota po rozliczeniu,
- status rozliczenia,
- rozliczenie (możliwość ręcznego dodanie rozliczenia z dokumentami i/lub fakturami)
Nad listą transakcji dostępne są Filtry z rozbudowaną możliwości wyszukiwania transakcji, po zdefiniowanych kryteriach.
Jeżeli masz aktywną integrację z bankiem, to również będzie możliwość ręcznego pobrania transakcji wprost z rachunku bankowego
Po zaznaczeniu transakcji aktywna staje się funkcja
SaldeoSMART rozpocznie łączenie transakcji z najbardziej pasującymi do nich dokumentami/fakturami, a status będzie dostępny w kolumnie Rozliczenie. Możesz również zaznaczyć opcję natychmiastowego rozliczania transakcji zaraz po ich odczytaniu z wyciągu lub pobranie z banku.
Więcej na temat funkcji łączenia transakcji z dokumentami przeczytasz: Łączenie transakcji bankowych z dokumentami i fakturami - instrukcja dla klienta biura
Nad lista transakcji dostępna jest możliwość zbiorczej edycji kontrahenta oraz typu transakcji (Edytuj):
Zadania
Dostęp do modułu zadań zależy od wybranego modelu współpracy z biurem. Biuro rachunkowe musi nadać dostęp do modułu.
Rolą zadań jest komunikacja między Twoją firmą a biurem, które Cię obsługuje.
Komunikacja odbywa się przez zadania typu pytanie do księgowego.
Lista zadań
Dodawanie zadania
Możliwość zakładania zadania typu pytanie dostępna jest w trzech miejscach:
menu boczne +Dodaj -> Zadanie
+Dodaj zadanie nad listą zadań
Z poziomu edycji dokumentu
Wybierając jedną z możliwości dodania zadania otwarty zostanie formularz dodawania nowego zadania:
Pola oznaczone gwiazdką tj, typ zadania. temat, priorytet są wymagane.
Do zadanie jest również możliwość dodania załącznika.
Lista zadań
Na liście zadań dostępne są pytania, które księgowość zadała Twojej firmie oraz pytania jakie Twoja firma zadała księgowości.
Domyślnie na liście zadań wyświetlone są wszystkie zadania. Najnowsze zadania znajdują się na początku listy. Listę można sortować rosnąco lub malejąco wg poszczególnych kolumn za pomocą przycisków strzałek w nagłówku tabeli z zadaniami.
Istnieje również możliwość filtrowania zadań według kryteriów:
Moje zadania
W sekcji moje zadania znajdują się zadania, które są przypisane do Ciebie jako osoby odpowiedzialnej:
więcej informacji na temat zadań przeczytasz w artykule: Zarządzanie zadaniami od strony klienta biura rachunkowego
Kadry – pracownicy
Dodawanie nowego pracownika
1. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać w menu głównym +Dodaj → Pracownika w Menu Głównym po lewej stronie.
2. Wyświetlony zostanie formularz dodawania nowego pracownika.
3. W kolejnych polach uzupełnia się:
imię i nazwisko,
datę urodzenia (można ją wybrać z kalendarza – ikona po prawej stronie),
NIP, PESEL i numer dowodu osobistego,
adres zameldowania, e-mail i telefon,
numer konta bankowego oraz imiona rodziców,
daty rozpoczęcia pracy, ważności badania lekarskiego, ważności szkolenia BHP,
oddział firmy,
uwagi.
4. Aby zatwierdzić wpisane dane należy kliknąć przycisk „Dodaj” znajdujący się na końcu formularza. Po kliknięciu „Dodaj” zostaniesz automatycznie przeniesiony na listę pracowników.
Lista pracowników
1. Aby zobaczyć listę pracowników należy w menu głównym wybrać Kadry → Lista pracowników
2. Zostanie wyświetlona lista, na której znajdują się pracownicy Twojej Firmy.
Nad właściwą listą dostępne są filtry ułatwiające jej przeglądanie. Po wpisaniu odpowiednich parametrów należy kliknąć „Filtruj” 1).
Można przeszukiwać listę pracowników po imieniu lub nazwisku, numerach NIP czy PESEL, adresie, rodzaju umowy, oddziale i statusie (dowolny, aktywny, nieaktywny).
Pracowników można do programu importować (2). Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się instrukcja wraz z linkiem do pobrania odpowiedniego wzoru pliku Excel. Po prawej stronie ekranu widoczna jest z kolei opcja „+Dodaj”, pozwalająca na wprowadzenie danych pojedynczego pracownika.
3. Lista pracowników zawiera informacje na temat pracowników firmy
3.1. Lista jest uporządkowana alfabetycznie wg nazwisk (4). Na górze listy wyświetlani są pracownicy aktywni, poniżej nieaktywni.
3.2. Przy poszczególnych osobach od razu widoczne są najważniejsze informacje, czyli: data urodzenia, NIP/PESEL, adres, e-mail/telefon, rodzaj umowy, data rozpoczęcia pracy, data ważności badań lekarskich oraz BHP, oddział firmy. W przedostatniej kolumnie widoczne będą dodatkowe uwagi.
3.3. Kolumna „Akcje” zawiera skróty do czynności:
pokaż detale (5) – prezentuje w formie listy szczegóły dotyczące pracownika;
dodaj dokument kadrowy (6) – pozwala na dodanie dokumentów (min. 1, max. 50) dotyczących konkretnego pracownika. Materiały można też określić jako części akt osobowych A,B, C, D, lub inne;
edytuj pracownika (7) – pozwala na zmianę danych konkretnej osoby;
dodaj umowę (8) – umożliwia dodanie umowy pracowniczej – wybranie jej rodzaju, określenie stanowiska oraz wskazanie daty zakończenia obowiązywania dokumentu;
zmień status pracownika (9) – po kliknięciu tej opcji można dezaktywować pracownika w systemie. Akcja jest odwracalna.
4. Kliknięcie na Imię i nazwisko pracownika (4) umożliwia zobaczenie dokumentów kadrowych, przypisanych do tego pracownika. Program automatycznie przenosi na stronę z listą dokumentów kadrowych.
Kadry – dokumenty kadrowe
Dodawanie dokumentów kadrowych
1. Aby dodać nowy dokument kadrowy należy wybrać w menu głównym + Dodaj → Dokument kadrowy
2. Automatycznie otworzy się formularz dodania nowego dokumentu kadrowego.
Dokumenty kadrowe mogą być przypisane do konkretnego pracownika lub dotyczyć całej firmy.
2.1. Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego całej firmy:
Aby dodać nowy dokument kadrowy należy:
wybrać miesiąc i rok, do których chcemy dodać dokument,
dokument nie dotyczy żadnego z pracowników, więc w tym okienku powinna być informacja „Nie dotyczy”,
na końcu wybieramy plik (1), który chcemy załączyć do SaldeoSMART i klikamy „Wyślij” (2). Przed wysłaniem można usunąć jeszcze pojedynczy plik z kolejki (3).
Po załączeniu pliku dokument można zobaczyć po wejściu na listę dokumentów kadrowych.
2.2. Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego wybranego pracownika:
Aby dodać nowy dokument kadrowy dla pracownika należy:
wybrać miesiąc i rok, do których chcemy dodać dokument,
określić, którego z pracowników dotyczy dokument poprzez wybranie jego nazwiska z listy,
nową opcją w tym przypadku jest określenie typu dokumentu – należy go przypisać do akt osobowych, części A, B, C, D, E.
na końcu wybieramy plik (1), który chcemy załączyć do SaldeoSMART i klikamy „Wyślij” (2). Przed wysłaniem można usunąć jeszcze pojedynczy plik z kolejki (3).
Po załączeniu pliku dokument można zobaczyć po wejściu na listę dokumentów kadrowych.
Lista dokumentów kadrowych
1. Aby wejść na listę dokumentów kadrowych w menu głównym można wybrać Kadry → Dokumenty kadrowe.
2. Wyświetlona zostaje lista dokumentów kadrowych z bieżącego miesiąca.
3. Aby ułatwić przeszukiwanie listy dokumentów dostępne są filtry:
można wyświetlić dokumenty dotyczące wybranego pracownika, miesiąca lub roku (1),
wyszukiwać można również według typu, numeru, rodzaju i nazwy/opisu dokumentu, a także poprzez podanie daty dodania (w przedziale od-do) (2).
4. Nieco niżej, po lewej stronie, znajduje się przycisk „Pobierz do ZIP” (3) pozwalający na ściągnięcie wybranych dokumentów z listy. Po prawej widnieje z kolei opcja „+Dodaj” (4), dzięki której można wgrać do systemu nowe dokumenty.
5. Na liście wyświetlane są dokumenty według ich daty dodania. Lista zawiera m.in. nazwę załączonego pliku (5). Po jej kliknięciu zostaniemy przeniesieni do szczegółów dokumentu.
5.1. Wchodząc w szczegóły dokumentu możemy edytować dotyczące go informacje (patrz poniżej). Ponadto jeśli załączony dokument był w formacie pdf, jpg lub png, to obok widoczny będzie jego podgląd.
5.2. Aby wrócić do listy dokumentów, które były wcześniej wyświetlane wystarczy kliknąć „Powrót do listy” w prawym górnym rogu. By zapisać plik na dysku, kliknij „Pobierz”.
6. Z poziomu listy plik również można zapisać na dysku klikając przycisk „Pobierz” (6) przy dokumencie, który nas interesuje.
7. Kolumna „Akcje” zawiera skróty do operacji, które można wykonywać na dokumentach.
„Edytuj” (7) przenosi na stronę z podglądem dokumentu i umożliwia jego edycję. „Usuń dokument” (8) usuwa załączony dokument. Operację należy potwierdzić w wyskakującym na ekranie okienku.
Kasa
Moduł KASA zawiera:
Lista KP/KW – czyli listę dokumentów kasowych typu Kasa Przyjęła / Kasa Wydała, z podziałem na miesiące i lata. Dokumenty można edytować, usuwać lub drukować,
Raporty kasowe – czyli listę dotyczącą operacji kasowych. Z jej poziomu można ściągnąć raport na dysk, zobaczyć jego detale lub go usunąć,
Wyszukaj – zaawansowana wyszukiwarka dokumentów kasowych;
Lista KP/KW
Z poziomu listy dokumentów kasowych dostępny jest przycisk +DODAJ [1], za pomocą którego można utworzyć dokument kasowy (KP bądź KW).
Po uzupełnieniu powyższych pól należy kliknąć w przycisk Dodaj dostępny w prawym dolnym rogu ekranu.
Aby przejść do nowo utworzonego dokumentu należy na liście dokumentów kasowych kliknąć w numer danego dokumentu:
Po wykonaniu tej czynności otrzymujemy podgląd dokumentu.
Z tego poziomu można przejść ponownie na listę za pomocą przycisku Powrót do listy.
W prawym dolnym rogu ekranu znajdują się przyciski:
Pobierz - pozwala na pobranie dokumentu do pliku PDF
Edytuj - umożliwia edycję dokumentu.
Uwaga! Pola Rodzaj dokumentu, Data wystawienia i Numer KP/KW nie podlegają edycji.
Usuń - pozwala na usunięcie dokumentu.
Może się zdarzyć, że przyciski Edytuj i Usuń będą wyszarzone. Taka sytuacja ma miejsce, gdy dany dokument znajduje się w raporcie kasowym.
Może się zdarzyć, że przyciski Edytuj i Usuń będą wyszarzone. Taka sytuacja ma miejsce, gdy dany dokument znajduje się w raporcie kasowym.
Także z poziomu listy dokumentów kasowych nie ma możliwości edycji/ usunięcia dokumentów uwzględnionych w raporcie.
Tak jak z poziomu detali dokumentu, analogicznie na liście dokumentów kasowych istnieje możliwość pobrania dokumentu (przycisk DRUKUJ).
Lista dokumentów kasowych pozwala na filtrację dokumentów. Istnieje możliwość filtracji po:
miesiącu (powstania dokumentu)
roku (powstania dokumentu)
rodzaju (wszystkie, KP, KW)
walucie
dodane przez (wszystkich, biuro, firmę)
kontrahencie
wartości (od... do... )
raporcie kasowym (należy wpisać tam numer raportu, np. 1)
Aby wyświetlić wyniki filtracji należy kliknąć w przycisk Pokaż.
Z poziomu listy dokumentów kasowych można również wygenerować Raport kasowy.
Można również po uprzednim zaznaczeniu dokumentów pobrać je odpowiednio do:
Excel
ZIP
Raporty kasowe
Również na liście raportów kasowych istnieje możliwość filtracji.
Filtry obejmują:
miesiąc (powstania raportu)
rok (powstania raportu)
walutę
dodane przez (wszystkich, biuro, firmę)
W kolumnie AKCJE dostępne są opcje:
pobrania raportu - ikona
wejścia w detale raportu - ikona
usunięcia raportu - ikona
Niekiedy zdarza się sytuacja, że ikona kosza jest wyszarzona (nie ma możliwości usunięcia raportu).
Dzieje się tak, gdy:
raport znajduje się w zamkniętym miesiącu
nie jest to ostatni raport dla danej waluty
Wyszukiwarka dokumentów kasowych
Ostatnia podzakładka obejmuje wyszukiwarkę dokumentów kasowych. Pozwala ona na wyszukanie dokumentów po:
numerze
rodzaju dokumentu (KP, KW, wszystkie)
kontrahencie
przedmiocie
dodano do (od... do... ) - wybór zakresu, w którym dokument został dodany do systemu
dacie wystawienia (od... do... )
kwocie (od... do... )
Po wybraniu kryteriów i wciśnięciu Pokaż, wyświetlą się dokumenty spełniające wymogi:
Z tego poziomu, dokumenty można pobrać do PDF pojedynczo [przycisk Drukuj] lub po uprzednim zaznaczeniu pobrać je (pojedynczo bądź zbiorowo) odpowiednio do:
Excel
ZIP
Po kliknięciu w numer dokumentu zostaniemy natomiast przekierowani na jego detale.
UWAGA:
W danej walucie może być prowadzona tylko jedna kasa.
Jak wprowadzić początkowy stan kasy?
W pierwszej kolejności należy najpierw wystawić pierwszy dokument kasowy za pomocą przycisku +Dodaj:
Na Liście dokumentów kasowych należy wystawić dokument:
Po wystawieniu, należy kliknąć Generuj raport kasowy
na formatce generowania raportu kasowego pojawi się pole: wprowadź początkowy stan kasy - pole należy uzupełnić:
Czy można prowadzić wiele kas w obrębie jednej firmy?
Prowadzona jest jedna kasa dla całej firmy w danej walucie. Mają do niej dostęp wszyscy użytkownicy, którzy mają prawo do modułu kasa.
Podsumowanie
Podsumowanie bieżące
Podsumowanie bieżące ma wyłącznie charakter poglądowy, stanowi arytmetyczną sumę wprowadzonych faktur i dokumentów kosztowych.
Aby zobaczyć podsumowanie wystawianych faktur sprzedażowych i kosztowych, należy kliknąć Podsumowanie → Bieżące w menu głównym aplikacji.
Na ekranie pojawi się tabelka z informacjami o:
kwocie netto oraz VAT ze wszystkich faktur sprzedażowych wystawionych w aplikacji,
kwocie netto oraz VAT z faktur kosztowych, które zostały dodane do aplikacji,
zysku/stracie jako różnicy w kwotach netto z faktur sprzedażowych i kosztowych w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku roku,
różnicy kwot VAT z faktur sprzedażowych i kosztowych w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku pracy z aplikacją. W przypadku jeśli kwota ta występuje ze znakiem minus oznacza to, że podlega zwrotowi do Urzędu Skarbowego.
Domyślnie widok ustawiony będzie na rok bieżący. Nad tabelą dostępna jest jednak rozwijana lista, z której możemy wybrać lata wcześniejsze. Po ustawieniu interesującego nas roku należy kliknąć przycisk „Pokaż”.
Podsumowanie księgowe
Aby zobaczyć rozliczenie księgowe za kolejne miesiące roku kalendarzowego, należy kliknąć Podsumowanie → Księgowe w menu głównym aplikacji.
Podsumowanie księgowe jest wprowadzane przez Biuro Rachunkowe po zakończeniu rozliczania każdego kolejnego miesiąca obrachunkowego.
Domyślnie widok ustawiony będzie na rok bieżący. Nad tabelą dostępna jest jednak rozwijana lista, z której możemy wybrać lata wcześniejsze. Po ustawieniu interesującego nas roku należy kliknąć przycisk „Pokaż”.
Aby zobaczyć detale rozliczenia dla danego miesiąca należy kliknąć „Pokaż detale” (ikona lupy) w kolumnie „Akcje”. Szczegóły tej operacji są opisane na końcu tego rozdziału.
.
W ramach zestawienia szczegółów rozliczenia księgowego zebrane są informacje o:
wartości przychodu, kosztów i dochodu/straty z działalności Firmy w wybranych miesiącu rozliczeniowym,
wielkości różnicy podatku VAT do zapłaty do ZUS (lub nadwyżki),
wysokości podatków ze wskazaniem ich rodzaju, terminu płatności oraz ewentualnych uwag Biura,
wysokości składek ZUS do zapłaty oraz o kwotach dotyczących rozliczenia z księgowością.
Poniżej tabeli z podsumowaniem księgowym znajdują się trzy wykresy obrazujące dane:
Wykres 1 – Przychód, koszty i dochód w kolejnych miesiącach (wykres słupkowy, który pokazuje wysokość przychodu, kosztów oraz zysku/straty w kolejnych miesiącach)
Wykres 2 – Przychód, koszty i dochód narastająco (wykres liniowy, który pokazuje zależności między przychodem, kosztami i dochodem)
Wykres 3 – Struktura przychodów (wykres kołowy, który pokazuje jaką część przychodów zajmują koszty, ZUS, podatki i dochód)
Więcej informacji na temat wykresów w artykule <tutaj>
Aby zobaczyć szczegółowe rozliczenie wybranego miesiąca należy kliknąć ikonę lupy (1) w odpowiednim wierszu tabeli.
Szczegóły rozliczenia księgowego dla wybranego miesiąca prezentują się następująco:
Aby łatwiej kontrolować swoje należności, przy poszczególnych pozycjach w rozliczeniu możesz kliknąć „Zapłata”.
Jeśli „Zapłatę” kliknięto przez pomyłkę lub dla niewłaściwej pozycji, można kliknąć ponownie w ikonkę zielonego „ptaszka” i oznaczyć daną wartość jako niezapłaconą.
Jeśli dla określonej pozycji podatku lub ZUS nie kliknięto „Zapłacono” a termin płatności minął, to zgodnie ustawowymi regulacjami naliczane są odsetki.
Rozliczenie z księgowością
Rozliczenia z księgowością dotyczy opłat za obsługę księgową i jest uzupełniane przez Księgowego.
Rozliczenie to jest dostępne z poziomu Podsumowania księgowego: Podsumowanie → Księgowe → Pokaż detale
W tabeli widoczne są poszczególne rodzaje usług wraz z odpowiadającą im kwotą i terminem płatności. Każdą z pozycji można zaznaczyć jako zapłaconą.
Niezapłacone pozycje widoczne są na stronie głównej w części „Rozliczenia z księgowością”.
W tabeli widoczne są informacje o nazwie usługi, kwocie do zapłaty, okresie rozliczenia, terminie płatności, opisie tekstowym oraz statusie zapłaty.
Z poziomu tabeli można:
zobaczyć szczegóły rozliczeń dla danej usługi – wystarczy kliknąć w odpowiedni wiersz w kolumnie „Okres rozliczenia” (1),
sprawdzić opis tekstowy usługi, jeśli został on wprowadzony (2),
oznaczyć usługę jako zapłaconą (3).
Po kliknięciu na przycisk „Zapłata” i wybraniu „Tak”, pozycja znika z listy i jest widoczna tylko w detalach rozliczenia księgowego za wybrany miesiąc.
Raporty
Z poziomu SaldeoSMART możesz również wygenerować i pobrać poniższe raporty:
Zakupy u kontrahentów - zestawienie zakupów (koszty i towary) z podziałem na kontrahentów
Dane w raporcie oparte są na załączonych do SaldeoSMART dokumentach typu koszty i towary. Warunkiem poprawnych wyników jest zdefiniowanie w załączonych dokumentach:
- daty operacji (dostawy)
- kwoty
- kontrahenta
Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.
Zakupy wg kategorii - zestawienie zakupów (koszty i towary) według kategorii
Rozrachunki z kontrahentami
Dane w raporcie oparte są na wystawionych w SaldeoSMART fakturach i rachunkach oraz załączonych dokumentach. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie otrzymanych i dokonanych wpłat. Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.
Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.
Zrealizowane płatności
Raport opiera się na załączonych dokumentach, które mają odnotowaną przynajmniej jedną płatność częściową. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie realizowanych wpłat.
Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.
Raport po wymiarach
Dane w raporcie oparte są na załączonych do SaldeoSMART dokumentach typu koszty i towary. Warunkiem poprawnych wyników jest zdefiniowanie w załączonych dokumentach:
- daty operacji (dostawy),
- kwoty,
- wymiarów.
Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.
Raport może nie uwzględniać świeżo dodanych i edytowanych dokumentów.
Każdy z prezentowanych raportów można dodatkowo pobrać do Excel.
Mamy nadzieję, że system SaldeoSMART ułatwi codzienną pracę w Państwa firmie.
W przypadku pojawienia się wątpliwości lub sugestii co do dalszego rozwoju aplikacji, prosimy o kontakt.
Pozostajemy do Państwa dyspozycji:
Zespół SaldeoSMART
+48 12 350 66 88
Właścicielem aplikacji jest:
BrainSHARE IT sp. z o.o.
al. 29 listopada 20, 31-401 Kraków
NIP: 513 023 18 12, REGON: 122469952
Sąd Rejonowy w Krakowie: KRS 0000408077
Kapitał zakładowy: 150 000 zł
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.